Úvodní stránka

5 fází životního cyklu řízení projektů v roce 2023

Projektoví manažeři jsou skutečnými specialisty na více úkolů. Koordinují týmy, řídí složité časové plány a téměř dokonale plní úkoly - často současně.

Zkušení projektoví manažeři si však uvědomují, že k úspěšnému projektu je zapotřebí více než jen plány. Vyžaduje hluboké znalosti životního cyklu řízení projektu.

V této příručce se budeme zabývat jednotlivými fázemi životního cyklu řízení projektů - zahájením, plánováním, realizací, monitorováním a ukončením. Prozkoumáme také kroky a nástroje potřebné k tomu, aby vaše projekty směřovaly k úspěchu v každé fázi.

Pět fází životního cyklu řízení projektu

Životní cyklus řízení projektu obvykle zahrnuje 5 fází:

1. Fáze 1 - Zahájení
2. Fáze 2 - Plánování
3. Fáze 3 - Realizace
4. Fáze 4 - Monitorování a kontrola
5. Fáze 5 - Uzavření

Co je životní cyklus projektu?

Představte si životní cyklus projektu jako rámec pro projektové manažery, který jim umožní efektivně plánovat, realizovat a kontrolovat projekt. Jedná se o systematický přístup, který popisuje fáze, jimiž projekt prochází od zahájení až po ukončení.

Pojďme se podívat na podrobné fáze životního cyklu projektu:

1. Iniciace: Iniciační fáze představuje začátek projektu. Zahrnuje identifikaci a definování účelu, cílů, rozsahu a zainteresovaných stran projektu.

V této fázi je obvykle přidělen projektový manažer a může být provedena studie proveditelnosti, která posoudí životaschopnost projektu. Stanoví se počáteční požadavky a omezení projektu a vypracuje se projektová charta nebo obchodní případ.

2. Plánování: Ve fázi plánování vypracují projektoví manažeři a jejich týmy komplexní plán, kterým se bude realizace projektu řídit. Tato fáze zahrnuje:

• definování výstupů projektu
• vytvoření struktury rozdělení práce
• identifikace projektových úkolů a závislostí
• odhad zdrojů a časového harmonogramu
• přidělování rozpočtů
• vypracování analýzy rizik a strategií řízení ke zmírnění potenciálních rizik projektu.

Všimněte si, že plán projektu slouží jako plán pro realizaci a kontrolu projektu.

3. Provedení: Fáze realizace je fází, kdy se plán projektu uvádí do praxe. Přidělí se úkoly a členové týmu začnou pracovat na svých činnostech.

Projektoví manažeři dohlížejí na realizaci a zajišťují, aby byly úkoly dokončeny včas, zdroje byly efektivně využity a komunikace mezi členy týmu a zúčastněnými stranami probíhala hladce. Pravidelné aktualizace stavu a schůzky jsou vedeny za účelem sledování pokroku, řešení problémů a provádění nezbytných úprav, aby se projekt udržel na správné cestě.

4. Monitorování a kontrola: V průběhu celého životního cyklu projektu jsou monitorování a kontrola rozhodující pro zajištění toho, aby projekt probíhal podle harmonogramu, v rámci rozpočtu a splňoval stanovené standardy kvality.

Projektoví manažeři sledují klíčové ukazatele výkonnosti, kontrolují metriky projektu a porovnávají skutečný pokrok s plánovanými cíli. Tato fáze zahrnuje řízení změn, řešení konfliktů a řešení vzniklých rizik. Provádí se také pravidelné podávání zpráv, aby byly zúčastněné strany informovány o stavu projektu a případných úpravách.

5. Uzavření: Fáze uzavření znamená ukončení projektu. Zahrnuje dokončení a dodání výstupů projektu, provedení revize projektu nebo revize po realizaci a získání souhlasů a podpisů od zúčastněných stran. Zkušenosti získané z projektu jsou zdokumentovány za účelem zlepšení budoucích projektů. Uzavírají se smlouvy a uvolňují se zdroje.

Je vypracována formální závěrečná zpráva o projektu, ve které jsou zdůrazněny dosažené výsledky, problémy a doporučení pro budoucí projekty. Důležitou součástí fáze uzavření projektu je také oslava úspěchu projektu a ocenění přínosu členů týmu.

Profesionální tip: Životní cyklus projektu nemusí být nutně lineární. V průběhu projektu může docházet k iteracím, úpravám a smyčkám zpětné vazby, což umožňuje flexibilitu a přizpůsobení podle potřeby.

Čtyři omezení životního cyklu řízení projektů

V rámci životního cyklu řízení projektu existují čtyři omezení, která musí projektoví manažeři efektivně zvládat:

1. Čas: Časová omezení mohou být ovlivněna vnějšími faktory, jako jsou:

• Nereálné termíny: Manažeři často čelí problémům, když zainteresované strany nebo klienti stanoví příliš agresivní nebo nepraktické termíny pro dokončení projektu. To může vytvářet tlak a ztěžovat realizaci projektu ve stanoveném čase.
• Špatný odhad času: Přesný odhad času potřebného pro každý úkol nebo fázi je zásadní. Nedostatečný odhad času může vést ke zpoždění a brzdit průběh projektu.
• Závislosti a zpoždění: V projektech se často vyskytují vzájemné závislosti mezi úkoly nebo týmy. Zpoždění v jedné oblasti může způsobit vlnový efekt a ovlivnit celkový časový harmonogram projektu.

2. Náklady: Mezi běžná nákladová omezení patří:

• Nedostatečný rozpočet: Omezené finanční zdroje mohou představovat problém při pořizování potřebného materiálu, najímání kvalifikovaného personálu nebo investicích do technologií potřebných pro realizaci projektu.
• Překročení nákladů: Špatný odhad nákladů, neočekávané výdaje nebo změny v rozsahu projektu mohou vést k překročení rozpočtu, což zatíží zdroje a způsobí finanční omezení.
• Přidělování zdrojů: Manažeři se často potýkají s optimalizací přidělování zdrojů, aby zajistili nákladovou efektivitu a zároveň splnili požadavky projektu.

3. Rozsah: K omezení rozsahu dochází, když se projekt odchýlí a rozšíří se nad rámec původně zamýšleného rozsahu. Mezi obecné případy použití patří např:

• Rozšíření rozsahu: Změny nebo doplnění rozsahu projektu bez řádného vyhodnocení a schválení mohou vést k rozšíření rozsahu. To může vést ke zvýšení nákladů, prodloužení časového harmonogramu a potížím při realizaci projektu podle původního plánu.
• Změny rozsahu: Změny rozsahu uprostřed projektu mohou narušit pracovní postup, ovlivnit přidělování zdrojů a přinést nová rizika a nejistoty.
• Nejasné požadavky: Špatně definované nebo nejednoznačné požadavky na projekt mohou manažerům ztěžovat stanovení jasného rozsahu a efektivní sdělení očekávání od projektu týmu.

4. Kvalita: Omezení kvality mohou pramenit z mnoha důvodů, jako jsou např.:

• Nedostatek norem: Absence definovaných norem kvality nebo systému řízení kvality může vést k nekonzistentním nebo nekvalitním výsledkům.
• Nedostatečné testování: Nedostatečné testování nebo procesy zajištění kvality mohou vést k neodhaleným chybám nebo vadám, což snižuje celkovou kvalitu výstupů projektu.
• Vyvažování kompromisů: Manažeři se často potýkají s problémem, jak vyvážit touhu po kvalitních výsledcích s časovými a finančními omezeními. Může být nutné najít kompromisy a najít správnou rovnováhu může být složitý úkol.

Profesionální tip: Tato čtyři omezení, obecně známá jako "železný trojúhelník", jsou vzájemně propojená a změny v jednom omezení často ovlivňují ostatní. Projektoví manažeři musí pečlivě vyvažovat a určovat priority těchto omezení v průběhu celého životního cyklu projektu, aby dosáhli úspěšných výsledků.

Porozumění 5 fázím životního cyklu řízení projektu

Fáze 1. Zahájení projektu

Příslušné kroky:

1. Určete cíle, záměry a výstupy projektu.
2. Definujte rozsah a hranice projektu.
3. Proveďte studii proveditelnosti, abyste posoudili životaschopnost projektu.
4. Identifikujte zúčastněné strany a vytvořte komunikační kanály.
5. Vytvořte chartu projektu nebo iniciační dokument.

Běžné používané nástroje:

• Šablona charty projektu
• Nástroje pro analýzu zúčastněných stran
• Šablony studie proveditelnosti
• Šablony plánu řízení komunikace

Fáze 2. Plánování projektu

Příslušné kroky:

1. Definujte úkoly a činnosti projektu.
2. Stanovení harmonogramu a milníků projektu.
3. Vytvořit strukturu rozpisu prací (WBS) a přiřadit zdroje.
4. Identifikovat a analyzovat rizika projektu.
5. Vypracování rozpočtu a přidělení zdrojů.
6. Vytvořte podrobný plán projektu.

Běžné používané nástroje:

• Software pro řízení projektů (např. Microsoft Project, Asana, Trello)
• Ganttovy grafy, jako je ten na obrázku níže:

Zdroj obrázku

• Šablony WBS
• Nástroje pro hodnocení rizik
• Software pro přidělování zdrojů
• Nástroje pro tvorbu rozpočtu a finanční analýzu

Fáze 3. Provádění

Příslušné kroky:

1. Provádění projektových úkolů podle plánu projektu.

2. Koordinovat a řídit zdroje:

Zdroj obrázku

3. Komunikujte se zúčastněnými stranami a řešte jejich obavy.

4. Sledovat průběh projektu a aktuální výkonnost.

5. Zavedení opatření pro kontrolu kvality.

6. Správa změn nebo problémů, které se vyskytnou v průběhu realizace.

Běžné používané nástroje:

• Nástroje pro spolupráci a komunikaci (např. Slack, Microsoft Teams).
• Software pro správu úkolů
• Software pro řízení projektů
• Nástroje pro řízení kvality
• Nástroje pro řízení změn

Fáze 4. Monitorování a kontrola

Příslušné kroky:

1. Sledujte průběh projektu a porovnávejte jej s plánovaným harmonogramem a milníky.
2. Sledujte náklady na projekt a porovnávejte je s rozpočtem.
3. Pravidelné schůzky k posouzení stavu projektu a řešení problémů.
4. Řízení rizik projektu a zavádění strategií jejich zmírňování.
5. Zajistit dodržování standardů kvality.
6. Podle potřeby upravte plán projektu.

Běžné používané nástroje:

• Software pro řízení projektů s funkcemi sledování a vykazování
• Nástroje pro analýzu dosažené hodnoty
• Software pro řízení rizik
• Nástroje a techniky kontroly kvality
• Nástroje pro řízení změn
• Přehledy výkonnosti projektu

Fáze 5. Uzavření

Příslušné kroky:

1. Vyhodnocení výkonnosti projektu vzhledem k jeho cílům a výstupům.

2. Získání souhlasu klienta nebo zúčastněných stran s dokončením projektu.

3. Uspořádejte zasedání o získaných zkušenostech s cílem identifikovat úspěchy a oblasti, které je třeba zlepšit:

Zdroj obrázku

4. Archivovat projektovou dokumentaci a uzavírat smlouvy.

5. Oslavte úspěch projektu a oceňte přínos členů týmu.

Běžné používané nástroje:

• Nástroje pro hodnocení a posuzování projektů
• Šablony získaných zkušeností
• Systémy pro správu dokumentů
• Šablony pro uzavírání smluv
• Kontrolní seznam pro uzavření projektu

Předáváme vám: Zjednodušte si proces řízení projektů s Nifty

Zdroj obrázku

Chcete zefektivnit a zjednodušit proces řízení projektů? Zvažte software pro řízení projektů Nifty, který nabízí uživatelsky přívětivé rozhraní a řadu základních funkcí, jako jsou:

• Centralizovaná spolupráce: Nifty slouží jako centralizované centrum pro váš tým, kde můžete snadno komunikovat, sdílet dokumenty a sledovat pokrok v rámci platformy. Rozlučte se s roztroušenými e-maily, zprávami a soubory.
• Správa úkolů: Nifty umožňuje vytvářet a přiřazovat úkoly členům týmu, nastavovat termíny jejich plnění a sledovat jejich průběh. Zůstaňte organizovaní díky intuitivním tabulkám úkolů a zjednodušeným pracovním postupům, které zvyšují produktivitu:

Zdroj obrázku

• **Sledování času: **Nifty nabízí vestavěné funkce sledování času, které umožňují sledovat, kolik času je stráveno na jednotlivých úkolech. Můžete snadno sledovat a analyzovat pracovní hodiny a zajistit tak optimální přidělování zdrojů a efektivitu projektu.
• Správa souborů: Systém správy souborů Nifty umožňuje snadné nahrávání, ukládání a přístup k dokumentům.
• Vizuální mapy projektů: Vizuální mapy projektů Nifty umožňují projektovým manažerům udržet si přehled o časovém plánu projektu. Mohou snadno plánovat, vizualizovat a sledovat milníky a termíny projektu.
• Výkonné integrace: Nifty se integruje s oblíbenými nástroji, jako jsou Slack, Google Drive a GitHub, a rozšiřuje tak možnosti řízení projektů. Můžete propojit své oblíbené aplikace a zefektivnit pracovní postupy bez jakýchkoli potíží.

Úspěch vašeho projektu závisí na tom, jak dobře rozumíte životnímu cyklu řízení projektu. Využívejte software pro řízení projektů a zvyšte své úsilí, abyste projekty realizovali v rámci rozpočtu, podle harmonogramu a nad rámec očekávání zúčastněných stran.