Frilansare och SEO: Hur du hanterar din redovisning korrekt när du arbetar online

Intro

Om du är SEO-frilansare har du förmodligen inga problem med att navigera dig runt longtail-nyckelord eller skilja på dina scheman och dina sitemaps. Termer som "referral traffic" och "structured data" är säkert en del av ditt dagliga språkbruk.

Men hur är det när det gäller att hantera dina pengar? Medan en crawlbudget sannolikt är något du förstår utan och innan, kan budgetering av dina finanser vara lite mer främmande för dig - särskilt om du precis har börjat i frilansvärlden.

Det är något som alla frilansare måste ta itu med: även om du skulle älska att spendera all din arbetstid på att fokusera på det du _kan _ (och troligen tycker mycket mer om än saker som fakturering och bokföring), är det lika viktigt att hålla koll på din ekonomi som att övervaka dina kunders avvisningsfrekvenser och sidhastigheter.

Frilansar du inom SEO? Kämpar du med att hålla koll på fakturor och utgifter? Kolla in den här enkla 6-stegsguiden för att hantera din bokföring.

1. Välj rätt affärsstruktur

Innan du börjar skicka ut fakturor eller spåra utgifter är det första beslutet du måste fatta hur du ska strukturera din frilansverksamhet juridiskt. Detta påverkar hur du betalar skatt, hur mycket pappersarbete du behöver fylla i och ditt övergripande ansvar.

I Storbritannien, till exempel, är de vanligaste alternativen att verka som enskild näringsidkare eller att starta ett aktiebolag, medan många frilansare i större delen av EU registrerar sig som mikroföretagare, vilket innebär en minskad administrativ börda och förenklad skatterapportering - även om det innebär ett tak för intäkter och färre avdrag för utgifter.

Att arbeta som enskild näringsidkare eller enskild firma är i allmänhet det enklaste sättet att komma igång - det innebär mindre pappersarbete och lägre administrationskostnader. Men när din inkomst växer kan ett aktiebolag (eller LLC) erbjuda bättre skatteeffektivitet och skydd. Tänk på att med ökade fördelar kommer ökat ansvar, till exempel mer komplex rapportering och lagstadgade ansökningar.

Om du är osäker på vilken väg som är rätt för dig kan du överväga att prata med en revisor som förstår frilansande och digitala affärsmodeller. Att göra rätt val tidigt kan förhindra onödig huvudvärk senare.

2. Använda redovisningsverktyg för fakturering och bokföring

Manuella kalkylblad kanske gör jobbet i början, men när din frilansande SEO-verksamhet växer blir de något av en belastning. Redovisningsprogram som är skräddarsydda för frilansare kan spara timmar varje månad och minska risken för fel.

Många bokföringsverktyg för enskilda företag gör att du kan automatisera fakturering och generera skattedeklarationer, samtidigt som de integreras direkt med ditt bankkonto så att transaktioner kan importeras automatiskt och kategoriseras med några få klick.

Du kan också ställa in återkommande fakturor för kunder som betalar i förskott och automatiska påminnelser om förfallna betalningar, så att du slipper ägna tid och besvär åt att jaga obetalda räkningar. Funktioner som dessa bidrar till en professionell image och uppmuntrar till betalning i tid.

Att använda ett bokföringsprogram hjälper dig också att följa lokala skatteregler, särskilt om du måste lämna in digitala skattedeklarationer. Dessutom skapar det en tydlig verifieringskedja där varje inkomst- och utgiftspost spåras och tidsstämplas.

3. Följ upp alla dina inkomster konsekvent

Konsekvens är nyckeln när det gäller att spåra inkomster - och inte bara för att det gör skattetiden mindre stressig. Genom att registrera alla inkomster korrekt får du en tydlig bild av hur ditt företag presterar och ser till att inget faller mellan stolarna.

Oavsett om dina inkomster kommer från direkta kunder, byråer, affiliateprogram eller passiva källor som onlinekurser måste du redovisa vartenda öre. Det gäller även internationella betalningar och engångsjobb, inte bara återkommande uppdrag eller återkommande arbete.

En del frilansare gör misstaget att bara bokföra inkomster när de kommer in på bankkontot. Istället bör du spåra inkomster när de är _intjänade _ - det vill säga så snart du skickar fakturan eller slutför arbetet, beroende på om du använder kontant- eller periodiserad redovisning. Oavsett vilket du väljer ska du hålla dig till det för att upprätthålla noggrannhet och efterlevnad.

Fakturor ska alltid dateras, numreras i löpande ordning och säkerhetskopieras. Om du någonsin ställs inför en revision eller behöver ansöka om finansiering kommer du att få trovärdighet och sinnesfrid om du har rena och konsekventa register.

4. Logga och kategorisera alla utgifter

Affärskostnader är inte bara saker du köper till kunder. De inkluderar också de kostnader som håller din SEO-frilansverksamhet igång smidigt. Om du betalar för värd, sökordsforskningsverktyg, en virtuell assistent eller till och med ditt hemmakontor, kan de kvalificera sig som avdragsgilla kostnader.

Men att bara _veta _att något är avdragsgillt räcker inte. Du måste logga varje utgift och kategorisera den korrekt. Har du betalat för en prenumeration på Ahrefs? Det är en mjukvarukostnad. Resa till en branschkonferens? Det är professionell utveckling eller resor. En ny bärbar dator? Det är en kapitalutgift och kan behöva skrivas av över tid.

Det är frestande att vänta med den här uppgiften till slutet av månaden eller kvartalet, men ju tidigare du bokför en utgift, desto mer sannolikt är det att du bokför den korrekt - inklusive att du bifogar kvittot och noterar syftet med köpet.

Att vara disciplinerad med utgiftsspårning minskar inte bara din skattekostnad utan hjälper dig också att identifiera vart dina pengar tar vägen. Om ett verktyg slukar mer pengar än väntat, eller om du investerar mycket i kurser utan tydlig avkastning på investerat kapital, kommer det att synas i din utgiftsredovisning.

5. Sätt av pengar till skatt

En av de svåraste lärdomarna för frilansare är att ingen drar skatt åt dem. Till skillnad från traditionell anställning, där skatten dras av innan lönen kommer in på kontot, är frilansinkomsten obeskattad - och tyvärr innebär det att det är ditt ansvar att se till att du inte gör av med allt.

För att undvika obehagliga överraskningar bör du avsätta en del av varje betalning du får. Hur mycket? Det beror på var du bor och vilken skatteklass du tillhör, men en allmän tumregel är 25-30 % av din nettoinkomst. Vissa frilansare sätter till och med upp ett separat sparkonto specifikt för skattepengar för att undvika att dyka in i det av misstag.

I många länder måste du göra kvartalsvisa skatteinbetalningar när din inkomst når en viss gräns. Om du missar dessa betalningar kan det innebära påföljder och räntekostnader. Att ligga steget före dina skyldigheter innebär inte bara att du följer reglerna utan också att du slipper oroa dig när skattetiderna närmar sig.

Du bör också bekanta dig med eventuella avdrag eller krediter som gäller för frilansare. Om du till exempel arbetar hemifrån kan en del av din hyra, verktyg eller interneträkning vara avdragsgill. Detta gör noggrann registerhållning dubbelt viktig.

6. Se över din ekonomi varje månad för att behålla kontrollen

Du skulle inte köra en SEO-kampanj utan att kontrollera uppgifterna regelbundet, så varför ha ett annat förhållningssätt till din företagsekonomi? Det är viktigt att avsätta tid varje månad för att granska dina inkomster, utgifter och det totala kassaflödet.

Det här behöver inte ta timmar. En kort månatlig ekonomikontroll hjälper dig att upptäcka mönster - du kanske till exempel ständigt jagar sena betalningar från en viss kund, eller så ökar dina utgifter utan att du inser det. Dessa insikter kan leda till bättre beslut, till exempel att justera dina priser eller omförhandla kundvillkor.

Du kan också använda din månadsgenomgång för att uppdatera dina finansiella mål. Vill du nå ett visst inkomstmål, bygga upp en buffertfond eller ta en semester utan stress? Genom att följa upp framstegen håller du dig ansvarig och motiverad.

Om du arbetar med en revisor blir samarbetet enklare och mer produktivt tack vare de månatliga uppgifterna. Du kommer också att vara redo med rena register när skattesäsongen rullar runt - inget behov av sista minuten!

Som SEO-frilansare vet du redan hur kraftfull data och konsekvens kan vara. Samma tankesätt gäller för att hantera din ekonomi. Du behöver naturligtvis inte bli en finansiell expert över en natt, men att behandla din redovisning med samma omsorg som du gör med dina SEO-kampanjer kommer att ge utdelning - både i sinnesfrid och långsiktig lönsamhet.