Τι χρειάζονται οι αναπτυσσόμενες μικρές επιχειρήσεις για να κλιμακωθούν χωρίς να χάσουν τον έλεγχο

Εισαγωγή

Η ανάπτυξη ακούγεται συναρπαστική, μέχρι που θολώνει τα όρια όλων των άλλων.

Οι αποφάσεις παίρνουν περισσότερο χρόνο. Η επικοινωνία γίνεται πιο θορυβώδης. Τα μετρητά φαίνονται υγιή στα χαρτιά, αλλά στην πράξη φαίνονται πιο περιορισμένα. Είναι συνηθισμένο φαινόμενο να επιταχύνεται η δυναμική και τα πράγματα να γίνονται πιο δύσκολα αντί για πιο ομαλά. Συνήθως αυτό σημαίνει ότι η επιχείρηση έχει ξεπεράσει μερικούς από τους τρόπους με τους οποίους λειτουργούσε στο παρελθόν.

Η βιώσιμη κλιμάκωση δεν έχει να κάνει με την ταχύτητα για την ταχύτητα. Έχει να κάνει με την ανάπτυξη με επαρκή δομή, ορατότητα και πειθαρχία, ώστε ο έλεγχος να μην χαθεί καθώς αυξάνεται η πολυπλοκότητα.

Ο πραγματικός στόχος δεν είναι απλώς το «περισσότερο». Είναι περισσότερα έσοδα, περισσότερες δυνατότητες και περισσότερες ευκαιρίες χωρίς να δημιουργείται αταξία στο παρασκήνιο.

Πηγή

Ισχυρά θεμέλια

Πριν προσθέσετε όγκο, νέες αγορές ή προσωπικό, τα βασικά στοιχεία έχουν μεγαλύτερη σημασία από ό,τι περιμένουν οι περισσότερες ομάδες. Η ανάπτυξη δεν δημιουργεί προβλήματα, αλλά μεγεθύνει αυτά που ήδη υπάρχουν.

Όταν οι στόχοι δεν είναι σαφείς, οι ρόλοι είναι αόριστα καθορισμένοι ή τα οικονομικά είναι μόνο εν μέρει κατανοητά, η κλιμάκωση καθιστά αυτές τις ελλείψεις πιο δύσκολο να αγνοηθούν. Τα σταθερά θεμέλια παρέχουν στην ανάπτυξη ένα σταθερό έδαφος για να προσγειωθεί.

Βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν πού κατευθύνεται η επιχείρηση

Οι άνθρωποι δεν μπορούν να κινηθούν προς την ίδια κατεύθυνση αν δεν γνωρίζουν προς τι εργάζονται.

Ένα σαφές όραμα δεν απαιτεί μεγαλόπνοες δηλώσεις ή μακρινές υποσχέσεις. Απαιτεί συμφωνία σχετικά με το πού κατευθύνεται ρεαλιστικά η επιχείρηση και πώς θα μετρηθεί η πρόοδος κατά τη διάρκεια αυτής της πορείας. Έξι μήνες. Ένα έτος. Τρία έτη. Καθορισμένα σε αποτελέσματα, όχι σε σλόγκαν.

Μια χρήσιμη στρατηγική ανάπτυξης απαντά σε πρακτικά ερωτήματα:

• Τι προτεραιότητα δίνουμε αυτή τη στιγμή;
• Τι αφήνουμε σκόπιμα για αργότερα;
• Ποιοι δείκτες δείχνουν πραγματική πρόοδο και όχι επιφανειακή επιτυχία;

Η μετατροπή της στρατηγικής σε έναν ορατό οδικό χάρτη βοηθά τις ομάδες να κατανοήσουν τις συμβιβαστικές λύσεις καθώς εμφανίζονται νέες εργασίες και ευκαιρίες. Η επικοινωνία έχει εξίσου μεγάλη σημασία. Καθώς οι ομάδες μεγαλώνουν, οι υποθέσεις πολλαπλασιάζονται. Η τακτική ανταλλαγή προτεραιοτήτων, προόδου και προσδοκιών μειώνει την ασυμφωνία πριν αυτή μετατραπεί σε τριβή.

Επιλογή εργαλείων που εξακολουθούν να λειτουργούν όταν αυξάνεται ο όγκος

Τα εργαλεία που λειτουργούν καλά σε μικρή κλίμακα συχνά δυσκολεύονται να ανταποκριθούν στην ανάπτυξη. Τα υπολογιστικά φύλλα, οι χειροκίνητες μεταβιβάσεις και οι αποσυνδεδεμένες πλατφόρμες γίνονται ευάλωτα όταν αυξάνεται η ζήτηση. Το βασικό ερώτημα που πρέπει να θέσετε είναι: Μπορεί η τρέχουσα διάρθρωσή σας να χειριστεί διπλάσιο φόρτο εργασίας χωρίς να διπλασιάσει την προσπάθεια;

Διαφορετικοί τύποι εργαλείων μπορούν να βοηθήσουν τις ομάδες να αναπτυχθούν χωρίς να χάσουν τον έλεγχο:

• Διαχείριση πελατειακών σχέσεων (CRM): συγκεντρώστε τις αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες, διευκολύνοντας την παρακολούθηση, τη μέτρηση της αφοσίωσης και την πρόβλεψη των εσόδων.
• Διαχείριση έργων και εργασιών: συντονίστε την εργασία, οπτικοποιήστε τις προτεραιότητες και διαχειριστείτε τις εξαρτήσεις καθώς αυξάνεται ο αριθμός των εργαζομένων.
• Λογιστική και χρηματοοικονομική διαχείριση: αυτοματοποιήστε την υποβολή εκθέσεων, παρακολουθήστε τις ταμειακές ροές και παρέχετε πληροφορίες σχετικά με την κερδοφορία πριν τα μικρά προβλήματα εξελιχθούν σε μεγαλύτερα.
• Επικοινωνία και συνεργασία: συνδέστε ομάδες από διαφορετικές λειτουργίες, μειώνοντας τον όγκο των email και διατηρώντας τις πληροφορίες προσβάσιμες.
• Σχεδιασμός πόρων και λειτουργίες: παρακολούθηση παραγγελιών, αποθεμάτων και παραγωγικής ικανότητας σε πραγματικό χρόνο.

_Συμβουλή: Αυτό το blog από το MRPeasy εξηγεί περισσότερα για τα συστήματα λογισμικού ERP, τα είδη από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε και πώς βοηθούν τις μικρές επιχειρήσεις. _

Διευκρίνιση ρόλων, ιδιοκτησίας και λήψης αποφάσεων

Όταν η ιδιοκτησία δεν είναι σαφής, οι αποφάσεις καθυστερούν. Όταν οι ρόλοι αλληλεπικαλύπτονται, η υπευθυνότητα εξασθενεί. Όταν όλα καταλήγουν σε ένα ή δύο άτομα, η δυναμική επιβραδύνεται.

Ο σχεδιασμός ρόλων που μπορούν να εξελιχθούν σημαίνει τον έγκαιρο καθορισμό των ευθυνών, ακόμη και αν οι τίτλοι και το πεδίο αρμοδιοτήτων εξελιχθούν αργότερα. Κάποιος που σήμερα αναλαμβάνει πολλαπλούς ρόλους δεν πρέπει να γίνεται εμπόδιο απλώς και μόνο επειδή οι γνώσεις του δεν έχουν τεκμηριωθεί.

Οι τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας και οι κοινές ροές εργασίας βοηθούν σε αυτό. Δεν έχουν τόσο να κάνουν με τον έλεγχο όσο με τη σαφήνεια. Μειώνουν τις τριβές, δημιουργούν συνέπεια και διευκολύνουν την ενσωμάτωση νέων μελών. Οι σαφείς οδηγίες λήψης αποφάσεων βοηθούν τις ομάδες να προχωρήσουν χωρίς να αναφέρουν κάθε ερώτηση σε ανώτερο επίπεδο.

Πηγή

Διατήρηση της σταθερότητας των οικονομικών καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται

Η κλιμάκωση συχνά αυξάνει την οικονομική πίεση μέσω προσλήψεων, εργαλείων, αποθεμάτων, εκπαίδευσης και γενικών εξόδων. Η πίεση στην ταμειακή ροή τείνει να εμφανίζεται αργότερα από το αναμενόμενο, γι' αυτό και η ορατότητα είναι σημαντική από νωρίς.

Καθώς οι επιχειρήσεις αναπτύσσονται, ορισμένοι δείκτες γίνονται πιο χρήσιμοι από τα συνολικά έσοδα:

• Ορατότητα ταμειακών ροών
• Οικονομικά στοιχεία μονάδας
• Λειτουργικά περιθώρια
• Σταδιακή αύξηση των λειτουργικών εξόδων

Οι προϋπολογισμοί πρέπει να αντικατοπτρίζουν ρεαλιστικά τα έξοδα που σχετίζονται με την ανάπτυξη. Η πρόβλεψη γίνεται τότε ένας τρόπος για να εντοπιστούν έγκαιρα τα σημεία πίεσης, επιτρέποντας προσαρμογές πριν τα μικρά κενά μετατραπούν σε μεγαλύτερα προβλήματα.

Λειτουργικά συστήματα που υποστηρίζουν την ανάπτυξη

Όταν οι ομάδες και οι παραγγελίες αυξάνονται, οι παλιές μέθοδοι εργασίας αρχίζουν να καταρρέουν. Τα υπολογιστικά φύλλα γίνονται ακατάστατα, οι μεταβιβάσεις πολλαπλασιάζονται και τα μικρά λάθη ξαφνικά κοστίζουν χρόνο και χρήμα. Τα σωστά συστήματα διορθώνουν αυτό το πρόβλημα. Όχι επιταχύνοντας τα πράγματα αυθαίρετα, αλλά παρέχοντας ορατότητα, συνέπεια και έλεγχο.

Μείωση της χειροκίνητης εργασίας που δημιουργεί τριβές

Η αυτοματοποίηση χειρίζεται επαναλαμβανόμενες, βασισμένες σε κανόνες εργασίες που επιβραδύνουν τις ομάδες, αντί να μειώνει απλά το εργατικό δυναμικό σας.

Μια ομάδα που επεξεργάζεται παραγγελίες πελατών μπορεί να αυτοματοποιήσει τα email επιβεβαίωσης, τις ενημερώσεις αποθεμάτων και την υποβολή αναφορών, ώστε να μην παραλείπεται τίποτα. Μια ομάδα μάρκετινγκ μπορεί να προγραμματίζει αυτόματα αναρτήσεις στα κοινωνικά δίκτυα ή να παρακολουθεί αυτόματα τους υποψήφιους πελάτες, αντί να εκτελεί τα ίδια χειροκίνητα βήματα κάθε μέρα.

Όταν αυτές οι εργασίες διεκπεραιώνονται από το σύστημα, τα λάθη μειώνονται και οι ροές εργασίας παραμένουν προβλέψιμες. Οι ηγέτες και τα μέλη της ομάδας μπορούν να επικεντρωθούν σε αποφάσεις, επίλυση προβλημάτων και έργα που προωθούν πραγματικά την επιχείρηση, αντί να ξοδεύουν χρόνο σε ρουτίνες εργασίες.

Τυποποίηση ροών εργασίας και διαχείριση γνώσεων

Τα συστήματα τεκμηρίωσης διαδικασιών και κοινής χρήσης γνώσεων εξασφαλίζουν ότι τα μέλη της ομάδας δεν χρειάζεται να ανακαλύπτουν τον τροχό ή να βασίζονται σε παραδοσιακές γνώσεις. Οι λίστες ελέγχου, οι τυποποιημένες διαδικασίες λειτουργίας (SOP) ή τα εσωτερικά wikis μπορούν να καταγράφουν τις βέλτιστες πρακτικές για την ένταξη νέων υπαλλήλων, τις εγκρίσεις ή τα επαναλαμβανόμενα έργα. Αυτό καθιστά την επιχείρηση πιο ανθεκτική και διατηρεί τη συνέπεια των λειτουργιών καθώς οι ομάδες μεγαλώνουν.

Δομημένα συστήματα επικοινωνίας

Καθώς η ομάδα μεγαλώνει, η επικοινωνία γίνεται φυσικά πιο θορυβώδης. Συστήματα όπως κεντρικοί πίνακες έργων, κανάλια συνομιλίας ομάδων ή πίνακες ελέγχου κατάστασης βοηθούν στη ροή των πληροφοριών χωρίς να δημιουργούν σύγχυση. Κάνουν τις προτεραιότητες ορατές και μειώνουν την ανάγκη για συνεχείς ανταλλαγές, ώστε οι αποφάσεις να λαμβάνονται πιο γρήγορα.

Πηγή

Χρήση δεδομένων για τον εντοπισμό προβλημάτων πριν αυτά γίνουν σοβαρά

Η ανάπτυξη αυξάνει το κόστος των εικασιών. Τα δεδομένα σε πραγματικό χρόνο παρέχουν στους ηγέτες ένα σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης.

Για παράδειγμα, ένας διευθυντής πωλήσεων μπορεί να παρακολουθεί τον όγκο των παραγγελιών και τους χρόνους απόκρισης των πελατών για να εντοπίσει πού δημιουργούνται εμπόδια. Μια ομάδα παραγωγής μπορεί να παρακολουθεί τη χρήση των μηχανημάτων και τα επίπεδα αποθεμάτων για να δει πότε η παραγωγική ικανότητα πλησιάζει τα όριά της.

Έτσι, η ομάδα μπορεί να δράσει πριν τα προβλήματα γίνουν επείγοντα. Όταν η ανάλυση ενσωματώνεται στις καθημερινές ροές εργασίας, όλοι μπορούν να βλέπουν τις τάσεις καθώς συμβαίνουν και να προσαρμόζουν εγκαίρως τις προτεραιότητες, το προσωπικό ή τις διαδικασίες.

Ομάδες που είναι προετοιμασμένες

Τα συστήματα έχουν σημασία, αλλά οι άνθρωποι καθορίζουν αν η κλιμάκωση λειτουργεί πραγματικά.

Προσλήψεις με το βλέμμα στραμμένο στο μέλλον

Η πρόσληψη προσωπικού για την επίλυση των σημερινών προβλημάτων μπορεί να δημιουργήσει περιορισμούς για το μέλλον. Κάθε ρόλος πρέπει να εξετάζεται στο πλαίσιο της κατεύθυνσης που ακολουθεί η επιχείρηση, και όχι μόνο της τρέχουσας κατάστασής της.

Για να το κάνετε αυτό αποτελεσματικά:

• Προσδιορίστε ποιες λειτουργίες ή δεξιότητες θα χρειαστεί η επιχείρηση σε 6 έως 12 μήνες. Για παράδειγμα, εάν σχεδιάζετε να επεκταθείτε σε νέες αγορές, δώστε προτεραιότητα σε υποψηφίους με εμπειρία στην επέκταση λειτουργιών ή στη διαχείριση απομακρυσμένων ομάδων.
• Αναζητήστε άτομα που μπορούν να αναλάβουν ευρύτερες ευθύνες. Κάποιος που προσλαμβάνεται ως junior marketer μπορεί τελικά να αναλάβει την ανάλυση δεδομένων ή τη στρατηγική καμπάνιας, μειώνοντας την ανάγκη για συνεχείς νέες προσλήψεις.
• Καθώς οι ομάδες μεγαλώνουν, η πολιτισμική συμβατότητα γίνεται πιο σημαντική. Μια ακατάλληλη πρόσληψη μπορεί να δημιουργήσει τριβές, να επιβραδύνει τη λήψη αποφάσεων και να επηρεάσει το ηθικό, ειδικά όταν η πολυπλοκότητα αυξάνεται. Εξετάστε πώς ο τρόπος εργασίας, η προσέγγιση στην επίλυση προβλημάτων και οι συνήθειες επικοινωνίας των υποψηφίων ταιριάζουν με τις αξίες σας.
• Αντί να αντιδράτε σε άμεσες ελλείψεις, προγραμματίστε τον αριθμό των υπαλλήλων με βάση τον προβλεπόμενο φόρτο εργασίας, τα αναμενόμενα εμπόδια και την ηγετική ικανότητα.

Πηγή

Κοινή ευθύνη καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει

Καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει, η ηγετική ικανότητα πρέπει να μεγαλώνει παράλληλα. Όταν πάρα πολλές αποφάσεις περνάνε από την κορυφή, η πρόοδος επιβραδύνεται και οι ομάδες μπορεί να απογοητευτούν, περιμένοντας εγκρίσεις ή διευκρινίσεις. Η αποτελεσματική ανάθεση αρμοδιοτήτων δεν αφορά μόνο την εκφόρτωση εργασιών. Αφορά το να δίνεις στους ανθρώπους σαφή ευθύνη και την εξουσία να ενεργούν εντός των τομέων τους.

Η ανάπτυξη ηγετών σε διαφορετικά επίπεδα εξασφαλίζει ότι οι αποφάσεις μπορούν να λαμβάνονται πιο κοντά στο σημείο δράσης. Αυτό μειώνει τα εμπόδια, επιταχύνει την εκτέλεση και επιτρέπει στους ανώτερους ηγέτες να επικεντρωθούν στις στρατηγικές προτεραιότητες αντί να διαχειρίζονται καθημερινά ζητήματα. Δημιουργεί επίσης ένα αίσθημα ευθύνης σε ολόκληρη την οργάνωση, βοηθώντας τους υπαλλήλους να αισθάνονται ότι τους εμπιστεύονται και τους ενδυναμώνουν, αντί να τους μικροδιαχειρίζονται.

Προστασία της κουλτούρας καθώς προστίθενται περισσότερα άτομα

Η κουλτούρα δεν επεκτείνεται αυτόματα. Καθώς μια επιχείρηση μεγαλώνει και προστίθενται νέα άτομα, οι αξίες, οι νόρμες και οι τρόποι εργασίας μπορούν να μεταβληθούν αν δεν ενισχύονται ενεργά. Σαφείς αξίες πρέπει να καθοδηγούν τις αποφάσεις σε κάθε επίπεδο, ειδικά όταν προκύπτουν συμβιβασμοί. Οι ηγέτες και οι διευθυντές διαδραματίζουν ενεργό ρόλο στη διαμόρφωση συμπεριφορών, στην παροχή συνεπούς ανατροφοδότησης και στη διασφάλιση ότι οι ενέργειες ευθυγραμμίζονται με τα ιδανικά του οργανισμού.

Η συνεπής επικοινωνία βοηθά στη διατήρηση της συνοχής των ομάδων. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τακτικές ενημερώσεις, κοινούς στόχους και φόρουμ συζήτησης, τα οποία βοηθούν τους νέους υπαλλήλους να κατανοήσουν τον τρόπο λειτουργίας του οργανισμού και τις προσδοκίες. Οι πολιτισμικοί κίνδυνοι συχνά εμφανίζονται αθόρυβα πριν γίνουν συστημικοί. Η έγκαιρη αντιμετώπισή τους είναι πολύ πιο εύκολη από την προσπάθεια αποκατάστασης της εμπιστοσύνης ή του ηθικού όταν τα προβλήματα έχουν ήδη εδραιωθεί.

Για να προστατεύσουν την κουλτούρα καθώς η ομάδα μεγαλώνει, οι οργανισμοί μπορούν να επικεντρωθούν σε πρακτικές όπως:

• Τεκμηρίωση των βασικών αξιών και των αναμενόμενων συμπεριφορών, ώστε όλοι να γνωρίζουν τι καθοδηγεί τις αποφάσεις
• Διατηρήστε τακτικές συναντήσεις και συσκέψεις της ομάδας για να ενισχύσετε την ευθυγράμμιση
• Αναγνώριση και επιβράβευση συμπεριφορών που αντανακλούν τις αξίες της εταιρείας
• Παροχή σαφών κατευθυντήριων γραμμών για τη λήψη αποφάσεων και την κλιμάκωση
• Ενθάρρυνση της ανοιχτής ανατροφοδότησης, ώστε τα πιθανά προβλήματα να ανακύπτουν νωρίς
• Διασφάλιση ότι η ενσωμάτωση των νέων υπαλλήλων περιλαμβάνει τόσο τις πρακτικές διαδικασίες όσο και τις πολιτισμικές προσδοκίες

Γιατί η ευθυγράμμιση έχει μεγαλύτερη σημασία καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει

Η ανάπτυξη διατηρείται όταν οι άνθρωποι κατανοούν το σχέδιο, τα εργαλεία υποστηρίζουν την εργασία και η ευθύνη είναι σαφής. Όταν αυτά τα στοιχεία απομακρύνονται, η διαχείριση γίνεται πιο δύσκολη.

Εάν η επέκταση βρίσκεται στον ορίζοντα, η ενίσχυση της ευθυγράμμισης πριν προσθέσετε περισσότερη εργασία θα σας γλιτώσει από προβλήματα αργότερα. Η ανάπτυξη που ξεπερνά τον έλεγχο συνήθως κοστίζει περισσότερο χρόνο, χρήμα και εμπιστοσύνη από ό,τι αξίζει.