7 Najlepšia platforma SaaS na riadenie výdavkov v roku 2023

Úvod

Vedeli ste, že výdavky na softvér sú popri výdavkoch na zamestnancov a prenájom kancelárií tretím najväčším výdavkom v organizácii?

Áno, aplikácie SaaS sa na rozdiel od starších aplikácií dajú ľahšie kúpiť. Každý, kto má prístup k firemnej kreditnej karte, si môže zakúpiť aplikáciu SaaS bez súhlasu IT alebo finančného tímu.

Tieto nekontrolované výdavky, odborne nazývané "tieňové IT", zvyšujú počet bezplatných a neschválených aplikácií v rámci vášho portfólia SaaS. Tieto aplikácie, ktoré sú skryté pred IT a finančnými tímami, môžu viesť k zmeškaným obnovám a v najhoršom prípade aj k únikom údajov.

Tu prichádzajú na rad platformy na správu výdavkov SaaS. Tento blogový príspevok sa bude zaoberať siedmimi najlepšími platformami, ktoré sú dnes k dispozícii, a rozoberie výhody používania takéhoto softvéru.

Čo je platforma SaaS na riadenie výdavkov?

Platforma na správu výdavkov SaaS je softvérové riešenie určené na optimalizáciu a zefektívnenie procesov obstarávania, výdavkov a správy nákladov aplikácií SaaS.

Môže sa integrovať s vašimi finančnými systémami, systémami SSO a HRIS a poskytnúť podnikom komplexný prehľad o ich výdavkoch na SaaS, tieňové IT a pomôcť účinne kontrolovať náklady.

Tímy IT a HR môžu využiť prehľad, ktorý ponúka platforma na správu výdavkov SaaS, na identifikáciu tieňového IT a odstránenie duplicitných aplikácií. Tieto nástroje majú aj pripomenutia a pracovné postupy v reálnom čase, ktoré zabraňujú automatickému obnovovaniu a pomáhajú tímu obnoviť zmluvu SaaS načas.

Zvýšené výdavky na SaaS v dôsledku zmeškaných obnovení, tieňového IT atď. ovplyvnia vaše rozhodnutia o rozpočte a príjmy, ak sa to nebude kontrolovať. Pozrime sa teda na najlepšie nástroje na správu výdavkov na SaaS, ktoré vám pomôžu optimalizovať výdavky na SaaS.

7 najlepších platforiem na správu výdavkov SaaS

CloudEagle

CloudEagle je na prvom mieste, pretože je jednou z najkomplexnejších platforiem na správu výdavkov v tomto zozname. Vďaka rozsiahlej správe aplikácií, optimalizácii nákladov, obstarávaniu, funkciám správy dodávateľov a používateľsky prívetivému rozhraniu sa stala platformou pre malé a stredné podniky a podniky.

CloudEagle sa môže integrovať s vašimi internými systémami SSO, financiami a HRIS. Vďaka tomu môžete získať 100 % prehľad o svojom zásobníku SaaS, sledovať poznatky o používaní aplikácií, identifikovať nedostatočne používané a duplicitné aplikácie a mať pod kontrolou tieňové IT.

Platforma ponúka aj automatizované pracovné postupy na zefektívnenie procesu obstarávania a obnovy, čím vášmu tímu ušetrí drahocenný čas a úsilie. S aplikáciou CloudEagle sa správa zmlúv a faktúr stáva hračkou, pretože ich môžete ukladať na jednom mieste a ľahko ich sledovať.

Odborníci na nákup SaaS spoločnosti CloudEagle vám pomôžu nájsť správny softvér a vyjednať vo vašom mene nákup správneho softvéru za správnu cenu. Okrem toho spoločnosť CloudEagle vyniká v oblasti monitorovania obnovy. Bude posielať upomienky prostredníctvom služby Slack a e-mailu 90 dní pred termínom obnovenia a eskalovať ich rôznym zainteresovaným stranám, kým sa zmluva neobnoví.

Funkcie

• Prehľad o aplikáciách a presné informácie o používaní
• Automatizované prideľovanie a odoberanie používateľov
• Pracovné postupy pre obstarávanie a obnovovanie
• Oznámenia zo služby Slack pre obstarávanie a obnovenie
• Služby asistovaného nákupu
• Odporúčania predajcov nabáze umelej inteligencie
• Správa licencií a zmlúv
• Vlastné správy.

Cenotvorba

Cena štartovacieho plánu je 1000 USD mesačne.

Finly

Finly je pokročilé cloudové riešenie na správu financií vytvorené na sledovanie a správu výdavkov a nákladov, ktoré vznikajú používateľom a operáciám v rámci organizácie. Skvelým aspektom Finly je, že dokáže sledovať a spracovávať všetky výdavky, či už na papierových účtenkách alebo v digitálnych záznamoch.

Finly je vybavený technológiou optického rozpoznávania znakov (OCR), vďaka ktorej nástroj získava z účteniek relevantné informácie vrátane dátumu, údajov o predajcovi a vydanej sumy. Tieto informácie sa potom spracujú na automatické generovanie komplexných správ o výdavkoch.

Tieto správy sa potom posielajú manažérom na preskúmanie a schválenie. Po schválení sa posunú na preplatenie finančnému tímu, čím sa zabezpečí včasné a presné spracovanie výdavkov zamestnancov.

Ak má váš zásobník SaaS duplicitné aplikácie kvôli tieňovému IT, Finly vám pomôže zistiť, kto si aplikáciu zakúpil, a to analýzou účteniek alebo faktúr. Pomocou nástrojov na správu financií, ako je Finly, môžu organizácie zvýšiť zodpovednosť za tieňové nákupy a zaviesť opatrenia na zabránenie ich opakovaniu.

Funkcie

• Automatizované pracovné postupy
• Sledovanie aktivít a výdavkov
• Riadenie úhrad
• Automatizácia zmluvných platieb
• Správa platieb nákupných objednávok
• Systém kontroly rozpočtu
• Správa firemných platieb kreditnou kartou

Cenotvorba

K dispozícii sú tri cenové úrovne: Malé firmy, Rýchly rast a Podnik. V akom type podnikania podnikáte? Ste rýchlo rastúci startup? Pre podrobnosti o cenách môžete kontaktovať tím spoločnosti Finly.

Rampa

Na rozdiel od ostatných platforiem v tomto zozname ponúka Ramp jedinečné riešenie, ktoré by zabránilo zamestnancom nakupovať aplikácie SaaS bez súhlasu IT oddelenia: Firemná karta Ramp.

Ako môže firemná karta zabrániť zamestnancom nakupovať v tieňoch?

Tieto karty možno konfigurovať rôznymi spôsobmi. Napríklad môžete ku karte priradiť konkrétny rozpočet, ktorý by tímom zabránil v nadmernom míňaní, a môžete tiež obmedziť výdavky na týchto kartách, aby sa výdavky optimalizovali.

S vizitkami Ramp je rozpočtovanie SaaS bezproblémové, pretože každému oddeleniu možno prideliť špeciálnu firemnú kartu s vopred definovaným rozpočtom prispôsobeným jeho potrebám. Tento prístup zvyšuje zodpovednosť a zabraňuje tieňovým nákupom.

Okrem vizitiek je Ramp tiež robustnou platformou na správu výdavkov a dodávateľov. Zjednodušuje platobné procesy tým, že presne zhromažďuje a overuje účtenky, čím zabezpečuje používateľom bezproblémovú prácu.

Funkcie

• Správa dodávateľov a výdavkov
• Nastavenie limitov výdavkov na vizitky
• Čierna listina predajcov na zabránenie nechceným nákupom
• Zabránenie predajcom účtovať vyššie poplatky pri automatickom obnovení
• Mapovanie transakcií na správneho predajcu
• Preddefinované pracovné postupy schvaľovania pre obstarávanie
• Centralizujte všetky výdavky na zamestnancov a SaaS pre jednoduchú správu.

Cenotvorba

K dispozícii je bezplatná skúšobná verzia. Ak sa chcete dozvedieť viac o cenách, musíte kontaktovať tím.

Spendesk

Spendesk je intuitívne riešenie na správu výdavkov, ktoré pomáha podnikom efektívne spravovať výdavky na používateľov a aplikácie. Ponúka rôzne dynamické funkcie, ako je automatizácia výdavkov, virtuálne karty, párovanie faktúr s OCR atď., ktoré zefektívňujú správu výdavkov.

Umožňuje podnikom automatizovať opakujúce sa výdavky, znížiť manuálnu prácu, ušetriť čas a zvýšiť produktivitu tímu. Táto funkcia automatizácie zefektívňuje proces správy výdavkov a zabezpečuje konzistentnosť.

Softvér na optické rozpoznávanie znakov (OCR) umožňuje spoločnosti Spendesk automaticky priradiť faktúry k žiadostiam o úhradu výdavkov. To pomáha presne priradiť výdavky k príslušným faktúram a zjednodušuje proces odsúhlasovania.

Podobne ako Ramp, aj Spendesk poskytuje jednorazové virtuálne kreditné karty, ktoré možno používať na bezpečné online nákupy v rámci organizácie. Tieto karty možno nakonfigurovať s limitmi výdavkov a vopred definovanými rozpočtami, aby sa zabránilo nadmerným výdavkom používateľov na produkty a služby.

Funkcie

• Virtuálne karty a debetné karty zákazníkov
• Kontrola rozpočtu na kartách
• Sledovanie finančných a účtovných transakcií v reálnom čase
• Vytvorenie vopred definovaných pravidiel výdavkov
• Jednoduchá správa predplatných aplikácií
• Náhrady výdavkov.

Cenotvorba

Na základe vašich požiadaviek môžete od tímu získať vlastnú ponuku.

Payhawk

Ďalším v našom zozname najlepších softvérov na správu výdavkov SaaS je Payhawk, ktorý spája firemné karty, správu viacerých subjektov, správu výdavkov a záväzkov do jednej platformy.

Toto jednotné riešenie zlepšuje prehľad o peňažných tokoch, optimalizuje výdavky a zjednodušuje plánovanie v rámci celej skupiny, čo podnikom umožňuje účinný a zjednodušený prístup k riadeniu finančných procesov.

Firemné karty majú funkcie správy výdavkov, ako sú limity výdavkov, zásady a pravidlá na konfiguráciu rozpočtov a kontrolu výdavkov jednotlivcov a tímov. Využitie môžete sledovať v reálnom čase a zmraziť kartu a ďalšie transakcie, ak sa používatelia podieľajú na tieňových nákupoch.

Najlepším aspektom kariet Payhawk je, že nemusíte spravovať jednotlivé karty. Funkcia automatizácie účtu vám umožní sledovať a spravovať karty hromadne. Môžete nastaviť pravidlá rozpočtu a výdavkov a jedným kliknutím ich uplatniť na celé oddelenie.

Funkcie

• Proaktívne kontroly rozpočtu a výdavkov
• Hromadná správa kariet
• Vytváranie kariet so zdieľanými, vopred definovanými rozpočtami
• Správa výdavkov
• K dispozícii sú pracovné postupy schvaľovania
• Mobilná aplikácia Payhawk je k dispozícii

Cenotvorba

• Prémiové karty - 199 €/mesiac
• Výdavky typu "všetko v jednom" - 299 €/mesiac
• Podnik - Vlastná cenová ponuka na základe požiadaviek

Expensify

Expensify je cloudový systém na správu firemných výdavkov, ktorý sa stará o správu výdavkov a transakcií prostredníctvom spracovania údajov v reálnom čase.

Ponúka celý rad funkcií na zefektívnenie sledovania výdavkov, analýzu vzorcov výdavkov používateľov, správu vzťahov s dodávateľmi, vytvorenie spoľahlivého rozpočtového plánu, správu potvrdení a riadenie procesov úhrad.

Expensify ponúka aj firemné kreditné karty, ktoré pomáhajú finančným tímom kontrolovať a efektívne riadiť svoje výdavky. Pre každú kartu môžete nastaviť inteligentné limity na kontrolu výdavkov. Po dosiahnutí limitu sa karta vypne až do schválenia predchádzajúcich výdavkov.

Môžete vytvárať inteligentné a komplexné správy o výdavkoch zostavovaním individuálnych a skupinových výdavkov s prispôsobiteľným formátovaním. Tieto správy môžete zdieľať s kolegami, manažérmi alebo účtovnými oddeleniami na účely spolupráce a uľahčenia inteligentných rozhodnutí.

Funkcie

• Systém detekcie podvodných agentov na zabezpečenie zhody
• Správa výdavkov a faktúr
• Centralizované cestovné opatrenia a osobné platby
• Pokročilé automatizované pracovné postupy a integrácie
• Prioritná podpora
• Aplikácia na skenovanie účteniek.

Cenotvorba

• K dispozícii je bezplatná verzia s obmedzenými funkciami
• Cena za plán Collect je 5 USD/užívateľa/mesiac s kartou Expensify
• Cena plánu ovládania je 9 USD/užívateľa/mesiac s kartou Expensify.

Spendflo

Spendflo je komplexná platforma na správu SaaS a riadenie výdavkov s mnohými funkciami na riadenie celého životného cyklu SaaS, od správy aplikácií až po obstarávanie a riadenie výdavkov.

Urýchlite proces nákupu SaaS automatizáciou schvaľovacích pracovných postupov. Strávite menej manuálnych hodín a nechajte svoj tím sústrediť sa na strategickejšie úlohy pri riadení výdavkov na SaaS.

Spendflo sa môže bezproblémovo integrovať s vašimi internými systémami SSO a finančnými systémami na sledovanie údajov o výdavkoch. Môžete tak získať 360-stupňový prehľad o tom, koľko váš tím míňa na jednotlivé aplikácie. Porovnajte plánované výdavky so skutočnými výdavkami a vypočítajte, kde ste minuli málo a kde veľa. To vám pomôže efektívne plánovať rozpočet.

Analyzujte údaje o používaní jednotlivých aplikácií, identifikujte nedostatočne využívané licencie a upravte ich veľkosť, aby ste zvýšili úspory SaaS, čo výrazne ovplyvní vaše hospodárske výsledky.

Funkcie

• Správa žiadostí a zmlúv z jedného miesta
• Analýza výdavkov a presné sledovanie používania
• Automatizované pracovné postupy schvaľovania a asistovaný nákup
• Hodnotenie rizík predajcu
• Vykonajte prieskum nálad
• Spravujte portfólio, výdavky a zabezpečenie z jednej platformy.

Cenotvorba

Cena štartovacieho plánu je 2 500 dolárov mesačne (účtuje sa ročne) a cena sa zvyšuje na základe vašich ročných výdavkov.

Výhody používania softvéru na riadenie výdavkov

Implementácia platformy SaaS na riadenie výdavkov môže vašej firme priniesť mnoho výhod. Tu je niekoľko kľúčových výhod:

Optimalizácia nákladov

Platforma na správu výdavkov vám pomôže získať prehľad o výdavkoch na služby SaaS prostredníctvom integrácie SSO a financií, čo vám umožní identifikovať nepotrebné licencie a odstrániť nadbytočné služby, čím sa dosiahnu významné úspory nákladov.

Viditeľnosť a centralizované sledovanie

Vďaka platforme na správu výdavkov môžete získať prehľad o celom balíku SaaS a skonsolidovať všetky aplikácie SaaS na jednom mieste, čo umožňuje jednoduché sledovanie, monitorovanie a správu. Úplný prehľad zabraňuje tieňovému IT, duplicitám a nadbytočným aplikáciám a zabezpečuje súlad so zásadami spoločnosti.

Zjednodušené pracovné postupy

Softvér na správu výdavkov môže automatizovať opakujúce sa úlohy, ako je spracovanie faktúr, sledovanie výdavkov a pracovné postupy schvaľovania, čím sa zníži manuálna práca a zvýši produktivita.

Sledovanie používania

Vďaka integračným možnostiam softvéru na správu výdavkov môžete sledovať používanie aplikácií v reálnom čase. Identifikujte nepoužívané a nedostatočne využívané aplikácie a vykonajte potrebné optimalizácie na kontrolu výdavkov.

Riadenie zmlúv a ich obnovenie

Tieto platformy poskytujú komplexné funkcie správy majetku, ktoré vám umožňujú sledovať zmluvné podmienky, automatizovať obnovovanie zmlúv a vyjednávať lepšie ponuky s dodávateľmi s pomocou asistovaných nákupcov.

Záver

Tu je sedem najlepších platforiem na správu výdavkov SaaS, ktoré treba hľadať v roku 2023. Výdavky na softvér sa stali pre finančné tímy nekontrolovateľnou záťažou z dôvodu absencie sofistikovaného systému na správu celého portfólia SaaS.

Na lepšiu správu SaaS a procesov riadenia výdavkov môžete použiť platformy ako CloudEagle a Spendflo. Získajte úplný prehľad o tom, čo vaše tímy využívajú a kde míňajú, a prijímajte potrebné optimalizačné rozhodnutia na zvýšenie úspor SaaS.

Platformy ako Ramp a Expensify poskytujú firemné virtuálne kreditné karty, ktoré možno použiť na kontrolu výdavkov vášho tímu a udržanie výdavkov v rámci rozpočtu.

Aká je teda vaša voľba?