Wie die digitale Transformation die Unternehmensproduktivität verbessern kann

Intro

Erinnern Sie sich an Disneys bemerkenswerte digitale Transformation in den frühen 2000er Jahren, die das 80 Jahre alte Unternehmen zurück in die Vorstellungswelt der Kunden katapultierte? Disney revitalisierte seine Themenparks und sein Streaming-Geschäft mithilfe digitaler Technologien, übernahm 2009 Marvel und lieferte eine Reihe von Blockbustern, die über 22 Milliarden US-Dollar einspielten. Möglich wurde dies durch die Interventionen des legendären CEO Bob Iger, die beispielhaft dafür sind, wie digitale Technologien Unternehmen wiederbeleben können.

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Fast zwei Jahrzehnte später hat die digitale Transformation eine viel größere Dimension erreicht, die erhebliche finanzielle Auswirkungen auf die Unternehmen hat.

Ein führender Branchenbericht zeigt, dass Unternehmen erhebliche Vorteile aus ihren Initiativen zur digitalen Transformation ziehen. Sieben von zehn Unternehmensleitern glauben, dass sie mit 1,5-facher Wahrscheinlichkeit höhere Umsätze verzeichnen können, und 66 % erwarten in den nächsten zwei Jahren eine höhere Rentabilität ihres Unternehmens.

Diese Ergebnisse unterstreichen den beispiellosen Fokus der Unternehmen auf die digitale Transformation, da sie zunehmend nach größerer Agilität und Widerstandsfähigkeit im Angesicht der Unsicherheit streben.

Unternehmen müssen agil sein, um auf der Grundlage umfangreicher Daten schnell und präzise Entscheidungen treffen zu können, damit sie ihre Kunden besser und schneller bedienen können als ihre Konkurrenz. Agile Unternehmen verfügen über die Instrumente und Prozesse, die es den Entscheidungsträgern ermöglichen, schnell auf interne und externe Herausforderungen zu reagieren, z. B. auf den Mangel an qualifizierten Arbeitskräften oder auf die Notwendigkeit, die Belegschaft weiterzubilden, um einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten.

Widerstandsfähigkeit, denn widerstandsfähige Organisationen sind besser auf Unwägbarkeiten vorbereitet. Organisationen, die Menschen, Prozesse und technologische Veränderungen vorhersehen und bewältigen, ohne ihre Arbeitsabläufe zu stören oder den Kundenservice zu beeinträchtigen, sind besser aufgestellt als Organisationen, die durch unvorhergesehene Herausforderungen und ständige Feuerwehreinsätze gestört werden.

Die digitale Transformation ist ihre Eintrittskarte, um schneller ans Ziel zu kommen!

Die digitale Transformation wird oft als eine groß angelegte Initiative missverstanden, die eine dramatische organisatorische Reaktion erfordert. Vielmehr handelt es sich um einen experimentellen, entdeckungsorientierten Ansatz, bei dem Unternehmen Strategien, Prozesse und Strukturen einführen, um das Beste aus der digital geprägten Geschäftslandschaft herauszuholen, indem sie ihre Gesamtproduktivität verbessern.

Bei der digitalen Transformation geht es jedoch nicht nur darum, ein technologieorientiertes Unternehmen zu werden.

Es geht auch um die Kunden und darum, ihre Bedürfnisse besser zu erfüllen, indem man sich mit isolierten Geschäftsfunktionen, Prozessen und Technologieplattformen befasst und sie rationalisiert, um die Effizienz und Produktivität zu steigern.

Es geht auch darum, die Auswirkungen aufkeimender Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) auf die Abläufe, Geschäftsstrategien und den Wettbewerb zu verstehen und zu wissen, wie sie die Belegschaften unterstützen und optimieren können. Und es geht darum, das Fachwissen und den Input von Kunden und Mitarbeitern zu nutzen und sie für die Anpassung an das digital gesteuerte Modell einzusetzen.

Gartner definiert digitale Transformation "als alles von der IT-Modernisierung (z. B. Cloud Computing) über die digitale Optimierung bis hin zur Erfindung neuer digitaler Geschäftsmodelle. Der Begriff wird in öffentlichen Organisationen häufig verwendet, um sich auf bescheidene Initiativen wie die Online-Stellung von Dienstleistungen oder die Modernisierung von Legacy-Systemen zu beziehen.

Die wichtigsten Gründe, warum Unternehmen ihre Reise zur digitalen Transformation beginnen müssen

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1. Senkung der Produktivität und des Engagements der Mitarbeiter

Der anhaltende Umbruch auf den globalen Arbeitsmärkten mit einer Reihe von arbeitnehmergesteuerten Trends wie der "Großen Kündigung" unterstreicht die Herausforderungen, die sich aus anhaltendem Burnout und mangelnder Begeisterung ergeben. Remote- und Hybrid-Arbeitsplätze haben zu einer Verbreitung von Arbeitsanwendungen geführt, was die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Teammitgliedern erschwert. Hinzu kommt, dass Verwaltungsaufgaben wie das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln ihre produktive Arbeitszeit beeinträchtigen und sie in monotone Tätigkeiten verwickeln.

Diese Herausforderungen haben die Unternehmen dazu veranlasst, Prozesse zu automatisieren und den Mitarbeitern mehr Zeit für produktive Tätigkeiten wie den Aufbau von Kundenbeziehungen und die Weiterbildung zu geben. Technologische Maßnahmen sind für die Bindung und Gewinnung neuer Talente von entscheidender Bedeutung, wie die Tatsache zeigt, dass Unternehmen sie zunehmend als Teil ihres zentralen Wertversprechens für ihre Mitarbeiter einsetzen.

So kann der Einsatz eines KI-gestützten Zeit- und Anwesenheitsmanagementsystems für jeden Mitarbeiter täglich bis zu 20-30 Minuten einsparen - was leicht Hunderte von Überstunden für Aktivitäten freisetzen kann, die die Mitarbeiter begeistern und beschäftigen. In der Praxis bedeutet dies, dass bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen die gesamte Zeitersparnis im Laufe der Zeit leicht Hunderte von Arbeitsstunden betragen kann. Die Einführung eines Zeit- und Anwesenheitsmanagementsystems verbessert die betriebliche Effizienz und fördert gleichzeitig das Engagement und das Wohlbefinden der Mitarbeiter, was zu einem dynamischeren und produktiveren Arbeitsplatz führt.

2. Die Notwendigkeit, Daten sinnvoll zu nutzen

Der plötzliche Anstieg von Remote- und Hybrid-Arbeitsplatzmodellen, neue Mitarbeitertypen wie Schichtarbeiter und eine globalere und diversifiziertere Belegschaft führen zu enormen Datenmengen. Veraltete Systeme und manuelle Prozesse sind nicht in der Lage, diese Daten genau und schnell auszuwerten, um verwertbare Erkenntnisse zu liefern.

Infolgedessen müssen die Entscheidungsträger viel Zeit und Mühe aufwenden, um aus den verfügbaren Daten die richtigen Anhaltspunkte für Geschäftsentscheidungen zu finden. Dieser manuelle Ansatz führt zu einem Verlust an produktiver Arbeitszeit, die Manager nutzen könnten, um an geschäftskritischen Initiativen zu arbeiten oder den Zusammenhalt und die Fähigkeiten ihrer Teams zu verbessern.

3. Zunehmende Konzentration auf Soft Skills

Kommunikation, Zusammenarbeit, Einfühlungsvermögen, Zeitmanagement und die Fähigkeit, einen Konsens zu finden, erweisen sich als Schlüsselqualifikationen. Die Unternehmen müssen die richtigen Voraussetzungen schaffen, damit ihre Mitarbeiter diese Fähigkeiten erwerben und nutzen können. Dazu ist es notwendig, den Mitarbeitern Zeit zu verschaffen.

Entgegen der landläufigen Meinung ziehen es rund 80 % der Unternehmen vor, Talente intern zu entwickeln, anstatt externe Mitarbeiter einzustellen oder Zeitarbeitskräfte an Bord zu nehmen, wie der Mercer-Bericht zu den Praktiken der Talentbewertung zeigt . Fast drei Viertel der Unternehmen (73 %) planen, Prozesse zu automatisieren und die menschliche Beteiligung zu reduzieren.

Dies bedeutet, dass die Unternehmen bestrebt sind, Verwaltungsaufgaben durch Automatisierung zu reduzieren und sich auf die Verbesserung des Qualifikationsprofils ihrer internen Mitarbeiter zu konzentrieren.

4. Größerer Druck auf die Gewinnmargen

Die Ausgaben der Kunden sind erheblich zurückgegangen, was die Gewinnspannen zusätzlich unter Druck setzt. Hinzu kommt, dass die Kunden heute eher zu Projekten mit festem Angebot tendieren, bei denen sich Änderungen des Projektumfangs, manuelle Fehler und der Mangel an Echtzeittransparenz und -überwachung auf das Endergebnis auswirken können. Infolgedessen suchen Unternehmen nach Möglichkeiten, ihre Backend-Prozesse und Arbeitsabläufe zu digitalisieren und Echtzeittransparenz zu erhalten, um ihre Projekte besser verwalten zu können. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Optimierung von Mitarbeitern und Prozessen, um die Effizienz und Produktivität zu steigern.

Diese Herausforderungen zeigen, warum die Einführung von Technologien und die digitale Transformation zu den wichtigsten organisatorischen Prioritäten für die Führungsebene geworden sind. Die digitale Transformation fördert die Unternehmensproduktivität, die direkt mit einer höheren Rentabilität verbunden ist.

So geht's:

Wie die digitale Transformation Schmerzpunkte beseitigen und die Produktivität steigern kann

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Einer der Hauptvorteile der digitalen Transformation liegt in der verbesserten Kundenbindung und -verwaltung. Der jährliche HubSpot-Bericht "State of Service in 2022" zeigt, dass 93 % der Kundendienstteams der Meinung sind, dass die Kunden viel höhere Erwartungen an ihre Marken haben als je zuvor. Das bedeutet, dass Unternehmen ihnen personalisierte und kanalübergreifende Dienstleistungen anbieten und ständig Innovationen einführen müssen, um ihre schwindende Aufmerksamkeitsspanne zu gewinnen.

Die Verwaltung von Ressourcen und die Betreuung von Kunden aus der Ferne oder in einem hybriden Setup ist eine besondere Herausforderung. Hier können Initiativen zur digitalen Transformation wie die Einführung eines KI-gestützten Automatisierungstools für professionelle Dienstleistungen das Ressourcenmanagement eines Unternehmens erheblich verbessern.

Mit Echtzeiteinblicken in den globalen Ressourcenpool, Ressourcenempfehlungen und -zuteilung sowie der Möglichkeit, die Fähigkeiten, Zertifikate und Kompetenzniveaus der einzelnen Ressourcen zu verfolgen, können Unternehmen ihre Manager mit den Tools ausstatten, die sie benötigen, um durchgängig hochwertige Kundenerfahrungen zu liefern.

Bob Iger, CEO von Disney, sagt: "Disney nutzt heute die digitalen Möglichkeiten, um die Verbraucher jeden Tag in den Themenparks, in den Unterhaltungsstudios, auf den interaktiven Medienplattformen und in den Geschäften zu unterhalten und mit ihnen zu interagieren", und erklärt, wie die digitale Transformation die Kundenbindung verbessern kann.

Einige weitere entscheidende Vorteile der digitalen Transformation sind im Folgenden aufgeführt:

1. Verbesserte organisatorische Agilität und Skalierbarkeit

In einem turbulenten Geschäftsumfeld müssen Unternehmen schnell und nahtlos skalieren, um die Auswirkungen negativer Entwicklungen, wie den Mangel an hochqualifizierten Arbeitskräften, auszugleichen. Ebenso muss ein Unternehmen über die digitalen Grundlagen verfügen, um von einer internationalen Expansion oder dem neuen Trend, Mitarbeiter aus aller Welt einzustellen, zu profitieren.

Ohne die erforderlichen Technologieplattformen und -prozesse können Unternehmen Schwierigkeiten haben, Agilität und Skalierbarkeit zu fördern. Dies wirkt sich auch auf die Produktivität des Unternehmens aus, da die Mitarbeiter aufgrund von isolierten oder manuellen Systemen oft überlastet sind und ihnen die technologische Unterstützung fehlt, die für die gewünschte Agilität und Skalierbarkeit erforderlich ist.

Die digitale Transformation hilft einem Unternehmen nicht nur bei der Bewältigung seiner aktuellen Herausforderungen, sondern auch bei der Erstellung langfristiger Prognosemodelle und bietet Möglichkeiten zur Verbesserung der Verwaltung seiner Ressourcen und Finanzen.

2. Langfristige Kosteneinsparungen

Die Deloitte-Studie "Global Cost Reduction Survey " zeigt, dass Kostensenkung zu einem globalen Unternehmensauftrag geworden ist. "Kostenreduzierung ist in allen Regionen zu einer Standardgeschäftspraxis geworden. 86 Prozent der weltweit Befragten gaben an, dass ihre Unternehmen in den nächsten 24 Monaten wahrscheinlich Initiativen zur Kostensenkung ergreifen werden", heißt es in dem Bericht. Unternehmen, die ihre Leistung steigern und ihre Ausgaben senken, können ihre Gewinnspannen verbessern.

Die digitale Transformation ermöglicht langfristige Kosteneinsparungen, da Unternehmen nicht in regelmäßigen Abständen große Summen ausgeben müssen, um Notlösungen zu schaffen, die die Nebenwirkungen von externen Faktoren wie laue makroökonomische Aussichten ausgleichen können.

Stattdessen können sie ein digitales Ökosystem einrichten, das auf die Anforderungen ihres Unternehmens abgestimmt ist, und die mit Technologieplattformen und Modernisierungen verbundenen Kosten aktiv verwalten, während sie gleichzeitig ihre Mitarbeiter, Geschäftsfunktionen und Prozesse unterstützen.

3. Schaffung eines zukunftssicheren Arbeitsplatzes, der Talente anzieht und bindet

Unternehmen, die neue Technologien wie KI und maschinelles Lernen einsetzen, sind in der Lage, den Bedarf ihrer Mitarbeiter besser zu definieren und ihnen eine nahtlose Erfahrung zu bieten. Auf diese Weise positionieren sich die Unternehmen als attraktive Arbeitgeber, die sich für die Zukunft stark machen wollen. Sie sind in der Lage, eine Anziehungskraft auf sehr gefragte, hart umkämpfte und hochqualifizierte Arbeitskräfte auszuüben.

Solche Beschäftigungsmöglichkeiten sind attraktiv für Arbeitnehmer, die mit Spitzentechnologien arbeiten möchten, um ihre Qualifikationsmatrix zu erweitern und sich einer anspruchsvollen und lohnenden Tätigkeit zu stellen.

Es ist bereits viel darüber geschrieben worden, wie Technologie und digitale Ökosysteme es Organisationen aus allen Bereichen ermöglicht haben, die Geschäftskontinuität während der schwierigen Tage der COVID-19-Pandemie aufrechtzuerhalten. Unternehmen müssen ein zukunftssicheres Ökosystem schaffen, das den Schocks von Störungen standhält und ihnen ein Gedeihen ermöglicht. Auf diese Weise kann die digitale Transformation Geschäftseinheiten zukunftssicher machen.

4. Reduzieren Sie manuelle Fehler

Manuelle Fehler kommen Unternehmen teuer zu stehen, da die Gefahr von Fehlern größer ist. So kann beispielsweise die manuelle Verwaltung der Lohn- und Arbeitsvorschriften oder die Verwendung unterschiedlicher Systeme ineffizient und fehleranfällig sein. Dies kann zu administrativem Mehraufwand, erhöhter Arbeitsbelastung und potenziellen Ungenauigkeiten bei der Lohnberechnung führen, was wiederum Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern und potenzielle Rechtsstreitigkeiten zur Folge hat.

42 % der Unternehmen haben in irgendeiner Form mit Umsatzeinbußen zu kämpfen, und manuelle Fehler tragen wesentlich zu diesem vermeidbaren Verlust bei. Für Unternehmen ist es schwierig, Einnahmeverluste zu erkennen und zu beheben, da sie nur selten in großer Zahl auftreten. Regelmäßige Fehler wie Produktivitätsverluste bei den Arbeitsstunden summieren sich jedoch zu großen Summen, die den Unternehmen finanziell schaden.

Ein Fertigungsunternehmen stellte fest, dass die manuelle Lohnberechnung und die Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften zu einer durchschnittlichen Fehlerquote von 5 % bei der Gehaltsabrechnung in seinen internationalen Betrieben führte. Bei einer Belegschaft von 10.000 Mitarbeitern bedeutete dies etwa 500 Fehler in der Gehaltsabrechnung pro Lohnperiode, was zu unzufriedenen Mitarbeitern und verschwendeten Verwaltungsressourcen führte.

5. Verbesserung der organisationsweiten Zusammenarbeit

Die Pandemie hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert. Wenn Unternehmen hybride und dezentrale Arbeitsplatzmodelle einführen, müssen sie ihre Kultur überprüfen und den Austausch von Wissen und die Zusammenarbeit fördern. Dies sind wichtige Aspekte, die nahtlose Abläufe und die Erfahrung der Stakeholder ermöglichen, insbesondere wenn Kunden und Mitarbeiter hauptsächlich online arbeiten.

Die digitale Transformation kann dazu beitragen, den Wissensaustausch zwischen Vertriebs-, Liefer-, Personal- und Finanzteams zu fördern und das unternehmensweite Engagement und die Zusammenarbeit zu verbessern. Außerdem können Lösungen, die teamübergreifende Prozesse integrieren, Daten und Einblicke in Echtzeit bieten, die Kluft zwischen Anforderungen und Fähigkeiten verringern und die Produktivität der Mitarbeiter verbessern.

Digitale Transformation ist wichtig!

Technologie kann entmutigend sein! Atemberaubende Innovationen und disruptive Geschäftsmodelle stellen das traditionelle Wissen in Frage und zwingen die Führungsetage, ihre organisatorischen Strategien und Prozesse neu zu bewerten.

Leider verlief die Reise nicht reibungslos.

Die digitale Transformation wird oft als ein disruptiver Prozess wahrgenommen. Diese unzutreffende Annahme hat in bestimmten Kreisen der Organisation zu Widerstand geführt und die Aufgabe erschwert, digitale Prozesse in den Geschäftsbereichen zu etablieren.

Die Führungsebene muss die Führung übernehmen, um diese realen oder vermeintlichen Bedenken zu zerstreuen, indem sie die Rolle des Mentors und Change-Makers übernimmt. Sie müssen mit gutem Beispiel vorangehen und klar kommunizieren, dass die digitale Transformation nicht dazu dient, Mitarbeiter zu ersetzen, sondern manuelle Prozesse. Es geht darum, sie mit den notwendigen Werkzeugen für moderne Arbeitsplätze auszustatten.

Um die Akzeptanz der Technologie zu erhöhen, ist es sinnvoll, klein anzufangen und den Mitarbeitern die Vorteile aufzuzeigen, die sich daraus ergeben. Durch die Automatisierung einfacher Aufgaben wie der Zeiterfassung könnten die Mitarbeiter aus erster Hand erfahren, wie die digitale Transformation ihren Alltag reibungsloser gestalten kann und ihnen mehr Zeit für produktivere Aufgaben lässt. Dies kann dazu beitragen, dass sich das Unternehmen stärker auf die Gewinnung und Bindung von Spitzenkräften konzentriert und diese besser integriert, um die Mitarbeiterabwanderung zu verringern.

Deshalb müssen Unternehmen neue Technologien einführen und gleichzeitig deutlich machen, wie sie wollen, dass ihre Mitarbeiter sich diese zu eigen machen. Darin liegt der Schlüssel zur besseren Bewältigung der Unwägbarkeiten und zur effizienten Bewältigung der sich ständig ändernden Anforderungen ihrer Interessengruppen.

Letztlich ist die digitale Transformation ein fortlaufender Prozess und kein Endziel. Es handelt sich um einen Prozess, bei dem es darum geht, integriert, agil und widerstandsfähig zu werden, was wiederum die Belegschaft optimieren und die Produktivität des Unternehmens steigern kann.

Und Produktivität bedeutet Geld!