Správa zdrojů a personální zajištění agentury SEO

  • Felix Rose-Collins
  • 1 min read
Správa zdrojů a personální zajištění agentury SEO

Obsah

Úvodní stránka

Musíte se ujistit, že jste najali vhodné zaměstnance, aby se vaše agentura SEO mohla řádně rozvíjet. Zdroje a zaměstnanci jsou dvě nejdůležitější součásti růstu vaší SEO agentury ze začínající firmy na společnost, která vydělává miliony dolarů.

Vaše organizace nemůže růst bez pomoci vhodných zaměstnanců, a proto jsou vaši zaměstnanci jedním z nejdůležitějších zdrojů, které máte k dispozici. Image vaší agentury budou buď budovat, nebo bořit lidé, které se rozhodnete zaměstnat.

Při přijímání lidí, které budete v dohledné době zaměstnávat, musíte činit správná rozhodnutí, protože budoucnost vaší agentury bude v jejich rukou. Špatný nábor může mít katastrofální dopad na výkonnost vaší organizace. To znamená, že se budete muset zaměřit na celou řadu aspektů a faktorů.

Musíte se také ujistit, že jste informováni o nejnovějších trendech ve vašem oboru, a zajistit, abyste najali ty správné lidi, kteří se jim přizpůsobí. Najímání lidí s velkými dovednostmi, ale zastaralými myšlenkami se vám z dlouhodobého hlediska nikdy nevyplatí. Dbejte na to, aby vaši zaměstnanci měli co nejčerstvější nápady.

Nikdo nikdy netvrdil, že zaměstnávání zaměstnanců je snadné. Musíte najít lidi, musíte je vyškolit, musíte se ujistit, že vždy dělají správnou věc pro vaši firmu. V podstatě musíte vzít suroviny (pracovníky) a zušlechtit je na materiál, který potřebujete k úspěchu (kompetentní zaměstnance).

V průběhu tohoto průvodce se budeme zabývat některými nejdůležitějšími aspekty najímání a vytváření správného týmu pro vaši SEO agenturu. Probereme také některé strukturální detaily, které budete muset zvážit, až začnete rozvíjet své podnikání.

Vedle tohoto strukturovaného plánu růstu vaší agentury SEO se budeme věnovat i drobným detailům, které je třeba zohlednit, abyste mohli najmout ty správné lidi.

Jaké pracovní pozice jsou potřeba v agentuře SEO?

Ještě než začnete najímat zaměstnance, musíte zvážit hierarchii, kterou chcete ve své firmě SEO vytvořit. Mějte na paměti, že neexistuje jediná hierarchie, která by nejlépe vyhovovala každé agentuře, protože každá firma má své vlastní potřeby.

Nejvyšší úroveň vaší hierarchie budou tvořit pozice na úrovni C (CEO, COO, CFO atd.). Poté budete muset obsadit střední úroveň řízení vaší firmy. Nakonec budete muset obsadit příčky nižší úrovně řízení. Všechny tyto pozice jsou klíčové a každý, kdo vám tvrdí opak, je lhář nebo neinformovaný.

Nejzářivější pozice najdete na úrovni vedoucích pracovníků. Zde máte generální ředitele, kteří formulují plán pro zaměstnance pod sebou. Za nimi najdete střední management, který se specializuje na proměnu snů vyššího managementu ve skutečnost.

A konečně realizační úroveň tvoří pracovníci, kteří tyto plány skutečně realizují. Mějte na paměti, že agentura SEO nemůže pracovat, pokud některá z těchto částí chybí, téměř jako věž Jenga.

Úroveň provedení SEO agentury

Vzhledem k tomu, že je nutné plnit širokou škálu úkolů, je úroveň provedení SEO agentury obvykle ta, která má nejvíce pracovníků. Je to proto, že obsahuje nejširší škálu úkolů, které je třeba udělat, a většina lidí vám řekne, že je to nejdůležitější část agentury.

Poskytování služeb

Vaši zaměstnanci poskytující služby jsou ti, kteří jsou pověřeni poskytováním a realizací služeb, které jste si objednali. Tuto roli obvykle zastávají stratégové SEO, kteří mají nejhlubší znalosti o vnitřním fungování SEO.

Mějte na paměti, že rostoucí agentura SEO bude potřebovat stratéga, který ví víc než jen SEO. Pokročilejší stratég musí například umět pracovat v oblasti taktického SEO, obsahového marketingu, budování odkazů a dalších.

Řízení projektů a řízení účtů

Projektoví manažeři a account manažeři mají za úkol zajistit, aby byla usnadněna komunikace mezi různými pobočkami podniku. Tito pracovníci musí zajistit, aby byly úkoly splněny včas a aby byli klienti spokojeni.

Mezi běžné povinnosti těchto pracovníků patří zajišťování plánování úkolů, uspokojování potřeb klientů a psaní e-mailů lidem v organizaci i mimo ni.

Tito pracovníci musí být zodpovědní, rozumní a schopni zvládat více úkolů. Musí také umět reagovat na měnící se podmínky a bezproblémově komunikovat. Projektoví manažeři jsou olejem v dobře promazaném stroji, kterým je vaše firma SEO.

Prodej

Obchodní zástupci jsou ti, kteří mají za úkol zajistit, abyste mohli získávat nové klienty. Jsou zodpovědní za to, že vaše firma poroste, protože si u klientů vybudují důvěru a zajistí, že s vámi budou ochotni spolupracovat.

Obchodní oddělení vaší agentury SEO použije různé strategie, aby vám tyto klienty získalo. Mezi jejich úkoly patří formulování nabídek, oslovování klientů, vytváření potrubí a plnění úkolů, které mají přivést nové potenciální zákazníky a klienty.

Prodej je často podceňovanou součástí úspěšného podnikání v oblasti SEO.

Marketing

Marketing je dalším klíčovým oddělením, které zajistí, aby vaše podnikání v oblasti SEO výrazně rostlo, a to prostřednictvím generování poptávky, budování vaší značky a zajištění co nejširšího dosahu.

Většina agentur začíná s tím, že to dělá sama, ale nakonec si musí najmout specializovaného marketingového manažera. Je to proto, že strategie začínají být složitější, včetně marketingu na sociálních sítích, marketingu webových stránek, marketingu obsahu, marketingu reklamy a dalších.

Mějte na paměti, že prodej a marketing jsou založeny na sobě navzájem. To znamená, že budete potřebovat, aby prodejci a marketingoví manažeři spolu úzce spolupracovali, takže mezi nimi musí být dobrá chemie. To vše přispěje ke zlepšení vašeho prodeje.

Finance

Nezapomínejte na finance, když organizujete tuto úroveň své agentury SEO. Všechny transakce by měly být zaznamenány a evidovány pro pozdější použití. Pokud vaše agentura nebude zaznamenávat každou uskutečněnou transakci, nebudete mít dobrý přehled o příjmech a výdajích peněz.

Hlavním úkolem finančního oddělení vaší firmy SEO je sledovat každou transakci, která se uskuteční každý den. Bude také muset vést účetnictví, předpovídat vaše finance a zajišťovat, aby byl váš rozpočet dodržován.

Menší agentury nepotřebují nezávislou finanční složku, ale jak rostou, budou muset sledovat stále více transakcí. To znamená, že současně s tím bude muset růst i finanční část vaší firmy.

Organizace agentury SEO

Při sestavování agentury SEO musíte mít vždy plán, jak chcete, aby rostla. Ve většině případů budou vaše výkonné pozice obsazeny generálním ředitelem (CEO), provozním ředitelem (COO) a finančním ředitelem (CFO). Mějte na paměti, že všechny tyto tři pozice mají různé odpovědnosti a některé agentury mohou některé z těchto pozic dokonce kombinovat.

Vaše pozice ve středním managementu budou obsazeny ředitelem pro odkazy, ředitelem pro SEO a ředitelem pro obsah. Jak vidíte z jejich názvů, je celkem snadné poznat, jakými úkoly jsou pověřeni.

Další úroveň manažerů zahrnuje Senior Content Strategist, Senior SEO Strategist a Senior Links Strategist. Všechny tyto pozice mají také ekvivalent, který není seniorní a pracuje pod nimi. A konečně nejnižší úroveň budou tvořit analytici, kteří se uplatňují v jednotlivých odděleních.

Všechny tyto pozice můžete, ale nemusíte mít v závislosti na typu agentury SEO, kterou se snažíte sestavit. I když se tyto pozice mohou týkat typické SEO agentury, každá společnost má jiné potřeby. Udělejte to, co musíte udělat, abyste se mohli soustředit na růst své firmy a nastartovat ji.

Některé agentury mají například oddělení podpory, které řeší problémy se zákaznickým servisem. Mnohé z těchto společností spoléhají na zahraniční pracovníky, protože je cenově dostupnější si je udržet a zároveň odvádějí dostatečně dobrou práci pro vaše zákazníky.

Strukturování agentury SEO

Začínající firmy, které teprve začínají podnikat v oblasti SEO, si nemusí nutně dovolit najímat lidi, kteří by se zabývali všemi různými oblastmi, o nichž jsme se dosud zmínili. Naprostou většinu těchto věcí budete muset udělat vy, takže budete potřebovat potřebné odborné znalosti v každé z těchto oblastí.

Některé začínající podniky mají několik začínajících zaměstnanců, často přátel osoby, která s podnikáním začíná. Vybírejte je s rozmyslem, protože jsou jedinou pomocí, kterou dostanete, dokud se podnikání pořádně nerozjede. Je to proto, že obvykle nebudete mít prostředky na to, abyste si najali další lidi.

Zatímco se vaše agentura rozrůstá, musíte určit oddělení, která chcete založit. Bude totiž stále náročnější zvládnout vše sám. To znamená, že budete muset najmout lidi, kteří budou mít na starosti řízení, realizaci, marketing, prodej, finance a další.

V tomto bodě se musíte začít starat o to, kolik budete lidem platit. Musíte začít tím, že vymyslíte strategii měsíčních plateb nebo případně ročních balíčků. Měsíční platba je však často výhodnější, protože se snadněji řídí a můžete snadněji řešit navýšení a penále.

Kdy byste měli začít najímat zaměstnance?

Kdy byste tedy měli začít najímat lidi? Musíte tak učinit, když máte pocit, že je pro vás pracovní zátěž příliš velká. Najímat lidi dříve je jednoduše plýtvání zdroji a ovlivní to ziskovost vašeho podnikání.

Mějte na paměti, že najímání lidí je investice, takže pokud se necítíte být připraveni investovat do své společnosti, pravděpodobně není ten správný čas na najímání zaměstnanců.

Koho byste měli najmout jako prvního?

Na tuto otázku bohužel neexistuje jednoduchá odpověď, protože každá agentura SEO je úplně jiná. Budete se muset podívat na oblast, do které vkládáte nejvíce práce a kde se vám hodí největší pomoc.

Pokud nejste v určitém úkolu dobří, budete si chtít co nejdříve najmout někoho, kdo se s ním vypořádá, abyste mohli udržet dobrou kvalitu služeb.

Často je dobré zaměstnat nejprve manažery, protože ti bývají zkušenější a mohou budoucí pracovníky vést, aby se ujistili, že nakonec odvedou dobrou práci.

Když začnete rozdělovat povinnosti, můžete se soustředit na oblasti, které vyžadují vaši pozornost.

Počáteční mzdové sazby

Rozhodnutí o počátečních mzdových sazbách je třeba učinit ještě předtím, než začnete najímat zaměstnance. Je zřejmé, že začínající firma nebude moci platit tolik jako větší společnosti, ale vždy zohledněte dovednosti a zkušenosti svých zaměstnanců.

Často se vyplatí zaplatit o něco víc, abyste si zajistili někoho se zkušenostmi, kdo dokáže pozvednout vaši firmu, protože vám zajistí lepší návratnost vašich investic. Stejně jako mnoho dalších součástí budování agentury SEO je i rozhodování o platech vašich zaměstnanců třeba řešit případ od případu.

Odkud byste měli získávat pracovníky?

Volba pracovníků ze zahraničí je stále populárnější, ale ne vždy je to nejlepší nápad. Chcete se ujistit, že na vyšších manažerských pozicích pracují ti nejlépe vyškolení zaměstnanci, protože jejich nedostatečná kvalifikace ovlivní celou organizaci.

To opět znamená, že je důležitější platit důležitějším zaměstnancům tolik, kolik si zaslouží. Krátkodobě vás to sice bude stát více, ale z dlouhodobého hlediska tím pro svou firmu dosáhnete více. Samozřejmě, pokud je někdo pověřen komunikací, měl by být vždy rodilým mluvčím v jazyce, ve kterém vaše firma pracuje.

Jaké dovednosti by měli mít vaši pracovníci?

Další věcí, která závisí na kultuře pracoviště, kterou se snažíte vytvořit, je určení dovedností, které vaši zaměstnanci potřebují. Některé agentury se například snaží vytvořit pro své pracovníky zábavné prostředí, zatímco jiné se soustředí na vytvoření prostředí zaměřeného výhradně na práci.

Chtěli byste se ujistit, že lidé, se kterými pracujete, vyznávají stejné hodnoty jako vy, protože to zajistí, že budou dobře zapadat do vaší pracovní kultury. Budete také muset zvážit zkušenosti a know-how lidí, které najímáte.

Kanály pro vyhledávání pracovníků

Existuje nespočet kanálů, které můžete využít k hledání zaměstnanců, a internet vám to značně usnadnil. Lidi můžete hledat například na síti LinkedIn a na stránkách, jako je Upwork. Najímat lidi můžete také na osobních networkingových akcích.

Hodinové účtování

Musíte také zohlednit způsob stanovení ceny za své služby, protože od toho se bude odvíjet výše odměny. Na vaši agenturu bude mít velký vliv cenový model, který se rozhodnete přijmout. Bude mít například vliv na vaše zisky, mzdy, výdaje a další.

Vybrat správný cenový model je často nesmírně obtížné a závisí to na tom, jak je vaše firma rozvržena a jak vydělává. Zatímco některé podniky se zaměřují na účtování měsíčních poplatků, některé jsou zastánci účtování hodinových poplatků.

Hodinová fakturační metoda zajišťuje, že budete vždy schopni vyplatit své zaměstnance, protože je s největší pravděpodobností platíte hodinově. To vám také usnadní stanovení cen vaší agentury tak, aby odpovídaly tomu, co lidem platíte. Odpovídá to také způsobu práce SEO agentur.

Je mnohem těžší zjistit, zda práce, kterou odvádíte, stojí za to, za co dostáváte zaplaceno, když si účtujete své služby po měsících. Díky tomu budete také moci snáze vyúčtovat vynaložené prostředky.

Hodinová mzda vám také zajistí, že získáte interní zisky a plně využijete sazby. Pokud dostanete zaplaceno, dostanete v podstatě zaplaceno za veškerou práci, kterou jste do projektu vložili.

Paušální sazba často vede k tomu, že pokud chcete odvést dobrou práci, poskytujete svým klientům další služby v podstatě zdarma. Při účtování hodinové sazby si můžete být jisti, že můžete udělat to, co váš klient potřebuje, a přitom stále dostáváte zaplaceno.

Výhody hodinové fakturace

Jak jste již možná uhodli, účtování hodinových sazeb za služby má řadu výhod. Tento způsob účtování například zaručuje, že za své služby dostanete zaplaceno a klient přesně ví, za co platí.

Mějte na paměti, že klienti platí za váš výkon i za váš čas v rámci hodinového modelu. Pro klienty však může být obtížnější zjistit, zda se jim vyplatí za vaše služby zaplatit, protože to může být subjektivní.

Hodinová fakturace je však neuvěřitelně jednoduchá a zajišťuje, že mezi vámi a klientem nedojde k žádným nedorozuměním, pokud jde o to, kolik peněz vám za práci náleží. Stačí, když si přesněji určíte, kolik času vám bude trvat dokončení projektu.

Při dokončování projektu musíte také sledovat dosažené výsledky. Hodinová sazba často zajistí, že výsledky budou rychlejší. Začněte tím, že zvážíte, kolik hodin odpracujete v průběhu měsíce, abyste mohli stanovit rozumný odhad hodinové fakturace.

Když začínáte pracovat na projektu, musíte se ujistit, že váš klient ví, co od vás může očekávat. Vytvořte plán a zajistěte, aby byl do puntíku dodržen. Díky tomu budete pro budoucí klienty atraktivnější.

Jak rozšířit SEO agenturu

Chcete-li rozšířit svou agenturu, pomůže vám růst hodinová fakturace. Budete si moci lépe spočítat, kolik peněz nakonec utratíte za nové zaměstnance i za další věci. K určení toho, kolik budete účtovat za hodinu, můžete použít několik klíčových ukazatelů výkonnosti.

Příjmy na jedno místo

Ve větší organizaci může být obtížné sledovat, kolik peněz každý z vašich zaměstnanců vydělává. Pomocí hodinových cen je však mnohem snazší to zjistit. Můžete totiž zjistit, kolik peněz vaši pracovníci vydělávají za každou hodinu práce.

To vám umožní zjistit, jak dobře si vaši zaměstnanci vedou. Tento ukazatel vám totiž ukáže, kdo z vašich zaměstnanců odvádí práci a kdo z nich nepracuje správně. Určit, jakou hodnotu má zaměstnanec pro vaši firmu, nebylo nikdy jednodušší.

Míra využití

Tento další klíčový ukazatel výkonnosti vám umožní zjistit, jak často je každý z vašich pracovníků v daném okamžiku k dispozici pro práci. Tuto míru lze vypočítat vydělením počtu hodin, které jste vyúčtovali, počtem hodin, které jsou k dispozici.

To vám umožní rozhodnout, zda je třeba najmout více lidí, aby vaše organizace mohla fungovat plynuleji. Pomocí této metriky můžete zjistit, zda jsou vaši hráči přepracovaní.

Pokud zjistíte, že jsou vaši pracovníci skutečně přepracovaní, budete muset přijmout nové zaměstnance, abyste zajistili, že nebudou vyhořelí. Na druhou stranu, pokud vaši zaměstnanci nejsou dostatečně vytíženi, nejsou dostatečně využíváni.

Potřeby potrubí

Tento klíčový ukazatel výkonnosti se vypočítá na základě míry využití zaměstnanců, které považujete za přepracované. To vám umožní snadněji najít zaměstnance, kterým rozdělíte pracovní zátěž. To vám také umožní snadněji vypočítat, kolik lidí budete potřebovat k vyrovnání pracovní zátěže.

Výpočet hodinové sazby

Pokud chcete hodinovou sazbu zjistit ručně, budete si muset projít parametry, které pro její stanovení používáte. Začněte tím, že zvážíte své výdaje, které zahrnují nástroje, které používáte, nájemné a další měsíční výdaje.

Poté můžete začít uvažovat o celkovém počtu účtovaných hodin. Začněte tím, že si započítáte dny nemoci, dovolené, svátky, víkendy a hodiny každý den. Většina podniků považuje za denní pracovní dobu přibližně šest hodin denně. Jiné to zvyšují až na osm hodin denně.

Musíte také zvážit výdaje, jako jsou daně, které platíte, a vaše marže. Do marže můžete započítat i svůj zisk. Na základě toho, kolik byste chtěli vydělat a kolik utratíte, si pak můžete vypočítat hodinovou sazbu.

Pokud zjistíte, že vaše zúčtovatelná sazba nestačí k tomu, aby vaše podnikání bylo ziskové, můžete ji vždy upravit směrem nahoru. Můžete ji také určit na základě svých historických výsledků a také svých zkušeností, protože lidé platí za zkušené pracovníky.

Prognóza využití a ziskovosti

Na základě těchto informací můžete zjistit, kolik peněz v budoucnu vyděláte. Abyste to zjistili, musíte zohlednit počet klientů, se kterými měsíčně jednáte, a také to, kolik vám platí a kolik měsíčně utratíte.

Poté můžete začít počítat svůj hrubý zisk. Pokud vaše měsíční platba od klientů činí 20 000 USD a vaše mzdové náklady 23 000 USD, zatímco vaše další náklady činí 2 000 USD, hrubý zisk bude záporný a bude činit -5 000 USD. To je ztráta. Tuto ztrátu pak můžete převést na procenta a určit tak svou hrubou marži.

Abyste toho dosáhli, budete muset zvýšit počet klientů, se kterými pracujete, nebo částku, kterou vám tito klienti platí.

Ujistěte se, že jste podrobně uvedli částku, kterou každý měsíc utratíte, abyste měli všechny údaje k dispozici na stejném místě. To vám usnadní přijít na míru využití a také budete vědět, že členové vašeho týmu řádně spolupracují.

Vytvoření šablony pro prognózování

To vám umožní zjistit, jak vytvořit šablonu prognózy, abyste mohli snadněji sledovat informace, které jsme popsali výše. Tvrdíme, že existují tři klíčové ukazatele, které budete muset zohlednit: účtovaná hodinová sazba, míra využití a ziskovost.

Začněte vytvořením listu se čtyřmi kartami: role, klienti, výdaje a tým.

Jak se dalo očekávat, karta Klienti by měla obsahovat informace o vašich klientech a o tom, jak dlouho budete na jejich projektu pracovat. Také uveďte, kolik od nich dostanete zaplaceno.

Na kartě Role by měly být uvedeny pracovní názvy, role a platy členů vašeho týmu. Na kartě týmy pak můžete zadat skutečné členy týmu. Tato karta může obsahovat i budoucí pracovníky a datum, kdy mohou nastoupit.

Měli byste také uvést výdaje a jejich data. V tabulce si také můžete vytvořit záložku, která se bude zabývat plány, které máte s probíhajícími projekty, abyste je mohli snáze sledovat.

Na základě všech těchto informací můžete určit míru využití. Míru využití můžete dokonce barevně označit na stupnici od červené po zelenou, přičemž červená znamená špatnou a zelená dobrou. Pokud na základě toho zjistíte, že některý zaměstnanec podává nedostatečné výkony, víte, že je čas hledat náhradu.

Sledování hodin

Musíte také zavést způsob, jak sledovat počet hodin, které každý zaměstnanec odpracuje. To vám zajistí, že budete vědět, kteří zaměstnanci pracují více a kteří z nich netáhnou za jeden provaz. Existuje několik nástrojů, které můžete ke sledování pracovní doby použít.

Například nástroj Clockify vám umožní sledovat, jak dlouho projekt probíhá a jak dlouho na něm lidé pracují. Tento nástroj sice velkou část procesu automatizuje, ale čas můžete sledovat i ručně pomocí tabulek Google. Díky tomu budete moci snadno sledovat výkonnost svých zaměstnanců.

Využití hodin k přestavbě projektových plánů

Můžete to udělat tak, že si vytvoříte list, ve kterém budete sledovat úkoly, které musíte splnit, a čas, který vám jejich splnění zabere. Snadněji tak zjistíte, kolik peněz vydáte za hodinu, a také vám to umožní sledovat úkoly, které je třeba udělat.

To vám umožní sledovat míru využití, abyste mohli sledovat výkonnost zaměstnanců. Bude třeba sledovat různé projekty a jejich plány, abyste mohli určit výdaje a množství času, které jsou na jednotlivých projektech stráveny. Všechny tyto informace vám umožní zajistit, aby projekt probíhal co nejplynuleji.

Vytváření prognóz prodeje s hodinovými daty

Použití hodinových údajů vám umožní vytvořit prognózy prodeje. Procházením těchto údajů budete moci odhadnout, jak dlouho bude trvat realizace projektu. Můžete také určit, které úkoly je třeba splnit, aby ostatní projekty mohly být dokončeny včas.

To vám usnadní účtování budoucích projektů, které vyžadují stejný druh práce. Umožní vám to také snadněji nabídnout své služby budoucím klientům. To znamená, že vaši klienti budou mít lepší představu o věcech, které pro ně vykonáte.

Co říci svým klientům

Když účtujete svým klientům, je skvělé, že jim ani nemusíte říkat, že používáte hodinový rozvrh účtování. Pokud si hodiny spočítáte předem, můžete pak klientům měsíčně účtovat podle předem stanovených informací. Nevýhodou je, že vaše výpočty budou muset být velmi přesné.

Výhodou však je, že budete moci dostat zaplaceno za práci, kterou skutečně odvedete, aniž by si váš klient myslel, že si účtujete více než konkurence kvůli hodinovému účtování.

Na druhou stranu, pokud si váš klient vyžádá údaje o tom, jak dlouho jste pracovali, nezapomeňte mu je připravit, aby si mohl být jistý, že jste svou práci odvedli.

Vyzkoušejte si Ranktracker ZDARMA