Изграждане на връзки: Как редакторите четат вашите имейли

Въведение

„Студеното“ общуване изглежда съвсем различно в зависимост от това от коя страна на пощенската кутия се намирате.

За изпращача едно предложение може да означава проучване, търсене на потенциални клиенти, писане и няколко минути, прекарани в търсене на подходящия контакт. За редактора това е просто още едно съобщение, което се конкурира с вътрешни имейли, крайни срокове, бюлетини, PR предложения и десетки други запитвания.

Тази разлика обяснява защо контактът, който изглежда напълно разумен за изпращача, може да остане без отговор.

Редакторите търсят признаци, че изпращачът разбира изданието, има нещо подходящо да предложи и може да предаде идеята си, без да създава допълнителна работа.

Ето защо доброто обръщение има по-малко общо с умни шаблони и повече с това да улесни бързата проверка на достоверността.

Ето какво всъщност забелязва един редактор.

Пощенската кутия решава повече, отколкото си мислите

Преди редакторът да прочете предложението, той вижда името на изпращача, имейл адреса, темата на писмото и кратък преглед на първото изречение.

Това първо впечатление вече дава отговор на няколко въпроса.

Дали това е истински човек? Има ли смисъл домейнът? Темата свързана ли е с изданието? Предварителният преглед прилича ли на персонализирано съобщение или на масово имейл съобщение?

Идентичността на изпращача има значение тук. Същата информация трябва да остане последователна, след като съобщението бъде отворено. Прост подпис с истинско име, длъжност, компания и уебсайт дава на редактора лесен начин да провери кой стои зад предложението.

За екипи, които изпращат съобщения от няколко акаунта, генераторът на имейл подписи може да помогне за поддържането на последователност в основната информация за изпращача. Не е необходимо тя да бъде сложна. Всъщност, изчистената подпис обикновено е по-убедителна от подножие, препълнено с банери, награди, икони и рекламни текстове.

Редакторът трябва да знае кой сте, без да се налага да прави проучвания.

Защо първите две реда провалят толкова много предложения

Обикновеното начало се разпознава лесно.

„Здравейте, наскоро открих вашия страхотен уебсайт и много ми хареса съдържанието ви“ би могло да бъде изпратено до почти всяко издание в интернет.

Редакторите постоянно виждат различни варианти на това.

Същото важи и за съобщения, в които се използва грешно име, споменава се статия, която не съществува, или се преминава директно към „Можете ли да добавите моя линк?“, преди да се даде на получателя причина да прояви интерес.

Ефективното общуване започва с това да покажете, че уебсайтът е бил избран умишлено. Нашето ръководство за изработване на стратегия за общуване с цел публикуване на гостуващи статии подчертава същото: подходящият подбор на потенциални партньори и персонализираното общуване са по-важни от простото свързване с колкото се може повече уебсайтове.

Не е необходимо да пишете цял параграф с похвали, за да докажете, че сте проучили нещата. Достатъчно е едно точно изречение.

Слаб пич

Здравейте,

Намерих уебсайта ви, докато сърфирах, и много ми харесаха страхотните ви статии. Аз съм професионален автор на съдържание и бих искал да допринеса с висококачествена гостуваща статия за вашия блог.

Мога ли да ви изпратя няколко теми? Бих искал също така да получа дофолoу обратна връзка към нашия сайт.

Съобщението няма конкретна насоченост, няма доказателство, че изпращачът познава изданието, и няма очевидна полза за редактора.

Сега го сравнете с това:

По-добро предложение

Здравей, Мая,

Забелязах, че си писала за търсенето на възможности за гостуващи публикации и качеството на линковете, но има по-малко съдържание, което показва как редакторите подхождат към тези предложения.

Би ли се заинтересувала от практическа статия за това как редакторите оценяват предложенията за изграждане на линкове, включваща примери за имейли „преди и след“ и проста рамка за последващи действия?

С удоволствие ще ти изпратя план, ако темата ти допадне.

Тази версия не е много по-дълга. Тя просто отговаря на въпросите, които редакторът вече си задава.

Дай на редактора идея, а не още една задача

Често срещана грешка в имейлите за изграждане на връзки е да се иска от редактора да свърши стратегическата работа.

„Мога ли да допринеса с нещо за SEO?“ всъщност не е предложение.

Сега редакторът трябва да реши коя тема е подходяща, да провери дали вече е била засегната, да измисли ъгъл и да обясни какво иска.

Едно полезно предложение върши тази работа, преди имейлът да бъде изпратен.

Вместо да предлагате обща категория, посочете една конкретна тема и една причина, поради която тя трябва да бъде публикувана на този сайт.

Например:

Тема: изграждане на връзки чрез аутрич.

Гледната точка: как редакторите оценяват предложенията от непознати, преди да отговорят.

Формат: практическо ръководство с преработени примери и съвети за последващи действия.

Това дава на редактора нещо конкретно, което да приеме, отхвърли или коригира.

Същото правило важи и за имейл с предложение за гостуваща статия. Редакторите рядко се нуждаят от поредната обща статия за „SEO тенденции“ или „защо обратните връзки са важни“. По-вероятно е да забележат полезен ъгъл, който добавя нещо, което съществуващото им съдържание все още не обхваща.

Това става особено важно с нарастването на обема на контактите. Нашето ръководство за мащабиране на гостуването в блогове и изграждането на повече линкове показва защо е важен повтаряемият процес, но мащабирането на търсенето на потенциални партньори не трябва да означава жертване на релевантността.

Направете предложението лесно за преглед

В предложението „на сляпо“ не е необходимо да разказвате цялата история на професионалния си живот.

Редакторите обикновено се интересуват от пет неща: защо сте избрали техния сайт, какво искате да напишете, какво прави ъгълът полезен, дали можете да го изпълните и какво искате те да направят след това.

Всичко това може да се побере в един кратък имейл.

Ако имате публикувани работи по темата, включете един или два примера. Не изпращайте портфолио с дванадесет линка.

Ако професионалният ви опит подкрепя темата, споменете го в едно изречение.

И завършете с една молба.

„Би ли бил този ъгъл полезен за вашия блог?“ е достатъчно.

Избягвайте да завършвате с списък от въпроси за броя на думите, датите на публикуване, обратните връзки, биографиите на авторите, крайните срокове и редакционните политики, преди редакторът дори да е проявил интерес.

Колкото по-лесно е решението, толкова по-лесен е отговорът.

Доверието се изгражда и извън текста

Доброто писане не може напълно да компенсира подозрителния изпращач.

Редакторите често правят бърза проверка на информацията, преди да се съгласят да работят с някого, когото не познават.

Истинският бизнес домейн е един от най-простите сигнали за доверие. Имейл от [email protected] е по-лесно да се свърже с легитимна организация, отколкото с несвързана безплатна пощенска кутия.

Техническата настройка също има значение.

SPF, DKIM и DMARC помагат на системите за получаване на поща да проверят дали съобщенията са оторизирани и свързани с домейна, от който твърдят, че идват. Те също така намаляват вероятността легитимното общуване да бъде третирано като подозрително, още преди редакторът да го е видял.

Името на изпращача, домейнът, уебсайтът и подписът трябва да разказват една и съща история.

Това става все по-важно с разрастването на кампанията за изпращане на имейли за първоначален контакт. Малките несъответствия лесно се пренебрегват, когато се изпращат ръчно десет имейла. При стотици съобщения обаче те могат да накарат легитимното общуване да изглежда небрежно или автоматизирано.

Редакторът не бива да се чуди дали „Алекс от BrightSEO“ наистина работи в BrightSEO.

Персонализирайте причината, а не всяко изречение

Персонализацията често се разбира погрешно.

Тя не означава да добавите параграф за най-новата публикация на редактора в LinkedIn, родния му град, любимия му футболен отбор и университета, в който е учил.

Това може да изглежда по-странно дори от шаблон.

Полезният вид персонализация е професионален и свързан с предложението.

Покажете, че разбирате какво обхваща изданието. Споменете свързана статия, когато тя наистина има връзка с вашата идея. Проверете дали предложената от вас тема вече съществува. Уверете се, че аудиторията е подходяща.

Нашият анализ на причините за провала на кампаниите за изграждане на линкове е полезно напомняне, че установяването на контакти е само една част от процеса. Лошото насочване и слабите предложения за стойност не могат да бъдат поправени просто чрез изпращане на повече имейли.

Един добър тест е прост.

Премахнете името на изданието от имейла си.

Може ли същото предложение да бъде изпратено до 200 други блога, без да се променя нищо?

Ако отговорът е „да“, вероятно се нуждае от още работа.

Продължавайте да следите, но знайте кога да спрете

Липсващият отговор не е непременно отказ.

Редакторите отварят съобщенията по време на срещи, маркират ги за по-късно, се разсейват или просто ги изгубват сред по-новите имейли. Едно проследяване е нормално.

Грешката е да превърнете предложението в поредица от все по-неудобни напомняния.

При контакти с редакциите един практичен ритъм е да изпратите първоначалното съобщение, да направите последваща връзка след около четири до седем дни и да изпратите едно последно съобщение около седмица по-късно, ако възможността е важна.

След това продължете напред.

Вторият опит може да направи значителна разлика. Последващото съобщение може да бъде изключително кратко:

Здравей, Мая,

Просто искам да припомня тази идея в началото на пощенската ти кутия. Мога да включа и кратък списък с въпроси от гледна точка на редактора, както и примери за предложения „преди“ и „след“.

С удоволствие ще изпратя обща схема, ако ти е полезна.

Забележи какво липсва: чувство за вина, фалшива спешност и „Видя ли предишните ми три имейла?“

Измервай отговорите и публикациите

Процентът на отваряне може да помогне за диагностициране на темите на имейлите или доставяемостта, но не трябва да бъде основният показател за кампания за изграждане на линкове.

Резултатът, който всъщност искате, се получава много по-късно.

Първо проследявайте процента на отговорите. След това отделете положителните отговори от отказите и автоматичните отговори.

Най-важното е да следите процента на публикуване: колко предложения в крайна сметка водят до публикувана статия или обратна връзка.

Това помага да се открият проблеми на различни етапи.

Ако представянето е добро, но отзивите са слаби, вероятно трябва да се поработи върху таргетирането или представянето.

Ако отзивите са положителни, но малко теми се приемат, идеите може би са твърде общи.

Ако много предложения се одобряват, но статиите рядко се публикуват, проблемът вероятно е след фазата на контактите — качеството на съдържанието, времето за изпълнение или неспазване на редакционните изисквания.

По-полезно е да разгледате целия процес, отколкото да се радвате на необичайно висок процент на отваряне.

Изградете процес, без да звучи като процес

Мащабирането на контактите изисква системи. Това не означава, че всеки получател трябва да се чувства като ред в електронна таблица.

Проучването на потенциални клиенти може да бъде стандартизирано. Квалификацията може да бъде стандартизирана. Напомнянията за последващи действия могат да бъдат стандартизирани. Данните на изпращача и форматирането на имейлите могат да бъдат стандартизирани.

Екипът може също да използва Stripo.email като част от по-широкия си процес на създаване на имейли, когато е важно да има последователност в съобщенията.

Това, което не трябва да изчезне, е причината, поради която дадена публикация получава конкретно предложение.

Преди да изпратите имейла, проверете дали редакторът може да разбере съобщението за няколко секунди: кой сте, защо сте се свързали с него, каква е предложената тема, защо тя е подходяща за аудиторията му и какво трябва да направи след това.

Ако отговорите на тези въпроси са очевидни, имейлът си върши работата.

Ако те са заровени под дълго въведение, общи похвали или няколко конкуриращи се искания, повече автоматизация няма да реши проблема.

Добрият контакт рядко прави впечатление от гледна точка на редактора.

Тя е конкретна, достоверна, кратка и лесна за отговор.

А в препълнена пощенска кутия това често е достатъчно, за да се откроите.