Wie man ein Follow-up-System aufbaut, das tatsächlich auf LinkedIn funktioniert

Einleitung

• Ein unorganisierter LinkedIn-Posteingang kostet Sie Geschäfte, denn Untersuchungen zeigen, dass der erste Anbieter, der antwortet, eine um 50 % höhere Chance hat, den Auftrag zu erhalten.
• Bauen Sie ein zuverlässiges Follow-up-System auf, indem Sie Nachrichten mit Labels sortieren, Erinnerungen einrichten und einen „Inbox Zero”-Workflow einführen, um sicherzustellen, dass keine Konversation übersehen wird.
• Tools wie Kondo optimieren diesen Prozess, indem sie Labels, Erinnerungen (Snooze) und Snippets direkt in Ihren LinkedIn-Posteingang einfügen und Ihnen so helfen, mehr Leads zu konvertieren.

Sie haben gerade eine vielversprechende LinkedIn-Nachricht an einen potenziellen Kunden, Auftraggeber oder Kandidaten gesendet. Und nun? Wenn Sie wie die meisten Berufstätigen sind, landet diese Nachricht wahrscheinlich zusammen mit Hunderten anderen in den Untiefen Ihres überfüllten Posteingangs und wird nie wieder angesehen.

„Jeden Tag erhalte ich unzählige wertvolle LinkedIn-Nachrichten, und es ist ein Albtraum, sie zu verwalten!“ Diese Meinung, die von unzähligen LinkedIn-Nutzern geteilt wird, spiegelt ein universelles Problem wider, das Sie Chancen, Zeit und Geld kostet.

Die harte Wahrheit ist, dass die native Nachrichtenplattform von LinkedIn nicht für Fachleute entwickelt wurde, die sie als wichtiges Geschäftsinstrument nutzen. Sie wurde als soziale Schnittstelle konzipiert, nicht als Produktivitätswerkzeug. Das Ergebnis? Ein chaotischer Posteingang, in dem heiße Leads und wichtige Unterhaltungen unter Verbindungsbenachrichtigungen und belanglosen Nachrichten begraben werden.

Aber hier ist der Unterschied zwischen Top-Performern und allen anderen: Leads konvertieren sich nicht von selbst. Wie der Vertriebsexperte Luigi Prestinenzi bemerkt: „Die besten Teams behandeln eingehende Anfragen wie Gold, indem sie nicht nur antworten, sondern schnell antworten und diszipliniert nachfassen.“

Die Lösung besteht nicht darin, mehr Gespräche zu führen, sondern ein System aufzubauen, das sicherstellt, dass Sie bei den wichtigen Gesprächen nie den Anschluss verlieren. Dieser Leitfaden führt Sie durch die Erstellung eines Follow-up-Systems, das Ihren LinkedIn-Posteingang von einer Quelle der Angst in eine Konversionsmaschine verwandelt.

Die hohen Kosten eines unorganisierten LinkedIn-Posteingangs

Bevor wir uns mit Lösungen befassen, wollen wir uns zunächst einmal klar machen, womit wir es zu tun haben. Der native Posteingang von LinkedIn weist mehrere entscheidende Einschränkungen auf:

• Unübersichtliche Benutzeroberfläche und fehlende Priorisierung: Es gibt keine Möglichkeit, vielversprechende Leads von Networking-Gesprächen oder Werbebotschaften zu trennen.
• Keine Filterung oder Kategorisierung: Sie können Nachrichten nicht effektiv nach Phase, Priorität oder Konversationstyp markieren, gruppieren oder filtern.
• Eingeschränkte Erinnerungsfunktionen: LinkedIn bietet keine integrierte Möglichkeit, Follow-ups zu planen oder sich daran zu erinnern, sich bei potenziellen Kunden zu melden.
• UI/UX-Probleme: Die Benutzeroberfläche wirkt klobig und langsam, und Nutzer berichten von erheblichen Zeitverlusten allein beim Navigieren durch Konversationen.

Das sind nicht nur Ärgernisse – sie wirken sich direkt auf Ihren Gewinn aus:

• Umsatzverluste: Ein vergessenes Follow-up mit einem vielversprechenden Lead bedeutet einen direkten Verlust potenzieller Einnahmen.
• Verzögerte Abschlüsse und Einstellungen: Langsame Reaktionszeiten bedeuten, dass Wettbewerber, die zuerst reagieren, oft den Zuschlag erhalten. Untersuchungen zufolge hat der erste Anbieter, der reagiert, eine um 50 % höhere Chance, den Auftrag zu erhalten.
• Angst vor dem Posteingang und Burnout: Das Gefühl, ständig im Rückstand zu sein, verursacht Stress, der die Gesamtproduktivität verringert.

Ein ein Reddit-Nutzer beklagte: „LinkedIn-Nachrichten stapeln sich viel zu leicht und gehen verloren, ich habe das schon erlebt.“ Das ist nicht nur frustrierend, sondern bedeutet auch Opportunitätskosten.

Die 4 Säulen eines narrensicheren Follow-up-Systems

Bevor wir uns mit der taktischen Umsetzung befassen, wollen wir die Grundprinzipien festlegen, auf denen jedes effektive LinkedIn-Follow-up-System aufbauen muss:

Säule 1: Geschwindigkeit

Wer zuerst antwortet, hat einen enormen Vorteil. Wie in der Fallstudie von Luigi Prestinenzi hervorgehoben, konnte Grant Thornton durch schnellere Antwortzeiten eine deutliche Steigerung der Konversionsraten erzielen. Ihr System muss eine schnelle Bearbeitung neuer Nachrichten priorisieren.

Säule 2: Disziplin

Ihre Follow-up-Kadenz kann nicht davon abhängen, „wann Sie daran denken“ oder „wann Sie Lust dazu haben“. Sie muss strukturiert und konsistent sein, um Spekulationen zu vermeiden und sicherzustellen, dass keine Konversation unter den Tisch fällt.

Säule 3: Organisation

Sie benötigen eine Methode, um jede Konversation zu sortieren und zu kategorisieren, damit Sie Ihre Energie auf das Wesentliche konzentrieren können. Ohne diese Struktur verschwenden Sie wertvolle Zeit damit, irrelevante Nachrichten zu sichten, während vielversprechende Leads kalt werden.

Säule 4: Keine mentale Belastung

Ihr System sollte dort angesiedelt sein, wo Sie arbeiten (in Ihrem Posteingang), und reibungslos zu bedienen sein. Die Verwendung externer Tabellenkalkulationen, Kalender oder Aufgabenmanager führt zu Kontextwechseln, die den Arbeitsfluss unterbrechen.

Nachdem wir nun die Prinzipien verstanden haben, lassen Sie uns Ihr System von Grund auf aufbauen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufbau Ihres leistungsstarken Follow-up-Systems

Schritt 1: Sortieren und bewältigen Sie mit Labels und geteilten Posteingängen

Das Problem: Alle Nachrichten sehen im Posteingang von LinkedIn gleich aus, sodass Sie Zeit damit verschwenden müssen, Konversationen erneut zu lesen, um ihre Wichtigkeit zu bestimmen.

Die Lösung: Implementieren Sie ein Beschriftungssystem, das den Status und die Priorität jeder Konversation sofort kommuniziert.

So implementieren Sie es:

1. Definieren Sie Ihre Kernkategorien basierend auf Ihrem Workflow. Beispiele hierfür sind:

   • Heißer Lead
   • Warmer Lead
   • Kunde
   • Kandidat – Vorauswahl
   • Nachverfolgung Q3

2. Wenden Sie diese Labels auf jede wichtige Konversation an, sobald Sie sich damit befassen.

3. Erstellen Sie separate Ansichten für jedes Label, damit Sie sich nur auf die Konversationen konzentrieren können, die gerade wichtig sind.

Die manuelle Verfolgung dieser Kategorien ist mühsam und fehleranfällig. Hier können speziell entwickelte Tools wie Kondo diesen Prozess verändern. Mit Kondo können Sie benutzerdefinierte Labels erstellen und diese mit einem einfachen Tastaturkürzel (L) anwenden. Die Plattform erstellt auch geteilte Posteingänge, in denen Sie nur Nachrichten mit bestimmten Labels anzeigen können – so erstellen Sie effektiv fokussierte To-do-Listen, die alle anderen Störfaktoren eliminieren.

Schritt 2: Verpassen Sie nie wieder eine Nachverfolgung dank Erinnerungen

Das Problem: „Das Erhalten von Follow-up-Nachrichten erweist sich als etwas problematisch“, teilte ein Reddit-Nutzer mit. Ohne ein systematisches Erinnerungssystem werden wichtige Follow-ups vergessen und potenzielle Geschäfte gehen verloren.

Die Lösung: Implementieren Sie ein Erinnerungssystem, das Unterhaltungen vorübergehend archiviert und Sie genau zum richtigen Zeitpunkt wieder darauf aufmerksam macht.

So implementieren Sie es:

1. Legen Sie für jede Konversation, die zukünftige Maßnahmen erfordert, ein bestimmtes Erinnerungsdatum und eine bestimmte Uhrzeit fest.
2. Die Konversation sollte bis zu diesem Datum aus Ihrem Haupt-Posteingang verschwinden, wodurch Unordnung und mentale Belastung reduziert werden.
3. Wenn die Erinnerung ausgelöst wird, sollte die Konversation wieder an den Anfang Ihres Posteingangs verschoben werden und Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Anstatt Kalendererinnerungen oder Aufgabenverwaltungs-Apps zusammenzuflicken, nutzen Sie Kondos Snooze-Funktion diesen Workflow direkt in Ihren LinkedIn-Posteingang. Drücken Sie **H, um eine Erinnerung für morgen, nächste Woche oder ein benutzerdefiniertes Datum festzulegen. Die Nachricht verschwindet aus Ihrem Posteingang und erscheint zum Fälligkeitstermin wieder ganz oben, sodass nichts vergessen wird. Wenn der Empfänger vor Fälligkeit der Erinnerung antwortet, wird diese automatisch storniert – Sie müssen also nicht mehr bei Personen nachfassen, die bereits geantwortet haben.

Schritt 3: Erreichen Sie „Inbox Zero“ mit einem gnadenlosen Triage-Workflow

Das Problem: Die meisten Berufstätigen nutzen ihren LinkedIn-Posteingang als permanenten Speicherort, lassen Nachrichten monatelang oder jahrelang liegen und schaffen so ein überwältigendes Durcheinander.

Die Lösung: Verwandeln Sie Ihren Posteingang von einem Speicherort für alte Nachrichten in eine dynamische To-do-Liste, die Sie täglich abarbeiten.

Der Workflow: Wählen Sie für jede neue Nachricht eine von vier Aktionen aus:

1. Antworten: Wenn es weniger als 2 Minuten dauert, antworten Sie sofort.
2. Snooze (Erinnern): Wenn zu einem späteren Zeitpunkt eine Nachverfolgung erforderlich ist, legen Sie eine Erinnerung fest und archivieren Sie die Nachricht.
3. Kennzeichnen & archivieren: Wenn die Konversation für den Kontext wichtig ist, aber keine weiteren Maßnahmen erfordert, kennzeichnen Sie sie entsprechend und entfernen Sie sie aus Ihrem Posteingang.
4. Archivieren: Wenn die Konversation abgeschlossen ist, löschen Sie sie aus Ihrer Hauptansicht.

Diese „Inbox Zero“-Philosophie ist der Kern von Produktivitätssystemen wie Kondo, bei denen Sie mit Tastaturkürzeln für das Archivieren (**E), Snoozen (H) und Beschriften (L) Hunderte von Nachrichten in wenigen Minuten statt in Stunden bearbeiten können. Nutzer berichten, dass sie durch die Anwendung dieses Workflows mindestens 30 Minuten pro Tag einsparen.

Schritt 4: Sparen Sie Zeit mit wiederverwendbaren Snippets

Das Problem: Sie verschwenden Stunden damit, Variationen derselben Nachrichten für Nachfassaktionen, Terminplanungen und häufig gestellte Fragen neu zu tippen.

Die Lösung: Erstellen Sie eine Bibliothek mit Vorlagen für Ihre häufig versendeten Nachrichten, die sofort eingefügt und personalisiert werden können.

So implementieren Sie dies:

1. Identifizieren Sie die Nachrichten, die Sie wiederholt versenden (z. B. Terminlinks, Nachfassaktionen nach ausbleibender Antwort, Preisinformationen).
2. Erstellen Sie Vorlagen mit Personalisierungsvariablen wie **{firstName}, um eine persönliche Note zu bewahren.
3. Verwenden Sie ein System, mit dem Sie diese Vorlagen mit minimalen Tastenanschlägen einfügen können.

Mit der Snippets-Funktion von Kondo können Sie diese Vorlagen speichern und mit einem einfachen Befehl (;) sofort einfügen. Dabei werden Variablen wie der Name des Empfängers automatisch ausgefüllt, wodurch die Geschwindigkeit der Automatisierung mit der notwendigen Personalisierung kombiniert wird.

Der letzte Schritt: LinkedIn mit Ihrem Aufzeichnungssystem synchronisieren

Für Teams und Fachleute, die Beziehungen über mehrere Plattformen hinweg verwalten, gibt es eine letzte Herausforderung: Ihre LinkedIn-Konversationen sind für den Rest Ihres Teams und Ihr CRM eine Black Box. Dies führt zu Datensilos und unvollständigen Kundenprofilen.

Die Lösung ist eine automatisierte Brücke zwischen Ihrem LinkedIn-Posteingang und Ihrer zentralen Datenbank (CRM, ATS usw.). So implementieren Sie sie:

1. Verwenden Sie ein Tool, das eine Aktion in Ihrem CRM auslöst, wenn etwas auf LinkedIn passiert.
2. Erstellen Sie Workflows wie: Wenn Sie das Label **Hot Lead auf eine Konversation anwenden, erstellen Sie automatisch einen Deal in HubSpot oder fügen Sie eine Notiz zu einem Kontakt in Salesforce hinzu.
3. Stellen Sie sicher, dass Gesprächszusammenfassungen und wichtige Details synchronisiert werden, um eine einzige Quelle der Wahrheit zu gewährleisten.

Kondo's Business Tier löst dieses Problem mit nativen Integrationen und Webhooks. Sie können eine Verbindung zu Tools wie HubSpot, Notion, Google Sheets oder jedem anderen System über Zapier/Make herstellen. Dies automatisiert die mühsame Dateneingabe der Protokollierung von LinkedIn-Aktivitäten, bietet vollständige Transparenz und erspart Ihrem Team stundenlange manuelle Arbeit.

Fazit: Vom Chaos zur Konversion

Lassen Sie nicht länger zu, dass der chaotische Standard-Posteingang von LinkedIn über Ihren Erfolg entscheidet. Ein diszipliniertes Follow-up-System, das auf Schnelligkeit, Organisation und null mentalem Aufwand basiert, ist nicht nur schön zu haben – es ist unverzichtbar für jeden, der LinkedIn ernsthaft als Business-Tool nutzen möchte.

Der Weg nach vorne ist klar:

1. Triage mit Labels: Kategorisieren Sie Konversationen nach Priorität und Typ.
2. Mit Erinnerungen nichts vergessen: Legen Sie systematische Follow-up-Zeitpläne fest
3. Schaffen Sie Klarheit mit Inbox Zero: Bearbeiten Sie Nachrichten täglich und überlassen Sie nichts dem Zufall
4. Sparen Sie Zeit mit Snippets: Automatisieren Sie sich wiederholende Nachrichten und behalten Sie dabei die Personalisierung bei
5. Behalten Sie eine einzige Quelle der Wahrheit bei: Synchronisieren Sie LinkedIn-Aktivitäten mit Ihrem CRM oder Ihrem Aufzeichnungssystem

Sie können weiterhin manuelle Hacks und externe Tools zusammenfügen oder eine Plattform einsetzen, die von Grund auf für genau dieses System entwickelt wurde. Wenn Sie bereit sind, Ihre LinkedIn-Direktnachrichten in eine Konversionsmaschine zu verwandeln und jede Woche Stunden an Zeit zurückzugewinnen, ist es an der Zeit, ein echtes System aufzubauen, das funktioniert.

Denken Sie daran, was Luigi Prestinenzi betont hat: „Die besten Teams behandeln Inbound-Anfragen wie Gold, indem sie nicht nur antworten, sondern schnell antworten und diszipliniert nachfassen.“ Mit dem richtigen System werden Sie nie wieder einen wertvollen Lead durch die Lappen gehen lassen.

Häufig gestellte Fragen

Warum ist ein LinkedIn-Follow-up-System so wichtig?

Ein LinkedIn-Follow-up-System ist entscheidend, weil es verhindert, dass wertvolle Leads, Kunden und Kandidaten in einem überfüllten Posteingang verloren gehen, was sich direkt auf Ihren Umsatz und Ihren Erfolg auswirkt. Ohne ein System gehen wichtige Gespräche unter, was zu verpassten Chancen führt. Wie der Artikel hervorhebt, hat der erste Anbieter, der antwortet, eine deutlich höhere Chance, den Auftrag zu erhalten. Ein System, das auf Schnelligkeit, Organisation und Disziplin basiert, stellt sicher, dass Sie sich umgehend und konsequent mit den wichtigsten Kontakten auseinandersetzen.

Wie organisiere ich meine LinkedIn-Nachrichten am besten?

Der effektivste Weg, LinkedIn-Nachrichten zu organisieren, ist die Einführung eines Beschriftungs- oder Tagging-Systems, um Gespräche nach ihrem Status und ihrer Priorität zu kategorisieren. Sie können Beschriftungen wie „Heißer Lead”, „Kunde” oder „Follow-up erforderlich” erstellen. So können Sie Ihren Posteingang sortieren und sich nur auf relevante Gespräche konzentrieren. Sie können dies zwar manuell versuchen, aber Tools wie Kondo automatisieren diesen Prozess mit Funktionen wie „Split Inboxes” und erstellen fokussierte To-do-Listen für jede Kategorie.

Kann ich direkt auf LinkedIn Erinnerungen für die Nachverfolgung einrichten?

Nein, die native Plattform von LinkedIn bietet keine integrierte Funktion zum Einrichten von Erinnerungen für die Nachverfolgung von Nachrichten. Diese Einschränkung ist ein Hauptgrund dafür, dass wichtige Nachfassaktionen oft vergessen werden. Um dieses Problem zu lösen, müssen Sie auf externe Methoden wie Kalendereinträge zurückgreifen oder ein integriertes Tool wie Kondo verwenden, mit dem Sie eine Konversation „schlummern” lassen und sie zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit wieder in Ihrem Posteingang anzeigen lassen können.

Was ist die „Inbox Zero”-Methode für LinkedIn und wie funktioniert sie?

Die Inbox-Zero-Methode für LinkedIn ist ein täglicher Arbeitsablauf, bei dem Sie jede neue Nachricht bearbeiten, indem Sie eine von vier Aktionen auswählen: Antworten, Erinnern (Zurückstellen), Markieren & Archivieren oder Archivieren. Das Ziel ist es, Ihren Posteingang von einem überfüllten Speicherplatz in eine übersichtliche, umsetzbare To-Do-Liste zu verwandeln. Indem Sie Ihren Posteingang täglich leeren, reduzieren Sie Ihre mentale Belastung und stellen sicher, dass jede wichtige Nachricht die Aufmerksamkeit erhält, die sie verdient, ohne verloren zu gehen.

Wie kann ich meine Antwortzeit auf LinkedIn verkürzen?

Sie können Ihre Antwortzeit erheblich verkürzen, indem Sie vorgefertigte Vorlagen oder Snippets für häufige Anfragen und Nachfassaktionen verwenden. Viele Unterhaltungen beinhalten sich wiederholende Fragen oder Terminanfragen. Durch die Erstellung einer Bibliothek mit wiederverwendbaren Snippets können Sie diese Nachrichten in Sekundenschnelle beantworten. Tools mit Snippet-Funktionen ermöglichen es Ihnen, personalisierte Vorlagen mit einem einfachen Befehl einzufügen und so die Effizienz der Automatisierung mit der persönlichen Note zu kombinieren, die für den Aufbau von Beziehungen erforderlich ist.

Brauche ich wirklich ein Tool eines Drittanbieters, um meinen LinkedIn-Posteingang zu verwalten?

Sie können zwar versuchen, Ihren Posteingang manuell mit Tabellenkalkulationen oder Kalendern zu verwalten, aber ein spezielles Tool eines Drittanbieters ist für Fachleute, die für ihre geschäftlichen Aktivitäten auf LinkedIn angewiesen sind, weitaus effizienter und zuverlässiger. Manuelle Systeme verursachen Reibungsverluste, erfordern ständige Kontextwechsel und sind anfällig für menschliche Fehler. Ein Tool, das sich direkt in Ihren LinkedIn-Posteingang integrieren lässt, wie beispielsweise Kondo, automatisiert die Kennzeichnung, Erinnerungen und Vorlagen und schafft so ein reibungsloses System, das Zeit spart und verhindert, dass Chancen ungenutzt bleiben.