Tjekliste for papirarbejde i små virksomheder: Vigtige formularer

Indledning

Markedsføring får opmærksomheden, når man starter en virksomhed. Det er papirarbejdet, der afgør, om virksomheden får lov til at drive virksomhed. En manglende indsendelse kan forsinke oprettelsen af en bankkonto, en skattevalg eller en licens i flere uger.

Det meste af det papirarbejde foregår nu online. En del af det kan dog stadig ikke klares online, og det er netop den del, der koster nye ejere tid. Denne tjekliste dækker de formularer, som en lille virksomhed i USA skal udfylde i sit første år, og hvordan man håndterer hver enkelt af dem.

Start med at se, hvordan de enkelte formularer skal indsendes

Før du udfylder noget, skal du læse den sidste side i vejledningen. Her står der, hvordan myndigheden modtager formularen. Der er fire almindelige svar.

En onlineportal er den første. En postadresse er den anden. E-mail er den tredje, og den er sjældnere, end folk forventer, når det gælder underskrevne formularer. Den fjerde er et faxnummer.

Den sidste overrasker folk, der aldrig har ejet en faxmaskine. Du behøver ikke en. Du kan sende fax online fra en browser ved hjælp af en PDF-fil og et kort. Hos Fax for Agents koster det 2,49 $ for op til 5 sider til USA og Canada.

Hvis man kender leveringskanalen på forhånd, sparer man en spildt eftermiddag. En formular, der underskrives med blæk til postforsendelse, forberedes anderledes end en, der uploades til en portal.

De formularer, det er værd at kende i det første år

Arbejdsgiveridentifikationsnummeret kommer først, fordi bankerne beder om det. Internal Revenue Service (IRS) lader de fleste virksomheder ansøge online. Virksomheder, der ikke kan gøre det, bliver bedt om at ansøge via telefon, fax eller post, og ansøgningsskemaet er formular SS-4.

Derefter kan der følge et skattevalg. Et selskab, der ønsker at blive beskattet som et S-selskab, indsender formular 2553. IRS' indsendelsesside for denne formular angiver en postadresse eller et faxnummer, afhængigt af delstaten.

En fuldmagt er det tredje. Når en revisor varetager kontakten med skattemyndighederne på dine vegne, skal myndighederne først have en underskrevet fuldmagt i deres arkiv.

Dernæst kommer bankformularer. At tilføje en underskriver, ændre en adresse eller godkende en bankoverførsel indebærer ofte en formular med en faxlinje trykt øverst.

Derefter kommer de lokale formularer. En erhvervslicens, en momsgodkendelse og et tillæg til en lejekontrakt har hver deres eget kontor og deres egen indsendelseskanal.

Skriv disse ned som en liste med tre kolonner: formularen, kontoret og den kanal, den accepteres via. Det tager ti minutter at lave listen, og den forhindrer, at det samme spørgsmål skal besvares fra bunden hvert år. Opbevar den et sted, hvor både bogholderen og din revisor kan se den.

Hvorfor nogle kontorer stadig bruger fax

Det er nemt at tolke et faxnummer som et tegn på, at et kontor er forældet. Årsagen er mere praktisk. En fax er en kommunikation mellem to maskiner, og den modtagende maskine bekræfter hver side.

Det giver afsenderen en kvittering med klokkeslæt og sidetal. Mange arkiveringsregler er udarbejdet med udgangspunkt i denne kvittering. Et kontor har ringe grund til at omskrive dem for de få ansøgere om året, der foretrækker en anden vej.

En tjekliste til alle formularer med en frist

Læs først og fremmest instruktionerne for indsendelseskanalen.

Udfyld formularen på en computer, hvor det er muligt, og underskriv den. Scan de underskrevne sider ind i én PDF-fil i den rækkefølge, som formularen angiver.

Find adressen eller nummeret i de aktuelle instruktioner. Kontorer ændrer begge dele, og en gemt kontakt fra sidste år kan være forkert.

Skriv virksomhedsnavnet, skatte- eller kontonummeret og et telefonnummer på første side.

Send tidligt på arbejdsdagen, i kontorets tidszone. Hvis linjen er optaget, eller portalen er nede, har du stadig flere timer til at prøve igen.

Gem beviset. En portal giver en bekræftelsesside, posthuset en kvittering og en fax en leveringsrapport.

Hvilket bevis er værdifuldt

Bevis for afsendelse er den del, som ejere ofte overser, og det er netop den del, der afgør tvister. Når et kontor hævder, at en formular aldrig er ankommet, ændrer samtalen sig, så snart du kan angive en dato, et klokkeslæt og et referencenummer.

Læs beviset for, hvad der står. En leveringsrapport betyder, at modtagermaskinen har modtaget siderne. Det betyder ikke, at nogen har behandlet dem. For en formular med en frist skal du ringe til postkontoret og spørge.

Arkiver beviset sammen med din kopi af formularen. Brug én mappe pr. år, navngivet efter formular og dato.

Skab vanen én gang

Intet af dette er svært. Det er en rutine, som de fleste ejere først indfører, når en indsendelse er forsvundet. Indfør den, før det sker. Tjek kanalen, forbered én overskuelig fil, send den i god tid, og opbevar dokumentationen.

Formularerne ændrer sig fra år til år. Rutinen gør ikke.