Как да изберете подходящия канал за управление за вашия бизнес с ваканционни наеми

Въведение

Управлението на имот за ваканционно настаняване става много по-сложно в момента, в който започнете да публикувате обяви за един и същ имот на няколко платформи за резервации.

Airbnb може да привлече един тип гости, Booking.com – друг, докато Vrbo може да ви помогне да достигнете до семейства и туристи, които планират по-дълъг престой. Присъствието в няколко канала може да увеличи видимостта и да намали зависимостта от която и да е отделна платформа, но също така създава оперативен проблем: всяка настройка на календара, цените и наличността трябва да остава точна навсякъде.

Ако гост резервира три нощувки чрез Airbnb, тези дати трябва незабавно да изчезнат от Booking.com и Vrbo. Ако увеличите тарифата си за уикенда, вероятно не искате да влизате в четири различни панела за управление, за да направите една и съща промяна.

Ето тук софтуерът за управление на каналите става незаменим.

Трудността е, че на пръв поглед много продукти изглеждат почти идентични. Всички те обещават синхронизация на календара, свързаност с каналите и по-лесно управление на имотите. Разликите често стават очевидни едва след като операторът започне да се занимава с реални резервации, промени в цените, анулирания и нарастващ портфейл.

Ето какво всъщност трябва да сравняват операторите на ваканционни наеми, преди да изберат платформа.

Какво прави мениджърът на канали за ваканционни наеми?

Мениджърът на канали свързва вашия инвентар за ваканционни наеми с уебсайтовете, където гостите правят резервации.

Вместо да управляват Airbnb, Booking.com, Vrbo и други канали поотделно, операторите могат да контролират важната информация от една централна система. В зависимост от софтуера това може да включва:

• Наличност
• Резервации
• Цени за нощувка
• Минимален престой
• Ограничения за резервации
• Информация за обекта
• Такси и данъци
• Данни за гостите

Най-важната функция е синхронизацията.

Когато постъпи резервация чрез една платформа, мениджърът на канали трябва автоматично да актуализира наличността в останалите свързани канали. Това значително намалява риска двама гости да резервират един и същ имот за едни и същи дати.

Един добър мениджър на канали за ваканционни наеми трябва следователно да се оценява не само по броя на логата, показани на страницата му за интеграции. Операторите трябва да обърнат внимание на това как функционират тези връзки, какви данни се синхронизират и колко бързо промените се прехвърлят между системите.

Това разграничение става все по-важно с нарастването на обема на резервациите.

Дайте приоритет на преките връзки с основните канали за резервации

Първият въпрос, който трябва да си зададете, е ясен:

Софтуерът свързва ли се директно с платформите за резервации, които генерират вашите резервации?

За повечето фирми за ваканционни наеми приоритетните канали вероятно включват някаква комбинация от:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• Google Vacation Rentals
• Регионални или нишови платформи за резервации

Въпреки това, простото твърдение, че дадена платформа „поддържа“ Airbnb или Booking.com, не ви дава достатъчно информация.

Някои интеграции са много по-задълбочени от други.

Силна директна връзка може да позволи резервациите, цените, наличността, ограниченията и друга информация да се прехвърлят автоматично между мениджъра на каналите и онлайн туристическата агенция (OTA). По-ограничена връзка може да синхронизира само календарите.

Това е важно, защото синхронизирането само на календарите все още изисква значителна ръчна работа.

Ако наличността се актуализира автоматично, но цените и изискванията за минимален престой – не, операторите може все пак да се наложи да управляват отделните табла на OTA при всяка промяна в ценовата си стратегия.

Преди да се абонирате, проверете точно каква информация може да се изпраща и получава чрез всяка интеграция.

Потърсете двупосочна синхронизация в реално време

Скоростта на синхронизацията е една от най-големите практически разлики между мениджърите на канали.

Представете си, че даден обект е свободен за популярните петък и събота вечер.

В 18:03 ч. някой резервира обекта чрез Booking.com.

В 18:05 ч. друг пътуващ открива, че същите дати са свободни в Airbnb.

Ако системите не са се синхронизирали достатъчно бързо, и двете резервации могат да бъдат приети.

Сега операторът има проблем.

Трябва да се свърже с някого, може да се наложи да отмени резервацията, а това потенциално може да се отрази на представянето на имота на платформата за резервации. По-важното е, че преживяването на госта започва с разочарование, което можеше да бъде избегнато.

Ето защо операторите трябва да търсят двупосочна синхронизация, която да се осъществява възможно най-близо до реално време.

Двупосочната синхронизация означава, че информацията тече и в двете посоки.

Например:

Booking.com → Мениджър на канали → Airbnb

и

Airbnb → Мениджър на канали → Booking.com

Централната платформа се превръща в източника, чрез който се координира наличността в цялата дистрибуторска мрежа.

Следователно операторите трябва да задават на потенциалните доставчици следните въпроси:

• Колко бързо се синхронизират новите резервации?
• Отмените се актуализират ли автоматично?
• Синхронизират ли се промените в цените между каналите?
• Синхронизират ли се правилата за минимален престой?
• Какво се случва при прекъсване на връзката?
• Ще получи ли операторът сигнал, ако синхронизацията спре?

Тези въпроси са по-полезни, отколкото просто да попитате дали продуктът „се интегрира с Airbnb“.

Помислете как софтуерът ще се справи с растежа

Софтуерът, който работи за един апартамент, може да не е този, от който се нуждаете, когато управлявате 30 имота.

В началото може да е изкушаващо да изберете най-евтиния инструмент, способен да синхронизира няколко календара. Това може да е напълно достатъчно в началото, но смяната на оперативните системи по-късно може да се окаже смущаваща.

Помислете къде може да бъде бизнесът след две или три години.

Ако портфолиото се разшири, може да се наложи:

• Масови актуализации на цените
• Табла за управление на множество обекти
• Достъп за собственици
• Разрешения за екипа
• Автоматизирани съобщения
• Разпределяне на задачи
• Управление на почистването
• Интеграции за управление на приходите
• Отчети по имоти
• Интеграции със счетоводството
• Множество потребителски профили

Ръчното управление на тези изисквания става все по-трудно с нарастването на броя на имотите.

Един-единствен администратор може да забележи веднага, когато нещо изглежда нередно в един календар. Екип, управляващ 50 имота, не може да разчита на това, че някой ще проверява ръчно всеки обявен имот всеки ден.

Следователно мащабируемостта означава нещо повече от това дали софтуерът технически ви позволява да добавяте още имоти. Тя означава да се запитате дали управлението на тези допълнителни имоти остава управляемо.

Проверете как се интегрира с останалата част от вашата дейност

Мениджърът на каналите рядко работи изолирано.

Фирмите за отдаване под наем на ваканционни имоти могат да разчитат на нарастваща колекция от софтуер, обхващащ ценообразуването, комуникацията с гостите, счетоводството, почистването, плащанията и достъпа до имотите.

Типичните интеграции могат да включват:

• Системи за управление на имоти
• Инструменти за динамично ценообразуване
• Счетоводни платформи
• Системи за обработка на плащания
• Умни брави
• Софтуер за управление на почистването
• Инструменти за комуникация с гости
• Системи за управление на приходите
• Уебсайтове за директни резервации

Преди да изберете софтуер, направете преглед на системите, които вече използвате.

След това определете коя платформа трябва да бъде в центъра на дейността.

Например, инструментът за ценообразуване може да изчисли идеалната цена за нощувка въз основа на местното търсене. След това тази цена трябва да стигне до мениджъра на канали, който я разпространява към Airbnb, Booking.com и Vrbo.

Ако тези системи не се интегрират правилно, персоналът може да се наложи да прехвърля информацията за цените ръчно.

Същият проблем важи и за данните на гостите.

Една потвърдена резервация може да изисква задействане на задачи по почистване, работни потоци за плащане, инструкции за настаняване и автоматизирани съобщения. Колкото по-малко ръчни прехвърляния са необходими между системите, толкова по-лесно става мащабирането на дейността.

Решете дали се нуждаете от мениджър на канали или от пълноценна система за управление на имоти (PMS)

Друго важно разграничение е между специализиран мениджър на канали и пълна система за управление на имоти.

Каналният мениджър се фокусира предимно върху разпределянето на наличностите и синхронизирането на каналите за резервации.

Системата за управление на имоти (PMS) обикновено обхваща по-широк спектър от оперативни задачи.

В зависимост от доставчика, PMS може да включва:

• Управление на резервациите
• Комуникация с гости
• Почистване
• Плащания
• Отчети
• Директни резервации
• Отчети за собствениците
• Управление на екипа
• Управление на каналите

За по-малките оператори платформата „всичко в едно“ може да бъде привлекателна, тъй като се налага свързването на по-малко отделни системи.

По-големите или по-специализираните фирми може да предпочитат специализирани инструменти за различните функции.

Няма универсално правилна конфигурация.

Важното е да разберете точно какъв проблем се опитвате да решите. Да плащате за голяма PMS, когато всичко, от което се нуждаете, е надеждна синхронизация на каналите, може да добави ненужна сложност. Изборът на базов мениджър на канали, когато всъщност се нуждаете от цялостен оперативен софтуер, може да създаде обратния проблем.

Обърнете внимание на управлението на цените и ограниченията

Синхронизацията на наличността привлича най-голямо внимание, тъй като двойните резервации са много смущаващи, но управлението на цените е почти също толкова важно.

Цените на ваканционните наеми се променят постоянно.

Операторите могат да коригират цените въз основа на:

• Уикенди
• Празници
• Местни събития
• Сезонно търсене
• Наличност в последния момент
• Продължителност на престоя
• Заетост
• Колко предварително правят резервации гостите

Ръчното променяне на тези правила на множество платформи е бавно и предразполага към грешки.

Един полезен мениджър на канали трябва да улеснява централизираното актуализиране на тарифите и ограниченията за резервации.

Например, операторът може да реши, че по време на голямо местно събитие:

• Цената за нощувка трябва да се увеличи с 25%
• Минималният престой трябва да се промени от две на три нощувки
• Резервациите за същия ден трябва да бъдат деактивирани

В идеалния случай тези правила могат да бъдат променени еднократно и разпространени във всеки съответен канал за резервации.

Колкото по-лесно е централизираното управление на цените, толкова по-малко време трябва да отделят операторите за поддържане на отделните акаунти в онлайн туристическите агенции (OTA).

Тествайте таблото за управление, преди да се ангажирате

Функциите са важни, но и лесното използване също има значение.

Софтуерът може да разполага с впечатляващ списък от интеграции, но въпреки това да е разочароващ при ежедневната употреба.

Не забравяйте, че системата може в крайна сметка да се превърне в таблото, което екипът ви отваря първо всяка сутрин.

Обърнете внимание колко бързо можете да:

• Вижте пристиганията и заминаванията за днес
• Намерете резервация
• Блокирайте дати
• Настройка на тарифа
• Промяна на минималния престой
• Проверете откъде е направена резервацията
• Преглед на наличността в няколко обекта
• Откриване на грешки в синхронизацията

Ако рутинните задачи изискват навигация през няколко менюта, това създава допълнително затруднение.

Това е особено важно, ако платформата ще се използва и от служители, виртуални асистенти или управители на имоти.

Системата трябва да намалява необходимостта от обучение, а не да създава още един сложен процес, който само един човек разбира.

Не подценявайте обслужването на клиентите

Софтуерът за управление на каналите се намира точно между вашия инвентар и платформите, които генерират приходите ви.

Когато нещо спре да работи, поддръжката става изключително важна.

Представете си, че в петък вечерта откривате, че синхронизацията на наличността в Airbnb е спряла за десет имота.

Да изпратиш имейл и да получиш отговор в понеделник вероятно не е достатъчно.

Преди да се ангажирате, проучете:

• Работно време на поддръжката
• Наличност на чат на живо
• Време за отговор
• Поддръжка по телефона
• Обслужване през уикенда
• Документация
• Помощ при започването
• Поддръжка при миграция

Трябва също да разберете как доставчикът се справя с проблеми при интеграцията, свързани с OTA.

Понякога самият софтуер може да работи коректно, докато външната платформа за резервации изпитва проблем. Един добър екип за поддръжка трябва да може да идентифицира проблема и да обясни какви действия трябва да предприеме операторът.

Поддръжката лесно се пренебрегва по време на процеса на закупуване, защото всичко работи нормално. Нейната стойност става ясна, когато нещо се обърка.

Сравнете цените въз основа на цялото портфолио

Моделите на ценообразуване на мениджърите на канали се различават значително.

Доставчиците могат да начисляват:

• За всеки имот
• За всяка резервация
• Процент от приходите
• Месечен абонамент
• По брой канали
• По брой потребители
• Чрез планове с различни нива

Платформа, която изглежда евтина за два обекта, може да се окаже скъпа при 20.

Обратното също може да е вярно. По-висок месечен абонамент може да се окаже по-евтин за по-голям оператор, ако включва неограничен брой резервации или допълнителни обекти на ниска пределна цена.

Изчислете разходите въз основа на действителния си портфейл, вместо да сравнявате обявените начални цени.

Проверете също дали са включени важни функции.

Един евтин план може да стане много по-скъп, след като добавите:

• Допълнителни канали
• Автоматизация
• Функционалност за директни резервации
• Допълнителни потребители
• Отчети
• Достъп до API
• Премиум поддръжка

Най-полезното сравнение е общата оперативна цена, а не просто обявената месечна такса.

Сравнете каналните мениджъри един до друг

Една от трудностите при избора на този тип софтуер е, че уебсайтовете на доставчиците обикновено описват продуктите си с подобен език.

Почти всички предлагат интеграции.

Почти всички обещават автоматизация.

Почти всички твърдят, че системата им е лесна за използване.

Съществените разлики обикновено се крият в детайлите: методи за синхронизация, поддържани функции за всяка OTA, ценообразуване при разрастване на портфолиото, качество на поддръжката и дълбочина на интеграцията.

Ето защо е разумно да сравните най-добрите варианти за мениджъри на канали за ваканционни наеми един до друг, преди да се ангажирате с дадена платформа.

Създайте списък с финалисти въз основа на вашите реални оперативни изисквания, вместо просто да изберете доставчика с най-дългия списък от функции.

Едно просто сравнение може да изглежда така:

Изискване	Доставчик А	Доставчик Б	Доставчик В
Директна връзка с Airbnb	Да	Да	Да
Връзка с Booking.com	Да	Да	Да
Връзка с Vrbo	Да	Ограничена	Да
Двупосочна синхронизация на тарифите	Да	Да	Да
Наличност в реално време	Да	Ограничена	Да
Интеграция с динамично ценообразуване	Да	Не	Да
Инструменти за управление на множество имоти	Силни	Основни	Разширени
Поддръжка 24/7	Да	Не	Не
Цени за 20 имота	$$$	$$	$$$

Точните критерии ще зависят от вашия бизнес, но това упражнение ви кара да сравните това, което наистина има значение, вместо да се доверявате на маркетинговите обещания.

Направете тест в реални условия

Когато е възможно, използвайте безплатен пробен период или демонстрация, преди да прехвърлите цялото си портфолио.

Не се задоволявайте просто да кликвате из таблото за управление.

Тествайте ситуации, които възникват по време на нормална работа.

Например:

1. Променете цената за нощувка и се уверете, че промяната е отразена във свързаните канали.
2. Запазете дата и проверете дали свободните места на други места изчезват.
3. Направете тестова резервация и проверете колко бързо се актуализират календарите.
4. Отменете резервация и се уверете, че датите отново се отварят правилно.
5. Променете правилото за минимален престой.
6. Добавете още един член на екипа и тествайте правата за достъп.
7. Свържете се с отдела за обслужване на клиенти с реалистичен въпрос.

Тестът в реални условия разкрива разлики, които е трудно да се открият от страницата с цените.

Подходящият софтуер трябва да намалява работата, а не да я увеличава

Целта на софтуера за управление на каналите не е просто да свърже колкото се може повече уебсайтове за резервации.

Той трябва да улесни управлението на бизнеса.

Една стабилна система дава увереност на операторите, че информацията за наличността е точна, цените се разпределят правилно, а резервациите от различни платформи се управляват от едно място.

Следователно най-добрият избор зависи от структурата на бизнеса.

Хост с два обекта може да даде приоритет на простотата и цената. Управител на 50 обекта може да се интересува много повече от управлението на големи обеми, автоматизацията, интеграциите и поддръжката.

Важното е да погледнете отвъд списъка с функции.

Оценете качеството на връзките, скоростта на синхронизацията, как платформата се вписва в останалата част от софтуера ви и дали ще може да продължи да поддържа бизнеса, докато портфолиото ви се разширява.

Когато тези елементи са налице, публикуването на имоти в множество канали за резервации престава да създава допълнителна административна работа и започва да изпълнява първоначалната си цел: да привлича повече резервации.