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根据你的团队,实现精彩的会议文化

  • Felix Rose-Collins
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根据你的团队,实现精彩的会议文化

介绍

员工平均花6小时在会议上。根据 研究,管理人员平均每周花在会议上的时间超过23小时,而且这个数字还在增长。会议是一种在工作场所占用了大量时间和精力的活动。从文化的角度来看,他们很少得到思考,而且在这个问题上没有花费足够的精力。会议是公司文化中最关键,但却被忽视的领域之一。

Average time spent in meetings

造成这种不重视的原因很多。没有明确的程序来使其有效。信息共享有时是最后一分钟和非正式的性质。对会议的研究是广泛而多样的,但鉴于会议的性质千差万别,往往很少有可操作的收获。

Hybryd,我们在过去的一年里致力于改善各类组织的会议。我们从数以百计的实验和试验中了解到会议的流程。以下是我们的一些关键发现。

以文化为先的方式召开会议

文化是一个公司的灵魂,它是指导人们如何行动和互动的一套信念和行为。当你加入新成员时,会议是团队互动的方式。会议是给你的新团队成员了解你的文化的最好线索。他们真正注意到的地方是在会议上。他们是了解你的组织的一个窗口。

会议如何能重新加强文化?

  • 被邀请参加会议的人知道会议的内容吗?
  • 他们是否知道会议要达到什么结果?
  • 会议负责人是否及时分享信息?
  • 参与者在分享他们的想法时感到舒服吗?
  • 会议的结果和决定是否可以提供给没有去参加会议的人?
  • 是否只有特定的人群才能接触到它们?

会议强化了你想要建立的文化

虽然有些会议做法使你远离了你所期望的文化,但其他会议做法却强化了积极的文化。客户来找我们是因为他们想同时改善结果和文化。公司经常引入新的会议流程,与高层领导一起组织会议,并为会议制定总体框架。问题是让团队加入到这些流程中来。

Meetings reinforce the culture you want to build

取得更好结果的关键是使团队成员容易采用该框架。它需要清晰,易于使用,并在他们需要时出现。

这里有一些最佳做法,可以帮助你成为会议英雄。

  • 设定一个目标,确保它是具体和可操作的。
  • 设定一个议程,以确保在会议中没有任何遗漏。
  • 议程还能确保你的团队在会议开始时都在同一页面上。
  • 当有知识差距需要在会议开始前弥补时,要进行前期工作。
  • 笔记,即使是小的提醒也有助于增加整个公司的信息共享。
  • 为行动分配注释有助于在会议之间进行问责,确保项目成功。

在使用这个系统的前几次会议后,你会看到结果和员工参与度都有明显的转变。目标的成功和问责制有助于任何公司和他们的文化。

你的文化应该如何影响你的会议?

你的文化应该指导你的会议流程如何颁布,你的会议如何运行。在混合型工作团队的新世界里,往往是混合型的工作模式。仔细关注文化比以往任何时候都更重要。你的团队的会议提供了众多的机会来表达公司所持有的价值观和目标。

尊重每个人的时间,清晰的沟通和轻松的信息传递,只是你通过会议支持文化的几个方法。明确的目标、议程和前期工作只是一些可以帮助你前进的重要工具。

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