Wie Sie die Produktivität Ihres Teams aus der Ferne steigern können

Intro

Trotz all der Lobeshymnen, die vor der Coronavirus-Pandemie über die Fernarbeit geschrieben wurden, hatte die Büroarbeit einige Vorteile, die ihr Pendant aus der Ferne nicht bestreiten konnte.

Einer der am meisten übersehenen Vorteile der Büroarbeit besteht darin, dass sie es den Unternehmen ermöglicht, die Leistung ihrer Mitarbeiter zu beeinflussen. Ob das nun bedeutet, dass ein Vorgesetzter die Probleme eines Mitarbeiters besprechen oder ihm Anreize geben kann, um seine Leistung persönlich zu steigern - die Telearbeit schafft neue Herausforderungen für Unternehmen, die die Produktivität ihres Teams steigern wollen.

Die jüngste Verlagerung zur Telearbeit mag die Art und Weise, wie Unternehmen an Produktivität herangehen, verändert haben, aber sie ist nicht das Ende. Dennoch gibt es viele Produktivitäts- und Zeitmanagement-Hacks, die Sie anwenden können, um die Produktivität Ihres Teams aus der Ferne zu steigern. Hier erfahren Sie, wie Sie das tun können.

Definieren Sie Produktivität für Ihre Mitarbeiter

Produktivität bezeichnet die Fähigkeit eines Arbeitnehmers, eine bestimmte Aufgabe erfolgreich zu erledigen. Mit anderen Worten: Es geht um Arbeitseffizienz. Je besser ein Arbeitnehmer seine Aufgaben erfüllen kann, desto produktiver ist er.

Da Produktivität ein so allgemeines und überstrapaziertes Wort ist, müssen Sie definieren, was es für Ihre Mitarbeiter für ihre jeweiligen Arbeitsaufgaben bedeutet. Eine eingehende Beschäftigung mit Produktivitätsstatistiken und -fakten kann Ihnen und Ihrem Team helfen, ein besseres Verständnis dafür zu entwickeln, wie man produktiv sein kann. Ihre Mitarbeiter sollten wissen, wie ihre Arbeit erfasst und bewertet wird, damit Sie anschließend mögliche Verbesserungen besprechen können.

Die Maßeinheiten, die Sie zur Bewertung der Leistung der Mitarbeiter verwenden, sollten sich aus den bei der Einstellung festgelegten Aufgaben und den Unternehmenszielen ergeben.

Im weitesten Sinne basieren Ihre Produktivitätsmessungen auf einem der folgenden Aspekte der Arbeit Ihrer Mitarbeiter:

• Die Rate, mit der eine bestimmte Aufgabe fristgerecht erledigt wird
• Die Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum erledigten Aufgaben
• Die Fähigkeit, eine bestimmte Aufgabe wie in einer Standardarbeitsanweisung (SOP) beschrieben auszuführen
• Feedback von Managern, Mitarbeitern und/oder Kunden
• Verfügbarkeit während der Arbeitszeiten

Jedes dieser Attribute sollte auf die Arbeitsaufgaben jedes Mitarbeiters abgestimmt werden.

Bei einem Kundenbetreuer könnten die Produktivitätskennzahlen die Kundenzufriedenheit, die durchschnittliche Anrufzeit und die Anzahl der gelösten Tickets sein. Für einen Entwickler könnten die Kennzahlen der gelieferte Code, die Codeabwanderung und die Zeit, die er für ein Projekt benötigt hat, sein. Für einen Vermarkter könnten Sie die Kosten pro Lead, die Kosten pro Akquisition und die Anzahl der generierten Leads verwenden.

Unabhängig davon, welche Kennzahlen Sie verwenden, sollten Sie die Produktivitätsmessungen mitteilen, bevor Sie sich zusammensetzen, um die Leistung zu besprechen.

Entwickeln Sie eine klare Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus

Die Arbeit von zu Hause aus mag für manche wie ein Allheilmittel erscheinen, aber die Realität hat gezeigt, dass diese Arbeitsform auch ihre Schattenseiten hat. Der Bericht "2019 State of Remote Work" von Buffer ergab, dass die am häufigsten genannten Probleme bei Remote-Arbeitsvereinbarungen die Trennung von der Arbeit nach der Arbeitszeit (22 %), Einsamkeit (19 %) und Kommunikation (17 %) sind.

Anstatt diese Herausforderungen zu übersehen, müssen Sie sie angehen, indem Sie eine Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus entwickeln. Auch wenn Heimarbeitsplätze aufgrund der Pandemie zum Mainstream geworden sind, sollten Sie eine Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus aufstellen, in der die Erwartungen der externen Mitarbeiter festgelegt sind.

Die Richtlinie sollte u. a. enthalten, welche Tools Ihre Mitarbeiter verwenden sollten - Software oder Hardware -, zu welchen Zeiten sie für die Kommunikation zur Verfügung stehen sollten und wie sie sich und das Unternehmen schützen sollten.

In Anbetracht der Herausforderungen, die die Telearbeit für die Mitarbeiter mit sich bringt, sollte Ihre Richtlinie diese proaktiv angehen. In Ihrer Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus könnte beispielsweise festgelegt werden, wann ein Tag endet, oder es könnten öffentliche Online-Veranstaltungen angekündigt werden, bei denen sich Ihre Mitarbeiter treffen und austauschen können.

Ihre Richtlinie sollte die verschiedenen Kommunikationskanäle aufzeigen, wie sie zu nutzen sind und unter welchen Umständen. Sie könnten zum Beispiel Slack für persönliche und unternehmensweite Kommunikation, E-Mail für spezifischere Kommunikation, Zoom für Anrufe und Asana für Projektmanagement nutzen.

Ihr Unternehmen sollte auch Prämien für Mitarbeiter zahlen, die neue Computer, schnellere Internetverbindungen und bürotechnische Geräte (z. B. Tische, Stühle usw.) benötigen.

Entwickeln Sie ein Programm zur Mitarbeiterbindung

Durch die abrupte Einführung der Fernarbeit als Standard - wenn auch nur vorübergehend - werden viele Mitarbeiter die damit verbundenen Herausforderungen noch stärker spüren. Als Gegengewicht sollten Sie ein Programm zur Mitarbeiterbindung entwickeln, damit Ihre Mitarbeiter mit ihrer Arbeit zufrieden sind.

Eine kürzlich durchgeführte Gallup-Umfrage ergab, dass sich 32 % der Befragten an ihrem Arbeitsplatz engagiert fühlten, während die anderen 50 % und 17 % angaben, nicht engagiert bzw. unengagiert zu sein.

Ein Engagement-Programm zielt darauf ab, Ihre Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen zu verbinden und ihr derzeitiges Engagement auf das gewünschte, optimale Niveau zu bringen. Es hat sich gezeigt, dass ein hohes Mitarbeiterengagement gleichzeitig die Mitarbeiterbindung, das Gefühl der Loyalität und die Produktivität fördert.

Zunächst müssen Sie Umfragen durchführen, um das aktuelle Niveau des wahrgenommenen Engagements zu ermitteln. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter:

• Wie fühlen Sie sich in Ihrer derzeitigen Rolle?
• Was würden Sie gerne an Ihrem Job ändern?
• Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer Work-Life-Balance?

Entwickeln Sie Ihr Engagement-Programm auf der Grundlage einer Mischung aus bewährten Verfahren und Lösungen, um die in Ihren Umfragen festgestellten Probleme zu beheben. Zu den gängigen Best Practices gehören die Entwicklung von punktbasierten Belohnungsprogrammen, das Angebot von Wellness-Programmen und die Förderung von unternehmensweiten Netzwerken.

Ihr Programm sollte auch das Feedback Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen und zeigen, dass sich Ihr Unternehmen um deren emotionales und berufliches Wohlbefinden kümmert. Teilen Sie dieses Programm offen mit bestehenden und neu eingestellten Mitarbeitern, um von Anfang an die richtigen Erwartungen zu wecken.

Förderung der Work-Life-Balance

Die Umfrage von Buffer zeigt, dass die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben für Remote-Mitarbeiter ein Problem darstellt. In einer separaten Umfrage unter 1.004 Vollzeitbeschäftigten in den USA gaben 29 % der Remote-Mitarbeiter an, dass sie mit der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu kämpfen haben, während 31 % angaben, dass sie einen Tag Urlaub nehmen mussten, um ihre psychische Gesundheit zu schützen.

Auch wenn Ihre Mitarbeiter theoretisch jederzeit ihren Computer schließen könnten, sind die meisten von ihnen verantwortungsbewusste Menschen, die ihre Arbeit ernst nehmen. Für Ihr Unternehmen mag dies eine gute Nachricht sein, aber für Ihre Mitarbeiter geht diese Einstellung zu Lasten ihrer Produktivität.

Ihr Unternehmen muss die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben proaktiv fördern, indem es erklärt - oder bei Bedarf erzwingt -, wann Ihre Mitarbeiter unter welchen Umständen aufhören sollten zu arbeiten und zu welchen Zeiten sie verfügbar sein sollten.

Der beste Weg, um Fernmitarbeiter glücklich zu machen, ist, sie ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen zu lassen. Wenn sie nicht gerade in bestimmten Zeitzonen mit Kunden zu tun haben - wie z. B. ein Kundendienstmitarbeiter oder ein Vertriebsmitarbeiter -, können die meisten Mitarbeiter die meisten, wenn nicht sogar alle ihre Aufgaben zu jeder beliebigen Zeit erfüllen.

Alternativ könnten Sie ihnen sagen, dass sie eine bestimmte Anzahl von Stunden zur gleichen Zeit wie die meisten anderen arbeiten müssen, und sie die übrigen Stunden nach Belieben füllen lassen.

Ziehen Sie in Erwägung, Produktivitätstechniken zu vermitteln, die Anreize zum Abschalten von der Arbeit bieten, wie die Pomodoro-Technik. Sie könnten auch Zeiterfassungs-Apps verwenden, die sie benachrichtigen, wenn sie eine bestimmte Anzahl von Stunden hintereinander gearbeitet haben.

Eine Studie des weltweit tätigen Personaldienstleisters Robert Half hat ergeben, dass Arbeitnehmer, die ihr Berufs- und Privatleben in Einklang bringen können, doppelt so glücklich und produktiver sind und eine größere Loyalität gegenüber ihrem Arbeitgeber zeigen als diejenigen, die damit zu kämpfen haben, ein Gleichgewicht zu finden.

Messen Sie die Produktivität Ihres Teams

Die Messgrößen, mit denen Sie die Arbeitseffizienz Ihrer Mitarbeiter ermitteln, sind die Grundlage für Ihre produktivitätssteigernden Maßnahmen. Dies ist besonders wichtig für Außendienstmitarbeiter, die keine direkten Rückmeldungsmechanismen haben, wie sie ortsgebundene Büroangestellte nutzen.

Mitarbeiter erhalten gerne Feedback, solange es auf einer objektiven, transparenten Analyse beruht und nicht auf persönlichen Vorlieben. Ihre Mitarbeiter können dieses Feedback nutzen, um ihre Arbeitseffizienz zu verbessern, was sich wiederum auf ihre Arbeitszufriedenheit und ihr Engagement auswirkt.

Nehmen Sie die von Ihnen definierten Kennzahlen, wie weiter oben im Artikel erläutert, und legen Sie ein Ziel fest, das Ihre Mitarbeiter erreichen sollen. Dieses Ziel kann auf Daten aus der Vergangenheit, auf Branchen-Benchmarks oder auf internen Diskussionen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern beruhen.

Legen Sie einen Zeitplan für die Überprüfung der Kennzahlen jedes Mitarbeiters fest - mindestens vierteljährlich. Unterteilen Sie außerdem jedes Ziel in monatliche und wöchentliche Ziele und bitten Sie Ihre Führungskräfte, ihre Leistung zu verfolgen.

Analysieren Sie, wie jeder Mitarbeiter seine Ziele erreicht, und geben Sie anhand der Daten entsprechendes Feedback. Entwickeln Sie einen Plan zur Verbesserung, wenn ein Mitarbeiter oder ein Team seine Ziele verfehlt hat, und bieten Sie öffentliche Unterstützung an, wenn sie die Ziele übertreffen.