6 skvělých nástrojů pro správu smluv pro obchodní týmy

Úvodní stránka

Dosahování prodejních cílů závisí především na uzavírání obchodů. Toho však může být obtížné dosáhnout, pokud váš proces uzavírání prodejních smluv zavání neefektivitou, špatnou komunikací a smluvními nesrovnalostmi. Ještě horší je, že prodejní týmy často ztrácejí obchody kvůli dlouhým smluvním cyklům. Jak tedy můžete svému týmu pomoci rychleji dosáhnout prodejních cílů? Se všemi technologiemi, které máme dnes k dispozici, je software pro správu smluv (CMS) pravděpodobně nejlepší odpovědí na tuto otázku.

CMS je proces automatizace celého procesu uzavírání smluv, který snižuje čas strávený několika manuálními, administrativními úkony. Zde je několik dalších výhod, které CMS nabízí zejména obchodním týmům:

• Zjednodušené pracovní postupy
• Lepší přehled o smlouvách
• Lepší komunikace mezi týmy
• Rychlejší doručení smluv
• Kratší doba vyjednávání
• Rychlejší schvalování a podpisy
• Méně lidských chyb
• Obrovské zvýšení efektivity
• Prodejní cyklus bez tření
• Snížení nákladů na prodej
• Zvýšené příjmy z prodeje

Software pro správu smluv je intuitivní, ale může vyžadovat určitou práci navíc, abyste jej sladili se stávajícím pracovním postupem při uzavírání prodejních smluv. S ohledem na to se podívejme na šest oblíbených softwarů pro správu smluv pro prodejní týmy.

1. Kniha smluv

Pokud provozujete malý a střední podnik (MSP) a hledáte kvalitní software pro správu smluv, Contractbook je pro vás tím pravým nástrojem. Vytvořte smlouvu od začátku nebo si vyberte smlouvu z knihovny šablon a poté ji nechte digitálně podepsat a odeslat protistranám - to vše během několika minut. Můžete dokonce sledovat odpovědi příjemců a dostávat upozornění, když je smlouva podepsána. Platforma navíc uživatelům poskytuje funkce, jako je inteligentní konverze šablon a datová a metadatová pole pro zvýšení vyhledatelnosti smlouvy.

Contractbook také poskytuje cloudové úložiště a šifrování SSL pro aktivní i ukončené smlouvy. Bezkódový nástroj pro automatizaci, fulltextové vyhledávání a vlastní právní portál jsou jen některé z mnoha užitečných funkcí Contractbooku. V současné době nabízí tři různé plány pro společnosti nebo obchodní jednotky o velikosti 11+:

• Nadace
• Růst
• Podnik

Ačkoli pro žádný plán není stanoven limit uživatelů, elektronických podpisů ani nahrávání dokumentů, špičkové funkce, jako jsou dotazníky s podmíněnou logikou a přístup k rozhraní API, jsou určeny výhradně pro držitele licencí Growth a Enterprise. Cena za jednotlivé plány není na jejich webových stránkách uvedena. Pokud však máte zájem, můžete si vyžádat demo verzi, abyste si mohli prohlédnout software a sdělit své potřeby. Podle toho vám sestaví cenovou nabídku.

2. PandaDoc

PandaDoc je komplexní řešení pro správu smluv, které zjednodušuje proces správy smluv. S PandaDoc jako digitálním správcem smluv budete moci využívat funkce, jako jsou přizpůsobitelné uživatelské role pro řízení přístupu, předschválené doložky pro rychlejší přípravu smluv, e-maily s upozorněním na prodloužení pro sledování smluv, jejichž platnost vyprší, a knihovna šablon, která zkracuje dobu tvorby dokumentů o 65 %.

Kromě toho, že vám platforma umožňuje vyžádat si právně závazné elektronické podpisy během několika minut po shromáždění všech podpisů, poskytuje také přehled o stavu a plnění všech vašich smluv v reálném čase. Zasílá také včasná upozornění na nadcházející činnosti související se smlouvami. Kromě toho můžete do nové smlouvy bez problémů přetáhnout údaje o zákaznících ze systému CRM bez nutnosti ručního zadávání dat! Díky vestavěné integraci s více než 15 systémy CRM, účetními programy, platebními službami a dalšími nástroji je navíc neuvěřitelně pohodlná. V případě jakýchkoli naléhavých dotazů nebo obav můžete být klidní, protože víte, že je vám k dispozici nepřetržitá zákaznická podpora prostřednictvím e-mailu a online chatu.

Podrobnosti o cenách plánů PandaDoc jsou následující:

• Zkušební verze zdarma: 14 dní - bez závazků!
• Základní plán: Podporuje elektronické podpisy, auditní záznamy, analýzu dokumentů, bohatý editor dokumentů s možností přetahování a další!
• Podnikatelský plán: Pouze 49 USD/uživatele/měsíc - Essentials plus 10+ integrací CRM přes Zapier!

3. DocuSign

Společnost DocuSign, která je lídrem na trhu řešení pro elektronický podpis a uzavírání smluv, nabízí snadno použitelné řešení pro správu jakýchkoli smluv nebo pracovních postupů s dokumenty. Její nástroj CLM vás upozorní na obnovení smlouvy, takže nezmeškáte žádný termín. Označí také jakoukoli rizikovou nebo spornou klauzuli a nabídne návrhy na změnu. Po podpisu můžete smlouvu uložit do centralizovaného úložiště a pouhým kliknutím aktualizovat záznam zákazníka v CRM!

Kromě toho DocuSign CLM nabízí:

• Podpora více jazyků (příjemci mohou podepisovat smlouvy ve 44 lokalizovaných jazycích).
• Centralizované úložiště smluv s funkcemi označování a filtrování/vyhledávání
• Vlastní pracovní postupy pro urychlení procesu a eliminaci úzkých hrdel
• Funkce šetřící čas, jako je automatické vyplňování, které automaticky vyplňuje šablony dokumentů údaji o zákaznících ze systému CRM.
• Předem schválená knihovna doložek, která umožňuje provádět změny během vyjednávání.

Kromě toho obsahuje DocuSign CLM integrovanou umělou inteligenci pro správu smluv třetích stran a nativní integraci s Office 365, takže můžete smlouvy upravovat za běhu. Oba nástroje snižují rizika a zároveň podporují standardizované postupy v procesech vyjednávání a oběhu dokumentů. Ačkoli o cenu za DocuSign CLM je třeba požádat individuálně, můžete využít jejich bezplatné 30denní zkušební verze a dozvědět se o jejich produktu více.

4. Concord

Pro týmy malých firem, které hledají nákladově efektivní a snadno použitelné řešení pro správu smluv, může být Concord tou správnou volbou. Concord s tarifem Standard, který začíná na pouhých 17 dolarech za uživatele/měsíc, poskytuje neomezený počet elektronických podpisů, dokumentů a šablon a také základní nástroje pro automatizaci, jako např:

• Online redlining a spolupráce
• Shrnutí automatického vyplňování
• Auditní stopa
• Verzování
• Připomínky termínů
• Fulltextové vyhledávání OCR
• Hromadné odesílání
• Samoobslužná znalostní databáze

Plán Pro, který stojí 49 USD na uživatele/měsíc, však umožňuje implementovat pokročilejší automatizaci, jako jsou pracovní postupy schvalování a integrace třetích stran. Pro funkce, jako je knihovna doložek a vlastní značka, si však budete muset vyžádat vlastní nabídku prostřednictvím plánu Enterprise.

5. Conga

Díky poznatkům společnosti Conga, které jsou řízeny umělou inteligencí a pomáhají vám na každém kroku, se analýza smluv - nejen jejich správa - stala snadnou záležitostí. Zde je seznam klíčových funkcí Conga:

• Knihovna šablon
• Úložiště dokumentů
• Řízení shody
• Sledování dokončení
• Připomínky a upozornění
• Fulltextové vyhledávání
• Elektronické podpisy
• Okamžité zasílání zpráv
• Automatizované schvalování
• Analýza dat
• Vlastní sestavy

Toto hybridní řešení CLM pomáhá podnikům vytvářet, sledovat a vykazovat smlouvy v jediném okně. Chcete-li se s jejich produktem blíže seznámit, vyžádejte si bezplatnou ukázku, než požádáte o cenovou nabídku. Stejně jako Contractbook, i Conga navrhuje vlastní balíčková řešení na základě konkrétních požadavků klienta.

6. Agiloft

Pokud provozujete velkou společnost s komplexními požadavky na správu smluv, je Agiloft tou nejlepší volbou. Systém je vysoce přizpůsobivý a umožňuje pokročilé automatizační funkce, jako je například sekvenční, paralelní a podmíněné schvalování! Může se také pochlubit několika bezpečnostními certifikacemi, včetně SOC 2 typu 2. Mezi jeho klíčové funkce patří např:

• Autorizace smluv
• Knihovna šablon
• Skenování souborů OCR
• Auditní stopy
• Robustní vyhledávací nástroje
• Řízení verzí
• Upozornění e-mailem
• Analýzy a reporty v reálném čase

Nemá nativní funkci elektronického podpisu, ale má integraci se službami Adobe Sign a DocuSign. A funguje to skvěle!

Agiloft CLM je k dispozici ve verzích Essentials, Advanced a Premium s flexibilními cenovými balíčky, které vyhovují vašemu rozpočtu. Všimněte si, že vzhledem k tomu, že je příliš bohatý na funkce, může být jejich produkt skvělý pro velké podniky, ale ne tolik pro malé firmy s jednoduššími potřebami. Budete je tedy muset kontaktovat pro cenovou nabídku na základě vašich přesných potřeb.

Závěr

Stále se nemůžete rozhodnout, který software pro správu smluv pro svůj tým koupit? Vždy je tu nabídka bezplatné zkušební verze, kterou si můžete vyzkoušet, než se rozhodnete software zakoupit.