En omfattende guide til overholdelse af reglerne for sociale medier i 2023

Intro

I 2021 forventede 91,9 % af virksomhederne, at marketingmedarbejdere ville bruge sociale medier. Det er næsten umuligt for virksomheder i dag at overleve uden en tilstedeværelse på de sociale medier. Det er en vital, øjeblikkelig form for 2-vejskommunikation, der muliggør kontakt med kunder og potentielle kunder og kan fremskynde virksomhedens vækst.

Denne stigning i brugen af sociale medier har uundgåeligt ført til strengere regler og bestemmelser. Derfor skal marketingfolk vide, hvad de gør, og arbejde hårdt for at undgå risici, der kan bringe dem i problemer.

Overholdelse af sociale medier betyder i enkle vendinger, at man følger reglerne, når man bruger en social medieplatform til at kommunikere. Der er dog mere end det. Der er en kompleks blanding af platformsregler, branchebestemmelser og lokale love, som skal overholdes.

Hvilke risici er der forbundet med manglende overholdelse?

Overtrædelse af reglerne om overholdelse af sociale medier kan betyde skade på virksomheders omdømme, bøder eller personlige risici for virksomheder. Risikoen kan variere alt efter branchetype og placering, men generelt set falder de i følgende kategorier:

Databeskyttelse og privatlivets fred

Det er vigtigt, at du er opmærksom på lovgivningen om databeskyttelse og beskyttelse af personlige oplysninger i de lande og regioner, hvor dine kunder er hjemmehørende. Der er mange fælles overlapninger, herunder sikker opbevaring af personlige data, restriktioner på uopfordrede beskeder og oplysning af kunderne om, hvor og hvordan deres data vil blive opbevaret og anvendt.

Fortrolighed

Marketingfolk skal forstå reglerne om fortrolighed i deres branche. Når man arbejder med uddannelsessektoren, finanssektoren eller sundhedssektoren, vil der være strenge regler på dette område. Regulerede brancher bør have en streng intern politik for sociale medier.

Markedsføringsregler

Love om fødevarer, narkotika, alkohol og tobak kan betyde, at markedsførere skal være forsigtige, når de udsender om disse emner. Med den øgede udbredelse af "fake news" kan påstande, der viser sig at være usande, også udgøre en risiko for markedsføringsvirksomheder. Markedsføring på sociale medier omkring vægttabspiller, falske påtegninger fra influenter og COVID-19 kan ende med at blive undersøgt.

Adgang og arkivering

Hvis du er i en reguleret branche, er det vigtigt, at du arkiverer al kommunikation af juridiske årsager. I nogle lande kan kontoer tilhørende embedsmænd og ministerier ikke blokere selv de mest problematiske brugere, da det anses for at være i strid med loven om ytringsfrihed.

Hvad med risikoen for dig?

Det er også vigtigt at beskytte dig selv online. Oplysninger som f.eks. dit telefonnummer, der er offentligt tilgængelige for dine kunder, kan også ses af svindlere og spammere. Sørg for at have beskyttelse på plads, f.eks. et tilpasseligt nummeroplysningssystem, så du kan opdage sådanne indgående opkald.

Fordi der er en forbindelse mellem sociale medier og en opfordring til handling, kan opfordringer forbindes tilbage til sociale medier, og eventuelle risici i forbindelse med sociale medier kan hurtigt overføres. Derfor er overvågning af telefonopkald vigtig.

Er det bedst at holde sig helt væk fra sociale medier?

Overhovedet ikke. Sociale medier er et fantastisk redskab til at få folk til at besøge dit websted. Hvis du arbejder på at øge din SEO på de sociale medier, kan du virkelig drive trafikken i den rigtige retning. Hvis dit websted også er godt optimeret, kan det være et tovejsforhold.

Det er her, du kan overveje at bruge et værktøj til webstedsrevision. Det er dog afgørende at være på forkant og fortsat gennemgå og overvåge overholdelsen af reglerne.

(Skærmbillede taget fra ranktracker.com)

Hvad der kommer i 2023

Som vi har sagt, er sociale medier stadig en fantastisk måde at tiltrække og kommunikere med kunder/potentielle kunder på. For at planlægge din compliance-strategi fremadrettet er det vigtigt at vide, hvilke ændringer vi kan forvente at se på de sociale medier næste år.

1. Farvel til cookies

I 2023 er det planen, at cookien skal være færdig. Mens mange brugere glæder sig over dette, er der bekymringer om reklamer, og hvordan de vil fungere bagefter. Med dette in mente bør du begynde at opbygge reelle relationer med kunderne nu i stedet for at stole på cookies.

Opbyg positive relationer og e-maillister for at planlægge forud for eventuelle ændringer, som dette kan betyde med hensyn til regler og overholdelse.

2. I 2023 vil der være en øget efterspørgsel efter ærlighed og integritet. Regeringerne er under pres for at slå ned på usandheder, så hvis du er afhængig af falske nyheder eller falske vidnesbyrd, er det nu, du skal ændre dig.
3. Decentraliserede sociale medieplatforme. Dette kan være en udfordring for centralt ejede sociale medier (eller de store aktører inden for sociale medier). Traditionelt set har ejeren af det sociale mediefirma været den, der har bestemt, men i 2023 vil de mindre, decentraliserede sociale medieplatforme sætte brugeren i en mere magtfuld position.

Dette kan tvinge ældre, større virksomheder til at tage hensyn til kundernes ønsker og behov og kan føre til nye regler.

Sådan opretholder du overholdelsen på sociale medier

(Billede til fri afbenyttelse fra Pexels)

Udføre en risikovurdering

Selv om en risikovurdering ikke kan forhindre enhver eventualitet, kan den hjælpe dig med at forudsige, hvad der kan ske, hvilke risici der er for din virksomhed, og hvad du kan gøre for at foregribe og mindske dem.

Forstå reglerne i din branche.

Større regulerede brancher vil sandsynligvis have interne compliance-eksperter og bør være i stand til at besvare alle spørgsmål om compliance, så det er vigtigt, at marketingteams arbejder tæt sammen med compliance-eksperter.

Kontroller, hvem der kan få adgang til konti på sociale medier

Kontrol med, hvem der kan få adgang til og skrive på din virksomheds sociale medier-konti, er en vigtig del af overholdelsen af reglerne. Teammedlemmer skal have den rette uddannelse til at få adgang til sociale medier, og det kan være, at en ledende teamleder gennemgår alle medier, før de bliver lagt ud, for at sikre kvalitet, nøjagtighed og naturligvis overholdelse af reglerne. Ved at give adgangskoden til flere teammedlemmer opstår der en unødvendig risiko for utilsigtede eller ondsindede brud på reglerne.

Software, der kan hjælpe dig med at administrere alle sociale medier ét sted, kan være en god hjælp i den forbindelse. Du kan bruge et system til tildeling af billetter, så spørgsmål kan sendes til den rette teamleder.

Overvågning af konti

Afhængigt af din branche kan det betyde, at du skal svare på kommentarer og direkte beskeder inden for en bestemt tidsramme. Det kan også være, at du har pligt til at indberette kommentarer til et regulerende eller styrende organ. Du kan endda være ansvarlig for andres kommentarer, hvis de er misvisende. F.eks. at acceptere et falsk vidnesbyrd og lægge det på din side på de sociale medier, mens du ved, at det vildleder offentligheden.

Hold øje med efterlignerwebsteder. Det kan være efterligningssider, der er oprettet for at få fat i dine følgere, fansider, der ikke har til hensigt at være skadelige, eller sider, der har til hensigt at skade dig. Under alle omstændigheder kan et efterligningssite bevidst eller ubevidst bryde med overholdelsen af reglerne og skade dit omdømme.

Sørg for, at freelance- eller eksterne bureauer, f.eks. sælgere, ikke kommer med overdrevne eller falske påstande på dine sociale medier-konti. Eksterne bureauer skal være informeret om alle regler, som din branche skal overholde.

Arkivér alt

Du skal arkivere al kommunikation på sociale medier, hvis du arbejder i en reguleret branche. Du kan købe specialiseret software, f.eks. en automatiseret kontrol af overholdelse af sociale medier, som kan gøre dette for dig.

Hold personalets uddannelse regelmæssig og opdateret

For at holde brugerne engagerede opdateres de sociale mediers funktioner hele tiden, og det samme gælder reglerne. Det, der var acceptabelt sidste år, er måske ikke længere acceptabelt, så det er vigtigt at holde sig ajour med eventuelle ændringer.

Den største ændring, der forventes i 2023, er væksten af kunstig intelligens. Automatisk undertekstning og filtrering af krænkende kommentarer er allerede blevet implementeret, og det er her, du skal være forsigtig. Automatisk tekstning får ikke altid det rigtige, så sørg for at dobbelttjekke teksten, før du skriver.

Har opdaterede politikker for sociale medier

Dette referencepunkt skal være relevant for din branche og omfatte alle regler. Disse vil variere fra branche til branche, men bør omfatte følgende komponenter:

• En politik for sociale medier. Den skal indeholde retningslinjer, regler og bestemmelser og informere brugerne om, hvordan de skal overholde reglerne.
• En politik for acceptabel brug. Denne politik informerer brugere og fans om, hvordan de skal interagere med dig på en acceptabel måde.
• En politik for beskyttelse af personlige oplysninger. Denne informerer brugerne om, hvordan deres data vil blive gemt, indsamlet og brugt.
• Politik for overholdelse af regler for indflydelsesrige personer (hvis relevant). Influencere er måske ikke lige så opmærksomme på overholdelse som du er, især ikke på branchebetinget overholdelse, så indbyg en politik for overholdelse i din kontraktlige aftale. Reglerne om overholdelse vil blive indført i 2023, og du skal holde dig opdateret. Pas på, hvis du er afhængig af tredjepartsværktøjer til datatilladelse, da de måske ikke er opdaterede nok til din region.

Fuld gennemsigtighed

Lad brugerne vide, når tredjeparter får betaling eller kompensation for at promovere dit produkt eller din tjeneste. På samme måde bør medarbejdere, der poster virksomhedsindlæg på deres private konti, oplyse, hvem de er.

Har et godt kundeserviceteam

Hvis du er heldig nok til at have mange følgere på de sociale medier, vil du sandsynligvis blive oversvømmet af henvendelser, klager og beskeder fra folk, der har brug for hjælp. Det er vigtigt at have et godt team bag dig, der kan håndtere kommunikationssiden på en høflig og professionel måde.

På den anden side har du gjort, hvad du kan, men du kan ikke forudsige alle overtrædelser af compliance, der kan opstå med sociale medier. Skulle der opstå problemer, er det vigtigt, at dit kundeserviceteam er godt rustet til at håndtere ethvert brud på lovgivningen effektivt.

Et godt kundeserviceteam kan være internt, men outsourcing af dit kundeserviceteam kan være en mere omkostningseffektiv måde og reducerer din risiko for overholdelse af reglerne.

Sidste tanker

Overholdelse af sociale medier er en løbende proces. Det er ikke nok at få det gjort og glemme det. Du skal overvåge ændringer i regler, forordninger, love og softwarefunktioner for fortsat at overholde reglerne. I 2023 forventes der at ske store ændringer på sociale medier, hvilket kan betyde en omvæltning af reglerne for overholdelse af reglerne.

Hvis du vil være på forkant, skal du planlægge forud. Hold øje med ændringer, og vær klar til at gennemføre ændringer i dine politikker og praksis.