Контролен списък за документацията на малките предприятия: основни формуляри

Въведение

Когато стартирате бизнес, вниманието се насочва към маркетинга. Документацията обаче определя дали бизнесът може да функционира. Пропуснатата подаване на документи може да забави откриването на банкова сметка, избора на данъчен режим или получаването на лиценз с седмици.

Повечето от тези документи вече се подават онлайн. Част от тях обаче все още се попълват на хартия, и именно в тази част новите собственици губят време. Този списък обхваща формулярите, с които една малка компания в САЩ се сблъсква през първата си година, и как се подава всеки един от тях.

Започнете с начина на подаване на всеки формуляр

Преди да попълните каквото и да е, прочетете последната страница от инструкциите. Там е посочено как съответната служба приема формуляра. Има четири често срещани отговора.

Първият е онлайн портал. Вторият е пощенски адрес. Третият е имейл, но той се използва по-рядко, отколкото хората очакват, когато става дума за подписани формуляри. Четвъртият е номер на факс.

Последният вариант изненадва хората, които никога не са притежавали факс. Не ви е необходим такъв. Можете да изпратите факс онлайн от браузър, с PDF файл и карта. В „Fax for Agents“ цената е 2,49 долара за до 5 страници до САЩ и Канада.

Ако знаете предварително канала за доставка, ще си спестите едно изгубено следобед. Формуляр, подписан с мастило за изпращане по пощата, се подготвя по различен начин от този, който се качва в портал.

Формулярите, които си струва да знаете през първата година

На първо място е идентификационният номер на работодателя, защото банките го изискват. Данъчната служба (IRS) позволява на повечето фирми да подадат заявление онлайн. На тези, които не могат, се казва да подадат заявление по телефона, по факс или по пощата, като формулярът за заявление е SS-4.

След това може да последва избор на данъчен режим. Корпорация, която иска да бъде облагана като S-корпорация, подава формуляр 2553. Страницата на IRS за подаване на този формуляр съдържа пощенски адрес или номер на факс, в зависимост от щата.

Третото е пълномощното. Когато счетоводител се занимава с данъчната служба от ваше име, службата първо се нуждае от подписано пълномощно в досието си.

Следващите са банковите формуляри. Добавянето на подписващ, промяната на адрес или разрешаването на банков превод често означава формуляр с номер на факс, отпечатан в горната част.

Следват местните формуляри. Лицензът за стопанска дейност, разрешителното за данък върху продажбите и допълнението към договора за наем имат всеки своя служба и свой канал за подаване.

Напишете ги под формата на списък с три колони: формулярът, службата и каналът, по който се приема. Изготвянето на списъка отнема десет минути и ви спестява да отговаряте на един и същ въпрос от нулата всяка година. Съхранявайте го на място, където и счетоводителят, и вашият счетоводител могат да го видят.

Защо някои служби все още използват факс

Лесно е да се сметне факс номерът като знак, че дадена служба е остаряла. Причината обаче е по-практична. Факсът е връзка между две машини, като приемащата машина потвърждава всяка страница.

Това дава на изпращача отчет с време и брой страници. Много правила за архивиране са създадени въз основа на този отчет. Офисът няма основателна причина да ги пренаписва заради малкото кандидати годишно, които биха предпочели друг начин.

Контролен списък за всеки формуляр с краен срок

Преди всичко прочетете инструкциите за канала за подаване.

Попълнете формуляра на компютър, където е възможно, и го подпишете. Сканирайте подписаните страници в един PDF файл, в реда, в който са изброени във формуляра.

Вземете адреса или номера от актуалните инструкции. Службите променят и двете, а запазен контакт от миналата година може да е грешен.

Посочете фирменото име, данъчния номер или номера на сметката и телефонен номер на първата страница.

Изпратете го рано през работния ден, според часовата зона на офиса. Ако линията е заета или порталът не работи, все още имате няколко часа, за да опитате отново.

Запазете доказателството. Порталът предоставя страница за потвърждение, пощата – разписка, а факсът – отчет за доставка.

Какво значение има доказателството

Доказателството за изпращане е частта, която собствениците пропускат, а именно тя разрешава споровете. Когато дадена служба твърди, че формулярът никога не е пристигнал, разговорът се променя, щом можете да посочите дата, час и референтен номер.

Прочетете доказателството внимателно. Докладът за доставка означава, че получаващото устройство е приело страниците. Това не означава, че някой ги е обработил. За формуляр с краен срок се обадете в офиса и попитайте.

Архивирайте доказателството заедно с вашия екземпляр от формуляра. Използвайте една папка за годината, озаглавена според формуляра и датата.

Придобийте този навик веднъж

Нищо от това не е трудно. Това е рутина, която повечето собственици създават едва след като някое подаване се изгуби. Създайте я преди това. Проверете канала, подгответе едно подредено досие, изпратете го навреме и запазете документацията.

Формулярите ще се променят от година на година. Рутината – не.