Важна документация за собствениците на компании: 11 вида бизнес документи, които винаги трябва да се съхраняват

Въведение

Малко собственици на компании обичат да работят с документи, а още по-малко искат да следят цялата документация, която минава през бюрата им. За съжаление, бизнес документите са жизненоважни за здравето на вашата организация, тъй като без тях рискувате да изпаднете в неловко положение, да нарушите дейността си и дори да имате правни проблеми.

За щастие това се отнася само за няколко избрани вида бизнес документи. И така, в тази статия ще ви научим как да правите разлика между това, което е важно, и това, което не е, ще обясним 11-те вида важни бизнес документи, които винаги трябва да съхранявате, и ще разгледаме ползите, които те могат да предложат на вашата компания.

Какво представляват бизнес документите?

Най-общо казано, фирмен документ може да бъде всеки лист хартия (или негов цифров еквивалент), който е свързан дори по допир с дейността на вашата компания. Но за да бъдем по-конкретни, можете да мислите за бизнес документите като за записи, използвани за предаване, съхраняване или организиране на информация в рамките на една организация.

Защо са важни бизнес документите?

Както скоро ще се убедите, бизнес документите имат различни форми, размери и най-вече случаи на употреба. Но защо те са важни на първо място и какви ползи могат да предложат на вашия бизнес? Е, нека да отговорим на този въпрос.

• Организация и ефективност: Бизнес документите осигуряват структура и яснота на вашите операции, което позволява по-висока ефективност, по-малко грешки и цялостна последователност.
• Комуникация и сътрудничество: Документите също така улесняват ефективната вътрешна и външна комуникация, като създават по-добра работна среда и позволяват на служителите и заинтересованите страни да постигнат възможно най-добрите резултати.
• Споделяне и управление на знания: Когато служителите напускат компанията ви, те отнасят със себе си всичките си знания, което води до неефективност. Бизнес документите ви позволяват да запазите цялата тази информация и да подпомогнете бъдещите усилия на персонала.
• Правна защита: За съжаление споровете, съдебните дела и проверките са неизбежна част от управлението на бизнеса. Но като съхранявате съответните бизнес документи, можете да покриете всички изисквания и да намалите отрицателните последици от правни инциденти.
• Планиране и вземане на решения: Бизнес документите предоставят безценна информация за дейността ви, като ви позволяват да се учите от миналото и да се адаптирате към бъдещето. Благодарение на това винаги можете да вземате ефективни решения, основани на данни.
• Мониторинг и оценка на изпълнението: Как можете да управлявате ефективно бизнеса си, ако не разбирате какво се случва в него? Просто - не можете. За щастие, бизнес документите ви позволяват да проследявате всички важни показатели в (почти) реално време.
• Репутация и имидж на марката: Тук стойността на бизнес документите е двойна. На първо място, документацията за бранда ви позволява да се насочвате последователно към идеалните си клиенти с разпознаваем тон на гласа (в копия, медии, дизайн и т.н.). Но на второ място, ефективното управление на документите ви позволява също така да работите по-ефективно и да създадете по-надеждна репутация около вашата марка.

11 вида важни бизнес документи, които винаги трябва да се съхраняват

Както е показано по-горе, стандартният начин за класифициране на бизнес документи е според техния случай на използване в компанията. Но за да определим крайната дестинация на даден документ (т.е. кошчето за боклук или чекмеджето на бюрото ви в офиса), трябва да разгледаме остаряването.

Вярно е, че това е малко сложно, защото концепцията надхвърля случаите на употреба, съдържанието и дори целевите отдели. Най-общо казано, най-важните бизнес документи обикновено попадат във финансовите, правните и маркетинговите, но не всички.

Освен това, дори да съхранявате цялата документация, съдържаща се само в тези категории, скоро ще установите, че офисът и компютрите ви са препълнени с (цифрови) хартиени отпадъци. Затова най-ефективният начин да ви помогнем да определите кои документи да запазите, е да ви разкажем всичко за тях.

#1 Отчети за доходите

Известни още като отчети за приходите и разходите или отчети за доходите, тези документи обобщават приходите, разходите и нетните приходи или загуби на вашата компания за определен период. Те са важни по вътрешни причини, включително за сравнителен анализ, планиране и вземане на решения.

Истинската им стойност обаче проличава, когато става въпрос за външна отчетност, по-конкретно за анализ на инвеститорите/кредиторите при придобивания или търсене на инвестиции, както и за спазване на данъчното законодателство.

Отчетите за приходите и разходите са жизненоважни за оценката на резултатите и финансовото състояние на вашия бизнес, а липсата им може да хвърли съмнение върху поведението ви. В най-лошия случай това може да доведе до прекратяване на финансирането или дори да ви вкара в конфликт с местната данъчна служба.

(Източник: Zervant)

#2 Баланси

Подобно на отчетите за приходите и разходите, счетоводните баланси предоставят моментна снимка на финансовото състояние на вашата компания към определен момент и са важни поради горепосочените причини. Те обаче се различават по това, че се фокусират върху активите, пасивите и собствения капитал на вашия бизнес.

(Източник: bdc.ca)

#3 Данъчни декларации

Както подсказва името, данъчните декларации са бизнес документи, които подавате в местната данъчна служба (IRS в САЩ), за да отчетете приходите, приспаданията и данъчните си задължения за даден период и да послужи като документ за финансовите дейности на вашия бизнес.

Както можете да си представите, те са най-важни за гарантиране на спазването на местните закони, тъй като нарушаването им може да ви доведе в най-добрия случай до глоби, а в най-лошия - до съдебна зала или килия.

(Източник: AbbyMarketplace)

#4 Фактури и разписки

Не се съмняваме, че сте напълно наясно с фактурите и касовите бележки, но за да не изоставите никого, тези документи потвърждават вашите бизнес транзакции. Това ги прави изключително важни по няколко причини, включително счетоводни, за спорове с клиенти и за данъчно облагане. Внедряването на софтуер за фактуриране е оптимално решение за генериране и управление на фактури.

(Източник: Billdu)

#5 Банкови извлечения

Банковите извлечения, издавани от банка или друга финансова организация, обобщават транзакциите на вашия бизнес за определен период, включително депозити, тегления, преводи и др. Както и другите финансови документи, те също играят важна роля във вътрешното счетоводство, бюджетирането и спазването на данъчното законодателство.

Освен това те помагат на компанията ви да открива измами и са от съществено значение при **искане на заеми **или **търсене на финансиране **от други стопански субекти. Затова е повече от полезно да ги държите в чекмеджето си за съхранение.

(Източник: Patriot Software)

#6 Записи за заплати

Записите за заплати се използват предимно за вътрешна отчетност и проследяват възнагражденията на служителите, удръжките и друга свързана информация. Те са жизненоважни за наблюдение на разходите ви, за осигуряване на съответствие с трудовото и данъчното законодателство, за разрешаване на спорове относно заплатите на служителите и за доказване на вашата невинност при одити.

(Източник: Hourly)

#7 Бизнес лицензи и разрешителни

След финансите е време да обсъдим правните бизнес документи. Лицензите и разрешителните служат за няколко очевидни цели, включително предоставяне на достъп до уникални отрасли, разрешаване на участие в конкретни правителствени програми и демонстриране на вашата **експертност **и надеждност.

Само заради това си струва да запазите разрешителните и лицензите си. Най-важната причина обаче е, че поради естеството им и дейностите, с които са свързани, често ще ви се налага да представяте своята правоспособност за определени правни и бизнес действия.

(Източник: SignNow)

#8 Договори и споразумения

Независимо дали сте B2B или B2C бизнес, договорите и споразуменията са вашият хляб и масло.Те включват споразумения с външни организации, като например компании за аутсорсинг на софтуер, които са особено важни за технологично ориентираните предприятия. Те подробно описват **задължителните условия на вашите взаимоотношения **(с клиенти, партньори, довереници и т.н.) и ви помагат да се предпазите от потенциални съдебни дела. Освен това те ви позволяват да проследявате договорните си задължения, за да сте сигурни, че изпълнявате всички свои отговорности.

(Източник: Jotform)

#9 Документация за интелектуална собственост

ИС е общ термин за бизнес документи, които установяват и защитават правата на интелектуална собственост на вашия бизнес, включително записи, регистрация и патенти. На практика притежаването на тези права предоставя многобройни ползи, най-вече доказване на собствеността ви върху нематериалните активи на вашия бизнес, възпиране на потенциална кражба или злоупотреба, монетизиране, лицензиране и разпознаваемост на марката.

(Източник: Signaturely)

#10 Застрахователни записи

Друг вид бизнес документи, които винаги трябва да се съхраняват, са застрахователните досиета, тъй като те проследяват застрахователното покритие на вашата компания, съдържат подробна информация и служат като доказателство при искове. Те са от жизненоважно значение за поддържане на добро управление на риска и осигуряване на успешна непрекъснатост на дейността и възстановяване след бедствия. Освен това те защитават вашата компания и служителите ви от всякакви злополуки, които могат да възникнат на работното място.

(Източник: SampleForms)

#11 Маркетингови записи

И накрая, маркетинговата документация се отнася до документацията и данните, свързани с маркетинговите дейности и стратегии на вашия бизнес. Те включват пазарни проучвания, рекламни кампании, данни за клиентите, анализи, маркетингови планове и рекламни материали.

Те са жизненоважни по различни причини, но си заслужава да бъдат запазени, особено за поддържане на ефективен анализ на резултатите и конкурентите, проследяване на прозренията на клиентите и таргетиране, осигуряване на последователност на маркетинга на марката и дългосрочно планиране.

(Източник: SlideTeam)

Как се класифицират бизнес документите?

Поради широкия обхват на тяхното определение не би трябвало да е изненадващо, че категоризацията на бизнес документите е доста разнообразна. Обикновено те се класифицират според съдържанието и функциите си в следните видове:

• Административни: Тези документи се използват за вътрешни административни цели и улесняват комуникацията, координацията и организацията в рамките на предприятието. Те включват служебни бележки, вътрешни имейли, дневен ред на срещи, графици на служителите и др.
• Правни и регулаторни въпроси: Тези документи помагат на бизнеса да работи в рамките на правната рамка, за да защити правата и интересите си, тъй като са необходими за изпълнение на правни и регулаторни задължения. Те включват договори, споразумения, лицензи, разрешителни, условия за ползване, политики за поверителност и др.
• Финансови въпроси: Свързани с транзакции и други финансови дейности, тези документи са необходими за ефективно счетоводство, данъчно облагане и финансов анализ. Те включват финансови отчети, фактури, разписки, поръчки за покупка, отчети за разходи и др.
• Маркетинг и продажби: Използвани за привличане и превръщане на потенциални клиенти в такива и за популяризиране на продуктите и услугите на предприятието, тези документи стимулират продажбите и генерират приходи. Те включват брошури, листовки, реклами, описания на продукти/услуги, маркетингови планове, препоръки на клиенти и др.
• Човешки ресурси: Документите за човешките ресурси помагат да се гарантира правилното управление на служителите, спазването на трудовото законодателство и ефективната комуникация между компанията и нейните служители. Те включват трудови договори, длъжностни характеристики, оценки на изпълнението, материали за обучение, дисциплинарни досиета, разработване на софтуер за ЧР за рационализиране на процесите в областта на ЧР и др.
• Оперативни: Използвани за подпомагане на ежедневните операции, тези документи предоставят насоки и инструкции за служителите, за да се гарантира ефективност, последователност и качество. Те включват стандартни оперативни процедури (СОП), технологични схеми на процесите, инвентарни записи, дневници за поддръжка и др.
• Проект: Специфични за управлението на проекти, тези документи помагат за проследяване на основните етапи, разпределяне на ресурсите и гарантиране на успешното завършване на проекта чрез внимателно планиране, наблюдение и изпълнение. Те включват планове на проекта, графици, структури за разпределение на работата (WBS), доклади за напредъка, оценки на риска и др.
• Външна кореспонденция: Тези документи помагат за установяването на бизнес отношения и улесняват безпроблемното взаимодействие и сътрудничество с външни заинтересовани страни като клиенти, доставчици и партньори. Те включват писма, имейли, предложения, оферти, поръчки за покупка, договори и др.

Да имате по-добра представа за тази категоризация е важно, за да разберете значението и използването на бизнес документите във вашата компания. То обаче няма да ви помогне да отговорите на въпроса, който ви е довел тук - кои документи е безопасно да изхвърлите и кои трябва да запазите. Е, нека да отговорим на този въпрос още сега.

Кой е най-добрият начин за управление на бизнес документи?

В днешно време сме щастливи, че не е необходимо да разчитаме на издути папки и препълнени чекмеджета на бюрото, за да съхраняваме цялата си важна бизнес документация. Софтуерът за управление на документи (DMS) е един от най-добрите инструменти за внедряване във вашия бизнес, тъй като той не само намалява въздействието на бумащината върху изхабените ви нерви, но и върху околната среда.

DMS ви позволява да съхранявате, организирате и споделяте ресурси от един удобен интерфейс, което го прави най-добрият начин за управление на бизнес документи. Това обаче не означава, че той е напълно безпроблемен. Ако искате да се насладите на най-оптимизираното изживяване и да увеличите ефективността си, все пак ще трябва да приложите няколко стратегии за избор, за да подсилите работата му.

Те включват:

• Установяване на ясни политики за наименуване и етикетиране
• Централизиране на съхранението на документи
• Създаване на йерархия на достъпа
• Внедряване на резервно копие и възстановяване при бедствия
• Осигуряване на работен поток и сътрудничество в областта на документите

В резюме

Както показахме, бизнес документите са жизненоважни ресурси за вашия бизнес и всички негови операции в различните отдели, включително правния, финансовия, маркетинговия и други. И първият ключ към извличането на максимална полза от тях е да можете да отделите тези, които имат дългосрочна стойност, от тези, които нямат.

В тази статия видяхте 11-те бизнес документа, които винаги трябва да съхранявате, и разбрахте защо това е така. Работата ви обаче далеч не е приключила. Сега трябва да направите преоценка на настоящите си вътрешни политики за управление на документи и да определите дали дават възможност или възпрепятстват усилията на вашите екипи.

Независимо от крайното заключение, не бива да забравяте, че винаги има какво да подобрите. И това може да е мястото, което можете да освободите в чекмеджето на бюрото си в офиса, като прехвърлите цялата си документация в облака.