Ihr 101 Leitfaden für Projektmanagement

Intro

Was ist Projektmanagement?

Beim Projektmanagement geht es, wie der Name schon sagt, um, nun ja, das Management von Projekten. Als Projektmanager sind Sie führend an der Durchführung eines Projekts beteiligt. Beim Projektmanagement geht es darum, sicherzustellen, dass Ihr Team über die nötigen Mittel verfügt, um das Projekt erfolgreich abschließen zu können. Als Projektmanager müssen Sie einen Plan entwickeln, der Ihrem Team hilft, angesichts dieser Einschränkungen erfolgreich zu sein.

Ob Sie nun im Bereich Projektmanagement tätig sind oder nicht, in den meisten Berufen sind Projektmanagement-Fähigkeiten erforderlich, was sie zu einer wertvollen Fähigkeit in jeder Branche macht. Um Ihnen den Weg zum Erfolg zu ebnen, finden Sie hier eine Übersicht über die Durchführung von Projektmanagement.

Tipps für ein hervorragendes Projektmanagement

1. Definieren Sie Ihr Projekt

Wenn Sie sich daran machen, einen Plan für die Durchführung Ihres Projekts zu erstellen, müssen Sie zunächst definieren, was Ihr Projekt ist. Bestimmen Sie den Zweck und den Umfang Ihres Projekts, indem Sie festlegen, was Ihr Team erreichen soll und was nicht, um Ihre Grenzen festzulegen.

Überlegen Sie sich dann Ihre Ziele und wenden Sie die SMART-Methode (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden) an. So können Sie die Ziele Ihres Projekts genauer definieren und sicherstellen, dass Sie realistisch und auf dem richtigen Weg bleiben. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie auch die wichtigsten Stakeholder des Projekts ermitteln, d. h. Gruppen oder Einzelpersonen, die an den Ergebnissen Ihres Projekts interessiert sind. Mit einem gut definierten Projekt können Sie Ihre Projektcharta erstellen, das offizielle Dokument, das das Ziel, den Zweck und die geplanten Anforderungen Ihres Projekts zusammenfasst.

2. Ziele setzen

Achten Sie bei der Festlegung Ihrer Projektziele darauf, dass diese mit den Zielen Ihres Unternehmens und anderer Abteilungen wie Marketing, Rechtsabteilung, Markenmanagement, PR und anderen übereinstimmen. Überprüfen Sie die Motive Ihres Unternehmens, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens übereinstimmt. In der Zielsetzungsphase müssen Sie auch festlegen, wie Sie den Erfolg Ihres Projekts anhand von Schlüsselkennzahlen bewerten wollen. Stellen Sie Ihre Erfolgskriterien dar, damit Ihr Team beurteilen kann, ob das Projekt Ihre Ziele erreicht.

3. Entwickeln Sie Ihren Plan

Um Ihr Projekt auf dem richtigen Fuß zu beginnen, müssen Sie einen gründlichen operativen Plan entwickeln. Ihr Plan sollte nicht nur den Umfang, den Zeitplan, die Ressourcen und die Risiken Ihres Projekts enthalten, sondern auch eine hierarchische Aufschlüsselung der verschiedenen Aufgaben. So wird Ihr Projekt überschaubar, und Sie können die Verantwortlichkeiten zuweisen und die benötigten Ressourcen abschätzen. Die Ressourcen können personeller, finanzieller und materieller Art sein, und ihre frühzeitige Identifizierung hilft Ihnen, die benötigten Ressourcen angemessen zuzuweisen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Projektmanagements und der Erstellung eines Plans ist die Kommunikation. Erstellen Sie klare Kommunikationspläne, die festlegen, wie Sie Informationen an Ihre Teammitglieder und Stakeholder weitergeben werden.

4. Einen Zeitplan erstellen

Zusammen mit Ihrem Plan müssen Sie auch einen Projektzeitplan erstellen. Ein geschätzter Projektzeitplan hilft Ihnen und Ihrem Team dabei, ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten einzuhalten, und dient den Beteiligten als Ressource.

Sie können einen Zeitplan mithilfe von PERT-Diagrammen oder einem anderen Planungsinstrument Ihrer Wahl erstellen. Definieren Sie in dieser Phase die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und die kritischen Pfade für die Umsetzung. Weisen Sie diese Aufgaben dann den Teammitgliedern zu und legen Sie Fristen für jeden Anteil an der Verantwortung fest. Auch wenn die Dinge nicht immer wie geplant verlaufen, bietet ein projektierter Zeitplan einen Plan, den Sie im Laufe des Projekts aktualisieren oder ändern können.

5. Führen Sie Ihr Projekt durch

Sobald die richtige Planung erfolgt ist, können Sie und Ihr Team mit dem Projekt beginnen. Als Projektleiter denken Sie vielleicht, dass Sie sich zurücklehnen und entspannen können, aber das ist nicht die Wahrheit. Ihre Aufgabe in dieser Phase ist es, den Plan umzusetzen und sicherzustellen, dass Ihr Team die Aufgaben gemäß den von Ihnen festgelegten Standards ausführt.

Überwachen Sie den Fortschritt jedes einzelnen Teammitglieds sowie die Gesamtleistung Ihres Projekts. Verfolgen Sie Zeit, Kosten und Qualität, und stellen Sie sicher, dass Sie Probleme erkennen und entschärfen, sobald sie auftreten. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Projektmanagement-Tools auf dem Markt, die Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten, von Wrike bis Asana und mehr.

6. Kommunizieren und berichten

Während Sie und Ihr Team mit dem Projekt vorankommen, ist es auch Ihre Aufgabe als Projektmanager, Ihre wichtigsten Stakeholder über den Status, die Herausforderungen und die Erfolge des Projekts zu informieren. Erstellen Sie klare Fortschrittsberichte anhand der in Ihrem Plan festgelegten KPIs. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Kommunikation sowohl intern zwischen Ihrem Team als auch mit den externen Stakeholdern offen halten.

7. Abmilderung von Projektrisiken und Änderungen

Selbst bei einem perfekt ausgearbeiteten Plan können Probleme und Änderungen auftreten, und es liegt in Ihrer Verantwortung, dafür zu sorgen, dass diese während des gesamten Lebenszyklus Ihres Projekts bewältigt werden. Wenn Sie mit Projektherausforderungen konfrontiert werden, implementieren Sie bei Bedarf Ihre Pläne zur Risikominderung und für Notfälle. Dokumentieren und verfolgen Sie außerdem alle identifizierten Risiken, damit Sie sie in Ihren Projekt-Updates kommunizieren können.

Wenn Änderungen erforderlich sind, sollten Sie auch ein Änderungskontrollverfahren einrichten, das Ihnen bei der Bewertung und Entscheidung hilft, ob Änderungen gerechtfertigt sind. Ähnlich wie bei der Dokumentation der Herausforderungen Ihres Projekts sollten Sie alle vorgenommenen Änderungen sorgfältig aufzeichnen, ihre Auswirkungen bewerten und Ihren Plan entsprechend anpassen.

8. Lernen Sie aus Ihrem Projekt und feiern Sie Ihre Erfolge

Nach Abschluss Ihres Projekts ist es wichtig, nicht nur das Feedback Ihres Teams, sondern auch das Ihrer Stakeholder einzuholen. Dokumentieren Sie die Lektionen, die Sie während des Projekts gelernt haben, und stellen Sie fest, was funktioniert hat und was hätte verbessert werden können, damit Sie diese Lektionen bei zukünftigen Projekten anwenden können. Und schließlich sollten Sie diese Informationen für spätere Zwecke archivieren.

Dann können Sie den Erfolg Ihres Projekts feiern. Denken Sie daran, die harte Arbeit aller Beteiligten anzuerkennen und zu belohnen, um eine positive Kultur in Ihrem Team zu fördern.

Erfolgreiches Projektmanagement

Denken Sie daran, dass Projektmanagement ein dynamischer Prozess ist, der von Ihnen verlangt, flexibel und anpassungsfähig zu bleiben, um unerwartete Herausforderungen und Änderungen, die während des Projektzyklus auftreten können, zu bewältigen. Mit einem gründlichen Plan, dem richtigen Team und Anpassungsfähigkeit während des gesamten Projekts sowie einer gründlichen Reflexion nach Abschluss des Projekts verfügen Sie über die notwendigen Werkzeuge, um Ihre Fähigkeiten als Projektleiter zu erweitern und Ihr Team und Ihr Unternehmen auf einen erfolgreichen Weg zu führen.