5 Fehler im Umgang mit Bargeld, die Einzelhandelsunternehmen Geld kosten

Einleitung

Wenn Ihre Kasse immer wieder ein Defizit aufweist und Sie nicht wissen, warum, sind Sie nicht allein. Kleine Bargelddifferenzen mögen unbedeutend erscheinen, summieren sich aber schnell. Für die meisten Einzelhandelsunternehmen ist das eigentliche Problem nicht Diebstahl, sondern schlechte Bargeldhabits, die nie angegangen wurden. Die gute Nachricht ist, dass die meisten dieser Probleme leicht zu beheben sind, sobald man weiß, worauf man achten muss.

Warum der Umgang mit Bargeld immer noch wichtig ist

Man könnte meinen, dass Bargeld bald ausgedient hat, aber das ist nicht ganz richtig. Bargeld macht immer noch einen erheblichen Anteil der Einzelhandelsgeschäfte aus, insbesondere bei kleinen Einkäufen und in Branchen wie Convenience-Stores, Restaurants und Boutiquen. Untersuchungen haben ergeben, dass die Gesamtkosten für Bargeld in Einzelhandelsgeschäften zwischen 4,7 % und 15,3 % des Umsatzes liegen, wenn man Arbeitsaufwand, Fehler, Diebstahl und Bearbeitungszeit berücksichtigt. Für ein Geschäft mit einem Jahresumsatz von 500.000 Dollar sind das bis zu 76.500 Dollar an vermeidbaren Verlusten.

Hier sind die fünf häufigsten Fehler, die Ihre Gewinne schmälern könnten, und wie Sie sie beheben können.

1. Vollständig manuelles Zählen von Bargeld

Wenn Ihr gesamter Bargeldprozess von Hand erledigt wird, wie z. B. das Zählen von Scheinen, das Sortieren von Münzen, das Ausfüllen von Einzahlungsbelegen und das manuelle Abgleichen von Kassenschubladen, wenden Sie mehr Zeit und Geld auf als nötig. Manuelle Prozesse sind langsam, fehleranfällig und lassen sich nicht skalieren, wenn viel zu tun ist.

Jede Stunde, die Ihre Mitarbeiter mit dem manuellen Zählen von Bargeld verbringen, ist eine Stunde, in der sie keine Kunden bedienen oder den Umsatz steigern können. Einzelhändler, die auf kommerzielle Geldzählmaschinen umsteigen, reduzieren den Zeitaufwand für den Tagesabschluss oft von 30 Minuten auf weniger als fünf Minuten und gewinnen so Zeit für produktivere Aufgaben.

Untersuchungen zeigen, dass die Automatisierung der Bargeldabwicklung einem Einzelhandelsgeschäft helfen kann, bis zu 500 Arbeitsstunden pro Monat einzusparen. Selbst für einen kleinen Betrieb ist die Zeitersparnis durch einen zuverlässigen Geldzähler oder ein POS-System mit Blind-Cash-Deposit-Funktionen erheblich.

Schnelle Erfolge für den Start der Automatisierung:

• Investieren Sie in einen Geldscheinprüfer mit integrierter Fälschungserkennung.
• Rüsten Sie Ihr Kassensystem auf, um Bargeldtransaktionen zu verfolgen und Unstimmigkeiten zu melden
• Verwenden Sie Funktionen zur blinden Bareinzahlung, damit Kassierer die Summen vor dem Zählen nicht sehen können

2. Keine Schulung Ihres Teams in Bezug auf Bargeldverfahren

Viele Ladenbesitzer gehen davon aus, dass die Bargeldabwicklung intuitiv ist. Einfach das Wechselgeld aushändigen, die Kasse schließen und weitermachen. Aber ungeschulte Kassierer machen Zählfehler, fallen auf Schnellwechselbetrug herein und entwickeln schlechte Gewohnheiten, die Woche für Woche still und leise den Gewinn schmälern.

Verluste im Einzelhandel sind ein wachsendes Problem für Unternehmen im ganzen Land. Die Retail Security Survey 2023 der National Retail Federation ergab, dass die Schwundquote im US-Einzelhandel in diesem Jahr 112,1 Milliarden US-Dollar erreichte, wobei interne Fehler und mitarbeiterbezogene Probleme einen erheblichen Anteil daran hatten. Nicht alles davon ist vorsätzlicher Diebstahl. Ein großer Teil davon ist auf ehrliche Fehler von Menschen zurückzuführen, die nie die richtigen Verfahren gelernt haben.

Was eine ordnungsgemäße Kassenschulung umfassen sollte:

• Zählen Sie Wechselgeld von der kleinsten zur größten Stückelung zurück.
• Überprüfen Sie die Banknoten, bevor Sie sie in die Schublade legen.
• Sagen Sie den gezahlten Betrag laut an
• Bearbeiten Sie Stornierungen und Rückerstattungen korrekt

Machen Sie dies zu einem Teil der Einarbeitung und überlassen Sie es nicht den neuen Mitarbeitern, sich das während der Arbeit selbst beizubringen.

3. Arbeiten ohne standardisierte Arbeitsabläufe

Wenn Ihr Bargeldumschlagprozess von Schicht zu Schicht oder von Mitarbeiter zu Mitarbeiter variiert, laden Sie Probleme geradezu ein. Uneinheitliche Abläufe schaden allem, von der Kundenerfahrung bis hin zur Sichtbarkeit Ihres Einzelhandelsgeschäfts. Ohne schriftliche, standardisierte Verfahren gibt es keine Grundlage für Vergleiche, und Unstimmigkeiten lassen sich kaum noch nachverfolgen.

Eine solide Richtlinie für den Umgang mit Bargeld sollte regeln, wie die Kassen zu Beginn einer Schicht gezählt werden, wann und wie Bargeldabgaben erfolgen, wer Zugang zum Safe hat und was passiert, wenn eine Diskrepanz auftritt. Betrachten Sie es als das Bargeld-Handbuch Ihres Geschäfts.

Bereich	Was zu standardisieren ist
Einrichtung der Kassenschublade	Fester Startbetrag für jede Schicht
Bargeldlimits	Maximaler Betrag, der vor einer Abgabe in der Kasse erlaubt ist
Bargeldabgaben	Wer führt sie durch, wie werden sie dokumentiert, wer unterschreibt sie?
Zugang zum Safe	Beschränkt auf bestimmte Manager mit protokolliertem Zugang
Unstimmigkeiten	Klarer Prozess für die Meldung und Untersuchung von Über- und Unterbeständen

Wenn alle denselben Prozess befolgen, ist es einfacher, Fehler oder verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Die Standardisierung von Abläufen ist ebenso wichtig, wenn es darum geht, den Kundenverkehr durch lokale Suchanfragen zu steigern, wo sich Konsistenz ebenfalls auszahlt.

4. Überspringen der Abstimmung bei Schichtwechsel

Hier ist ein Szenario, das sich täglich in Einzelhandelsgeschäften abspielt: Ein Kassierer beendet seine Schicht, der nächste setzt sich an die Kasse, und niemand zählt die Kasse dazwischen. Wenn die Zahlen bei Geschäftsschluss nicht übereinstimmen, gibt es keine Möglichkeit herauszufinden, welche Schicht das Problem verursacht hat.

Jedes Mal, wenn eine Kasse den Besitzer wechselt, ohne gezählt und überprüft zu werden, entsteht ein Mangel an Verantwortlichkeit. Diese Lücken werden mit der Zeit immer größer. Die Lösung ist einfach: Bei jedem Schichtwechsel muss die Kasse vollständig gezählt und idealerweise sowohl vom scheidenden als auch vom neuen Mitarbeiter abgezeichnet werden. Das dauert nur ein paar Minuten länger, kann aber im Laufe eines Jahres Hunderte, wenn nicht Tausende von Euro an nicht nachverfolgten Verlusten einsparen.

5. Keine Überprüfung Ihrer Bargeldprozesse

Sie würden Ihr Unternehmen nicht ohne Bestandsprüfung führen. Warum also auf die Prüfung der Kassenbestände verzichten? Viele Einzelhandelsgeschäfte führen nur dann eine Abstimmung durch, wenn ein offensichtliches Problem vorliegt, was in der Regel bedeutet, dass der Schaden bereits entstanden ist.

Regelmäßige Bargeldprüfungen sind eine der wirksamsten Kontrollmaßnahmen, die Sie implementieren können. Laut dem Bericht „2024 Report to the Nations” der Association of Certified Fraud Examiners ereignet sich etwa ein Drittel aller Betrugsfälle, weil Unternehmen keine internen Kontrollen haben. Sie erkennen Fehler frühzeitig und wirken stark abschreckend. Mitarbeiter neigen weniger dazu, zu betrügen, wenn sie wissen, dass die Bargeldbestände regelmäßig überprüft werden.

Ein einfacher Prüfungsplan, der funktioniert:

• Wöchentlich: Führen Sie Stichprobenkontrollen von zwei oder drei zufällig ausgewählten Kassenschubladen anhand der POS-Aufzeichnungen durch.
• Monatlich: Überprüfen Sie alle Bareinzahlungsaufzeichnungen und markieren Sie Muster
• Vierteljährlich: Vollständige Überprüfung der SOPs für den Umgang mit Bargeld und der Einhaltung durch die Mitarbeiter

FAQ

Wie oft sollte ich meine Kassenschubladen abstimmen?

Führen Sie mindestens zu Beginn und am Ende jeder Schicht einen Abgleich durch. Wenn sich mehrere Kassierer eine Kasse teilen, zählen und überprüfen Sie bei jeder Übergabe. Ein täglicher Abgleich ist für die Verfolgung von Unstimmigkeiten unerlässlich.

Was ist ein angemessener Bargeldbestand für eine kleine Filiale?

Für die meisten kleinen Einzelhändler zwischen 200 und 500 Dollar. Der richtige Betrag hängt von Ihrem durchschnittlichen Transaktionsvolumen, der Häufigkeit, mit der Kunden bar bezahlen, und dem Sicherheitsprofil Ihrer Region ab.

Wie viel kosten Fehler bei der Bargeldabwicklung tatsächlich?

Die NRF meldete für 2022 einen Schwund im US-Einzelhandel in Höhe von 112,1 Milliarden US-Dollar, wobei ein erheblicher Teil davon auf Verwaltungs- und Mitarbeiterfehler zurückzuführen war und nicht auf regelrechten Diebstahl. Selbst tägliche Unstimmigkeiten von 5 bis 10 US-Dollar können sich für ein einzelnes Geschäft jährlich auf Tausende von Dollar summieren.

Sollte ich eine bargeldlose Zahlung in Betracht ziehen?

Die Umstellung auf bargeldloses Bezahlen beseitigt zwar Probleme bei der Bargeldabwicklung, schreckt aber Kunden ab, die lieber oder notwendigerweise mit Bargeld bezahlen. In vielen Bundesstaaten und Städten sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, Bargeld anzunehmen. Ein besserer Ansatz ist es, Ihre Verfahren zu verschärfen, anstatt Bargeld vollständig abzuschaffen.

Was ist die wirkungsvollste Änderung, die ich vornehmen kann?

Die Einführung schriftlicher Standardarbeitsanweisungen für den Umgang mit Bargeld. Dadurch wird Verantwortlichkeit geschaffen, Sie erhalten eine Grundlage für die Prüfung und stellen sicher, dass alle Mitarbeiter denselben Prozess befolgen. Alles andere baut auf dieser Grundlage auf.

Wichtige Erkenntnisse

• Das manuelle Zählen von Bargeld kostet Arbeitszeit und erhöht die Fehlerquote. Eine einfache Automatisierung macht sich schnell bezahlt.
• Ungeschulte Kassierer sind eine der größten Ursachen für vermeidbare Bargeldverluste im Einzelhandel.
• Schriftliche SOPs schaffen Verantwortlichkeit und machen Unstimmigkeiten viel leichter nachverfolgbar.
• Stimmen Sie die Kassen bei Schichtwechseln immer ab. Lassen Sie niemals eine Kasse ohne Zählung den Besitzer wechseln.
• Regelmäßige Bargeldprüfungen schrecken vor Betrug ab und decken Probleme auf, bevor sie sich zu einem Schneeball entwickeln.