Ako optimalizovať výdavky na SaaS v roku 2023

Úvod

Nedávna štúdia spoločnosti BetterCloud odhalila, že používanie aplikácií SaaS sa zvýšilo o 18 %, pričom v roku 2022 sa používalo v priemere 130 aplikácií v porovnaní so 110 aplikáciami.

Výdavky na softvér sa stali tretími najvyššími výdavkami v organizácii, hneď po výdavkoch na zamestnancov a prenájom kancelárií. To ukazuje, že spoločnosti prijímajú aplikácie SaaS kvôli jednoduchosti používania a prispôsobivosti.

Správa spoločnosti Flexera však uvádza, že približne 29 % výdavkov na softvér SaaS tím nevyužíva dostatočne, čo vedie k nízkej návratnosti investícií.

Vzhľadom na hospodársky pokles v roku 2023 je teraz čas zamerať sa na optimalizáciu výdavkov na SaaS skôr, ako bude neskoro.

V tomto článku sa budeme zaoberať tým, ako organizácie nadmerne míňajú na SaaS a ako optimalizovať výdavky na softvér a zvýšiť návratnosť investícií.

Čo je optimalizácia výdavkov na SaaS?

Optimalizácia výdavkov na SaaS sa vzťahuje na spoločné kroky IT a finančných tímov organizácie na zníženie nákladov na softvér SaaS. Ide o nepretržitý proces zameraný na analýzu používania aplikácií, využívanie licencií, tieňové IT, sledovanie obnovovania atď. s konečným cieľom získať maximálnu hodnotu z každej aplikácie.

Skôr než sa však začnete zaoberať spôsobmi, ako znížiť výdavky na softvér, musíte zistiť, kde míňate príliš veľa.

Päť spôsobov, ako nadmerne utrácate za SaaS

Tieňové IT alebo nákupy

Ide o nákup aplikácie SaaS zamestnancami pomocou firemnej kreditnej karty bez súhlasu IT alebo finančného tímu. Štúdia spoločnosti Gartner uvádza, že 30 % až 40 % výdavkov na softvér v organizácii je výsledkom tieňového IT v dôsledku zmeškaných obnovení a skrytých nákladov.

(Zdroj)

Nákup nad rámec potreby

Všetky organizácie majú tendenciu predvídať svoj rast a nakupovať nadbytočné licencie nad rámec svojich požiadaviek. V konečnom dôsledku sa väčšina licencií nevyužije, čo vedie k nízkej návratnosti investícií a zbytočným výdavkom.

Nedostatočný prehľad o aplikáciách a výdavkoch

Hlavným dôvodom, prečo spoločnosti nakoniec vynakladajú nadmerné výdavky na SaaS, je to, že nemajú úplný prehľad o používaných aplikáciách a výdavkoch na jednotlivé aplikácie. Píše sa rok 2023 a niektoré tímy stále používajú na správu aplikácií SaaS tabuľky.

Zmeškané obnovenia

Nedostatočný prehľad o výdavkoch a sledovanie na základe tabuliek vedie k zmeškaným obnoveniam a dodávatelia SaaS využijú túto príležitosť a účtujú vám viac. Tieňové aplikácie IT často vedú k automatickému obnovovaniu, čo vedie k zvýšeniu výdavkov.

Finančný tím nebude schopný identifikovať tieto zvýšené výdavky, pretože nebude vedieť, že aplikácia existuje v ich zásobníku SaaS.

Chýbajúce porovnávanie cien

Ak neviete, koľko za podobné aplikácie platia vaši kolegovia, môžete predplatné preplatiť. Ak nepoznáte najnovšie referenčné ceny, dodávatelia SaaS to využijú a budú vám za aplikácie účtovať viac, čo povedie k nadmerným výdavkom.

Optimalizácia výdavkov na SaaS v roku 2023

Teraz už viete, ako organizácie nadmerne míňajú na SaaS, ale vedeli ste, že na optimalizáciu výdavkov na SaaS stačí jedno riešenie?

Áno, na zníženie nákladov na aplikácie SaaS a optimalizáciu portfólia SaaS potrebujete len platformu na správu výdavkov SaaS.

Postup je nasledovný:

Získajte úplný prehľad o SaaS

Platformy SaaS na správu výdavkov majú rozsiahlu integračnú knižnicu na prepojenie so systémami SSO, financií a HRIS organizácie. Tieto integrácie umožnia platforme poskytovať 100 % prehľad o aplikáciách SaaS, dodávateľoch a príslušných výdavkoch podľa jednotlivých používateľov, oddelení a nákladových stredísk.

Keď IT tímy získajú centralizovaný prehľad o portfóliu SaaS, správa aplikácií a identifikácia tieňových IT aplikácií a duplicitných aplikácií sa zjednoduší. Všetky neautorizované aplikácie v zásobníku možno odstrániť, čo vedie k vyšším úsporám.

Finančné tímy budú môcť tiež zistiť, koľko jednotlivé oddelenia vynakladajú na aplikácie SaaS. Môžu použiť údaje o výdavkoch, porovnať ich s údajmi o používaní a prijať správne rozhodnutia o optimalizácii nákladov.

Profesionálny tip: Použite platformu na správu SaaS, ktorá pokrýva celý životný cyklus SaaS, od obstarávania a rokovaní až po poskytovanie, správu a obnovovanie.

Analyzujte údaje o používaní aplikácie

Platformy na správu SaaS sa môžu priamo integrovať s aplikáciami SaaS prostredníctvom rozhraní API a poskytnú presné informácie o používaní. Finančné tímy môžu analyzovať tieto údaje o používaní s cieľom identifikovať nedostatočne využívané aplikácie a vypočítať návratnosť investícií na základe výdavkov.

Prehľad o používaní zobrazí požiadavky tímu, spôsob používania aplikácie a počet využívaných licencií. Nevyužité licencie môžete využiť a prerozdeliť ich používateľom, ktorí ich potrebujú, alebo môžete počas rokovaní o predĺžení platnosti správne nastaviť počet licencií a optimalizovať výdavky na SaaS.

Analýza údajov o používaní a správne nastavenie veľkosti licencií vám pomôže získať maximálnu hodnotu z aplikácie a zvýšiť návratnosť investícií.

Konsolidácia aplikácií alebo dodávateľov

Konsolidácia aplikácií alebo dodávateľov sa stala taktikou finančných riaditeľov a vedúcich oddelení obstarávania v podnikoch na zníženie výdavkov na SaaS. Konsolidácia aplikácií je proces, pri ktorom identifikujete nadbytočné alebo vysoko nákladné aplikácie, ktoré slúžia na podobné účely, a zlúčite ich do jedného riešenia.

Na ilustráciu zvážme scenár, v ktorom váš obchodný tím používa Salesloft na podporu predaja, marketingový tím používa Mailchimp na e-mailový marketing a zákaznícky tím používa Hubspot na účely CRM.

Konsolidácia predajcov sa týka zlúčenia funkcií Salesloft a Mailchimp do Hubspotu, ktorý ponúka komplexné možnosti podpory predaja, e-mailového marketingu a CRM.

(Zdroj)

Konsolidáciou týchto nástrojov môže vaša organizácia zefektívniť prevádzku, zjednodušiť správu SaaS a zvýšiť úspory SaaS.

Profesionálny tip: Uistite sa, že nekonsolidujete aplikácie svojich dlhodobých a dôveryhodných dodávateľov.

Automatizácia obnovovania zmlúv

Zbavte sa tabuľkových kalkulátorov. Tie vám nebudú posielať proaktívne upozornenia na blížiace sa obnovenia. Potrebujete automatizovaný systém správy obnovenia, aby ste mali predstih pred obnovením. Našťastie, platforma na správu SaaS vám môže pomôcť automatizovať obnovovanie zmlúv.

Automatické obnovenie môže byť nepríjemné. Platforma na správu obnovovania zmlúv vytvorí kalendár obnovovania na základe dátumu zmluvy a spustí pracovné postupy 90 dní pred termínom, čím vám pomôže zabrániť automatickému obnovovaniu.

Platformy na správu SaaS, ako napríklad CloudEagle, sa môžu integrovať so službou Slack a 90 dní pred dátumom obnovenia posielať automatické upozornenia na obnovenie. To vám poskytne dostatok času na analýzu používania aplikácií a prípravu stratégie vyjednávania s cieľom správne nastaviť veľkosť licencií a optimalizovať výdavky.

Nezabudnite, že rokovania o obnovení vám umožňujú vyjednávať s dodávateľom o odstránení nepoužívaných licencií, znížení cenových plánov na základe používania a konsolidácii dodávateľov, takže musíte byť vo vyjednávaní špičkou.

Tip pre profesionálov: Ak plánujete opätovne rokovať o zmluve, začnite rokovania včas alebo oznámte predajcom svoju voľbu pred uplynutím výpovednej lehoty.

Zlepšite svoje vyjednávanie pomocou referenčných cien

Rokovania s dodávateľmi zohrávajú významnú úlohu pri úspechu vášho procesu optimalizácie výdavkov na SaaS. Zručné rokovania môžu viesť k väčším úsporám nákladov na SaaS, zatiaľ čo neadekvátne rokovania môžu neúmyselne zvýšiť výdavky.

Rokovania o obnovení vám umožnia správne nastaviť veľkosť licencií, odstrániť nadbytočné aplikácie na základe rozsahu a opätovne rokovať s dodávateľom o zľave alebo výhodnejšej cenovej podmienke.

Pred začatím rokovaní s dodávateľmi SaaS však analyzujte referenčné ceny a zistite, koľko za podobnú aplikáciu platia vaši kolegovia. Použite referenčné hodnoty ako páku na vyjednávanie o výhodných cenách, zľavách alebo dodatočných funkciách.

V niektorých prípadoch môže byť váš tím pre obstarávanie preťažený strategickými úlohami a nemá čas na rokovania s dodávateľmi. Nemusíte sa trápiť, môžete svoje rokovania zveriť odborníkom na nákup SaaS .

Títo asistovaní nákupcovia budú fungovať ako váš rozšírený tím pre obstarávanie. Budú analyzovať vaše požiadavky a používanie aplikácií, vykonávať prieskum trhu, zisťovať najnovšie cenové referencie a vo vašom mene rokovať s dodávateľmi s cieľom zabezpečiť najlepšie cenové podmienky a zľavy.

Tip pre profesionálov: Predajcovia SaaS sú šikovní, preto sa vyhýbajte nepripraveným rokovaniam, pretože sa môžete nechať ľahko presvedčiť, aby ste zaplatili viac, ako je potrebné. Pripravte si jasnú stratégiu vyjednávania a potom pokračujte.

Bonus

Rozpočtovanie SaaS

Diskutovali sme o piatich spôsoboch optimalizácie výdavkov na SaaS. Za tieto taktiky sa môžeme zaručiť, pretože ich používajú finanční riaditelia, vedúci oddelení obstarávania a prevádzkoví manažéri po celom svete.

Najlepším postupom je však udržiavať optimalizáciu zásobníka a výdavkov na SaaS, a nie sa na poslednú chvíľu snažiť znížiť výdavky po tom, ako nad nimi stratíte kontrolu.

Profesionálny tip: Zamerajte sa skôr na prevádzkovú dokonalosť ako na neustále zlepšovanie

Ak chcete dosiahnuť prevádzkovú dokonalosť, musíte klásť dôraz na rozpočtovanie SaaS. Získajte úplný prehľad, analyzujte používanie, pochopte požiadavky a podľa toho prideľte rozpočet potrebným aplikáciám a tímom.

• Stanovte rozpočtové limity pre každé oddelenie.
• Vykonávanie pravidelných rozpočtových auditov
• Využívanie a prerozdeľovanie rozpočtov vždy, keď je to potrebné.

Napriek tomu budete potrebovať platformu na správu SaaS, aby ste mohli analyzovať používanie, výdavky a prideľovať rozpočty, preto neprehliadnite výber správnej platformy.

Tip pre profesionálov: Pred pridelením rozpočtu sa stretnite so všetkými zainteresovanými stranami, aby ste pochopili požiadavky a predišli tak neefektívnosti.

Záver

Vzhľadom na hospodársky pokles v roku 2023 je najvyšší čas, aby sa organizácie zamerali na optimalizáciu svojich výdavkov na SaaS, a nie na nákup nadbytočných aplikácií alebo licencií na základe predpovede potenciálneho rastu.

Ak viete, kde máte nadmerné výdavky, uľahčíte si proces optimalizácie nákladov na SaaS. V tomto článku sme poskytli praktické tipy, ktoré môžu finančné a IT tímy využiť na získanie úplnej kontroly nad výdavkami na SaaS.

Pamätajte, že optimalizácia výdavkov na SaaS nikdy nekončí, je to cyklický proces a so správnou platformou na správu SaaS, ako je CloudEagle, môžete dosiahnuť prevádzkovú dokonalosť a zvýšiť svoje hospodárske výsledky.