Ako optimalizovať portfólio aplikácií SaaS?

Úvod

Organizácie sa vo veľkej miere spoliehajú na aplikácie SaaS s cieľom zefektívniť prevádzku, zvýšiť produktivitu a zlepšiť skúsenosti zákazníkov na dnešnom konkurenčnom trhu. Správa týchto aplikácií sa však často prehliada.

Rozširovanie aplikácií SaaS je v súčasnosti vo firmách zjavné. Podľa štúdie spoločnosti Productiv sa očakáva, že v roku 2023 dosiahne priemerný počet aplikácií SaaS používaných v spoločnosti 371.

Zdroj

Otázka však znie: Ako dobre sa dajú tieto aplikácie spravovať?

Na počte aplikácií SaaS, ktoré organizácia používa, nezáleží; dôležité je, ako tieto aplikácie ovplyvňujú bezpečnosť, príjmy a rast organizácie, ak nie sú riadne spravované.

Ako teda efektívne spravovať a optimalizovať svoje portfólio aplikácií SaaS na dosiahnutie väčšieho obchodného úspechu? Tento blog vás prevedie krokmi na dosiahnutie tejto optimalizácie a začne nepriaznivými vplyvmi nespravovaných aplikácií SaaS na vaše podnikanie.

Nespravované aplikácie SaaS: Čo to robí s vaším podnikaním?

Nespravované aplikácie SaaS môžu spôsobiť bezpečnostné a finančné problémy, ktoré poškodia hospodársky výsledok a rast vašej firmy. Nespravované aplikácie SaaS vznikajú vtedy, keď podniky nemajú konzistentný prístup alebo platformu na správu svojich aplikácií SaaS.

Dochádza k nemu vtedy, keď aplikácie nakupuje a využíva interný tím alebo jeden používateľ bez dohľadu IT alebo finančných tímov.

Tieto nespravované aplikácie sa často sledujú pomocou tabuliek náchylných na chyby. Tento manuálny prístup k správe SaaS nie je ani efektívny, ani produktívny. Vedie ku komplikáciám, ako sú zvýšené výdavky, nedodržiavanie predpisov a rozrastanie SaaS.

Manuálna správa aplikácií SaaS bola postačujúca, keď išlo o menej ako 50 aplikácií, ale pre organizácie s viac ako 200 aplikáciami je nevhodná.

Pri manuálnej správe prichádzate o:

• Komplexný pohľad na celé portfólio SaaS
• Oznámenia o neschválených nákupoch aplikácií
• Poznatky o výdavkoch oddelení na SaaS
• Analýza vzorov používania
• Efektívne poskytovanie a zrušenie poskytovania používateľov

Pochopenie rizík nespravovaného SaaS

1. Zvýšené výdavky v dôsledku tieňového IT

Neautorizované aplikácie SaaS zakúpené pomocou firemných kreditných kariet nemožno účinne sledovať. To vedie k nadmerným výdavkom a nedostatočnému využívaniu licencií, čo má vplyv na hospodársky výsledok spoločnosti. \

2. Nárast duplicitných a nedostatočne využívaných aplikácií

Zlá správa SaaS a nedostatok centralizovaného prehľadu zvyšujú počet duplicitných, bezplatných a nadbytočných aplikácií, čo vedie k nízkej návratnosti investícií a problémom so zabezpečením. \

3. Riziká súvisiace so zabezpečením údajov a dodržiavaním predpisov

Nespravované aplikácie vedú k narušeniu bezpečnosti a strate citlivých informácií. Ak aplikácia nie je v súlade s predpismi, ovplyvní to aj vašu obchodnú činnosť. \

4. Automatické obnovenie

Keďže nespravované služby SaaS nebudú sledované finančnými alebo IT tímami, zmluvy sa môžu automaticky predlžovať, čo môže viesť k zvýšeným výdavkom. \

5. Problémy s efektívnosťou a produktivitou

Nespravované aplikácie vytvárajú komunikačné silá, vedú k slabej spolupráci a znižujú produktivitu tímu, čo v konečnom dôsledku ovplyvňuje obchodné operácie.

Teraz, keď už poznáte dôsledky a riziká nespravovaného SaaS, poďme si povedať o jednoduchých spôsoboch, ako efektívne spravovať a využívať aplikácie SaaS.

Zdroj

5 spôsobov optimalizácie portfólia aplikácií SaaS

Rýchle prijatie SaaS spôsobilo ďalšie ťažkosti a obmedzenia v oblasti riadenia. Na vyriešenie týchto problémov uvádzame päť spôsobov, ktoré firmám pomôžu optimalizovať portfólio aplikácií SaaS a vyťažiť z aplikácií SaaS maximum:

Získajte úplný prehľad o aplikácii

"Štúdia MADX uvádza, že nedostatočný prehľad o aplikáciách v organizáciách SaaS vedie k nedostatočnému využívaniu alebo nevyužívaniu licencií na aplikácie SaaS. Takmer 1/3 licencií SaaS môže byť premrhaná; to môže znamenať stovky, tisíce alebo dokonca milióny dolárov, v závislosti od veľkosti vašej spoločnosti."

Organizácie musia získať komplexný prehľad o svojom zásobníku aplikácií, aby mohli efektívne spravovať aplikácie SaaS. Tento prehľad pomáha IT a finančným tímom určiť, ktoré aplikácie sa používajú, kto ich používa a na čo sa používajú.

Podniky s takouto viditeľnosťou sa môžu vyhnúť negatívnym dôsledkom redundancie aplikácií, neschváleného používania softvéru a zlého prideľovania zdrojov.

Osoby s rozhodovacími právomocami budú môcť optimalizovať svoj zásobník aplikácií a eliminovať nadbytočné aplikácie prostredníctvom konsolidácie a racionalizácie aplikácií. Výsledkom bude optimalizácia zásobníka SaaS, čím sa zvýši produktivita a prevádzková efektívnosť podniku.

Predchádzanie tieňovým IT

Podľa správy spoločnosti Gartner v roku 2022 41 % zamestnancov získalo, upravilo alebo vytvorilo technológiu mimo dohľadu IT a spoločnosť Gartner očakáva, že do roku 2027 sa toto číslo vyšplhá na 75 %.

Činnosť nákupu a používania aplikácií SaaS bez vedomia oddelenia IT sa nazýva tieňové IT. Aplikácie získané prostredníctvom tieňového IT môžu ohroziť bezpečnosť údajov, brániť snahám o dodržiavanie predpisov a viesť k roztriešteným pracovným postupom.

Získanie 100 % viditeľnosti je najjednoduchším riešením boja proti tieňovým IT. Podniky môžu zabrániť vstupu neschválených alebo neschválených aplikácií do svojho portfólia SaaS ich aktívnym monitorovaním a centralizáciou procesu obstarávania.

Nástroje ako CloudEagle dokážu posielať okamžité upozornenia, keď zistia vstup neautorizovaných aplikácií do vášho systému, čím ponúkajú proaktívny prístup k správe SaaS.

Analýza používania aplikácií

Spoločnosť Flexera uviedla, že približne 33 % výdavkov na softvér SaaS je tímom nedostatočne využívaných, čo vedie k nízkej návratnosti investícií.

Analýza spôsobu používania aplikácií SaaS v rámci organizácie poskytuje významné optimalizačné poznatky. Meraním aktivity a zapojenia používateľov môžu rozhodovacie orgány určiť, ktoré aplikácie poskytujú najväčšiu hodnotu a ktoré sú nedostatočne využívané.

Táto metóda založená na údajoch umožňuje IT a finančným tímom prijímať informované rozhodnutia o prideľovaní licencií, čo im umožňuje efektívnejšie prerozdeľovať zdroje.

Analýza používania aplikácií vám pomôže zistiť, či im aplikácia skutočne pomáha splniť požadovanú úlohu. Ak nie, zbavte sa jej a nájdite novú aplikáciu, ktorá bude pre váš tím užitočná.

Okrem toho poskytuje príležitosti na školenie zamestnancov alebo vylepšené procesy s cieľom maximalizovať potenciál už existujúcich aplikácií.

Odstránenie nepoužívaných licencií alebo aplikácií

Nedostatočné využívanie licencií je pre spoločnosti veľkým problémom, ktorý vedie k zbytočným výdavkom. Podniky môžu rokovať s dodávateľmi pomocou údajov o viditeľnosti aplikácií a prieskume ich používania.

So znalosťou skutočných modelov používania môžu podniky rokovať o licenčných podmienkach, ktoré zabezpečia, aby počet licencií zodpovedal skutočnému dopytu. Nakupujte licencie len na základe dopytu; nadbytočné nákupy vedú k zbytočným investíciám a nízkej návratnosti investícií.

Ďalším šikovným spôsobom optimalizácie zásobníka je konsolidácia dvoch alebo viacerých aplikácií do jednej. Ak napríklad váš marketingový tím používa OptinMonster na vyskakovacie okná a obchodný tím sa spolieha na Mailchimp na e-maily, môžete tieto funkcie zlúčiť do HubSpot, ktorý zvládne obe úlohy.

Namiesto dvoch rôznych aplikácií pre rôzne prípady použitia môžete používať len jednu, čo uľahčuje sledovanie a znižovanie výdavkov na softvér.

Tento postup znižuje plytvanie a podporuje nákladovo efektívnejší a strategickejší prístup k nákupu softvéru.

Používanie platformy na správu SaaS

Na vykonávanie všetkých uvedených stratégií budete potrebovať spoľahlivý softvér na správu SaaS s príslušnými funkciami. Tieto platformy poskytujú 100 % prehľad a centralizovanú kontrolu nad správou aplikácií, čím uľahčujú procesy, ako je správa zmlúv, distribúcia licencií a sledovanie ich obnovenia.

Platformy pre správu SaaS sa môžu integrovať s vašimi internými systémami SSO, HRIS a finančnými systémami. Tieto integrácie umožňujú platforme vidieť váš kompletný zásobník SaaS a organizovať ho spolu s vašimi výdavkami na jednom mieste.

Prečo sa pri sledovaní aplikácií spoliehať na tabuľky, keď máte k dispozícii pokročilé nástroje, ktoré dokážu odhaliť tieňové IT, keď sa to deje? Tieto nástroje môžu pomôcť aj pri optimalizácii aplikácií SaaS bez toho, aby si vyžadovali veľa manuálnej práce.

Poskytne nielen prehľad, ale aj možnosti optimalizácie nákladov tým, že odhalí duplicitné a nadbytočné aplikácie. Môžete analyzovať ich používanie, odstrániť ich a optimalizovať svoje portfólio.

Záver

Optimalizácia portfólia aplikácií SaaS je nevyhnutná pre organizácie, ktoré používajú širokú škálu aplikácií SaaS, pretože môže prudko zvýšiť vaše výdavky na softvér.

Efektívnaspráva portfólia aplikácií SaaS je rozhodujúca pre zvýšenie rastu, zníženie rizík a zabezpečenie prevádzkovej dokonalosti. Zanedbanie primeranej správy môže viesť k plytvaniu zdrojmi, problémom so zabezpečením, eskalácii výdavkov a roztriešteným pracovným postupom.

V tomto článku sme sa venovali piatim jednoduchým spôsobom optimalizácie portfólia aplikácií: od prehľadu aplikácií po prevenciu tieňového IT, monitorovanie spotreby, optimalizáciu licencií a výber platformy na správu SaaS. Ide o osvedčené prístupy, ktoré organizácie používajú na optimalizáciu svojho portfólia.

Dobre optimalizované portfólio aplikácií SaaS slúži ako hnacia sila firemného rastu, inovácií a dlhodobého úspechu.