Die 7 besten KI-Meeting-Assistenten für SEO-Experten und Berater

Einleitung

Ein freiberuflicher SEO-Experte verbringt überraschend viel Zeit in der Woche mit Telefonaten: Erstgespräche, Kickoff-Meetings, Erläuterungen zu Audits, Besprechungen der Monatsberichte und kurze Check-ins, die still und leise den Projektumfang verändern. Niemand sonst macht sich Notizen. Wenn Ihnen ein Detail entgeht, wie beispielsweise ein genehmigter Umleitungsplan oder eine geänderte Priorität, kann Sie das eine Überarbeitungsrunde oder, schlimmer noch, später einen Streit kosten.

Ein KI-Besprechungsassistent zeichnet das Gespräch auf, transkribiert es und erstellt eine Zusammenfassung mit Aktionspunkten, damit Sie den Überblick behalten. Doch Freiberufler und Berater haben andere Anforderungen als große Teams. Sie zahlen aus eigener Tasche, Kunden möchten möglicherweise keinen Bot im Gespräch dabei haben, und Sie sind möglicherweise an eine Vertraulichkeitsvereinbarung gebunden.

Dieser Leitfaden vergleicht sieben Optionen hinsichtlich Preis, Einschränkungen der kostenlosen Tarife, der Art der Gesprächsaufzeichnung und der Eignung für die Arbeit mit einzelnen Kunden. Die Preise wurden im September 2026 überprüft und können sich ändern; bitte überprüfen Sie sie daher auf der Website des jeweiligen Anbieters.

Worauf Freiberufler und Berater achten sollten

• Solo-freundliche Preisgestaltung. Ein brauchbarer kostenloser Tarif und eine günstige Einstiegsstufe sind wichtig, wenn Sie der einzige Nutzer sind.
• Bot oder kein Bot. Manche Kunden mögen keinen zusätzlichen Teilnehmer, und manche Unternehmen blockieren Bots von Drittanbietern auf ihren Konferenzplattformen.
• Vertraulichkeit. Prüfen Sie, ob das Tool die KI anhand Ihrer Anrufe trainiert, wie lange es Aufzeichnungen speichert und wer standardmäßig Zugriff darauf hat.
• Beschränkungen der Gesprächsdauer. Kundengespräche dauern oft 45 bis 60 Minuten. Ein kostenloser Tarif, der Gespräche auf 30 oder sogar 3 Minuten begrenzt, wird sie vorzeitig abbrechen.
• Freigabe und Export. Sie möchten Ihren Kunden eine übersichtliche Zusammenfassung senden und Notizen in Ihre Projektdokumente einfügen.
• Integrationen. Notion, Slack, Zapier und Google Drive sparen Zeit bei sich wiederholenden Folgeaufgaben.
• Sprachen. Unverzichtbar, wenn Sie mit internationalen Kunden arbeiten.

Schnellvergleich

Tool	Am besten geeignet für	Kostenloser Tarif	Preis ab	Bot-freie Option
Bluedot	Kundenanrufe ohne Bot	5 aufgezeichnete Besprechungen	14 $/Benutzer/Monat	Ja (Standard)
Fathom	Bester kostenloser Tarif	Unbegrenzte Anzahl an Aufzeichnungen und Transkripten	15–16 $ pro Benutzer und Monat	Nur für Mac (Beta)
Granola	Eigene Notizen eingeben	Unbegrenzte Notizen, begrenzter Verlauf	14 $ pro Benutzer und Monat	Ja
Otter.ai	Kostengünstige Live-Transkripte	300 Min./Monat	8,33 $ pro Benutzer und Monat	Ja (Desktop-App)
Fireflies.ai	Automatisierung und Integrationen	Unbegrenzte Transkription, eingeschränkte KI	10 $ pro Arbeitsplatz/Monat	Ja (Erweiterung/Desktop)
Fellow	Regelmäßige Kundengespräche	5 KI-Notizen (auf Lebenszeit)	7 $ pro Benutzer und Monat	Ja (Desktop)
Notta	Internationale Kunden	120 Min./Monat	8,17 $/Monat	Ja (Desktop)

Die Einstiegspreise werden, sofern nicht anders angegeben, jährlich in Rechnung gestellt.

1. Bluedot: Am besten geeignet für Kundengespräche, bei denen Sie keinen Bot wünschen

Manche Kunden haben kein Problem damit, wenn ein Protokoll-Bot am Gespräch teilnimmt. Andere fühlen sich dabei unwohl, oder ihr IT-Team blockiert Bots von Drittanbietern gänzlich. Bluedot umgeht dieses Problem, indem es Audio direkt von Ihrem Gerät aufzeichnet, sodass in der Teilnehmerliste nichts Zusätzliches erscheint.

Es läuft als Chrome-Erweiterung, als Mac- und Windows-Apps, als iOS- und Android-Apps sowie als Apple-Watch-App und zeichnet sowohl Audio als auch Video auf. Dadurch ist es nicht nur für Zoom und Google Meet nützlich: Auch Telefonate und persönliche Kundengespräche funktionieren damit. Nach jedem Gespräch erhalten Sie ein Transkript, eine KI-Zusammenfassung, Aktionspunkte und einen Entwurf für eine Folge-E-Mail, den Sie bearbeiten und versenden können.

Für Berater sind die praktischen Extras benutzerdefinierte Vorlagen (für einen Kickoff, eine Audit-Durchführung oder eine monatliche Überprüfung), ein KI-Chat über Ihren gesamten Anrufverlauf, sodass Sie nachfragen können, was ein Kunde vor drei Monaten zu einer Frist gesagt hat, sowie Synchronisierungsoptionen einschließlich Notion, Slack, Zapier, Make, HubSpot und Salesforce. Zum Thema Datenschutz gibt Bluedot an, Kundendaten niemals zum Trainieren seiner KI-Modelle zu verwenden, und verweist auf die Einhaltung der DSGVO sowie ein SOC-2-Typ-II-Audit. Das ist nützlich, wenn ein Kunde nach Geheimhaltungsvereinbarungen fragt.

**Preise: **Kostenloser Tarif (5 aufgezeichnete Besprechungen), Basic 14 $/Nutzer/Monat, Pro 20 $ (zusätzlich Videoaufzeichnung), Business 32 $; alle Tarife werden jährlich abgerechnet.

Vorteile:

• Kein Bot im Gespräch
• Audio- und Videoaufzeichnungen, die Sie wiedergeben und teilen können
• Funktioniert für Online-, Telefon- und Präsenzbesprechungen
• Namentlich genannte Sprecher auf den wichtigsten Meeting-Plattformen
• Datenschutzorientierter Ansatz mit Speicherbegrenzungen

Nachteile:

• Der kostenlose Tarif umfasst nur 5 aufgezeichnete Besprechungen
• Videoaufnahmen sind ab dem Pro-Tarif möglich
• Bei Aufzeichnungen von Präsenzbesprechungen werden die Sprecher allgemein gekennzeichnet

2. Fathom: Bester kostenloser Tarif für Einzelberater

Wenn Sie einen KI-Besprechungsassistenten ausprobieren möchten, ohne etwas zu bezahlen, ist Fathom in der Regel die erste Anlaufstelle. Der kostenlose Tarif umfasst unbegrenzte Aufzeichnungen und Transkriptionen sowie Clips, Wiedergabelisten und eine Suchfunktion. Erweiterte KI-Zusammenfassungen sind im kostenlosen Tarif auf fünf pro Monat begrenzt, sodass ein vielbeschäftigter Berater wahrscheinlich innerhalb weniger Wochen ein Upgrade vornehmen wird.

Das Tool funktioniert mit Zoom, Google Meet und Microsoft Teams. Die kostenpflichtigen Tarife bieten zusätzlich KI-generierte Aktionspunkte und eine erweiterte Suchfunktion; in den höheren Tarifen kommen Teamordner und CRM-Synchronisierung hinzu, die die meisten freiberuflichen Einzelunternehmer jedoch nicht benötigen werden. Fathom schickt standardmäßig einen Bot in die Meetings; auf dem Mac gibt es eine botfreie Option, die sich jedoch noch in der Beta-Phase befindet. Das Unternehmen gibt die Einhaltung der SOC-2-Typ-II-, HIPAA- und DSGVO-Vorgaben an.

**Preise: **Kostenlos. Premium 16 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (20 $ monatlich). Team 15 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (mindestens 2 Nutzer). Business 25 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung.

Vorteile:

• Unbegrenzte Aufzeichnung im kostenlosen Tarif
• Einfaches Upgrade, wenn Sie einen Subunternehmer hinzufügen
• Clips und Wiedergabelisten zum Teilen wichtiger Momente mit Kunden

Nachteile:

• Erweiterte KI-Zusammenfassungen sind im kostenlosen Tarif auf fünf pro Monat begrenzt
• Standardmäßig botbasiert; die botfreie Version ist nur für Mac verfügbar und befindet sich in der Beta-Phase
• Unterstützt nur Zoom, Google Meet und Teams

3. Granola: Am besten geeignet für Leute, die gerne ihre eigenen Notizen tippen

Granola funktioniert anders als die meisten hier vorgestellten Tools. Es hört über Ihr Gerät zu, anstatt sich dem Anruf anzuschließen, und ermöglicht es Ihnen, während des Gesprächs eigene Stichpunkte zu notieren. Anschließend fügt es das, was Sie getippt haben, mit dem Transkript zu einer Zusammenfassung zusammen. Wenn Sie während eines Anrufs ohnehin schon in kurzen Notizen denken, fühlt sich das ganz natürlich an, und die Zusammenfassung spiegelt in der Regel genau das wider, was Ihnen wichtig war.

Es funktioniert mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Slack Huddles und persönlichen Gesprächen. Granola gibt an, dass Audio in Echtzeit transkribiert und anschließend gelöscht wird, anstatt als Aufzeichnung gespeichert zu werden – was manche Berater aus Gründen der Vertraulichkeit zu schätzen wissen. Der kostenlose Tarif umfasst unbegrenzte Besprechungsnotizen mit begrenztem Verlauf. Bezahlte Tarife bieten einen unbegrenzten Verlauf, erweiterte KI-Modelle, API- und MCP-Zugriff sowie Integrationen wie Notion, Slack, HubSpot und Zapier.

Der Nachteil ist, dass es keine Aufzeichnung zum Abspielen gibt. Wenn du eine wiedergabefähige Aufzeichnung oder die Nennung der Sprecher bei jedem Anruf benötigst, schau dir diese Granola-AI-Alternativen an.

**Preise: **Kostenlos (Basic). Business 14 $/Nutzer/Monat. Enterprise ab 35 $/Nutzer/Monat.

Vorteile:

• Es nimmt kein Bot am Anruf teil
• Ihre eigenen Notizen bestimmen den Inhalt der Zusammenfassung
• Funktioniert in verschiedenen Meeting-Apps und bei persönlichen Treffen

Nachteile:

• Es werden keine Audio- oder Videoaufzeichnungen zur späteren Überprüfung gespeichert
• Der kostenlose Tarif schränkt ein, wie weit Sie zurückblicken können
• Weniger Analysefunktionen als bei vertriebsorientierten Tools

4. Otter.ai: Am besten geeignet für kostengünstige Live-Transkripte

Otter ist eine gute Wahl, wenn Sie gerne zusehen möchten, wie das Transkript während des Gesprächs entsteht, oder wenn Sie ein durchsuchbares Archiv ohne hohe monatliche Kosten wünschen. Es unterstützt Zoom, Google Meet und Microsoft Teams und umfasst Live-Transkription, Sprechererkennung, Zusammenfassungen und mobile Apps.

Beachten Sie die Einschränkungen des kostenlosen Tarifs: 300 Minuten pro Monat und eine Obergrenze von 30 Minuten pro Gespräch. Viele Kundengespräche dauern länger, sodass Freiberufler meist auf den Pro-Tarif umsteigen, der das Kontingent auf 1.200 Minuten und 90-minütige Besprechungen erhöht und unbegrenzten Verlauf, erweiterte Suche sowie Exporte bietet. Der Business-Tarif unterstützt Besprechungen von bis zu vier Stunden.

Otter Notetaker kann als sichtbarer Teilnehmer hinzukommen, und die Desktop-App bietet botfreie Aufzeichnung. Ein Hinweis, falls Sie unter Kundengeheimhaltungsvereinbarungen arbeiten: In einer im Jahr 2025 gegen Otter.ai eingereichten Sammelklage wird behauptet, das Unternehmen habe Besprechungsteilnehmer ohne deren Einwilligung aufgezeichnet und die Aufzeichnungen zum Trainieren seiner Modelle verwendet. Dabei handelt es sich um Vorwürfe in einem laufenden Verfahren, aber überprüfen Sie die Einwilligungs- und Dateneinstellungen, bevor Sie das Tool bei vertraulichen Gesprächen einsetzen.

**Preise: **Kostenlos (Basic). Pro: 8,33 $/Nutzer/Monat, jährliche Abrechnung. Business: 19,99 $/Nutzer/Monat, jährliche Abrechnung. Enterprise auf Anfrage.

Vorteile:

• Live-Transkription und durchsuchbarer Verlauf
• Einer der günstigsten kostenpflichtigen Tarife auf dieser Liste
• Mobile Apps

Nachteile:

• Die Beschränkungen des kostenlosen Tarifs (300 Minuten, 30 Minuten pro Anruf) sind knapp bemessen
• Vertriebsorientierte Funktionen sind nur im Enterprise-Tarif verfügbar
• Die anhängige Datenschutzklage sollte bei vertraulichen Aufgaben berücksichtigt werden

5. Fireflies.ai: Am besten geeignet für Automatisierung und Integrationen

Fireflies ist sinnvoll, wenn Sie möchten, dass Besprechungsnotizen automatisch in den Rest Ihres Workflows einfließen, zum Beispiel in ein Kundenprojekt-Board, Slack oder einen Notion-Workspace. Es lässt sich mit CRMs, Projekttools und Automatisierungsplattformen verbinden und unterstützt mehr als 10 Besprechungsplattformen.

Der kostenlose Tarif umfasst unbegrenzte Transkriptionen mit begrenzten KI-Zusammenfassungen und 400 Minuten Speicherplatz. Der Pro-Tarif bietet unbegrenzte KI-Zusammenfassungen, mehr Speicherplatz, Videoaufzeichnung und das Herunterladen von Transkripten. Beachten Sie, dass einige KI-Funktionen mit Credits abgerechnet werden, sodass eine intensive Nutzung Sie in eine höhere Tarifstufe bringen kann.

Standardmäßig nimmt Fireflies als Bot an Besprechungen teil, allerdings bieten die Chrome-Erweiterung und die Desktop-Tools eine botfreie Aufzeichnung an.

**Preise: **Kostenlos. Pro: 10 $ pro Arbeitsplatz und Monat bei jährlicher Abrechnung (18 $ monatlich). Business: 19 $ pro Arbeitsplatz und Monat bei jährlicher Abrechnung (29 $ monatlich). Enterprise: 39 $ pro Arbeitsplatz und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Vorteile:

• Umfassende Integrations- und Automatisierungsunterstützung
• Unbegrenzte Transkription im kostenlosen Tarif
• Videoaufzeichnung in den kostenpflichtigen Tarifen

Nachteile:

• Durch KI-Credits lassen sich die tatsächlichen Kosten schwerer abschätzen
• Der Bot ist standardmäßig sichtbar
• Geringer Speicherplatz im kostenlosen Tarif

6. Fellow: Am besten geeignet für wiederkehrende Kundengespräche

Wenn Sie wöchentliche oder monatliche Abstimmungen mit Festkunden durchführen, sorgt Fellow für eine Struktur, die reinen Notiz-Tools fehlt. Sie erstellen vor dem Gespräch eine gemeinsame Tagesordnung, machen währenddessen gemeinsam Notizen und verfolgen anschließend die zu erledigenden Aufgaben. KI-Aufzeichnungen und Zusammenfassungen sind in diesen Arbeitsablauf integriert.

Die App unterstützt Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und Slack Huddles, zeichnet über einen Bot oder eine botlose Desktop-App auf und eignet sich auch für persönliche Besprechungen. Der kostenlose Tarif ist eine kurze Testversion: fünf KI-Notizen und fünf KI-Aufzeichnungen pro Nutzer für die gesamte Laufzeit des Kontos. Der „Team“-Tarif bietet zusätzlich 10 KI-Notizen und Aufzeichnungen pro Nutzer und Monat sowie Automatisierungen, Projektmanagement-Integrationen, Notion und API-Zugriff.

**Preise: **Kostenlos. „Team“ 7 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (11 $ monatlich). „Business“ 15 $/Nutzer/Monat. „Enterprise“ ab 25 $/Nutzer/Monat bei einer Mindestanzahl von 10 Nutzern.

Vorteile:

• Tagesordnungen, Notizen und Nachfassaktionen an einem Ort
• Niedriger Einstiegspreis
• Erfassung mit und ohne Bot

Nachteile:

• Der kostenlose Tarif ist eine kurze Testphase
• Im Team-Tarif sind monatlich maximal 10 KI-Notizen pro Nutzer erlaubt

7. Notta: Am besten geeignet für internationale Kunden

Wenn Ihre Kunden verschiedene Sprachen sprechen, ist Notta einen Blick wert. Die kostenpflichtigen Tarife bieten zweisprachige Transkription und Übersetzung, wobei während eines Gesprächs beide Sprachen nebeneinander angezeigt werden. Das benutzerdefinierte Vokabular im Pro-Tarif hilft zudem bei SEO-Begriffen, Markennamen und Produktnamen, die bei einer generischen Transkription oft falsch wiedergegeben werden.

Es unterstützt Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und Webex, wahlweise mit einem Meeting-Bot oder einer botfreien Desktop-Aufzeichnung. Beurteilen Sie das Tool nicht anhand des kostenlosen Tarifs, der 120 Minuten pro Monat und nur drei Minuten pro Gespräch erlaubt – das reicht für einen Test, aber nicht für ein echtes Kundengespräch. Der Pro-Tarif erhöht das Kontingent auf 1.800 Minuten pro Monat mit Aufzeichnungen von bis zu fünf Stunden.

**Preise: **Kostenlos. Pro 8,17 $/Monat bei jährlicher Abrechnung. Business 16,67 $/Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung. Enterprise ab 51 Lizenzen.

Vorteile:

• Übersetzung und zweisprachige Transkription
• Benutzerdefiniertes Vokabular für Fachbegriffe
• Lange Aufnahmen bei kostenpflichtigen Tarifen

Nachteile:

• Der kostenlose Tarif eignet sich nur zum Testen
• Weniger Workflow-Tools als bei Fellow oder Fireflies

So treffen Sie die richtige Wahl

• Sie möchten absolut kein Risiko eingehen, dass ein Bot bei Kundengesprächen zum Einsatz kommt: Bluedot oder Granola.
• Sie möchten kostenlos starten: Fathom, und dann upgraden, wenn das Limit für Zusammenfassungen zu eng wird.
• Sie möchten den günstigsten kostenpflichtigen Tarif mit Live-Transkripten: Otter.ai.
• Sie möchten, dass Notizen automatisch in andere Tools übertragen werden: Fireflies.ai.
• Sie führen regelmäßige Retainer-Meetings durch: Fellow.
• Sie arbeiten mit Kunden in anderen Sprachen: Notta.

Ein einfacher Arbeitsablauf für SEO-Gespräche als Freiberufler

Ein Tool hilft nur, wenn es zu Ihrer Arbeitsweise passt. Hier ist eine unkomplizierte Vorgehensweise, die mit jeder der oben genannten Optionen funktioniert:

• Vor dem Gespräch: Legen Sie eine kurze Tagesordnung und eine Vorlage fest, z. B. Ziele, Hindernisse, Entscheidungen und nächste Schritte.
• Zu Beginn des Gesprächs: Teilen Sie dem Kunden mit, dass Sie das Gespräch aufzeichnen, und erklären Sie, warum. Bitten Sie im Zweifelsfall um Erlaubnis.
• Nach dem Gespräch: Gehen Sie die Zusammenfassung durch, solange sie noch frisch im Gedächtnis ist, korrigieren Sie eventuelle Fehler der KI und leiten Sie die zu erledigenden Aufgaben ab.
• Innerhalb weniger Stunden: Senden Sie dem Kunden eine kurze Zusammenfassung mit den Entscheidungen und nächsten Schritten und bitten Sie ihn, zu antworten, falls etwas nicht stimmt.
• Einmal im Monat: Durchsuchen Sie Ihre vergangenen Gespräche, wenn Sie Berichte erstellen. So können Sie besser aufzeigen, was vereinbart wurde und warum Sie sich für eine bestimmte Vorgehensweise entschieden haben.

Vertraulichkeit, Einwilligung und Kundenkomfort

Drei Dinge sollten Sie klären, bevor Sie ein Tool bei Ihren Kunden einführen:

• Fragen Sie vorher nach. Die Gesetze zur Aufzeichnung unterscheiden sich je nach Land und Region, und an manchen Orten ist die Zustimmung aller Gesprächsteilnehmer erforderlich. Informieren Sie Ihre Kunden darüber, dass Sie das Gespräch aufzeichnen. Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung.
• Prüfen Sie die Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA). Manche Kundenverträge schränken die Verarbeitung vertraulicher Informationen durch Dritte ein. Sehen Sie sich die Daten- und Schulungsrichtlinien des Tools an und erwähnen Sie das Tool bei Bedarf in Ihrem Vertrag.
• Rechnen Sie mit blockierten Bots. Manche Organisationen schränken externe Bots ein. Microsoft Teams bietet Administratoren beispielsweise Richtlinien zum Blockieren erkannter externer Bots an. Sollte das IT-Team eines Kunden Ihren Bot blockieren, vermeidet ein botfreies Tool diese unangenehme Situation.

FAQ

Brauchen freiberufliche SEO-Experten wirklich einen KI-Besprechungsassistenten?

Man braucht nicht unbedingt einen, aber er spart Zeit beim Erstellen von Notizen und Zusammenfassungen und liefert eine zuverlässige Aufzeichnung der getroffenen Vereinbarungen. Wenn man mehr als ein paar Kundengespräche pro Woche führt, rechtfertigt die Zeitersparnis in der Regel einen kostenlosen oder kostengünstigen Tarif.

Welcher KI-Besprechungsassistent ist kostenlos am besten geeignet?

Fathom bietet den großzügigsten kostenlosen Tarif mit unbegrenzten Aufzeichnungen, allerdings sind erweiterte KI-Zusammenfassungen auf fünf pro Monat begrenzt. Der kostenlose Tarif von Granola bietet unbegrenzte Notizen mit begrenztem Verlauf. Prüfen Sie die Limits pro Gespräch bei jedem kostenlosen Tarif, da manche Gespräche nach wenigen Minuten abgebrochen werden.

Stört es Kunden, wenn ich mit einem KI-Tool aufzeichne?

Manche schon, insbesondere wenn ein Bot im Gespräch auftaucht. Erklären Sie, dass dies der Erstellung genauer Notizen dient, bitten Sie um Erlaubnis und ziehen Sie für vertrauliche Gespräche eine botfreie Option in Betracht.

Darf ich Kundengespräche legal aufzeichnen?

Das hängt davon ab, wo Sie und Ihr Kunde sich befinden. An manchen Orten ist die Zustimmung aller Teilnehmer erforderlich, an anderen reicht die Zustimmung einer Partei. Im Zweifelsfall sollten Sie um Zustimmung bitten und sich an die Anweisungen Ihres Rechtsberaters halten.

Können KI-Notizen einen Streit über den Leistungsumfang beilegen?

Sie können Ihnen dabei helfen, sich an das Besprochene zu erinnern und es zu dokumentieren, aber überprüfen und korrigieren Sie diese Notizen und halten Sie wichtige Entscheidungen in einer schriftlichen Zusammenfassung fest, die der Kunde bestätigen kann. Betrachten Sie dies als bewährte Vorgehensweise und nicht als Rechtsberatung.