Vad manuella processer kostar företag över tid

Introduktion

För bara 500 år sedan utfördes det mesta av människors arbete manuellt. För att odla grödor eller bygga hus var många människor tvungna att anstränga sig fysiskt under långa perioder. Detta resulterade i långsam ekonomisk tillväxt och en relativt låg levnadsstandard. Livet år 1500 liknade mycket mer livet år 500 eller 1000 än livet år 2026. Vad gör vårt år så speciellt? Automatisering.

Tidigare måste det mesta av arbetet utföras av människor på egen hand, men idag får vi hjälp av ett stort antal maskiner. Vi genererar energi genom att utnyttja våra kunskaper inom fysik. Vi kan lösa komplexa matematiska problem som skulle ta människor år att beräkna på bara några dagar med hjälp av superdatorer. Kort sagt, vår kraft förstärks nu av ett stort antal verktyg som inte bara gör oss starkare (som en hammare i händerna på en byggare) utan också utför det mesta av det tidigare manuella arbetet åt oss. Företagen var pionjärer i denna snabba övergång till innovation och fortsätter att driva den framåt. I denna artikel kommer vi att diskutera hur kostsamma manuella processer kan vara för företag över tid och varför automatisering alltid är det bästa alternativet i långsiktiga scenarier.

Den aktuella digitala revolutionen har lett till framväxten av flera högkvalitativa produkter som möjliggör automatisering. Till exempel gör Make.com-apputveckling det möjligt för företag att koppla samman flera digitala aspekter av sin verksamhet och minska beroendet av manuella konfigurationer. Andra viktiga tjänster inkluderar verktyg som Zapier, Bubble och Webflow. Möjligheterna till automatisering har aldrig varit så lättillgängliga.

Trots detta har de senaste 20 åren sett flera exempel på stora företag eller väletablerade små och medelstora företag som misslyckats på grund av sitt beroende av manuella processer. Låt oss ta en titt på några av dessa exempel och försöka hitta de bakomliggande orsakerna till dessa problem.

Idag är Amazon nästan synonymt med detaljhandel. De flesta amerikaner köper bärbara datorer, kläder och många andra produkter där. År 2000 var detta inte fallet. Många människor över hela världen förlitade sig på lokala butiker eller medelstora detaljhandelsvarumärken. Riktigt stora detaljhandelsvarumärken som erbjöd marknadsplatser med ”allt” var ganska sällsynta. Så vad förändrades? Detaljhandelsföretag förlitade sig tidigare på manuellt arbete. De hade ett stort antal butiker som måste skötas av en stor personalstyrka. Logistiken var också mycket svår att hantera: det var nödvändigt att erbjuda ett mer eller mindre balanserat utbud av varor i alla butiker för att kunna möta inte bara den allmänna efterfrågan utan också nischade behov. Postorderlistor måste skapas manuellt, skrivas ut och krävde en stor personalstyrka för att hantera beställningarna. Allt detta påverkade detaljhandelspriserna. Försäljningen av varor krävde mycket manuellt arbete.

Sedan kom Amazon och förändrade spelplanen helt genom att flytta från fysiska butiker till online-marknadsplatser, där användarna kunde välja inte bara bland lokala varor utan bland varor som fanns tillgängliga i hela landet (och till och med utomlands). Därefter började Amazon införa stora innovationer inom lagerlogistik, optimera leveranstider och produktlager för att minimera kostnaderna för slutanvändarna genom att använda robotar och smarta algoritmer. Som ett resultat av den ökande populariteten för online-återförsäljare (förutom Amazon är Walmart och eBay andra stora aktörer) är fysiska butiker inte längre mainstream. De fortsätter att fungera bra inom vissa nischer, såsom livsmedels- eller klädhandeln, men blir allt mindre relevanta inom andra sektorer. Automatisering via internetteknik, logistikalgoritmer och robotik har helt förändrat vårt sätt att handla. Många äldre återförsäljare förlitade sig på manuella processer som var etablerade i deras sektor och förlorade därmed sina marknadsandelar eller gick till och med i konkurs.

Det finns många andra fall där liknande processer har ägt rum. Till exempel har Netflix och andra streaming-/video-on-demand-tjänster i stor utsträckning ersatt TV- och filmuthyrning bland yngre generationer. De kombinerar användarens valfrihet (användarna kan välja vilka filmer de vill se) hos uthyrningstjänster, som kräver fysiska butiker, med en strömlinjeformad TV-liknande upplevelse, som baseras på automatiserade rekommendationsalgoritmer som nu förbättras av AI. Liknande processer har skett inom transport, logistik och till och med fastighetsbranschen. Automatisering via internet eller, tidigare, via komplexa industriella maskiner (till exempel robotsystem för bilmontering) leder alltid till nedgång för företag som är beroende av manuella processer. I de fall vi beskrivit kan detta leda till dramatiska nedgångar i hela sektorer. I andra fall kan manuella processer påverka vissa avdelningar negativt utan att störa hela företaget (till exempel om en innovativ tillverkare är beroende av manuella processer inom marknadsföring).

Varför händer detta så ofta ur ett historiskt perspektiv? Varför behåller så många företag manuella processer framför automatisering trots dess uppenbara fördelar? En av de främsta orsakerna är bristen på omedelbar feedback. Automatisering kräver initiala investeringar som kan betala sig på flera år. Att öka den manuella arbetskraften för att driva företagets tillväxt är snabbare och enklare på kort sikt. När automatiserade processer som konkurrenterna har infört efter en tid blir lönsamma kan dock de ökande investeringarna i utökning av den manuella arbetskraften få oväntade negativa effekter och leda till betydande resursförluster på grund av överbelastning. Ännu viktigare är att det inte alltid är uppenbart vilken automatiseringsmetod som ger bäst fördelar. Därför verkar beslutet att fokusera på en enkel utökning av befintliga processer ofta lockande.

Detta problem med fördröjda fördelar, som har lett till dramatiska förändringar för många företag under de senaste 200 åren, blir allt mindre relevant. Innovationer baserade på digital teknik och AI är ofta så kraftfulla och kostnadseffektiva att de kan ge betydande fördelar på relativt kort tid (till exempel ett eller två år). Om valet mellan att automatisera och inte automatisera inte alltid var uppenbart tidigare på grund av den långsammare tekniska utvecklingen, blir det idag allt tydligare: en arbetsstyrka som förstärks av automatiserade verktyg är i de allra flesta fall bättre än en som förlitar sig på manuellt arbete. Här är några tekniker som kan hjälpa de flesta företag (listan är inte uttömmande): LLM, webbplatser med högkvalitativa algoritmer för orderhantering och digitala redovisningslösningar.

Sammanfattningsvis visar historiska bevis att automatisering är den bästa åtgärden för de flesta företag på marknaden på lång sikt. Manuella processer verkar ofta enklare att implementera och billigare på kort sikt, men de förlorar nästan alltid mot automatisering även inom loppet av ett decennium. En av de mest kraftfulla riktningarna för automatisering idag är mjukvaruutveckling. Datateknik förbättrar manuella processer över hela världen. Framväxten av no-code- och low-code-teknik och utvecklingspartners som Keenethics, som vet hur man använder denna teknik, tyder på att denna process bara kommer att fortsätta att accelerera. Vi närmar oss en era där automatisering kommer att bli allmänt förekommande.