Die besten virtuellen Assistenzunternehmen für Gründer und COOs im Jahr 2026

Einleitung

Vor einigen Quartalen wandte sich eine Gründerin einer E-Commerce-Marke mit siebenstelligem Umsatz an uns, nachdem ihr internes Team bei den Serviceleistungen nachgelassen hatte. Kundentickets wurden nicht mehr rechtzeitig bearbeitet, Lieferanten-Updates gingen in E-Mail-Ketten unter und ihr Kalender war zu einem täglichen Chaos geworden.

Wir vermittelten ihr ein Managed-VA-Unternehmen, das sich auf geschulte, beaufsichtigte Assistenten für operative Aufgaben spezialisiert hat. Das Onboarding-Team dokumentierte ihre Arbeitsabläufe, wies ihr einen dedizierten VA mit Backup-Unterstützung zu und legte wöchentliche Leistungskennzahlen fest. Innerhalb von zwei Wochen waren die Reaktionszeiten wieder im Zielbereich, die Kommunikation mit den Lieferanten wurde in einem System nachverfolgt und ihr Terminkalender war endlich unter Kontrolle.

Im Gegensatz dazu meldete sich ein anderes Team, das ich kannte, bei einem Marktplatz an, der kaum Überprüfungen oder Management bot. Aufgaben wurden uneinheitlich erledigt, Übergaben waren unklar und Manager mussten sich erneut mit Nachbesserungen befassen.

Der Unterschied lag im Anbieter. Das richtige VA-Unternehmen sorgt für Struktur, Übersicht und Zuverlässigkeit.

Dieser Leitfaden erklärt, wie man Anbieter von virtuellen Assistenten bewertet und wer 2026 tatsächlich eine Einstellung wert ist.

Top 3: Die besten VA-Anbieter auf einen Blick

Wenn Sie wenig Zeit haben, zeichnen sich diese drei Virtual-Assistant-Unternehmen im Jahr 2026 durch Geschwindigkeit, Qualität und Betriebssicherheit aus:

1. Irgendwo: Am besten geeignet für Remote-First-Führungskräfte und Betriebsunterstützung

   • Elite-Talente aus aller Welt mit Async-Training
   • Keine Vorabgebühren, Bezahlung bei Einstellung
   • 6-monatige Perfect-Hire-Garantie

2. Belay: Am besten geeignet für Teams mit Sitz in den USA, die sich an religiösen Grundsätzen orientieren

   • Alle VAs mit Sitz in den USA
   • Starker Fokus auf Werte und Vertrauen
   • Fokus auf Unterstützung der Geschäftsleitung, Buchhaltung und Verwaltung

3. Boldly: Am besten geeignet für hochwertige, langfristige VA-Engagements

   • Abonnementmodell mit festangestellten Assistenten
   • Hohe Kundenbindung und Kundenzufriedenheit
   • Abdeckung in den USA und Europa, intensives Onboarding

Benötigen Sie Hilfe bei der Entscheidung aufgrund von Zeitzone, Umfang oder Branche? Lesen Sie weiter, um vollständige Bewertungen und Einblicke in die Einstellungsstrategie zu erhalten.

Auswahl des richtigen VA-Unternehmens für echte operative Unterstützung

1. Machen Sie sich klar, was Sie tatsächlich brauchen

Der Begriff „virtueller Assistent” umfasst eine Vielzahl von Funktionen, von der Verwaltung der Geschäftsleitung über den Kundensupport bis hin zur Koordination von Lieferanten und internen Abläufen. Einige Gründer benötigen jemanden, der ihren Posteingang und Kalender aufräumt. Andere wünschen sich Unterstützung bei der Erstellung von Playbooks, der Vorbereitung von Präsentationen oder der Verwaltung von Auftragnehmern. Wenn Sie den Umfang nicht klar definieren, kann selbst der beste Assistent Ihre Erwartungen nicht erfüllen.

Starke VA-Unternehmen werden Sie im Voraus durch diesen Prozess begleiten. Sie werden Sie fragen, wie Entscheidungen getroffen werden, wem der VA unterstellt ist und wie „Erfolg“ nach 30 Tagen aussieht. Wenn sie diesen Schritt überspringen, müssen Sie später mit Unstimmigkeiten rechnen.

2. Priorisieren Sie Kommunikation vor allem anderen

Der Umgang mit Tools kann trainiert werden. Wie jemand in unklaren Situationen kommuniziert, kann man nicht trainieren. Die häufigsten Gründe für das Scheitern von VA-Beziehungen sind schlechte Kommunikation, verspätete Updates, unklare Aufgabenverfolgung oder die Notwendigkeit, grundlegende Anweisungen übermäßig zu erklären. Suchen Sie nach Unternehmen, die Kandidaten auf Klarheit, asynchrone Disziplin und die Fähigkeit zum Management bewerten.

Gute VAs bestätigen Annahmen, stellen kluge Fragen und sorgen dafür, dass die Delegation von Aufgaben leichter und nicht schwerer fällt. Agenturen, die dies verstehen, prüfen dies im Voraus. Die anderen schicken einfach Lebensläufe und hoffen, dass es klappt.

3. Achten Sie auf die operative Eignung, nicht nur auf den Preis

Es ist einfach, die Stundenkosten zu optimieren. Aber was wirklich zählt, ist, wie viele Stunden Sie nicht damit verbringen müssen, Fehler zu beheben, Nachrichten umzuschreiben oder Nachfassaktionen zu erledigen. Der richtige VA nimmt den Kontext auf, antizipiert die nächsten Schritte und passt sich Ihrem Geschäftsrhythmus an. Das geschieht nur, wenn Agenturen Personen einstellen, die bereits Betreiber unterstützt haben, und nicht nur Remote-Freelancer mit grundlegenden Verwaltungsfähigkeiten.

Fragen Sie, wie viele ihrer Kandidaten bereits Gründer, COOs oder Abteilungsleiter unterstützt haben. Wenn sie diese Frage nicht beantworten können, erhalten Sie keinen Mehrwert. Sie erhalten lediglich Arbeitskräfte.

4. Ignorieren Sie Onboarding und Support nicht

Eine Vermittlung ist der Startpunkt, nicht das Ziel. Einige VA-Agenturen vermitteln Ihnen einen Kandidaten und verschwinden dann. Bessere Agenturen bleiben während der ersten 30 bis 60 Tage durch Onboarding, erste Ergebnisse und Check-ins involviert. Das ist wichtig, weil Delegieren eine Fähigkeit ist, die beide Seiten beherrschen müssen, und in den ersten Wochen Gewohnheiten entstehen.

Fragen Sie die Agentur, wie sie das Onboarding handhabt und was passiert, wenn etwas schiefgeht. Wenn sie dies als einmalige Transaktion betrachten, sind sie nicht bereit, Ihnen zu helfen, wenn es darauf ankommt.

5. Fragen Sie nach Redundanz und Abdeckung

Selbst die besten virtuellen Assistenten können sich frei nehmen oder unerwartet kündigen. Was passiert dann mit Ihrem Arbeitsablauf? Starke Agenturen sorgen für Kontinuität. Das kann einen zweiten Ansprechpartner, interne Dokumentationsunterstützung oder Zugang zu einem Pool ähnlicher Talente bedeuten. Sie stellen nicht nur eine Person ein. Sie kaufen sich in ein System ein.

Wenn dieses System keine Art von Backup oder Risikominderung beinhaltet, sind Sie nur einen Krankheitstag davon entfernt, wieder bei Null anzufangen. Fragen Sie immer nach Notfallplänen. Wenn die Antwort vage ist, suchen Sie weiter.

Die 8 besten Unternehmen für virtuelle Assistenz für 2026

1. Somewhere: Am besten geeignet für Remote-First-Führungskräfte und Betriebsunterstützung

• Gegründet: 2009
• Hauptsitz: Dallas, TX

Warum Somewhere das beste Unternehmen für virtuelle Assistenten ist:
Somewhere konzentriert sich auf asynchron arbeitende Führungskräfte- und Betriebsassistenten auf den Philippinen, in Lateinamerika, Südafrika und Osteuropa. Das Modell basiert auf einer Bezahlung bei Einstellung mit einer sechsmonatigen Ersatzgarantie, und bei der Auswahl wird Wert auf schriftliche Klarheit, Eigenverantwortung und Prozessdisziplin gelegt. Diese Kombination verkürzt die Einarbeitungszeit und sorgt dafür, dass die Delegation von der ersten Woche an reibungslos verläuft. Zu den typischen Aufgabenbereichen gehören die Verwaltung von E-Mails und Kalendern, die Koordination von Lieferanten, einfache Finanzaufgaben und die Dokumentation.

Erwarten Sie vor der Vermittlung ein Aufnahmegespräch, in dem Entscheidungsrechte, Kommunikationsrhythmus und Toolstack geklärt werden. Die Auswahllisten sind in der Regel eher knapp als umfangreich. Unternehmen, die eine Remote-Führungsebene aufbauen, nutzen Somewhere, um Kalender zu stabilisieren, die Nachverfolgung zu straffen und Spielraum für Strategiearbeit zu schaffen. Wenn Sie zuverlässige Unterstützung ohne Retainer oder lange Vorlaufzeiten wünschen, ist dies ein effizienter Ausgangspunkt für globale VA-Talente.

2. Belay: Am besten geeignet für Teams mit Sitz in den USA und ähnlichen Wertvorstellungen

• Gegründet: 2010
• Hauptsitz: Atlanta, Georgia

Belay bietet in den USA ansässige Assistenten mit starker Abdeckung in den Bereichen Führungskräfteunterstützung, Buchhaltung und Marketingkoordination. Der Service setzt auf Werte, Vertrauen und Professionalität, mit strukturiertem Onboarding und klaren Erwartungen an die Ergebnisse und die Kommunikation. Kunden, die inländische Zeitzonen, Hintergrundüberprüfungen und kulturell abgestimmte Unterstützung wünschen, finden hier genau das Richtige.

Die Zusammenarbeit beginnt in der Regel mit einem Erstgespräch, in dem die Ergebnisse und bevorzugten Arbeitsabläufe festgelegt werden, gefolgt von regelmäßigen wöchentlichen Check-ins. Die Stärke von Belay liegt in der Konsistenz: präzise Terminplanung, Nachverfolgung von Lieferanten und vorstandsgerechte Korrespondenz. Entscheiden Sie sich für Belay, wenn Führungskräfte zuverlässige Unterstützung wünschen, die den Unternehmensstandards und den US-Geschäftszeiten entspricht.

3. Boldly: Am besten geeignet für hochwertige, langfristige VA-Engagements

• Gegründet: 2012
• Hauptsitz: New York, NY

Boldly stellt Assistenten als W-2-Mitarbeiter ein und weist sie auf Abonnementbasis zu, wodurch Kontinuität und Betriebszugehörigkeit im Vordergrund stehen. Die Mitarbeiter sind erfahren, oft mit Unternehmenserfahrung, und bei der Zuordnung werden Passgenauigkeit und Langlebigkeit gegenüber Geschwindigkeit bevorzugt. Sie erhalten jede Woche dieselbe Person, was den Kontext verbessert und den Verwaltungsaufwand reduziert.

Kunden nutzen Boldly, wenn sie einen kompetenten Partner für die Kommunikation mit Führungskräften, Reisen, Lieferantenmanagement und leichte Projektkoordination benötigen. Erwarten Sie eine sorgfältige Ramp-Planung, klare SLAs zur Verfügbarkeit und einen reaktionsschnellen Kundenerfolg, wenn sich der Umfang ändert. Wenn Ihnen Seniorität und geringe Fluktuation wichtiger sind als niedrigste Kosten, ist Boldly genau das Richtige für Sie.

4. Athena: Am besten geeignet für Gründer und investorengestützte Betreiber

• Gegründet: 2018
• Hauptsitz: San Juan, Puerto Rico

Athena schult Executive Partner darin, proaktive Kalender zu führen, Posteingänge zu verwalten und Arbeiten eigeninitiativ voranzutreiben. Die Assistenten erhalten Playbooks, Coaching und Community-Support, um mit dem Tempo, dem Kontextwechsel und der Sichtbarkeit auf Gründerebene umzugehen. Kunden profitieren von Zeitersparnis, besserer Meetingvorbereitung und strukturierter Nachverfolgung.

Das Engagement umfasst oft Delegationscoaching für Führungskräfte, die schnell Aufgaben abgeben müssen, ohne an Qualität einzubüßen. Erwarten Sie starke Gewohnheiten in Bezug auf Zusammenfassungen, Vorab-Lektüre und Erinnerungen für Stakeholder. Wenn Sie ein venture-finanziertes Team skalieren und einen VA suchen, der Bedürfnisse antizipiert und den Fokus schützt, passt Athena zu diesem Druckprofil.

5. Wing: Am besten geeignet für flexibles, aufgabenbasiertes Outsourcing

• Gegründet: 2018
• Hauptsitz: Berkeley, CA

Das Abonnementmodellvon Wingbegünstigt wiederholbare Arbeitsabläufe und die Ausführung großer Volumina in den Bereichen Verwaltung, E-Commerce, Immobilienkoordination, Recherche und Öffentlichkeitsarbeit. Es ist auf schnelle Bearbeitungszeiten mit einfacher Preisgestaltung und der Möglichkeit zur Skalierung der Stunden nach oben oder unten bei Volumenänderungen ausgelegt.

Verwenden Sie Wing, wenn Sie definierte Prozesse haben und Durchsatz ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand erzielen möchten. Die Plattform eignet sich besonders für queuenbasierte Aufgaben, Katalogaktualisierungen, die Erstellung von Interessentenlisten, Bestellprüfungen und Standardantworten auf E-Mails. Für Teams, die Aufgaben standardisieren und Output erzielen möchten, bietet Wing zuverlässige Kapazitäten mit minimalem Aufwand.

6. Prialto: Am besten geeignet für verwaltete, teamgestützte administrative Unterstützung

• Gegründet: 2008
• Hauptsitz: Portland, Oregon

Prialto arbeitet nach einem verwalteten Modell: ein Hauptassistent plus interne Teamleiter und geschulte Backups. Sie dokumentieren Arbeitsabläufe, prüfen die Qualität und sorgen für eine lückenlose Abdeckung, wodurch das Risiko eines Single Point of Failure reduziert wird. Zu den üblichen Aufgabenbereichen gehören Terminplanung, Reisen, CRM-Hygiene, Spesenabwicklung, Pipeline-Support und Besprechungsdokumentation.

Erwarten Sie eine strukturierte Einarbeitung, gemeinsame Playbooks und regelmäßige Überprüfungen, die die Prozessqualität im Laufe der Zeit verbessern. Dies eignet sich für mittelständische und vertriebsorientierte Unternehmen, die eine zuverlässige Ausführung ohne die Überwachung einzelner Auftragnehmer wünschen. Wenn Sie Wert auf Kontinuität, Übersicht und vorhersehbare Ergebnisse legen, bietet Prialto dauerhaften administrativen Support in großem Umfang.

7. Magic: Am besten geeignet für On-Demand-Hilfe rund um die Uhr

• Gegründet: 2015
• Hauptsitz: San Francisco, Kalifornien

Magic kombiniertmenschliche Assistenten mit leichter Automatisierung, um rund um die Uhr Verfügbarkeit für Terminplanung, Recherche, Buchungen und schnelle Verwaltungsaufgaben zu bieten. Die Einrichtung ist schnell und eher auf Reaktionsfähigkeit als auf tiefgreifende EA-Arbeit optimiert. Der Service ist nützlich für Anfragen nachts und am Wochenende, Reiseänderungen und kurze Rechercheaufträge.

Führungskräfte kombinieren Magic häufig mit einem dedizierten EA und nutzen es als Überlaufschicht für Überlastungen oder Anforderungen außerhalb der Geschäftszeiten. Wenn Sie sofortige Kapazitäten mit nahezu null Anlaufzeit benötigen, bietet Magic funktionale Unterstützung auf Abruf ohne langfristige Verpflichtungen.

8. Time etc: Am besten geeignet für Führungskräfte in Großbritannien

• Gegründet: 2007
• Hauptsitz: Birmingham, Vereinigtes Königreich

Time etc vermittelt erfahrene Assistenten aus Großbritannien an Führungskräfte, die eine Abdeckung nach GMT und eine ausgefeilte Kommunikation mit Kunden wünschen. Bei der Vermittlung wird Wert auf Schreibqualität, Zuverlässigkeit und ständige Verfügbarkeit gelegt, was sich gut für Führungskräfte eignet, die europaweit koordinieren oder EMEA-Kunden betreuen.

Erwarten Sie flexible Monatspläne, konsistente Partnerkontinuität und einen Fokus auf Verwaltungsaufgaben auf Führungsebene: Kalenderverwaltung, Reisen, Dokumentation und Nachverfolgung von Stakeholdern. Wenn Ihr Tag nach Londoner Zeit abläuft oder Sie britische Geschäftsnormen benötigen, ist Time Etc eine reibungslose Möglichkeit, erfahrene Hilfe in der richtigen Zeitzone hinzuzufügen.

Abschließende Gedanken zur Auswahl eines Anbieters für virtuelle Assistenz

Die Einstellung eines virtuellen Assistenten funktioniert, wenn Sie Ergebnisse definieren, nicht Aufgaben. Beginnen Sie damit, die ersten 30 Tage in einfacher Sprache zu beschreiben. Was sollte von Ihrer To-do-Liste gestrichen werden, was ändert sich in Ihrer Woche und wie werden Sie dies messen? Der Anbieter, für den Sie sich entscheiden, sollte diese Klarheit bei der Aufnahme, Überprüfung und Einarbeitung widerspiegeln.

Wählen Sie ein Modell, das zu Ihrer betrieblichen Realität passt. Wenn Sie Unterstützung für einen Gründer oder COO benötigen, legen Sie Wert auf Kommunikationsqualität, Eigenverantwortung und Kontinuität. Wenn Sie Durchsatz bei wiederholbaren Arbeitsabläufen benötigen, wählen Sie eine Plattform, die Volumen und Dokumentation sauber verarbeitet. Fragen Sie nach Abdeckungsplänen, Backups und wie die Qualität geprüft wird. Gute Antworten schützen Sie vor Fluktuation und verpassten Übergaben.

Dann handeln Sie schnell, aber strukturiert. Stimmen Sie sich hinsichtlich der Entscheidungsbefugnisse ab, legen Sie einen Kommunikationsrhythmus fest und führen Sie ein oder zwei Anker-Workflows durch, bevor Sie den Umfang erweitern. Das richtige Unternehmen wird einen stetigen Rhythmus von Fortschrittsberichten und kleinen Prozesserfolgen vorweisen können. Wenn das geschieht, wird Ihr Kalender ruhiger, Ihre Pipeline bewegt sich schneller und Ihr Team verbringt mehr Zeit mit der Arbeit, die sich summiert.