Какво представлява методът BLUF и защо е полезен в комуникациите?

Въведение

Терминът ¨BLUF¨ е съкращение от ¨Bottom Line Up Front¨. Тази фраза означава, че най-важното нещо в страницата на уебсайта или в текста е в началото. Тази структура предполага поставянето на най-важната информация в началото на текста, а не в края му. В резултат на това читателят може да чете бързо и ясно да разбере основната идея на съобщението.

Интересно е, че подобна структура на въвеждане на информация се използва широко във военните комуникации в САЩ. Основната й цел е да направи съобщението по-точно и ясно за разбиране. Принципът BLUF се различава от по-традиционния стил, при който препоръките и заключенията се поставят накрая след фактите и аргументите.

Нека моделираме ситуацията, когато клиент възлага задача на дизайнер. В примера вляво принципът BLUF не се използва, докато в примера вдясно той се използва.

Без принципа BLUF	С принципа BLUF
След една седмица стартираме уебсайт и планираме да проведем акция за клиенти. Досега мислехме къде да поставим съответната информация... (тук са обясненията) Искаме от вас да създадете банер за уебсайта с информация за акцията през седмицата.¨	Искаме от вас да създадете банер за уебсайта с информация за действията през седмицата. След една седмица пускаме уебсайт и планираме да проведем акция за клиенти. Досега сме мислили къде да поставим съответната информация... (тук са обясненията).¨

Това е доста груб пример, но много показателен. Усещате ли разликата?

В първия случай даваме въвеждащата информация в началото. След това говорим за задачата. Във втория случай описваме задачата и след това се спираме на подробностите. Тук въображаемият дизайнер разбира какво се очаква от него да направи и по-добре разбира следните данни. Следователно още от самото начало му е ясно защо всичко се разказва по този начин, защото той или тя знае основната си задача. Това е логично, нали?

Къде се използва методът BLUF?

BLUF може да се използва буквално във всяка сфера, където е жизненоважно да се предаде основната идея на аудиторията бързо и ефективно. Вижте следните примери:

В бизнеса:

• в делови писма и презентации, за да предизвикате интереса на клиента или инвеститора;
• в доклади и аналитични материали, за да се даде на читателите основната идея за съдържанието;
• в рекламните материали, за да привлечете вниманието на потенциалните клиенти.

В образованието:

• в лекциите и семинарите, за да помогне на студентите да разберат по-добре темата;
• в книгите и наръчниците, за да направят материала по-добър и достъпен за разбиране;
• в текстовете и изпитите, за да се даде възможност на учениците да се съсредоточат върху по-важните въпроси.

В журналистиката:

• в новинарските статии, за да помогне на читателите да получат по-ясна представа за най-важните събития;
• в аналитични материали, които помагат да се намери изход в трудни ситуации;
• в интервютата, за да подчертаете най-интересните изрази.

Освен това методът BLUF се използва в маркетинга (включително имейл маркетинга), социалните мрежи, рекламите, презентациите и други материали. Освен това методът BLUF може да се използва в обикновената кореспонденция, за да се предостави по-бързо и по-точно най-важната информация на събеседника. Така ще спестите много време.

Какви са основните предимства на метода BLUF?

Когато поставите основната информация в началото на текста, от нея се възползва както авторът, така и читателят:

1. Ползи за автора: Методът BLUF помага да структурирате мислите си и да се концентрирате върху най-важните неща. Благодарение на него стилът на писане става по-кратък и по-силен, за да задържи вниманието на читателя. Освен това с метода BLUF можете да изразите своята гледна точка или препоръка още в самото начало. Така че няма да има място за недоразумения или съмнения.
2. Ползи за читателя: Методът BLUF улеснява процеса на разбиране и осмисляне. Освен това той никога не принуждава читателя да чете допълнителни неща или да търси отговори в края на текста. Освен това методът BLUF дава възможност на читателя да реши дали да продължи да изучава материала, или не. Така че той отчита целите и интересите на читателя.

Как работи методът BLUF?

1. Определяте целта и аудиторията на вашето послание (какво точно и на кого искате да кажете).
2. Формулирайте основната мисъл и заключението (какво искате читателят да знае и да направи, след като прочете посланието ви).
3. Поставете тази основна мисъл и заключение в началото на текста. Уверете се, че той не е по-дълъг от 1-2 изречения. Може да използвате маркировката BLUF, за да подчертаете тази част от текста.
4. Подкрепете основната си мисъл и заключение с факти, аргументи и подробности, които трябва да бъдат подредени в низходящ ред по важност. Избягвайте допълнителна информация или повторения.
5. Завършете текста си с призив за действие или резюме, ако това е от съществено значение.

В обобщение, методът BLUF предполага поставяне на най-важната мисъл в началото, когато следващите данни трябва да бъдат поставени в низходящ ред по важност.

Кои са случаите, в които не трябва да използвате BLUF?

Методът BLUF не е универсален, въпреки своите предимства. Има няколко случая, в които той може да бъде по-скоро вреден, например когато:

1. Трябва да отворите същността на съобщението стъпка по стъпка: В тези случаи читателят няма да разбере указанията на автора, ако се използва методът BLUF.
2. Важно е да заинтригувате читателя. Няма да бъдете заинтригувани от съобщението и то ще стане по-малко интересно, ако се използва методът BLUF.
3. Съобщението ви е сложно и се нуждае от разяснения. Читателят може да не получи цялата информация, ако използвате метода BLUF.

Това са основните причини, поради които методът BLUF не се използва в художествената литература, научните статии и юридическите документи. Въпреки това може да има изключения. В тези случаи по-добри са поетапното въвеждане на информацията и системното водене на мисълта.

Заключителни мисли

BLUF е полезен инструмент, който помага да се подобри комуникацията и да се предадат по-ефективно основните идеи и мисли. Той прави всички съобщения по-ясни, по-кратки и по-последователни. Освен това той уважава и цени времето на читателите. Освен това се използва в различни сфери на комуникацията, където яснотата и бързината на предаване на информацията са от съществено значение.

Накрая бихме искали да ви дадем няколко основни съвета:

1. Използвайте метода BLUF само в случаите, когато това е необходимо.
2. Направете основната мисъл ясна и разбираема.
3. Не забравяйте да предоставите допълнителните данни, които са необходими за разбирането на съобщението.
4. Проверете дали методът BLUF противоречи на целта на съобщението или не.

Преди да решите дали да приложите метода BLUF, е важно да вземете предвид контекста и целта на съобщението. Въпреки това, с известна практика лесно ще можете да разберете дали има нужда от това.

Благодарим ви за вниманието!