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Die 5 Phasen des Lebenszyklus des Projektmanagements im Jahr 2023

Projektmanager sind wahre Multitasker. Sie koordinieren Teams, verwalten komplexe Zeitpläne und führen Aufgaben nahezu perfekt aus - oft sogar gleichzeitig.

Erfahrene Projektmanager wissen jedoch, dass für ein erfolgreiches Projekt mehr als nur Pläne erforderlich sind. Es erfordert ein tiefes Verständnis für den Lebenszyklus des Projektmanagements.

In diesem Leitfaden werden die einzelnen Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus - Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss - näher beleuchtet. Wir werden auch die Schritte und Tools untersuchen, die erforderlich sind, um Ihre Projekte in jeder Phase zum Erfolg zu führen.

Fünf Phasen des Lebenszyklus des Projektmanagements

Der Lebenszyklus des Projektmanagements umfasst in der Regel 5 Phasen:

1. Phase 1 - Initiierung
2. Phase 2 - Planung
3. Phase 3 - Ausführung
4. Phase 4 - Überwachung und Kontrolle
5. Phase 5 - Abschluss

Was ist der Projektlebenszyklus?

Betrachten Sie den Projektlebenszyklus als einen Rahmen für Projektmanager zur effektiven Planung, Durchführung und Kontrolle des Projekts. Es handelt sich um einen systematischen Ansatz, der die Phasen beschreibt, die ein Projekt von der Initiierung bis zum Abschluss durchläuft.

Betrachten wir nun die einzelnen Phasen des Projektlebenszyklus:

1. Initiierung: Die Initiierungsphase markiert den Beginn eines Projekts. Sie beinhaltet die Identifizierung und Definition des Projektzwecks, der Ziele, des Umfangs und der Beteiligten.

In dieser Phase wird in der Regel ein Projektleiter ernannt, und es kann eine Machbarkeitsstudie durchgeführt werden, um die Durchführbarkeit des Projekts zu bewerten. Die anfänglichen Anforderungen und Beschränkungen des Projekts werden festgelegt und eine Projektcharta oder ein Business Case wird entwickelt.

2. DiePlanung: In der Planungsphase entwickeln die Projektleiter und ihre Teams einen umfassenden Plan für die Durchführung des Projekts. Diese Phase umfasst:

• Definition der Projektleistungen
• Erstellung eines Projektstrukturplans
• Identifizierung von Projektaufgaben und Abhängigkeiten
• Schätzung von Ressourcen und Zeitplänen
• Zuweisung von Haushaltsmitteln
• Erstellung von Risikoanalysen und Managementstrategien zur Abschwächung potenzieller Projektrisiken

Beachten Sie, dass der Projektplan als Fahrplan für die Durchführung und Kontrolle des Projekts dient.

3. Ausführung: In der Ausführungsphase wird der Projektplan in die Tat umgesetzt. Aufgaben werden zugewiesen, und die Teammitglieder beginnen mit der Arbeit an ihren jeweiligen Aktivitäten.

Die Projektmanager überwachen die Ausführung und stellen sicher, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt, die Ressourcen effektiv genutzt werden und die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und den Beteiligten reibungslos verläuft. Regelmäßige Status-Updates und Sitzungen werden durchgeführt, um den Fortschritt zu überwachen, Probleme anzusprechen und notwendige Anpassungen vorzunehmen, um das Projekt auf Kurs zu halten.

4. Überwachung und Kontrolle: Während des gesamten Projektlebenszyklus sind Überwachung und Kontrolle von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt und die festgelegten Qualitätsstandards erfüllt.

Die Projektmanager verfolgen die wichtigsten Leistungsindikatoren, überprüfen die Projektmetriken und vergleichen den tatsächlichen Fortschritt mit den geplanten Zielen. In dieser Phase geht es darum, Änderungen zu verwalten, Konflikte zu lösen und auftretende Risiken zu bewältigen. Außerdem wird regelmäßig Bericht erstattet, um die Beteiligten über den Stand des Projekts und notwendige Anpassungen zu informieren.

5. Abschluss: Die Abschlussphase bedeutet das Ende des Projekts. Sie umfasst die Fertigstellung und Lieferung der Projektleistungen, die Durchführung einer Projektüberprüfung oder einer Überprüfung nach der Implementierung sowie die Einholung von Genehmigungen und Freigaben durch die Beteiligten. Die aus dem Projekt gezogenen Lehren werden dokumentiert, um zukünftige Projekte zu verbessern. Verträge werden geschlossen und Ressourcen werden freigegeben.

Es wird ein formeller Projektabschlussbericht erstellt, in dem die Erfolge, Herausforderungen und Empfehlungen für künftige Projekte hervorgehoben werden. Die Feier des Projekterfolgs und die Würdigung der Beiträge der Teammitglieder sind ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil der Abschlussphase.

Profi-Tipp: Der Projektlebenszyklus ist nicht unbedingt ein linearer Prozess. Während des gesamten Projekts kann es zu Iterationen, Anpassungen und Feedback-Schleifen kommen, die bei Bedarf Flexibilität und Anpassungen ermöglichen.

Die vier Zwänge des Projektmanagement-Lebenszyklus

Innerhalb des Projektmanagement-Lebenszyklus gibt es vier Beschränkungen, die Projektmanager effektiv handhaben müssen:

1. Zeit: Zeitliche Zwänge können durch externe Faktoren beeinflusst werden, wie z. B.:

• Unrealistische Fristen: Manager sehen sich oft mit Problemen konfrontiert, wenn Interessengruppen oder Kunden zu aggressive oder unpraktische Fristen für den Projektabschluss setzen. Dies kann Druck erzeugen und es schwierig machen, das Projekt innerhalb der zugewiesenen Zeit abzuschließen.
• Schlechte Zeiteinschätzung: Eine genaue Schätzung der für jede Aufgabe oder Phase benötigten Zeit ist von entscheidender Bedeutung. Eine unzureichende Zeiteinschätzung kann zu Verzögerungen führen und den Projektfortschritt behindern.
• Abhängigkeiten und Verzögerungen: Bei Projekten bestehen oft Abhängigkeiten zwischen Aufgaben oder Teams. Verzögerungen in einem Bereich können einen Dominoeffekt auslösen und sich auf den gesamten Projektzeitplan auswirken.

2. Kosten: Zu den üblichen Kostenbeschränkungen gehören die folgenden:

• Unzureichendes Budget: Begrenzte finanzielle Mittel können zu Problemen bei der Beschaffung der erforderlichen Materialien, der Einstellung von Fachpersonal oder der Investition in die für die Projektdurchführung erforderliche Technologie führen.
• Kostenüberschreitungen: Schlechte Kostenschätzungen, unerwartete Ausgaben oder Änderungen des Projektumfangs können zu Budgetüberschreitungen führen, die die Ressourcen belasten und finanzielle Engpässe verursachen.
• Ressourcenzuweisung: Manager kämpfen oft mit der Optimierung der Ressourcenzuweisung, um Kosteneffizienz zu gewährleisten und gleichzeitig die Projektanforderungen zu erfüllen.

3. Umfang: Umfangsbeschränkungen treten auf, wenn das Projekt entgleist und sich über den ursprünglich geplanten Umfang hinaus ausweitet. Allgemeine Anwendungsfälle sind:

• Ausweitung des Projektumfangs: Änderungen oder Ergänzungen des Projektumfangs ohne angemessene Bewertung und Genehmigung können zu einer Ausweitung des Projektumfangs führen. Dies kann zu erhöhten Kosten, verlängerten Fristen und Schwierigkeiten bei der Durchführung des Projekts wie ursprünglich geplant führen.
• Umfangsänderungen: Änderungen des Projektumfangs während der Projektlaufzeit können den Arbeitsablauf stören, die Ressourcenzuweisung beeinträchtigen und neue Risiken und Unwägbarkeiten mit sich bringen.
• Unklare Anforderungen: Unzureichend definierte oder mehrdeutige Projektanforderungen können es Managern schwer machen, einen klaren Umfang festzulegen und dem Team die Projekterwartungen effektiv zu vermitteln.

4. DieQualität: Qualitätseinschränkungen können zahlreiche Ursachen haben, wie z.B.:

• Fehlen von Normen: Das Fehlen definierter Qualitätsstandards oder eines Qualitätsmanagementsystems kann zu uneinheitlichen oder minderwertigen Ergebnissen führen.
• Unzureichende Tests: Unzureichende Test- oder Qualitätssicherungsprozesse können zu unentdeckten Fehlern oder Mängeln führen, die die Gesamtqualität der Projektergebnisse beeinträchtigen.
• Abwägen von Zielkonflikten: Manager stehen oft vor der Herausforderung, den Wunsch nach qualitativ hochwertigen Ergebnissen mit Zeit- und Kostenbeschränkungen in Einklang zu bringen. Abwägungen können notwendig sein, und das richtige Gleichgewicht zu finden, kann eine komplexe Aufgabe sein.

Profi-Tipp: Diese vier Einschränkungen, die gemeinhin als "eisernes Dreieck" bezeichnet werden, stehen in einer Wechselbeziehung zueinander, und Änderungen bei einer Einschränkung wirken sich häufig auf die anderen aus. Projektmanager müssen diese Randbedingungen während des gesamten Projektlebenszyklus sorgfältig ausbalancieren und priorisieren, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.

Die 5 Phasen des Lebenszyklus des Projektmanagements verstehen

Phase 1. Projektinitiierung

Die einzelnen Schritte:

1. Bestimmen Sie die Zielsetzungen, Ziele und Ergebnisse des Projekts.
2. Definieren Sie den Umfang und die Grenzen des Projekts.
3. Durchführung einer Machbarkeitsstudie zur Bewertung der Durchführbarkeit des Projekts.
4. Identifizierung von Interessengruppen und Einrichtung von Kommunikationskanälen.
5. Erstellen Sie eine Projektcharta oder ein Einleitungsdokument.

Häufig verwendete Werkzeuge:

• Vorlage für eine Projektcharta
• Instrumente zur Stakeholder-Analyse
• Vorlagen für Durchführbarkeitsstudien
• Vorlagen für Kommunikationsmanagementpläne

Phase 2. Projektplanung

Die einzelnen Schritte:

1. Definieren Sie Projektaufgaben und -aktivitäten.
2. Legen Sie den Zeitplan und die Meilensteine des Projekts fest.
3. Entwickeln Sie einen Projektstrukturplan (WBS) und weisen Sie Ressourcen zu.
4. Identifizieren und Analysieren von Projektrisiken.
5. Erstellen Sie ein Budget und weisen Sie Ressourcen zu.
6. Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan.

Häufig verwendete Werkzeuge:

• Projektmanagementsoftware (z. B. Microsoft Project, Asana, Trello)
• Gantt-Diagramme wie das unten abgebildete:

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• WBS-Vorlagen
• Instrumente zur Risikobewertung
• Software für die Ressourcenzuweisung
• Instrumente zur Budgetierung und Finanzanalyse

Phase 3. Ausführung

Die einzelnen Schritte:

1. Durchführung von Projektaufgaben gemäß dem Projektplan.

2. Koordinierung und Verwaltung von Ressourcen:

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3. Kommunizieren Sie mit den Beteiligten und gehen Sie auf ihre Bedenken ein.

4. Überwachung des Projektfortschritts und Verfolgung der tatsächlichen Leistung.

5. Durchführung von Maßnahmen zur Qualitätskontrolle.

6. Verwaltung aller Änderungen oder Probleme, die während der Ausführung auftreten.

Häufig verwendete Werkzeuge:

• Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation (z. B. Slack, Microsoft Teams)
• Software zur Aufgabenverwaltung
• Software für Projektmanagement
• Instrumente des Qualitätsmanagements
• Werkzeuge für das Änderungsmanagement

Phase 4. Überwachung und Kontrolle

Die einzelnen Schritte:

1. Überwachen Sie den Projektfortschritt und vergleichen Sie ihn mit dem geplanten Zeitplan und den Meilensteinen.
2. Verfolgen Sie die Projektkosten und vergleichen Sie sie mit dem Budget.
3. Durchführung regelmäßiger Sitzungen zur Bewertung des Projektstatus und zur Behandlung von Problemen.
4. Verwaltung von Projektrisiken und Umsetzung von Strategien zur Risikominderung.
5. Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards.
6. Passen Sie den Projektplan bei Bedarf an.

Häufig verwendete Werkzeuge:

• Projektmanagement-Software mit Verfolgungs- und Berichtsfunktionen
• Werkzeuge für die Earned-Value-Analyse
• Software für das Risikomanagement
• Instrumente und Techniken der Qualitätskontrolle
• Werkzeuge für das Änderungsmanagement
• Dashboards zur Projektleistung

Phase 5. Schließung

Die einzelnen Schritte:

1. Bewertung der Projektleistung anhand der Ziele und Ergebnisse.

2. Einholung der Zustimmung des Kunden oder der Interessenvertreter zum Projektabschluss.

3. Führen Sie eine Lessons-Learned-Sitzung durch, um Erfolge und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln:

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4. Archivierung von Projektunterlagen und Abschluss von Verträgen.

5. Feiern Sie den Projekterfolg und erkennen Sie die Beiträge der Teammitglieder an.

Häufig verwendete Werkzeuge:

• Projektbewertung und Bewertungsinstrumente
• Vorlagen für Lessons Learned
• Systeme zur Dokumentenverwaltung
• Vorlagen für Vertragsabschlüsse
• Checkliste für den Projektabschluss

Übertragen auf Sie: Vereinfachen Sie Ihren Projektmanagement-Prozess mit Nifty

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Sie möchten Ihr Projektmanagement effizient und unkompliziert gestalten? Dann sollten Sie die Projektmanagement-Software von Nifty in Betracht ziehen, die eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine Vielzahl wichtiger Funktionen bietet, wie z. B.:

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• **Zeiterfassung: **Nifty bietet integrierte Zeiterfassungsfunktionen, mit denen Sie überwachen können, wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet wird. Sie können Arbeitsstunden leicht verfolgen und analysieren, um eine optimale Ressourcenzuweisung und Projekteffizienz sicherzustellen.
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• Visuelle Projekt-Roadmaps: Mit den visuellen Projektfahrplänen von Nifty behalten Projektmanager den Überblick über ihre Projektzeitpläne. Sie können Projektmeilensteine und -termine einfach planen, visualisieren und verfolgen.
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Der Erfolg Ihres Projekts hängt davon ab, wie gut Sie den Lebenszyklus des Projektmanagements verstehen. Nutzen Sie Projektmanagement-Software und unterstützen Sie Ihre Bemühungen, Projekte innerhalb des Budgets und des Zeitplans durchzuführen und die Erwartungen der Beteiligten zu übertreffen.