5 typov objednávok, ktoré by ste mali poznať v roku 2023

Úvod

Dobre štruktúrovaný proces obstarávania je nevyhnutný pre nepretržité fungovanie podniku. Dokumentovanie každého kroku nákupu zvyšuje prehľadnosť a je rozhodujúce pre udržanie rezerv a optimalizáciu rozhodovania.

V dnešnom digitálnom obchodnom prostredí nadobudli objednávky nový význam. Zohrávajú kľúčovú úlohu pri udržiavaní ponuky a dopytu, sledovaní faktúr a zosúlaďovaní všetkého, čím sa zabezpečuje hladký priebeh.

Vzhľadom na túto situáciu je dôležité, aby bol proces objednávania čo najefektívnejší. Nielenže sa tým zvyšuje prevádzková efektívnosť a skracuje čas spracovania, ale zvyšuje sa aj spokojnosť zamestnancov.

Tento blog bol vytvorený s cieľom rozobrať päť bežných typov objednávok. Ukážeme vám, ako môže každý typ zabezpečiť hladký a úspešný proces obstarávania.

Čo je to objednávka?

Objednávka je právny dokument, ktorý kupujúci vystavuje dodávateľovi na nákup. Podrobne popisuje celú transakciu a obsahuje opisy položiek, množstvá, ceny, platobné podmienky, termíny dodania a ďalšie relevantné informácie.

Je to právne záväzná zmluva, ktorá zaznamenáva dohodnuté podmienky a slúži ako referencia pre obe strany počas procesu verejného obstarávania.

Pomáha vám zabezpečiť, aby ste dostali správne produkty, a včasné dodanie zjednodušuje nákup, čím do vašich obchodných operácií vnáša prehľadnosť a zodpovednosť.

Zdroj

Správa nákupných objednávok: Stručný prehľad

Organizovaná správa procesu objednávok v podniku sa nazýva riadenie objednávok. Je to súbor zavedených zásad a postupov, ktoré zaručujú dostupnosť úplných a aktuálnych informácií o jednej alebo viacerých nákupných objednávkach.

Zahŕňa vytváranie, kontrolu, autorizáciu a sledovanie nákupných objednávok od začiatku až do konca.

Tento interný postup obstarávania zaručuje riadny prehľad a dokumentáciu všetkých nákupov, čo uľahčuje budúce audity.

Riadenie nákupných objednávok slúži ako cestovná mapa pre nákupnú cestu. Poskytuje všetky dôležité údaje o tom, čo, kde a za koľko sa má nakúpiť. Tento proces pomáha hladkému priebehu vecí a vedie presnú evidenciu transakcií, ktorá je neoceniteľná pri prijímaní informovaných rozhodnutí.

Na čo slúži objednávka?

Nebudeme vás zahlcovať informáciami. Neoddeliteľnou úlohou objednávky je slúžiť ako formálny dokument medzi kupujúcim a predávajúcim. Sú v nej uvedené všetky dôležité údaje o nákupe, čo sa hodí pri budúcich kontrolách a evidencii.

Objednávka na nákup nie je právne záväzná. Keď však predajca súhlasí s podmienkami, stáva sa právne záväzným dokumentom pre kupujúceho aj predajcu.

Typy nákupných objednávok, ktoré by mali kupujúci SaaS poznať

Pokiaľ ide o nákupné objednávky, jedna veľkosť nie je vhodná pre všetkých. Hoci ste sa možno domnievali, že všetky nákupné objednávky sú rovnaké, nie je to pravda. V skutočnosti existuje päť typov nákupných objednávok, z ktorých každá má inú úroveň informácií.

Ak ste pripravení sa o nich dozvedieť, pozrime sa na ne;

1. Štandardná objednávka

Väčšina kupujúcich sa najviac spolieha na štandardnú objednávku. Vyjadruje zámer uskutočniť jednu transakciu so špecifikovanými druhmi výrobkov, kvalitou a množstvom. Nákupná objednávka obsahuje všetky informácie potrebné na uskutočnenie transakcie.

Príklad objednávky 1:

Zdroj

Štandardná objednávka je jednoduchým a bežným riešením pre jednorazové nákupy. Je vhodná v situáciách, keď kupujúci rozumie podrobnostiam nákupu a dokáže identifikovať položku alebo službu, sumu, harmonogram dodávok a platobné podmienky.

Napríklad spoločnosť_ SaaS môže potrebovať novú tlačiareň pre svoje pracovisko. Vytvorí štandardnú objednávku, v ktorej uvedie množstvo a špecifikácie požadovanej tlačiarne, ako aj dátum dodania a dohodnutú cenu._

Štandardná objednávka musí obsahovať:

• Informácie o predajcovi a opis položky
• Predpokladaný dátum a miesto dodania
• Dohodnutá platba, dátum splatnosti a sankcie za oneskorenú platbu.
• Podrobnosti o cenách jednotlivých produktov.

2. Plánovaná objednávka

Plánovaná nákupná objednávka (PPO) umožňuje nákupcom plánovať budúce požiadavky predložením nákupnej objednávky vopred. Zatiaľ čo položka, cena a platobné podmienky sú známe, množstvo a dátum dodania sú založené na informovaných odhadoch. PPO sú vhodné pre polopravidelné výdavky, ako sú napríklad kancelárske potreby.

Príklad objednávky 2:

Zdroj

Organizácia napríklad pravidelne objednáva kancelárske potreby, ako je papier do tlačiarne a písacie potreby. Nákupné oddelenie pred vytvorením objednávky s predpokladaným množstvom a premenlivým termínom dodania vyhodnotí predchádzajúce vzorce spotreby. Podľa potreby uvoľňujú PPO dodávateľom, aby splnili požiadavky.

Plánované nákupné objednávky obsahujú rozsiahlejšie informácie ako štandardné objednávky, čo vedie k efektívnejšiemu obstarávaniu očakávaných potrieb. Spoločnosti môžu optimalizovať riadenie zásob a udržiavať konzistentné dodávky základného tovaru vďaka podrobnému prehľadu očakávaných nákupov.

Plánovaná objednávka musí obsahovať;

• Jasné a konkrétne informácie o položkách alebo službách
• Prepravné a daňové údaje
• Dodacie pokyny a cenové podmienky
• Cena každej položky.

3. Rámcová objednávka

Pri hromadnej objednávke (Blanket Purchase Order - BPO) kupujúci zadáva viacero objednávok súčasne, aby si s dodávateľom dohodol zvýhodnené ceny. Zaujímavým aspektom predajcov je, že sú otvorenejší poskytovať zľavy pri hromadných objednávkach. Podniky môžu prostredníctvom BPO nakupovať výrobky efektívnejšie, čím sa minimalizuje nadbytočnosť a zefektívňuje sa obstarávanie.

Príklad objednávky 3:

Zdroj

Podnik napríklad potrebuje pravidelne kupovať náplne do tlačiarní a papier. Namiesto zadávania jednotlivých objednávok sa dohodne s jedným dodávateľom na hromadnom nákupe počas určitého obdobia. BPO špecifikuje množstvo, náklady a dohodnuté zľavy pre každú položku, čím zabezpečí, že obstarávanie bude cenovo dostupné.

Pokiaľ ide o obchodné objednávky (BPO), sú ako mimoriadne prehľadné okno do pohybu produktov a služieb. Pomáhajú organizáciám zefektívniť nákup vecí a spríjemniť ich peňaženku.

Vďaka BPO si kupujúci môžu zabezpečiť dostatok zásob a vyhnúť sa nepríjemným chvíľam, keď sa zásoby minú. Stačí, ak uvedú, koľko chcú, a využijú zľavy.

Blanketová objednávka musí obsahovať:

• Zadajte množstvo produktov, ktoré sa majú dodať v priebehu času
• Uvedenie dohodnutých jednotkových cien, akýchkoľvek dodatočných zliav alebo úprav
• Zahrnúť platobné podmienky, normy kvality, zásady vrátenia tovaru alebo sankcie
• Potvrdené informácie o cenách pre každú položku

4. Zmluvná objednávka

Objednávka na nákup na základe zmluvy (CPO) je oficiálnou a právne vynútiteľnou objednávkou. Zahŕňa uzavretie zmluvy medzi kupujúcim a predávajúcim, v ktorej sú opísané podmienky nákupu pred vystavením objednávky. Táto zmluva právne chráni obe strany.

Príklad objednávky 4:

Zdroj

Zmluvná objednávka (CPO) ponúka väčšiu flexibilitu a umožňuje podrobnejšie špecifikácie ako štandardná objednávka (SPO). Stanovuje usmernenia pre vystavovanie nákupných objednávok dodávateľom, riadenie dodatočných nákladov, riešenie chýb a ďalšie dôležité aspekty obchodného partnerstva.

Zmluvné objednávky poskytujú bezpečný a efektívny rámec pre obchodné transakcie, najmä pri spolupráci s predajcami alebo v zložitých prípadoch obstarávania.

Objednávka na nákup musí obsahovať:

• Odkaz na dohodnutú zmluvu
• Rozsah zmluvy a zmeny a doplnenia
• Doložky o ukončení a odchode

5. Digitálna objednávka

Digitálna objednávka je moderná a zjednodušená technika elektronickej správy objednávok, ktorá zvyšuje produktivitu a tímovú prácu v procese obstarávania. Podniky môžu digitalizáciou postupu zadávania nákupných objednávok ušetriť čas, minimalizovať papierovanie a zabezpečiť presnú evidenciu.

Príklad objednávky 5:

Zdroj

Jedným z jednoduchých spôsobov, ako vytvoriť a zdieľať digitálnu objednávku, je použitie aplikácie Microsoft Excel alebo Open Office. Tieto systémy obsahujú už existujúce šablóny, ktoré možno ľahko upraviť tak, aby obsahovali špecifické prvky potrebné pre každú objednávku.

Napríklad firma, ktorá nakupuje kancelárske potreby, môže použiť digitálnu šablónu objednávky v programe Excel, aby uviedla množstvo, opis položky a dohodnutú cenu.

Vďaka výmene digitálnej objednávky s dodávateľom môžu mať obe strany jasný prehľad o informáciách o nákupe, čo vedie k lepšej komunikácii a rýchlejšiemu dodaniu.

Digitálne nákupné objednávky poskytujú aj lepšie možnosti sledovania a vykazovania, čo firmám umožňuje lepšie riadiť svoje rozpočty a vyhodnocovať nákupné modely. Transparentnosť je výhodná pre nákupcov aj dodávateľov, pretože umožňuje vzájomne výhodný a efektívny proces obstarávania.

Ako funguje objednávka?

Pre organizácie, ktoré chcú optimalizovať svoje procesy, je veľmi dôležité pochopiť zložitosť fungovania objednávok.

Pochopenie potreby produktov

Tento proces sa začína, keď kupujúci rozpozná potrebu určitého výrobku alebo služby, ktorú môže poskytnúť predajca. Kupujúci špecifikuje položku, potrebné množstvo a požadovaný dátum dodania.

Napríklad výrobný podnik môže počas sviatkov potrebovať obrovské množstvo surovín, aby uspokojil zvýšený dopyt po svojich výrobkoch. Odberateľ musí presne definovať druhy a množstvá požadovaných materiálov a časový rámec dodávok, aby si zabezpečil dostatok surovín na dosiahnutie svojich výrobných cieľov.

Kupujúci vytvorí objednávku

Na základe definovaných potrieb kupujúci vytvorí objednávku, ktorá obsahuje všetky relevantné skutočnosti, ako je opis výrobku, množstvo, cena, dátum dodania a ďalšie podmienky. Nákupná objednávka sa odosiela ako formálna požiadavka dodávateľovi na špecifikované výrobky alebo služby.

Aby sa predišlo nezrovnalostiam alebo oneskoreniam v procese obstarávania, musí kupujúci zabezpečiť, aby boli údaje v objednávke pre dodávateľa presné a úplné.

Kupujúci môže napríklad špecifikovať konkrétne druhy a množstvá potrebných surovín, dohodnuté jednotkové náklady a dátum dodania.

Predávajúci skontroluje objednávku

Po odoslaní objednávky predajcovi ju tento dôkladne preskúma, aby sa uistil, že zodpovedá jeho zásobám a schopnosti splniť požiadavku kupujúceho.

Predajca musí napríklad zabezpečiť, aby mal požadované položky na sklade a mohol ich dodať do dohodnutého termínu. Prehliadnutie kontroly zásob povedie k problémom s dodávkou výrobkov; ako kupujúci si musíte dostupnosť výrobku vopred overiť.

Predávajúci analyzuje objednávku a schvaľuje ju

Po preskúmaní predávajúci schváli objednávku, ak spĺňa špecifikácie kupujúceho. Schválenie nákupnej objednávky vyjadruje prísľub predávajúceho, že dodá konkrétny výrobok uvedený v objednávke bez oneskorenia.

Plnenie nákupných objednávok

Na základe schválenej objednávky predávajúci dokončí objednávku tým, že poskytne zákazníkovi určené výrobky alebo služby. Táto fáza zahŕňa dodanie výrobkov alebo poskytnutie dohodnutých služieb.

Faktúra je uhradená

V tejto poslednej fáze je kupujúci povinný uhradiť faktúru podľa platobných podmienok predávajúceho. Platba sa schvaľuje za prijaté výrobky alebo služby, ako je uvedené na faktúre.

Kupujúci napríklad zaplatí faktúru za dodané suroviny v rámci dohodnutých platobných podmienok.

Takto funguje typický proces objednávky. Začína vytvorením objednávky a končí schválením faktúry kupujúcim a dodávateľom.

Každá organizácia má vlastné nastavenie objednávok; niektoré zahŕňajú kontroly kvality pred procesom fakturácie, ale hlavný aspekt zostáva rovnaký.

Ako môže platforma SaaS zefektívniť správu objednávok?

Pracovný postup obstarávania

Vytváranie objednávok môžete zjednodušiť pomocou pracovných postupov obstarávania z platforiem na správu SaaS, ako je CloudEagle. Pracovný postup sa spustí, keď používateľ vznesie požiadavku na nákup, a príslušné zainteresované strany budú upozornené prostredníctvom e-mailu a služby Slack, aby sa urýchlil proces schvaľovania.

Po schválení žiadosti o nákup môžete vytvoriť objednávku a uviesť cenové podmienky.

Asistovaný nákup

Vyjednanie správnych cenových podmienok s dodávateľmi môže byť zdrvujúce, ak sa do toho pustíte sami. V takom prípade môžete túto ťažkú prácu prenechať odborníkom na nákup SaaS. Tí vo vašom mene šikovne zvládnu vyjednávanie o cenových podmienkach, SLA a ďalších dôležitých klauzulách, čím zabezpečia, že získate správne produkty za správnu cenu.

Riadenie zmlúv

Po dodaní produktu dokončite proces fakturácie a použite modul správy zmlúv platformy SaaS na uloženie všetkých dôležitých dokumentov na jednom mieste. Takže keď budete chcieť nabudúce skontrolovať nákup alebo zmluvu, môžete sa k príslušným dokumentom ľahko dostať niekoľkými kliknutiami.

Záver

Toto sú bežné typy objednávok, ktoré kupujúci a predajcovia používajú na nákup akéhokoľvek typu výrobku alebo služby.

Každá objednávka slúži na konkrétny účel a má svoje výhody a nevýhody. V konečnom dôsledku je zodpovednosťou nákupcu SaaS, aby sa rozhodol, aký typ nákupnej objednávky chce poslať.

Pred odoslaním objednávok zapojte zainteresované strany z finančných tímov a tímov pre obstarávanie, aby ste sa uistili, že sú všetci v súlade a že prijímate informované rozhodnutia.

Inšpirujte sa príkladmi, ktoré sme pridali, použite softvér SaaS na obstarávanie a začnite vytvárať objednávky na bezproblémové nákupné operácie.

Veľa šťastia.

Často kladené otázky

1. Aký je rozdiel medzi objednávkou a faktúrou?

Nákupné objednávky vystavujú kupujúci predajcom s cieľom monitorovať a sledovať nákupný proces, zatiaľ čo faktúry vystavujú predajcovia zákazníkom po splnení objednávky.

2. Je objednávka považovaná za zmluvu?

V objednávke sa uvádza dodanie, fakturácia, konkrétne zakúpené výrobky alebo služby, právne podmienky a platba. Keď predajca akceptuje nákupnú objednávku, stáva sa právne záväznou zmluvou medzi zákazníkom a dodávateľom.

3. Aké sú výhody objednávok?

Výhody používania objednávok

• Sledovanie došlých objednávok.
• Vyhnite sa duplicite
• Minimalizujte chyby v objednávkach.
• Právne dokumenty
• Zvýšenie efektívnosti
• Pomoc pri škálovaní