Kontrolní seznam pro administrativu malých podniků: Nezbytné formuláře

Úvod

Při zahájení podnikání se pozornost soustředí na marketing. O tom, zda může podnik fungovat, rozhoduje administrativa. Jedno opomenuté podání může na týdny zablokovat zřízení bankovního účtu, volbu daňového režimu nebo vydání licence.

Většinu této administrativy lze dnes vyřídit online. Některé části však stále vyžadují papírovou formu, a právě na nich noví majitelé ztrácejí čas. Tento kontrolní seznam zahrnuje formuláře, s nimiž se malá společnost ve Spojených státech setká během prvního roku, a popisuje, jakým způsobem se jednotlivé formuláře vyřizují.

Začněte tím, jak se který formulář podává

Než cokoli vyplníte, přečtěte si poslední stránku pokynů. Dozvíte se tam, jakým způsobem úřad formulář přijímá. Existují čtyři běžné možnosti.

První možností je online portál. Druhou je poštovní adresa. Třetí možností je e-mail, který je u podepsaných formulářů méně běžný, než by se dalo očekávat. Čtvrtou možností je faxové číslo.

Právě ta poslední možnost překvapuje lidi, kteří nikdy nevlastnili fax. Žádný faxový přístroj nepotřebujete. Fax můžete odeslat online z prohlížeče pomocí souboru PDF a karty. Na stránce Fax for Agents stojí odeslání až 5 stránek do USA a Kanady 2,49 $.

Pokud znáte způsob doručení předem, ušetříte si zbytečně promarněné odpoledne. Formulář podepsaný perem a určený k odeslání poštou se připravuje jinak než ten, který se nahrává na portál.

Formuláře, které je dobré znát v prvním roce

Na prvním místě je identifikační číslo zaměstnavatele, protože ho vyžadují banky. Daňový úřad (Internal Revenue Service) umožňuje většině podniků podat žádost online. Ti, kteří tak učinit nemohou, jsou vyzváni, aby podali žádost telefonicky, faxem nebo poštou, a to na formuláři SS-4.

Může následovat volba daňového režimu. Společnost, která chce být zdaněna jako společnost typu S, podá formulář 2553. Na stránce IRS pro podání tohoto formuláře je uvedena poštovní adresa nebo faxové číslo, v závislosti na státě.

Třetím krokem je plná moc. Pokud za vás jedná s daňovým úřadem účetní, úřad nejprve potřebuje mít v evidenci podepsané zmocnění.

Další na řadě jsou bankovní formuláře. Přidání dalšího podepisujícího, změna adresy nebo povolení bankovního převodu často vyžaduje formulář s faxovým číslem vytištěným v horní části.

Pak přicházejí na řadu místní formuláře. Žádost o živnostenské oprávnění, povolení k dani z prodeje a dodatek k nájemní smlouvě – každý z nich má svůj vlastní úřad a svůj vlastní způsob podání.

Zapište si je do seznamu se třemi sloupci: formulář, úřad a způsob podání, který přijímá. Vytvoření seznamu zabere deset minut a zabrání tomu, abyste každý rok museli odpovídat na stejnou otázku od začátku. Uložte jej na místo, kde ho uvidí jak účetní, tak váš daňový poradce.

Proč některé úřady stále používají fax

Je snadné vnímat faxové číslo jako známku toho, že úřad je zastaralý. Důvod je však praktičtější. Fax je spojení mezi dvěma přístroji a přijímající přístroj potvrzuje každou stránku.

To poskytuje odesílateli záznam s časem a počtem stránek. Mnoho pravidel pro archivaci bylo vytvořeno právě na základě tohoto záznamu. Úřad nemá důvod je přepisovat kvůli několika žadatelům ročně, kteří by upřednostnili jinou cestu.

Kontrolní seznam pro jakýkoli formulář s termínem odevzdání

Nejprve si přečtěte pokyny pro daný způsob doručení.

Formulář vyplňte na počítači, pokud je to možné, a podepište jej. Naskenujte podepsané stránky do jednoho souboru PDF v pořadí, v jakém jsou uvedeny ve formuláři.

Adresu nebo číslo si vezměte z aktuálních pokynů. Úřady obojí mění a uložený kontakt z loňského roku může být nesprávný.

Na první stránku uveďte název firmy, daňové nebo účtové číslo a telefonní číslo.

Odešlete formulář brzy v pracovní den, v časovém pásmu daného úřadu. Pokud je linka obsazená nebo portál nefunguje, máte ještě několik hodin na to, abyste to zkusili znovu.

Uschovejte si doklad. Portál poskytuje potvrzovací stránku, pošta potvrzení o přijetí a fax zprávu o doručení.

Jaký důkaz má hodnotu

Důkaz o odeslání je část, kterou majitelé často opomíjejí, a právě ona rozhoduje při řešení sporů. Pokud úřad tvrdí, že formulář nikdy nedorazil, situace se změní, jakmile uvedete datum, čas a referenční číslo.

Přečtěte si, co doklad skutečně uvádí. Potvrzení o doručení znamená, že přijímací zařízení stránky přijalo. Neznamená to, že je někdo zpracoval. U formuláře s termínem odevzdání zavolejte na poštu a zeptejte se.

Důkaz uložte spolu se svou kopií formuláře. Používejte jednu složku na rok, pojmenovanou podle formuláře a data.

Vytvořte si tento zvyk jednou

Nic z toho není těžké. Je to rutina, kterou si většina majitelů osvojí až poté, co se ztratí jeden dokument. Vytvořte si ji ještě předtím. Zkontrolujte kanál, připravte si jeden přehledný spis, odešlete jej včas a uchovejte si záznam.

Formuláře se budou rok od roku měnit. Rutina však zůstává stejná.