Hvordan digital transformasjon kan forbedre virksomhetens produktivitet

Introduksjon

Husker du Disneys bemerkelsesverdige digitale transformasjonsreise på begynnelsen av 2000-tallet, som førte det 80 år gamle selskapet tilbake i kundenes bevissthet? Disney revitaliserte fornøyelsesparkene og strømmevirksomheten ved hjelp av digital teknologi, kjøpte opp Marvel i 2009 og leverte en rekke storfilmer som innbrakte over 22 milliarder dollar. Dette var mulig takket være den legendariske konsernsjefen Bob Igers inngripen, som er et eksempel på hvordan digital teknologi kan revitalisere organisasjoner.

Bildekilde

Nesten to tiår senere har digital transformasjon fått et mye større omfang, med betydelige økonomiske konsekvenser for bedriftene.

En ledende bransjerapport viser at bedrifter høster betydelig utbytte av sine digitale transformasjonsinitiativer. Sju av ti bedriftsledere mener at det er 1,5 ganger mer sannsynlig at de kan rapportere om økte inntekter, og 66 % forventer høyere lønnsomhet i organisasjonen de neste to årene.

Disse funnene understreker at det er et helt nytt fokus på digital transformasjon blant organisasjoner, som i stadig større grad søker større smidighet og robusthet i møte med usikkerhet.

Virksomheter må være smidige for å kunne ta raske og nøyaktige beslutninger på grunnlag av store mengder data, slik at de kan betjene kundene sine bedre og raskere enn konkurrentene. Smidige organisasjoner har verktøyene og prosessene som hjelper beslutningstakere med å reagere raskt på interne og eksterne utfordringer, som mangel på kvalifisert arbeidskraft eller behovet for å oppgradere arbeidsstyrken for å opprettholde et konkurransefortrinn.

Robusthet fordi robuste organisasjoner er bedre forberedt på å møte usikkerhet. Organisasjoner som forutser og håndterer menneskelige, prosessuelle og teknologiske endringer uten å forstyrre arbeidsflyten eller påvirke kundeservicenivået, er bedre rustet enn de som blir forstyrret av uforutsette utfordringer og konstant brannslukking.

Digital transformasjon er inngangsbilletten til å nå målet raskere!

Digital transformasjon blir ofte misforstått som et storstilt initiativ som krever en dramatisk organisatorisk respons. I stedet er det en eksperimentell, oppdagelsesdrevet tilnærming der virksomheter tar i bruk strategier, prosesser og strukturer for å få mest mulig ut av det digitale forretningslandskapet ved å forbedre den generelle produktiviteten.

Men digital transformasjon handler ikke bare om å bli en teknologidrevet organisasjon.

Det handler i like stor grad om kundene og om å møte deres behov på en bedre måte ved å ta tak i silopregede forretningsfunksjoner, prosesser og teknologiplattformer og strømlinjeforme dem for å øke effektiviteten og produktiviteten.

Det handler også om å forstå hvordan fremvoksende teknologier som kunstig intelligens (AI) og maskinlæring (ML) påvirker drift, forretningsstrategier og konkurranse, og hvordan de kan styrke og optimalisere arbeidsstyrken. Det handler også om å utnytte ekspertisen og innspillene fra kunder og ansatte for å tilpasse seg den digitalt styrte modellen.

Gartner definerer digital transformasjon "som alt fra IT-modernisering (for eksempel cloud computing) til digital optimalisering og utvikling av nye digitale forretningsmodeller. Begrepet er mye brukt i offentlige organisasjoner for å referere til beskjedne tiltak som å legge tjenester på nettet eller modernisere eldre systemer."

De viktigste grunnene til at bedrifter må starte sin digitale transformasjonsreise

Bildekilde

1. Reduserer de ansattes produktivitet og engasjement

Den pågående omveltningen i det globale arbeidsmarkedet, med en rekke medarbeiderdrevne trender som "den store oppsigelsen", understreker utfordringene knyttet til vedvarende utbrenthet og mangel på entusiasme. Fjernarbeidsplasser og hybride arbeidsplasser har ført til et stort antall arbeidsapplikasjoner, noe som gjør det vanskeligere å kommunisere og samarbeide med teammedlemmene. I tillegg spiser administrative oppgaver, som manuell innlevering av timelister, opp den produktive arbeidstiden deres og gjør at de må delta i monotone aktiviteter.

Slike utfordringer har fått bedrifter til å automatisere prosesser og frigjøre tid for de ansatte til produktive aktiviteter som kundepleie og kompetanseheving. Teknologitiltak er avgjørende for å beholde og tiltrekke seg nye talenter, noe som kommer til uttrykk i hvordan organisasjoner i stadig større grad integrerer dem som en del av verditilbudet til de ansatte.

Ved å bruke et AI-drevet tids- og oppmøtestyringssystem kan man for eksempel spare opptil 20-30 minutter daglig for hver ansatt - noe som lett kan frigjøre hundrevis av arbeidstimer overtid til aktiviteter som engasjerer de ansatte. I praksis betyr det at hvis det er mange ansatte i organisasjonen, kan de samlede tidsbesparelsene lett utgjøre hundrevis av arbeidstimer over tid. Et system for tids- og oppmøtestyring forbedrer effektiviteten i driften samtidig som det fremmer de ansattes engasjement og trivsel, noe som fører til en mer dynamisk og produktiv arbeidsplass.

2. Behovet for å forstå data

Den plutselige økningen i bruken av fjernarbeid og hybride arbeidsmodeller, nye medarbeidertyper som skiftarbeidere og en mer global og diversifisert arbeidsstyrke skaper enorme mengder data. Eldre systemer og manuelle prosesser er ikke i stand til å vurdere dataene nøyaktig og raskt nok til å gi innsikt som kan brukes til å iverksette tiltak.

Dette fører til at beslutningstakere må bruke mye tid og krefter på å finne ut hva som er viktig for å kunne ta beslutninger. Denne manuelle tilnærmingen fører til at ledere går glipp av produktiv arbeidstid som de kunne brukt til å jobbe med forretningskritiske initiativer eller til å forbedre teamets samhold og ferdigheter.

3. Økt fokus på myke ferdigheter

Kommunikasjon, samarbeid, empati, tidsstyring og evnen til å skape konsensus blir stadig viktigere ferdigheter. Organisasjoner må legge til rette for at medarbeiderne kan tilegne seg og utnytte disse ferdighetene. Dette krever at de ansatte får frigjort tid.

I motsetning til hva mange tror, foretrekker rundt 80 % av bedriftene å utvikle talenter internt i stedet for å ansette eksternt eller leie inn midlertidig arbeidskraft, viser Mercers Talent Assessment Practices Report. Nesten tre fjerdedeler av selskapene (73 %) planlegger å automatisere prosesser og redusere den menneskelige involveringen.

Dette betyr at organisasjoner er opptatt av å redusere administrative oppgaver ved å automatisere dem og fokusere på å forbedre kompetanseprofilen til den interne arbeidsstyrken.

4. Økt press på fortjenestemarginene

Kundenes utgifter har gått betydelig ned, noe som legger ytterligere press på fortjenestemarginene. I tillegg er kundene nå mer tilbøyelige til å velge prosjekter med faste anbud, der endringer i prosjektomfanget, manuelle feil og mangel på sanntidssynlighet og oversikt kan påvirke bunnlinjen. Som et resultat av dette undersøker bedrifter hvordan de kan digitalisere backend-prosesser og arbeidsflyter og få innsyn i sanntid for å kunne styre prosjektene bedre. Fokuset ligger på å optimalisere mennesker og prosesser for å øke effektiviteten og produktiviteten.

Disse utfordringene viser hvorfor teknologiadopsjon og digital transformasjon har blitt viktige prioriteringer for toppledelsen. Digital transformasjon bidrar til økt produktivitet, noe som er direkte knyttet til økt lønnsomhet.

Slik gjør du det:

Hvordan digital transformasjon kan avhjelpe smertepunktene og bidra til økt produktivitet

Bildekilde

En av de viktigste fordelene med digital transformasjon er forbedret kundeengasjement og -håndtering. HubSpot Annual State of Service in 2022 Report viser at 93 % av kundeserviceteamene mener at kundene har mye høyere forventninger til merkevaren enn noen gang tidligere. Det betyr at organisasjoner må tilby dem personaliserte tjenester i flere kanaler og hele tiden tenke nytt for å fange deres stadig kortere oppmerksomhetsspenn.

Det er spesielt utfordrende å gjøre dette samtidig som man skal administrere ressurser og betjene kunder eksternt eller i et hybridoppsett. Det er her digitale transformasjonsinitiativer, som å ta i bruk et AI-drevet automatiseringsverktøy for profesjonelle tjenester, kan forbedre organisasjonens evne til ressursstyring betraktelig.

Med sanntidsoversikt over den globale ressurspoolen, ressursanbefalinger og -allokering og muligheten til å spore hver enkelt ressurs' ferdigheter, sertifikater og kompetansenivåer, kan organisasjoner gi lederne de verktøyene de trenger for å levere kundeopplevelser av høy kvalitet.

Bob Iger, Disneys konsernsjef, sier: "Disney utnytter i dag det digitale for å engasjere, underholde og samhandle med forbrukerne hver dag i fornøyelsesparker, studiounderholdning, interaktive medieplattformer og fysiske butikker", og legger vekt på hvordan digital transformasjon kan øke kundenes engasjement.

Noen andre viktige fordeler med digital transformasjon er listet opp nedenfor:

1. Forbedret organisatorisk smidighet og skalerbarhet

Et omskiftelig forretningslandskap krever at organisasjoner kan skalere opp eller ned raskt og sømløst for å motvirke virkningen av en negativ utvikling, for eksempel mangel på høyt kvalifisert arbeidskraft. På samme måte må en organisasjon ha det digitale fundamentet på plass for å kunne dra nytte av internasjonal ekspansjon eller den nye trenden med å ansette global arbeidskraft.

Organisasjoner kan ha problemer med å oppnå smidighet og skalerbarhet uten de nødvendige teknologiske plattformene og prosessene. Det påvirker også produktiviteten i organisasjonen, ettersom de ansatte ofte blir overarbeidet på grunn av silopregede eller manuelle systemer og mangler den teknologistøtten som trengs for å oppnå ønsket smidighet og skalerbarhet.

Digital transformasjon hjelper ikke bare virksomheten med å håndtere aktuelle utfordringer, men bidrar også til å skape langsiktige prediktive modeller og til å forbedre ressurs- og økonomistyringen.

2. Langsiktige kostnadsbesparelser

Deloittes Global Cost Reduction Survey viser at kostnadsreduksjon har blitt et globalt bedriftsmandat. "Kostnadsreduksjon er blitt standard forretningspraksis i alle regioner, og 86 prosent av de globale respondentene sier at det er sannsynlig at selskapene deres vil gjennomføre kostnadsreduserende tiltak i løpet av de neste 24 månedene", heter det i rapporten. Organisasjoner som øker produksjonen og reduserer utgiftene, kan øke fortjenestemarginene.

Digital transformasjon muliggjør langsiktige kostnadsbesparelser ettersom organisasjoner ikke trenger å bruke store summer med jevne mellomrom for å lage midlertidige løsninger som kan motvirke bivirkningene av utenforliggende faktorer som svake makroøkonomiske utsikter.

I stedet kan de etablere et digitalt økosystem som er tilpasset organisasjonens behov og aktivt håndtere kostnadene knyttet til teknologiplattformer og modernisering, samtidig som de styrker medarbeiderne, forretningsfunksjonene og prosessene.

3. Skape en fremtidsrettet arbeidsplass som tiltrekker seg og beholder talenter

Bedrifter som tar i bruk ny teknologi som kunstig intelligens og maskinlæring, er i stand til å definere arbeidsstyrkens behov bedre og skape en mer sømløs opplevelse for dem. På denne måten posisjonerer de seg som attraktive arbeidsgivere som ønsker å omfavne fremtiden. De kan skape en tiltrekningskraft blant svært ettertraktet, omstridt og høyt kvalifisert arbeidskraft.

Slike ansettelsesmuligheter er attraktive for ansatte som ønsker å jobbe med banebrytende teknologi for å utvide sin kompetanse og få utfordrende og givende arbeidsoppgaver.

Det har allerede blitt skrevet mye om hvordan teknologi og digitale økosystemer har gjort det mulig for mange organisasjoner å opprettholde forretningskontinuiteten under de utfordrende dagene med covid-19-pandemien. Virksomheter må skape et fremtidssikkert økosystem som kan motstå forstyrrelser og gjøre det mulig for dem å blomstre. På denne måten kan digital transformasjon fremtidssikre virksomheter.

4. Reduser manuelle feil

Manuelle feil koster organisasjoner dyrt, ettersom sjansen for feil er større. Det kan for eksempel være ineffektivt og lett å gjøre feil hvis man håndterer lønns- og arbeidsvilkår manuelt eller bruker ulike systemer. Det kan føre til administrativt merarbeid, økt arbeidsmengde og unøyaktigheter i lønnsberegningene, noe som kan føre til misnøye blant de ansatte og potensielle rettstvister.

42 % av alle bedrifter opplever en eller annen form for inntektslekkasje, og manuelle feil er en viktig årsak til dette tapet som kunne vært unngått. Organisasjoner synes det er vanskelig å oppdage og tette inntektslekkasjer fordi de sjelden forekommer i store mengder. Regelmessige feil, som for eksempel tap av produktivitet i arbeidstimer, blir imidlertid til store summer som skader bedriften økonomisk.

En produksjonsbedrift oppdaget at manuell lønnsberegning og sporing av overholdelse av lover og regler resulterte i en gjennomsnittlig feilprosent på 5 % i den internasjonale virksomheten. Med en arbeidsstyrke på 10 000 ansatte betydde dette ca. 500 feil i lønningene per lønnsperiode, noe som førte til misfornøyde ansatte og bortkastede administrative ressurser.

5. Forbedre samarbeidet i hele organisasjonen

Pandemien har endret måten vi jobber på. Etter hvert som organisasjoner tar i bruk hybride og eksterne arbeidsmodeller, må de se på kulturen sin og fremme kunnskapsdeling og samarbeid. Dette er viktige aspekter som muliggjør sømløs drift og en god opplevelse for interessentene, spesielt når kunder og ansatte primært jobber på nettet.

Digital transformasjon kan bidra til å øke kunnskapsdelingen mellom salgs-, leveranse-, HR- og økonomiteam og skape større engasjement og samarbeid i hele organisasjonen. I tillegg kan løsninger som integrerer prosesser på tvers av team, gir data og innsikt i sanntid, reduserer gapet mellom etterspørsel og kompetanse og forbedrer de ansattes produktivitet.

Digital transformasjon er viktig!

Teknologi kan være skremmende! Fantastiske innovasjoner og disruptive forretningsmodeller utfordrer tradisjonell kunnskap og tvinger toppledelsen til å revurdere sine strategier og prosesser.

Dessverre har det ikke gått helt knirkefritt.

Digital transformasjon oppfattes ofte som en disruptiv prosess. Denne feilaktige antakelsen har ført til motstand fra visse hold i organisasjonen og vanskeliggjort arbeidet med å få digitale prosesser til å gjennomsyre forretningsfunksjonene.

Toppledelsen må gå i bresjen for å fjerne disse reelle eller opplevde bekymringene ved å påta seg rollen som mentorer og endringsskapere. De må gå foran som et godt eksempel og kommunisere tydelig at den digitale transformasjonen ikke skal erstatte ansatte, men manuelle prosesser. Hensikten er å gi medarbeiderne de verktøyene de trenger på en moderne arbeidsplass.

Det kan være lurt å begynne i det små og demonstrere hvilke fordeler de ansatte vil oppnå for å få flere til å ta i bruk teknologien. Automatisering av enkle oppgaver som tidsregistrering kan gi de ansatte en førstehåndserfaring med hvordan digital transformasjon kan gjøre hverdagen deres mer sømløs og frigjøre tid til mer produktive oppgaver. Det kan bidra til å øke organisasjonens fokus på å tiltrekke seg og beholde de beste talentene og integrere dem bedre for å redusere utskiftningen av ansatte.

Derfor må virksomheter ta i bruk ny teknologi og samtidig formulere hvordan de ønsker at medarbeiderne skal ta den i bruk. Dette er nøkkelen til å navigere bedre i usikre tider og effektivt håndtere de stadig skiftende kravene fra interessentene.

Til syvende og sist er digital transformasjon en kontinuerlig prosess og ikke et endelig mål. Det er en prosess som handler om å bli integrert, smidig og robust, noe som igjen kan optimalisere arbeidsstyrken og øke produktiviteten i virksomheten.

Og produktivitet betyr penger!