Einleitung

Kleine Unternehmen verlieren etwa 80 % ihrer potenziellen Kunden, die den Service genauso wichtig nehmen wie die Produkte selbst. Wenn Sie nicht rund um die Uhr erreichbar sind, verlieren Sie Umsatz.

TL;DR: Top-Auswahl für 2026

Kleine Unternehmen verlieren etwa 80 % ihrer potenziellen Kunden, die den Service genauso wichtig nehmen wie die Produkte selbst. Wenn Sie nicht rund um die Uhr erreichbar sind, verlieren Sie Umsatz.

Hier sind unsere Top-Empfehlungen für virtuelle Empfangsdienste im Jahr 2026:

1. CloudTalk – Am besten geeignet für KI-gestützte Anrufannahme, intelligente Weiterleitung und nahtlose CRM-Automatisierung.
2. Ruby Receptionists – Am besten geeignet für einen hochwertigen, persönlichen menschlichen Kontakt.
3. Smith.ai – Am besten geeignet für kleine Teams, die eine komplexe Lead-Prüfung benötigen.
4. AnswerConnect – Am besten geeignet für skalierbare Omnichannel-Abdeckung rund um die Uhr.
5. Dialzara – Bester KI-gestützter Dienst für die grundlegende Terminverwaltung mit kleinem Budget.
6. Aircall – Am besten geeignet für Unternehmen, die bereits umfangreiche App-Marktplätze nutzen.
7. Nextiva – Am besten geeignet für All-in-One-VoIP und Teamzusammenarbeit.
8. Ooma Office – Am besten geeignet für budgetbewusste Unternehmer, die einfache Menüs benötigen.
9. Grasshopper – Am besten geeignet für neue Unternehmer, die eine professionelle Mobilfunkverbindung benötigen.

Was ist ein virtueller Empfangsservice?

Ein virtueller Empfangsservice ist ein Service, der Ihre geschäftlichen Anrufe für Sie entgegennimmt, auch wenn Sie nicht ans Telefon gehen können. Anstatt jemanden an der Rezeption Ihres Büros sitzen zu haben, werden Anrufe aus der Ferne von einer realen Person, einem KI-Assistenten oder einer Mischung aus beidem bearbeitet.

Wenn jemand Ihr Unternehmen anruft, begrüßt der virtuelle Empfangsmitarbeiter ihn professionell und hilft ihm bei seinen Anliegen. Je nach dem von Ihnen gewählten Dienst kann dies Folgendes umfassen:

• Anrufe rund um die Uhr entgegennehmen
• Weiterleitung von Anrufern an die richtige Person
• Entgegennahme von Nachrichten und sofortige Weiterleitung an Sie
• Termine für Sie vereinbaren
• Beantwortung häufig gestellter Fragen
• Kontaktdaten von Neukunden erfassen

Das Ziel ist einfach: Sicherstellen, dass kein Anruf unbeantwortet bleibt. Auf diese Weise verpassen Sie keine neuen Kunden, nur weil Sie beschäftigt, außerhalb der Geschäftszeiten oder nicht an Ihrem Telefon erreichbar sind.

Wie wir die besten virtuellen Empfangsdienste ausgewählt haben

Um diese Liste für 2026 zu erstellen, haben wir jeden Anbieter anhand eines gewichteten Bewertungssystems bewertet, das sich an den wichtigsten Kriterien für kleine Unternehmen orientiert.

Die Qualität der Anrufannahme hatte mit 30 % das größte Gewicht, wobei der Schwerpunkt auf Professionalität, Zuverlässigkeit und der Natürlichkeit der KI-Stimmen lag. Die Bearbeitung von Leads und die Unterstützung bei Terminvereinbarungen machten 20 % aus und maßen, wie gut die Dienste neue Kunden gewinnen und qualifizieren. Die Integration mit CRMs und Kalendern machte 15 % aus, gefolgt von der Skalierbarkeit für wachsende Teams mit weiteren 15 %.

Die Preistransparenz und der Gesamtwert trugen 10 % bei, und die letzten 10 % basierten auf verifizierten Kundenbewertungen und der Reputation auf dem Markt.

Nur Dienste, die in allen Kategorien durchweg gute Leistungen erbrachten und nicht nur in einem Bereich herausragten, schafften es auf diese Liste.

1. CloudTalk – Am besten geeignet für KI-gestützte Anrufannahme und CRM-Automatisierung

CloudTalk ist die beste Wahl für technologisch fortschrittliche kleine und mittlere Unternehmen im Jahr 2026. Durch den Einsatz des KI-Sprachagenten (CeTe) sorgt CloudTalk dafür, dass Ihr Unternehmen niemals schläft, ohne dass hohe Kosten für ein Live-Team anfallen. Es beantwortet nicht nur Anrufe, sondern qualifiziert auch Leads, plant Besprechungen und protokolliert sofort jedes Detail in Ihrem CRM.

Am besten geeignet für: Wachsende KMUs, die ihren 24/7-Support und ihre Vertriebsautomatisierung skalieren möchten, während sie ihr CRM als einzige Informationsquelle beibehalten.

Wichtigste Funktionen:

• AI Voice Agent (CeTe): Natürlich klingende KI, die rund um die Uhr Anfragen bearbeitet und Termine vereinbart.
• Über 100 native Integrationen: Synchronisierung mit HubSpot, Salesforce, Pipedrive und mehr mit nur einem Klick.
• Intelligente Anrufweiterleitung: Leitet komplexe Anfragen anhand von CRM-Daten an den am besten geeigneten menschlichen Agenten weiter.
• KI-Anrufzusammenfassungen: Erstellt nach jedem Anruf automatisch Transkripte und Stichpunktnotizen.

Vorteile:

• Keine manuelle Dateneingabe mehr: Jeder Anruf, jedes Tag und jede Notiz wird automatisch mit Ihrem CRM synchronisiert.
• Globale Präsenz: Erhalten Sie sofort lokale Rufnummern in über 160 Ländern, um die Abhörraten zu steigern.

Nachteile:

• Erweiterte KI ist ein kostenpflichtiges Add-on: KI-Sprachagenten und hochwertige Transkriptionen erfordern bestimmte Tarifstufen.
• Keine Bearbeitung physischer Post: Im Gegensatz zu einigen Anbietern von „virtuellen Büros” ist CloudTalk ausschließlich eine Kommunikationsplattform.

Preise: Ab 19 $/Benutzer/Monat

G2-Bewertung: 4,4 / 5

2. Ruby Receptionists – Am besten geeignet für persönlichen Kontakt

Ruby ist weithin bekannt für seine hochwertigen, zu 100 % von Menschen erbrachten Empfangsdienstleistungen. Wenn Ihre Marke auf Herzlichkeit und eine persönliche Verbindung setzt, bieten die hochqualifizierten Mitarbeiter von Ruby ein erstklassiges Erlebnis.

Am besten geeignet für: Beziehungsorientierte Unternehmen, bei denen eine freundliche, echte menschliche Stimme ein zentraler Bestandteil des Markenimages ist.

Wichtigste Funktionen:

• 100 % menschliche Bearbeitung: Keine KI-Bots; jeder Anruf wird von einem echten Mitarbeiter bearbeitet.
• Zweisprachiger Support: Spanischsprachige Rezeptionisten stehen zur Verfügung, um Ihre Reichweite zu vergrößern.
• Individuelle Skripte: Passen Sie genau an, wie Ihre Anrufer begrüßt werden sollen.
• Anrufweiterleitung: Warmtransfers, damit Sie den richtigen Anruf sofort erhalten.

Vorteile:

• Außergewöhnliche Professionalität: Durchweg beste Bewertungen für Kundenzufriedenheit und Charme.
• Mobile App-Verwaltung: Einfaches Umschalten Ihres Status oder Anzeigen von Nachrichten von unterwegs.

Nachteile

• Teuer pro Minute: Eine der kostspieligsten Optionen auf dem Markt.
• Eingeschränkte technische Automatisierung: Es fehlt die umfassende CRM-Workflow-Automatisierung, die in KI-nativen Tools zu finden ist.

Preise: Ab 235 $/Monat für 50 Minuten.

G2-Bewertung: 3,8 / 5

3. Smith.ai – Am besten geeignet für die Qualifizierung und Erfassung von Leads

Smith.ai bietet einen hybriden Ansatz, bei dem KI für die Vorauswahl und Live-Agenten für komplexe Anfragen eingesetzt werden. Das Unternehmen ist besonders stark in den Bereichen Rechts- und Fachdienstleistungen.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die mehr als nur die Entgegennahme von Nachrichten benötigen, z. B. Lead-Screening und Zahlungsabwicklung.

Wichtigste Funktionen:

• 24/7-Support in zwei Sprachen: Rund-um-die-Uhr-Service in Englisch und Spanisch.
• Lead-Screening: Skripte, die Leads qualifizieren, bevor sie in Ihren Kalender gelangen.
• Zahlungseinzug: Sichere Abwicklung von Kundenzahlungen per Telefon.
• Spam-Blockierung: Filtert mithilfe von KI Werbeanrufe heraus, sodass Sie nur für echte Leads bezahlen.

Vorteile:

• Vorhersehbare Preise pro Anruf: Sie zahlen für die Ergebnisse, nicht nur für die am Telefon verbrachte Zeit.
• Hohe Genauigkeit: Ausgezeichneter Ruf für Genauigkeit und Intelligenz bei der Erfassung.

Nachteile:

• Aufwändige Einrichtung: Die komplexe Erfassungslogik kann einige Zeit in Anspruch nehmen, bis sie korrekt konfiguriert ist.
• KI-Enthüllung: Einige Anrufer empfinden die anfängliche KI-Überprüfung möglicherweise als weniger persönlich.

Preise: Ab 270 $/Monat für Live-Anrufannahme; KI-Tarife ab 95 $/Monat.

G2-Bewertung: 4,9 / 5

4. AnswerConnect – Am besten geeignet für Omnichannel-Support rund um die Uhr

AnswerConnect bietet eine globale Präsenz, die sicherstellt, dass Ihr Unternehmen immer geöffnet ist. Das Unternehmen bietet Omnichannel-Support und kümmert sich um alles, von Telefonanrufen bis hin zu Live-Webchats.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die eine 24/7-Abdeckung über mehrere Zeitzonen und Kommunikationskanäle hinweg benötigen.

Wichtigste Funktionen:

• Omnichannel-Support: Verarbeitet Sprache, Web-Chat und SMS auf einer Plattform.
• Beantwortung außerhalb der Geschäftszeiten: Perfekt für Notfalldienste oder globale Operationen.
• Web-Chat-Integration: Live-Agenten beantworten den Chat auf Ihrer Website in Echtzeit.
• Benachrichtigungen über die mobile App: Sofortige Benachrichtigungen für jede eingegangene Nachricht.

Vorteile:

• Keine langfristigen Verträge: Flexible monatliche Abrechnungsoptionen.
• Umweltbewusst: Fördert nachhaltige Geschäftspraktiken mit Remote-Teams.

Nachteile

• Undurchsichtige Preisgestaltung: Oftmals ist ein Verkaufsgespräch erforderlich, um ein endgültiges Angebot zu erhalten.
• Generische Skripte: Kann sich im Vergleich zu Boutique-Firmen für Nischenbranchen weniger spezialisiert anfühlen.

Preise: Ab ca. 175 $/Monat.

G2-Bewertung: 4,7 / 5 (Durchschnittswert)

5. Dialzara – Der beste KI-Rezeptionist für kleines Budget

Dialzara konzentriert sich auf die Bereitstellung eines äußerst erschwinglichen KI-gestützten Anrufbearbeitungsservices. Er wurde entwickelt, um grundlegende Aufgaben einer menschlichen Rezeptionistin zu einem Bruchteil des Preises zu ersetzen.

Am besten geeignet für: Terminbasierte Unternehmen, die nach einer kostengünstigen, automatisierten Lösung für die Anrufannahme suchen.

Wichtigste Funktionen:

• 24/7-KI-Anrufbeantwortung: Bearbeitet Anrufe rund um die Uhr ohne Unterbrechungen.
• Kalenderintegration: Buchung von Terminen direkt in Google oder Outlook.
• Benutzerdefinierte KI-Skripte: Passen Sie die Antworten der KI an Ihr spezifisches Unternehmen an.
• Benachrichtigungen bei verpassten Anrufen: Echtzeit-Benachrichtigungen für jeden versuchten Anruf.

Vorteile:

• Extrem niedrige Kosten: Deutlich günstiger als die Beauftragung eines menschlichen Dienstleisters.
• Sofortige Einrichtung: Kann innerhalb weniger Minuten live gehen und Anrufe entgegennehmen.

Nachteile:

• Einschränkungen der KI: Kann keine hochkomplexen oder emotionalen Kundenbeschwerden bearbeiten.
• Begrenzte Kanalunterstützung: Konzentriert sich in erster Linie auf Sprache und nicht auf Omnichannel.

Preise: Aktuelle Preise auf Anfrage beim Anbieter.

G2-Bewertung: Nicht ausdrücklich in den Snippets aufgeführt.

6. Aircall – Am besten geeignet für die Integration in Callcenter-Ökosysteme

Aircall ist eine bekannte VoIP-Lösung, die robuste Funktionen für virtuelle Empfangsmitarbeiter wie automatische Vermittlung und IVR umfasst. Ihre größte Stärke ist ihr umfangreicher App-Marktplatz.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die eine maßgeschneiderte Technologieplattform rund um ihr Telefonsystem aufbauen möchten.

Wichtigste Funktionen:

• App-Marktplatz: Verbindet sich mit Hunderten von Tools wie Slack und Intercom.
• IVR-Menüs: Leiten Anrufer mit mehrstufigen Menüs an die richtige Abteilung weiter.
• Gemeinsame Posteingänge: Ermöglichen Teams die Zusammenarbeit bei Anrufen und Voicemails.
• Anrufweiterleitung: Komplexe Regeln basierend auf den Fähigkeiten der Agenten oder der Tageszeit.

Vorteile:

• Benutzerfreundliche Oberfläche: Bekannt für ihr sehr modernes und intuitives Design.
• Zuverlässig für Remote-Teams: Hervorragende Unterstützung für mobile und Desktop-Anwendungen.

Nachteile

• Keine Option für Live-Rezeptionisten: Ausschließlich eine Softwarelösung; Sie müssen die Agenten bereitstellen.
• Höherer Einstiegspreis: Basispläne können für sehr kleine Teams teuer sein.

Preise: Ab 30 $ pro Benutzer und Monat.

G2-Bewertung: 4,3 / 5.

7. Nextiva – Am besten geeignet für einheitliche Geschäftskommunikation

Nextiva bietet eine einheitliche Plattform, die VoIP, virtuelle KI-Rezeptionisten und Tools für die Zusammenarbeit im Team kombiniert. Sie wurde für Unternehmen entwickelt, die ein „Großunternehmen“-Feeling benötigen.

Am besten geeignet für: KMUs, die eine professionelle All-in-One-Kommunikationssuite suchen.

Wichtigste Funktionen:

• Automatische Telefonzentrale: Automatisierte Menüs zur effizienten Weiterleitung von Anrufern.
• Voicemail-to-E-Mail: Empfangen Sie Audiodateien und Transkripte direkt in Ihrem Posteingang.
• Team-Chat & Video: Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, ohne die App zu verlassen.
• Mobile App: Voll ausgestattete App für die Erledigung Ihrer Geschäfte von unterwegs.

Vorteile:

• Hohe Zuverlässigkeit: Außergewöhnliche Verfügbarkeit und Anrufqualität.
• Skalierbar: Einfaches Hinzufügen neuer Leitungen und Funktionen, wenn Ihr Team wächst.

Nachteile

• KI ist ein Add-on: Die meisten fortschrittlichen Automatisierungsfunktionen kosten extra.
• Komplexe Einstellungen: Die Vielzahl an Funktionen kann für Einzelanwender überwältigend sein.

Preise: Ab 20 $ pro Benutzer und Monat.

G2-Bewertung: 4,2 / 5.

8. Ooma Office – Am besten geeignet für einfache, kostengünstige VoIP-Grundfunktionen

Ooma Office bietet eine unkomplizierte virtuelle Rezeption mit Anrufmenüs und Weiterleitung zu einem sehr günstigen Preis.

Am besten geeignet für: Sehr kleine Unternehmen, die ein professionelles Telefonsystem ohne Schnickschnack benötigen.

Wichtigste Funktionen:

• Einfache virtuelle Rezeption: Bietet eine professionelle Begrüßung und ein Menü.
• Voicemail-Transkription: Lesen Sie Ihre Voicemails als Text.
• Mobile App: Einfache, zuverlässige App für eingehende und ausgehende Anrufe.
• Anrufweiterleitung: Leiten Sie Anrufe nach Uhrzeiten oder bestimmten Durchwahlen weiter.

Vorteile:

• Sehr erschwinglich: Eine der günstigsten professionellen Optionen auf dem Markt.
• Schnelle Einrichtung: Für technisch nicht versierte Unternehmer konzipiert.

Nachteile

• Eingeschränkte Integrationen: Keine Verbindung zu vielen externen CRMs oder Tools.
• Keine fortschrittliche KI: Keine natürliche Sprachverarbeitung oder intelligente KI-Agenten.

Preise: Ab 19,95 $ pro Benutzer und Monat.

G2-Bewertung: 4,5 / 5.

9. Grasshopper – Am besten geeignet für Solopreneure und neue Unternehmer

Grasshopper ist ein virtuelles Telefonsystem, das Ihrem privaten Mobilgerät eine professionelle Geschäftsnummer hinzufügt.

Am besten geeignet für: Solopreneure und Kleinstunternehmen, die ihre privaten und geschäftlichen Anrufe trennen möchten.

Wichtigste Funktionen:

• Nebenstellen: Mehrere Nebenstellen für verschiedene „Abteilungen”.
• Geschäftliche SMS: Senden und empfangen Sie SMS über Ihre Geschäftsnummer.
• Automatische Antworten: Automatische Rückmeldung per SMS, wenn Sie einen Anruf verpassen.
• Voicemail-to-E-Mail: Lassen Sie sich Ihre Nachrichten in Ihren Posteingang liefern.

Vorteile:

• Extrem einfach zu bedienen: Minimale technische Kenntnisse erforderlich.
• Professionelles Image: Lässt einen Ein-Mann-Betrieb wie ein größeres Büro wirken.

Nachteile:

• Kein ausgehendes VoIP: Verwendet in erster Linie Ihren bestehenden Mobilfunkdienst.
• Kein internationaler Fokus: Am besten nur für den Einsatz im Inland (USA/Kanada) geeignet.

Preise: Ab 14 $/Monat.

G2-Bewertung: 4,0 / 5.

10. Callin.io – Am besten geeignet für Freiberufler und Kleinstunternehmen

Callin.io ist ein spezialisierter virtueller Empfangsservice für Einzelunternehmer, die ihre grundlegenden Kundeninteraktionen automatisieren möchten.

Am besten geeignet für: Freiberufler und Kleinstunternehmen, die eine automatisierte Terminbuchung wünschen.

Wichtigste Funktionen:

• KI-Anrufbeantwortung: Beantwortet automatisch Routinefragen.
• Terminbuchung: Synchronisiert sich mit Ihrem Kalender, um Termine für Kunden zu buchen.
• Anrufverfolgung: Grundlegende Analysen, um Ihr Anrufvolumen zu sehen.
• Lead-Erfassung: Erfasst grundlegende Kontaktinformationen von Anrufern.

Vorteile:

• Budgetfreundlich: Für kleinste Unternehmensbudgets konzipiert.
• ** Keine Einarbeitungszeit:** Sehr einfach einzurichten und zu warten.

Nachteile:

• Sehr einfach: Es fehlt die erweiterte Weiterleitung von Enterprise-Tools.
• Keine menschliche Unterstützung: Rein KI-gesteuert ohne Live-Agent-Optionen.

Preise: Kontaktieren Sie den Anbieter für die aktuellen Preise für Freiberufler.

G2-Bewertung: Nicht ausdrücklich in den Snippets aufgeführt.

Arten von virtuellen Empfangsdiensten (und ihre besten Anwendungsfälle)

Nicht alle „virtuellen Empfangsmitarbeiter” sind gleich. Im Jahr 2026 lassen sie sich in einige Hauptkategorien einteilen:

1. Menschliche virtuelle Rezeptionisten

Am besten geeignet für: Premium-Dienstleistungsmarken, Anwaltskanzleien, Agenturen, Branchen mit hohem Kundenkontakt Beispiele: Ruby, AnswerConnect

Sie vermitteln Wärme und emotionale Intelligenz, sind jedoch kostspieliger.

2. KI-Sprachrezeptionisten

Am besten geeignet für: Unternehmen mit vielen Terminen, KMUs, die eine kostengünstige 24/7-Erreichbarkeit benötigen. Beispiele: CloudTalk (CeTe), Dialzara, Callin.io

Sie sind unbegrenzt skalierbar, haben jedoch Schwierigkeiten mit nuancierten Gesprächen.

3. Hybride Empfangsmodelle

Am besten geeignet für: Unternehmen, die Automatisierung + menschliche Unterstützung benötigen. Beispiele: Smith.ai

In der Regel der beste Mittelweg, wenn Ihre Anrufe komplex sind, das Volumen jedoch schwankt.

4. VoIP-Systeme mit Rezeptionistenfunktionen

Am besten geeignet für: Unternehmen, die bereits über ein Team zur Beantwortung von Anrufen verfügen. Beispiele: Aircall, Nextiva, Ooma, Grasshopper

Es handelt sich dabei nicht um echte Empfangsmitarbeiter, sondern um Anbieter von Weiterleitungsfunktionen, IVR-Menüs und Automatisierung.

So wählen Sie den richtigen virtuellen Empfangsservice

Wenn Sie sich im Jahr 2026 entscheiden müssen, stellen Sie sich folgende Fragen:

Benötigen Sie Menschen, KI oder beides?

• Bei emotionalen oder hochwertigen Anrufen sind menschliche Rezeptionisten überlegen.
• Wenn es sich um wiederkehrende FAQs und Terminvereinbarungen handelt, reicht KI in der Regel aus.
• Wenn Sie sowohl Zuverlässigkeit als auch Automatisierung wünschen, ist eine Hybridlösung ideal

Benötigen Sie eine CRM-Integration?

Wenn Ihr Team HubSpot, Salesforce oder Pipedrive verwendet, ist eine CRM-Integration ein Muss. Die besten Dienste protokollieren Anrufe, Notizen und Kundendaten automatisch, sodass Ihr CRM immer auf dem neuesten Stand ist. Tools wie CloudTalk zeichnen sich hier durch ihre starken nativen Integrationen und die automatische Synchronisierung aus.

Wie wichtig ist eine 24/7-Verfügbarkeit?

Wenn Sie mehrere Zeitzonen oder Notfalldienste bedienen, ist eine 24/7-Erreichbarkeit entscheidend für Ihren Umsatz.

Ist Ihr Geschäft terminbasiert?

Wenn ja, sollten Sie Tools mit folgenden Funktionen priorisieren:

• Kalenderintegrationen
• Terminplanungs-Workflows
• Erinnerungen und Nachfassaktionen

Versuchen Sie, die Personalkosten zu senken?

KI-Rezeptionisten sind weitaus kostengünstiger als menschliche Mitarbeiter, bieten jedoch nicht die gleiche „Beziehungserfahrung”.

Benötigen Sie einen Omnichannel?

Einige Anbieter bieten nur Sprachdienste an, während andere auch Folgendes abdecken:

• SMS
• Live-Webchat
• E-Mail-Ticket-Erfassung

Wenn Ihre Kunden Sie auf verschiedenen Wegen kontaktieren, ist Omnichannel wichtig.

Fazit

Der beste virtuelle Empfangsservice im Jahr 2026 ist nicht einfach der günstigste oder beliebteste, sondern derjenige, der alle Anforderungen Ihres Unternehmens aus einer Hand abdeckt.

Im Idealfall bedeutet das eine Lösung, die Anrufe rund um die Uhr entgegennimmt, sie intelligent weiterleitet, Leads erfasst und qualifiziert, Termine bucht und alle Anrufdetails automatisch in Ihrem CRM protokolliert. Die besten Optionen kombinieren zuverlässige Anrufannahme (ob durch Menschen oder KI) mit intelligenter Automatisierung und nahtlosen Integrationen, sodass Ihr Team nicht jede Interaktion manuell nachverfolgen muss.

Wenn ein Dienst Anrufe professionell bearbeiten, Ihre Kundendaten organisieren, mit Ihrem Wachstum skalieren und verpasste Chancen reduzieren kann, haben Sie die richtige Lösung gefunden.