Sådan optimerer du SaaS-udgifterne i 2023

Introduktion

En nylig undersøgelse fra BetterCloud afslørede, at brugen af SaaS-applikationer er steget med 18%, og at der i gennemsnit bruges 130 applikationer sammenlignet med 110 apps i 2022.

Udgifterne til software er blevet de tredjehøjeste i en organisation, næst efter udgifter til medarbejdere og kontorleje. Det viser, at virksomheder anvender SaaS-applikationer på grund af brugervenlighed og tilpasningsevne.

Men en rapport fra Flexera fastslår, at omkring 29% af SaaS-softwareudgifterne underudnyttes af teamet, hvilket fører til dårlig ROI.

I betragtning af den økonomiske afmatning i 2023 er det nu tid til at fokusere på optimering af SaaS-udgifter, før det er for sent.

I denne artikel undersøger vi, hvordan organisationer bruger for mange penge på SaaS, og hvordan man optimerer softwareforbruget og øger ROI.

Hvad er optimering af SaaS-udgifter?

SaaS spend optimization refererer til de kollektive skridt, som en organisations IT- og økonomiteam tager for at reducere SaaS-softwareomkostningerne. Det er en løbende proces, der fokuserer på analyse af applikationsbrug, licensudnyttelse, skygge-IT, sporing af fornyelser osv. med det ultimative mål at få den maksimale værdi ud af hver applikation.

Men før du diskuterer, hvordan du kan reducere softwareforbruget, er du nødt til at identificere, hvor du bruger for mange penge.

Fem måder, hvorpå du bruger for mange penge på SaaS

Skygge-IT eller indkøb

Det henviser til, at medarbejdere køber en SaaS-applikation ved hjælp af et firmakreditkort uden godkendelse fra IT- eller økonomiteamet. Gartners undersøgelse rapporterede, at 30-40 % af softwareforbruget i en organisation skyldes skygge-IT på grund af manglende fornyelser og skjulte omkostninger.

(Kilde)

Indkøb ud over behovet

Alle organisationer har en tendens til at forudsige deres vækst og købe overskydende licenser ud over deres behov. I sidste ende vil de fleste licenser forblive ubrugte, hvilket resulterer i dårlig ROI og spildte udgifter.

Manglende synlighed af applikationer og udgifter

Hovedårsagen til, at virksomheder ender med at bruge for mange penge på SaaS, er, at de ikke har fuld synlighed over de applikationer, de bruger, og udgifterne til hver applikation. Det er 2023, og nogle teams bruger stadig regneark til at administrere SaaS-applikationer.

Manglende fornyelser

Manglende synlighed af udgifter og regnearksbaseret sporing fører til manglende fornyelser, og SaaS-leverandørerne vil udnytte muligheden og opkræve mere. Skygge-IT-applikationer vil ofte resultere i automatiske fornyelser, hvilket fører til øgede udgifter.

Økonomiteamet vil ikke være i stand til at identificere dette øgede forbrug, fordi de ikke ved, at appen findes i deres SaaS-stack.

Mangel på prisbenchmarking

Du betaler måske for meget for abonnementer, hvis du ikke ved, hvad dine kolleger betaler for lignende applikationer. Hvis du ikke er klar over de seneste prisbenchmarks, vil SaaS-leverandørerne udnytte det og kræve mere for applikationerne, hvilket fører til for store udgifter.

Optimering af dit SaaS-forbrug i 2023

Nu ved du, hvordan organisationer bruger for mange penge på SaaS, men vidste du, at alt, hvad du behøver, er én løsning til at optimere dit SaaS-forbrug?

Ja, du behøver kun en SaaS spend management-platform for at reducere omkostningerne til SaaS-applikationer og optimere din SaaS-portefølje.

Her er, hvordan det foregår:

Få komplet SaaS-synlighed

SaaS spend management-platforme har et omfattende integrationsbibliotek, der kan forbindes med en organisations SSO-, finans- og HRIS-systemer. Disse integrationer vil gøre det muligt for platformen at give 100% synlighed i dine SaaS-applikationer, leverandører og de respektive udgifter for hver bruger, afdeling og omkostningscentre.

Når IT-teams får centraliseret synlighed over SaaS-porteføljen, bliver det lettere at administrere applikationerne og identificere skygge-IT-apps og duplikerede apps. Alle uautoriserede apps i stakken kan elimineres, hvilket fører til øgede besparelser.

Økonomiteams vil også kunne se, hvor meget hver afdeling bruger på SaaS-applikationer. De kan bruge udgiftsdataene, sammenligne dem med brugsdataene og træffe de rigtige beslutninger om omkostningsoptimering.

Pro-tip: Brug en SaaS-styringsplatform, der dækker hele SaaS-livscyklussen, fra indkøb og forhandlinger til levering, styring og fornyelser.

Analyser dine data om app-brug

SaaS-styringsplatforme kan integreres direkte med SaaS-apps via API'er og vil give præcis indsigt i brugen. Økonomiteams kan analysere disse brugsdata for at identificere underudnyttede applikationer og beregne ROI baseret på forbruget.

Indsigt i brugen vil vise teamets krav, hvordan de bruger appen, og hvor mange licenser der bliver brugt. Du kan udnytte de ubrugte licenser og omfordele dem til de brugere, der har brug for dem, eller du kan tilpasse antallet af licenser under fornyelsesforhandlingerne og optimere SaaS-udgifterne.

Ved at analysere brugsdata og dimensionere licenserne rigtigt kan du få den maksimale værdi ud af en applikation og øge dit ROI.

Konsolider applikationer eller leverandører

App- eller leverandørkonsolidering er blevet den taktik, som økonomidirektører og indkøbschefer i virksomheder bruger til at reducere SaaS-udgifterne. App-konsolidering er en proces, hvor man identificerer overflødige eller dyre applikationer, der tjener lignende formål, og samler dem i en enkelt løsning.

For at illustrere det kan vi forestille os et scenarie, hvor dit salgsteam bruger Salesloft til salgsaktivering, marketingteamet bruger Mailchimp til e-mailmarketing, og kundeteamet bruger Hubspot til CRM-formål.

Leverandørkonsolidering henviser til sammenlægning af Salesloft og Mailchimp-funktionaliteter i Hubspot, som tilbyder omfattende salgsaktivering, e-mailmarketing og CRM-funktioner.

(Kilde)

Ved at konsolidere disse værktøjer kan din organisation strømline driften, forenkle SaaS-administrationen og øge SaaS-besparelserne.

Pro tip: Sørg for, at du ikke konsoliderer applikationerne fra dine langsigtede, pålidelige leverandører.

Automatiser kontraktfornyelser

Skil dig af med dine regneark. De sender ikke proaktive advarsler om kommende fornyelser. Du har brug for et automatiseret fornyelsesstyringssystem for at være på forkant med fornyelserne. Heldigvis kan en SaaS-styringsplatform hjælpe dig med at automatisere kontraktfornyelser.

Auto-fornyelser kan være et irritationsmoment. En platform til fornyelsesstyring opretter en fornyelseskalender baseret på kontraktdatoen og igangsætter workflows 90 dage før deadline, så du kan undgå automatiske fornyelser.

SaaS-styringsplatforme som CloudEagle kan integreres med Slack og sende automatiske fornyelsesadvarsler 90 dage før fornyelsesdatoen. Det giver dig rigelig tid til at analysere dit app-brug og forberede en forhandlingsstrategi, så du kan tilpasse dine licenser og optimere dit forbrug.

Husk, at fornyelsesforhandlinger giver dig mulighed for at forhandle med leverandøren om at fjerne ubrugte licenser, nedgradere prisplanerne baseret på forbrug og konsolidere leverandører, så du skal være god til at forhandle.

Pro tip: Hvis du planlægger at genforhandle kontrakten, så start dine forhandlinger tidligt, eller fortæl sælgerne om dit valg, før opsigelsesperioden udløber.

Få succes i dine forhandlinger med prisbenchmarks

Leverandørforhandlinger spiller en vigtig rolle for succesen af din SaaS-udgiftsoptimeringsproces. Dygtige forhandlinger kan føre til større SaaS-omkostningsbesparelser, mens utilstrækkelige forhandlinger utilsigtet kan øge udgifterne.

Fornyelsesforhandlinger giver dig mulighed for at tilpasse størrelsen på dine licenser, fjerne overflødige applikationer baseret på omfanget og genforhandle med en leverandør om en rabat eller en gunstig prisperiode.

Men før du indleder forhandlinger med SaaS-leverandører, skal du analysere prisbenchmarks for at se, hvad dine kolleger betaler for en lignende applikation. Brug benchmarks som løftestang til at forhandle gunstige priser, rabatter eller ekstra funktioner.

I nogle tilfælde kan dit indkøbsteam være overbebyrdet med strategiske opgaver og mangle tid til at forhandle med leverandørerne. Bare rolig; du kan outsource dine forhandlinger til SaaS-indkøbseksperter .

Disse assisterede indkøbere vil fungere som dit udvidede indkøbsteam. De analyserer dine krav og brugen af appen, foretager markedsundersøgelser, identificerer de seneste prisbenchmarks og forhandler med leverandørerne på dine vegne for at sikre de bedste prisvilkår og rabatter.

Pro tip: SaaS-leverandører er kloge; undgå at gå uforberedt ind i forhandlinger, da du let kan blive overtalt til at betale mere end nødvendigt. Forbered en klar forhandlingsstrategi, og fortsæt derefter.

Bonus

SaaS-budgettering

Vi diskuterede de fem måder at optimere SaaS-udgifter på. Vi kan stå inde for disse taktikker, fordi CFO'er, indkøbschefer og driftschefer verden over bruger dem.

Men den bedste praksis er at holde din SaaS-stak og dine udgifter optimeret i stedet for at kæmpe i sidste øjeblik for at reducere udgifterne, efter at du har mistet kontrollen over dine udgifter.

Pro tip: Fokuser på operationel ekspertise i stedet for løbende forbedringer

For at opnå operationel ekspertise skal du lægge vægt på SaaS-budgettering. Få fuld synlighed, analyser brugen, forstå kravene, og alloker dit budget i overensstemmelse hermed til applikationer og teams, der har brug for det.

• Sæt budgetgrænser for hver afdeling.
• Gennemføre regelmæssige budgetrevisioner
• Udnyt og omfordel budgetter, når det er nødvendigt.

Alligevel har du brug for en SaaS-styringsplatform til at analysere brug, forbrug og fordele budgetter, så du må ikke overse at vælge den rigtige platform.

Pro tip: Saml alle interessenter for at forstå kravene, før budgettet fordeles for at undgå ineffektivitet.

Konklusion

I betragtning af den økonomiske afmatning i 2023 er det på høje tid, at organisationer fokuserer på at optimere deres SaaS-forbrug i stedet for at købe overskydende applikationer eller licenser ved at forudsige potentiel vækst.

At vide, hvor du bruger for mange penge, vil gøre SaaS-omkostningsoptimeringsprocessen lettere. I denne artikel giver vi konkrete tips, som økonomi- og IT-teams kan bruge til at få fuld kontrol over deres SaaS-udgifter.

Husk, at optimering af SaaS-udgifter aldrig slutter; det er en cyklisk proces, og med den rigtige SaaS-styringsplatform som CloudEagle kan du opnå operationel ekspertise og øge din bundlinje.