Sådan vælger du den rigtige channel manager til din ferieudlejningsvirksomhed

Indledning

Det bliver meget mere kompliceret at administrere en feriebolig, så snart du begynder at annoncere den samme bolig på flere bookingplatforme.

Airbnb tiltrækker måske én type gæster, Booking.com en anden, mens Vrbo kan hjælpe med at nå ud til familier og rejsende, der opholder sig i længere tid. At være til stede på flere kanaler kan øge synligheden og mindske afhængigheden af en enkelt platform, men det skaber også et driftsmæssigt problem: alle kalender-, pris- og tilgængelighedsindstillinger skal være korrekte overalt.

Hvis en gæst booker tre overnatninger via Airbnb, skal disse datoer straks fjernes fra Booking.com og Vrbo. Hvis du hæver din weekendpris, vil du sandsynligvis ikke logge ind på fire forskellige kontrolpaneler for at foretage den samme ændring.

Det er her, software til kanalstyring bliver uundværlig.

Vanskeligheden er, at mange produkter ved første øjekast ser næsten identiske ud. De lover alle kalendersynkronisering, kanalforbindelse og nemmere ejendomsadministration. Forskellene bliver ofte først tydelige, når en udlejer begynder at håndtere reelle bookinger, prisændringer, afbestillinger og en voksende portefølje.

Her er, hvad udlejere af ferieboliger rent faktisk bør sammenligne, før de vælger en platform.

Hvad gør en kanaladministrator til ferieudlejning?

En kanaladministrator forbinder dit udbud af ferieboliger med de hjemmesider, hvor gæsterne foretager reservationer.

I stedet for at administrere Airbnb, Booking.com, Vrbo og andre kanaler hver for sig kan udlejere styre vigtige oplysninger fra ét centralt system. Afhængigt af softwaren kan det omfatte:

• Tilgængelighed
• Reservationer
• Priser pr. nat
• Minimumsophold
• Reservationsbegrænsninger
• Oplysninger om ejendommen
• Gebyrer og skatter
• Gæsteoplysninger

Den vigtigste funktion er synkronisering.

Når der kommer en reservation via én platform, skal kanaladministratoren automatisk opdatere tilgængeligheden på de andre tilknyttede kanaler. Dette reducerer risikoen for, at to gæster reserverer den samme bolig til de samme datoer, markant.

En god channel manager til ferieboliger bør derfor vurderes ud fra mere end blot antallet af logoer, der vises på dens integrationsside. Udlejere skal se på, hvordan disse forbindelser fungerer, hvilke data der synkroniseres, og hvor hurtigt ændringer overføres mellem systemerne.

Denne skelnen bliver stadig vigtigere, i takt med at reservationsmængden stiger.

Prioriter direkte forbindelser til de største bookingkanaler

Det første spørgsmål, man skal stille, er ligetil:

Forbinder softwaren sig direkte til de bookingplatforme, der genererer dine reservationer?

For de fleste ferieudlejningsvirksomheder vil de prioriterede kanaler sandsynligvis omfatte en kombination af:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• Google Ferieboliger
• Regionale eller niche-bookingsider

Men det er ikke nødvendigvis nok blot at sige, at en platform "understøtter" Airbnb eller Booking.com.

Nogle integrationer er langt mere omfattende end andre.

En stærk direkte forbindelse kan gøre det muligt at overføre reservationer, priser, ledige pladser, begrænsninger og andre oplysninger automatisk mellem kanaladministratoren og OTA'en. En mere begrænset forbindelse synkroniserer muligvis kun kalendere.

Dette er vigtigt, fordi synkronisering af kun kalendere stadig efterlader et betydeligt manuelt arbejde.

Hvis ledige pladser opdateres automatisk, men priser og krav til minimumsophold ikke gør det, kan udlejere stadig være nødt til at administrere de enkelte OTA-dashboards, hver gang deres prisstrategi ændres.

Før du tilmelder dig, skal du tjekke nøjagtigt, hvilke oplysninger der kan sendes og modtages via hver integration.

Se efter tovejs-synkronisering i realtid

Synkroniseringshastigheden er en af de største praktiske forskelle mellem kanaladministratorer.

Forestil dig, at en ejendom er ledig en populær fredag og lørdag aften.

Kl. 18.03 booker en person overnatningsstedet via Booking.com.

Kl. 18:05 finder en anden rejsende de samme datoer ledige på Airbnb.

Hvis systemerne ikke er blevet synkroniseret hurtigt nok, kan begge bookinger blive accepteret.

Nu står operatøren med et problem.

Nogen skal kontaktes, en reservation skal muligvis annulleres, og boligens præstation på bookingplatformen kan potentielt blive påvirket. Endnu vigtigere er det, at gæstens oplevelse begynder med en skuffelse, der kunne have været undgået.

Derfor bør udlejere søge efter tovejssynkronisering, der foregår så tæt på realtid som muligt.

Tovejs-synkronisering betyder, at informationen flyder i begge retninger.

For eksempel:

Booking.com → Kanaladministrator → Airbnb

og

Airbnb → Kanaladministrator → Booking.com

Den centrale platform fungerer som kilden, hvorigennem tilgængeligheden koordineres på tværs af hele distributionsnetværket.

Operatører bør derfor spørge potentielle udbydere:

• Hvor hurtigt synkroniseres nye reservationer?
• Opdateres afbestillinger automatisk?
• Synkroniseres prisændringer på tværs af kanaler?
• Synkroniseres reglerne for minimumsophold?
• Hvad sker der, hvis en forbindelse svigter?
• Modtager operatøren en advarsel, hvis synkroniseringen stopper?

Disse spørgsmål er mere nyttige end blot at spørge, om produktet »kan integreres med Airbnb«.

Tænk over, hvordan softwaren vil håndtere vækst

Den software, der fungerer for én lejlighed, er måske ikke den software, du ønsker, når du administrerer 30 ejendomme.

Når man starter op, kan det være fristende at vælge det billigste værktøj, der kan synkronisere et par kalendere. Det kan være helt tilstrækkeligt i starten, men at skifte driftssystem senere kan blive forstyrrende.

Tænk over, hvor virksomheden vil være om to eller tre år.

Hvis porteføljen udvides, kan du få brug for:

• Masseopdateringer af priser
• Dashboards for flere ejendomme
• Ejers adgang
• Teambevillinger
• Automatiseret beskedforsendelse
• Opgavefordeling
• Rengøringsstyring
• Integrationer til indtægtsstyring
• Rapportering pr. ejendom
• Integrationer med regnskabssystemer
• Flere brugerkonti

Det bliver stadig sværere at administrere disse krav manuelt, efterhånden som antallet af ejendomme stiger.

En enkelt administrator bemærker måske straks, når der ser ud til at være noget galt med en kalender. Et team, der forvalter 50 ejendomme, kan ikke stole på, at nogen manuelt gennemgår hver eneste annonce hver dag.

Skalerbarhed handler derfor om mere end blot, om softwaren teknisk set giver dig mulighed for at tilføje flere ejendomme. Det handler om at spørge, om driften af disse ekstra ejendomme fortsat er håndterbar.

Tjek, hvordan det integreres med resten af din drift

En channel manager fungerer sjældent isoleret.

Ferieudlejningsvirksomheder kan stole på en voksende samling af software, der dækker prisfastsættelse, kommunikation med gæster, regnskab, rengøring, betalinger og adgang til ejendommene.

Typiske integrationer kan omfatte:

• Ejendomsadministrationssystemer
• Værktøjer til dynamisk prisfastsættelse
• Regnskabsplatforme
• Betalingsudbydere
• Smarte låse
• Software til rengøringsstyring
• Værktøjer til gæstekommunikation
• Indtægtsstyringssystemer
• Websteder til direkte booking

Inden du vælger software, skal du kortlægge de systemer, du allerede bruger.

Bestem derefter, hvilken platform der skal være omdrejningspunktet for driften.

Et prisværktøj kan for eksempel beregne den ideelle pris pr. overnatning baseret på den lokale efterspørgsel. Denne pris skal derefter sendes til kanaladministratoren, som distribuerer den til Airbnb, Booking.com og Vrbo.

Hvis disse systemer ikke integreres korrekt, kan personalet blive nødt til at overføre prisoplysningerne manuelt.

Det samme problem gælder gæsteoplysninger.

En bekræftet reservation skal muligvis udløse rengøringsopgaver, betalingsworkflows, check-in-instruktioner og automatiske beskeder. Jo færre manuelle overførsler der kræves mellem systemerne, jo nemmere bliver det at skalere driften.

Beslut, om du har brug for en kanaladministrator eller et komplet PMS

En anden vigtig skelnen er mellem en dedikeret kanaladministrator og et komplet ejendomsadministrationssystem.

En channel manager fokuserer primært på at distribuere ledige værelser og synkronisere reservationskanaler.

Et ejendomsadministrationssystem, eller PMS, dækker normalt et bredere spektrum af driftsopgaver.

Afhængigt af udbyderen kan et PMS omfatte:

• Reservationsstyring
• Gæstekommunikation
• Rengøring
• Betalinger
• Rapportering
• Direkte bookinger
• Ejerapport
• Teamstyring
• Kanalstyring

For mindre udbydere kan en alt-i-én-platform være attraktiv, da der skal tilsluttes færre separate systemer.

Større eller mere specialiserede virksomheder foretrækker muligvis dedikerede værktøjer til de forskellige funktioner.

Der findes ikke én universelt korrekt opsætning.

Det vigtige er at forstå præcis, hvilket problem du forsøger at løse. At betale for et stort PMS, når alt, hvad du har brug for, er pålidelig kanalsynkronisering, kan skabe unødvendig kompleksitet. At vælge en simpel kanalmanager, når du faktisk har brug for omfattende driftssoftware, kan skabe det modsatte problem.

Vær opmærksom på pris- og begrænsningsstyring

Synkronisering af ledige pladser får mest opmærksomhed, fordi dobbeltbookinger er så forstyrrende, men prisstyring er næsten lige så vigtig.

Priserne på ferieudlejninger ændrer sig konstant.

Udlejere kan justere priserne på baggrund af:

• Weekender
• Helligdage
• Lokale begivenheder
• Sæsonmæssig efterspørgsel
• Løsning på sidste øjeblik
• Opholdets længde
• Belægning
• Hvor langt i forvejen gæsterne booker

At ændre disse regler manuelt på tværs af flere platforme er både tidskrævende og fejlbehæftet.

En god kanaladministrator bør gøre det nemt at opdatere priser og reservationsbegrænsninger centralt.

For eksempel kan en udlejer beslutte, at under en større lokal begivenhed:

• Prisen pr. overnatning bør stige med 25 %
• Minimumsopholdet bør ændres fra to nætter til tre
• Reservationer samme dag bør deaktiveres

Ideelt set kan disse regler ændres én gang og distribueres til alle relevante bookingkanaler.

Jo nemmere det er at styre priserne centralt, desto mindre tid skal operatørerne bruge på at vedligeholde individuelle OTA-konti.

Test dashboardet, før du forpligter dig

Funktioner er vigtige, men brugervenlighed er også vigtig.

Software kan have en imponerende liste over integrationer, men alligevel være frustrerende at bruge i hverdagen.

Husk, at systemet i sidste ende kan blive det dashboard, dit team åbner først hver morgen.

Se nøje på, hvor hurtigt du kan:

• Se dagens ankomster og afrejser
• Find en reservation
• Bloker datoer
• Juster en pris
• Ændr et minimumsophold
• Find ud af, hvor en reservation stammer fra
• Se ledige værelser på tværs af flere ejendomme
• Find synkroniseringsfejl

Hvis rutineopgaver kræver, at man skal navigere gennem flere menuer, hober den slags friktion sig op.

Dette er især vigtigt, hvis medarbejdere, virtuelle assistenter eller ejendomsadministratorer også skal bruge platformen.

Et system bør reducere behovet for oplæring i stedet for at skabe endnu en kompliceret proces, som kun én person forstår.

Undervurder ikke kundesupport

Software til kanalstyring ligger lige mellem dit lager og de platforme, der genererer din omsætning.

Når noget holder op med at fungere, bliver support ekstremt vigtigt.

Forestil dig, at du fredag aften opdager, at tilgængeligheden på Airbnb ikke længere synkroniseres for ti ejendomme.

At sende en e-mail og modtage et svar på mandag er sandsynligvis ikke godt nok.

Før du forpligter dig, bør du undersøge følgende:

• Supporttider
• Tilgængelighed af livechat
• Svaretider
• Telefonisk support
• Dækning i weekenden
• Dokumentation
• Hjælp til opstart
• Migrationssupport

Du bør også finde ud af, hvordan udbyderen håndterer integrationsproblemer, der involverer en OTA.

Nogle gange fungerer selve softwaren korrekt, mens en ekstern bookingplatform har et problem. Et godt supportteam bør stadig være i stand til at identificere problemet og forklare, hvilke handlinger operatøren skal foretage.

Det er nemt at overse supporten under købsprocessen, fordi alt fungerer normalt. Dens værdi bliver tydelig, når noget går galt.

Sammenlign priser baseret på hele porteføljen

Prismodellerne for channel managers varierer betydeligt.

Udbydere kan opkræve:

• Pr. ejendom
• Per booking
• En procentdel af omsætningen
• Et månedligt abonnement
• Efter antal kanaler
• Efter antal brugere
• Gennem differentierede abonnementer

En platform, der virker billig for to ejendomme, kan blive dyr, når der er tale om 20.

Det modsatte kan også være tilfældet. Et højere månedligt abonnement kan vise sig at være billigere for en større operatør, hvis det inkluderer ubegrænsede bookinger eller yderligere ejendomme til en lav marginalomkostning.

Beregn omkostningerne ud fra din faktiske portefølje i stedet for at sammenligne de angivne startpriser.

Tjek også, om vigtige funktioner er inkluderet.

Et billigt abonnement kan blive meget dyrere, når du tilføjer:

• Ekstra kanaler
• Automatisering
• Funktion til direkte booking
• Ekstra brugere
• Rapportering
• API-adgang
• Premium-support

Den mest nyttige sammenligning er de samlede driftsomkostninger, ikke blot den annoncerede månedlige pris.

Sammenlign kanaladministratorer side om side

En af udfordringerne ved at vælge denne type software er, at udbydernes hjemmesider ofte beskriver deres produkter med lignende sprogbrug.

Næsten alle tilbyder integrationer.

Næsten alle lover automatisering.

Næsten alle siger, at deres system er nemt at bruge.

De væsentlige forskelle ligger som regel i detaljerne: synkroniseringsmetoder, understøttede funktioner for hver OTA, priser i takt med at porteføljen vokser, kvaliteten af supporten og integrationsdybden.

Derfor er det en god idé at sammenligne de bedste channel manager -løsninger til ferieudlejning side om side, inden du forpligter dig til en platform.

Lav en shortlist baseret på dine faktiske driftskrav i stedet for blot at vælge den udbyder med den længste liste over funktioner.

En enkel sammenligning kan se sådan ud:

Krav	Udbyder A	Udbyder B	Udbyder C
Direkte forbindelse til Airbnb	Ja	Ja	Ja
Booking.com-forbindelse	Ja	Ja	Ja
Vrbo-forbindelse	Ja	Begrænset	Ja
Tovejs synkronisering af priser	Ja	Ja	Ja
Tilgængelighed i realtid	Ja	Begrænset	Ja
Integration af dynamisk prisfastsættelse	Ja	Nej	Ja
Værktøjer til flere ejendomme	Stærk	Grundlæggende	Avanceret
Support døgnet rundt	Ja	Nej	Nej
Priser ved 20 ejendomme	$$$	$$	$$$

De nøjagtige kriterier afhænger af din virksomhed, men øvelsen tvinger dig til at sammenligne det, der rent faktisk betyder noget, i stedet for at stole på markedsføringspåstande.

Udfør en test i praksis

Brug om muligt en gratis prøveversion eller demonstration, før du migrerer hele din portefølje.

Nøj dig ikke med blot at klikke rundt på kontrolpanelet.

Test situationer, der opstår under normal drift.

For eksempel:

1. Ændr en pris pr. overnatning, og kontroller, at den bliver synlig på de tilknyttede kanaler.
2. Reserver en dato, og kontroller, at den pågældende dato ikke længere vises som ledig andre steder.
3. Opret en testreservation, og tjek, hvor hurtigt kalenderne opdateres.
4. Annuller en reservation, og sørg for, at datoerne genåbnes korrekt.
5. Ændr en regel for minimumsophold.
6. Tilføj et nyt teammedlem, og test tilladelserne.
7. Kontakt kundesupporten med et realistisk spørgsmål.

En test i praksis afslører forskelle, der er svære at opdage på en prisside.

Den rigtige software skal fjerne arbejde, ikke tilføje mere

Målet med software til kanalstyring er ikke blot at forbinde så mange reservationswebsteder som muligt.

Den skal gøre det nemmere at drive virksomheden.

Et robust system giver operatørerne tillid til, at tilgængeligheden er korrekt, at priserne distribueres korrekt, og at reservationer fra forskellige platforme administreres fra ét sted.

Det bedste valg afhænger derfor af virksomhedens struktur.

En udlejer med to ejendomme prioriterer måske enkelhed og pris. En ejendomsadministrator med 50 udlejningsobjekter lægger måske langt større vægt på samlet administration, automatisering, integrationer og support.

Det vigtigste er at se ud over listen over funktioner.

Vurder kvaliteten af forbindelserne, synkroniseringshastigheden, hvordan platformen passer sammen med resten af din software, og om den fortsat kan understøtte virksomheden, når porteføljen udvides.

Når disse elementer er på plads, ophører udlejning af ejendomme på tværs af flere bookingkanaler med at skabe ekstra administrativt arbejde og begynder i stedet at gøre det, den oprindeligt var beregnet til: at skaffe flere bookinger.