So wählen Sie den richtigen Channel-Manager für Ihr Ferienvermietungsgeschäft aus

Einleitung

Die Verwaltung einer Ferienwohnung wird deutlich komplizierter, sobald Sie dieselbe Unterkunft auf mehreren Buchungsplattformen inserieren.

Airbnb zieht vielleicht eine bestimmte Art von Gästen an, Booking.com eine andere, während Vrbo dabei helfen kann, Familien und Langzeitgäste zu erreichen. Die Präsenz auf mehreren Kanälen kann die Sichtbarkeit erhöhen und die Abhängigkeit von einer einzelnen Plattform verringern, schafft aber auch ein operatives Problem: Alle Kalender-, Preis- und Verfügbarkeitseinstellungen müssen überall korrekt bleiben.

Wenn ein Gast drei Nächte über Airbnb bucht, müssen diese Termine sofort aus Booking.com und Vrbo entfernt werden. Wenn Sie Ihren Wochenendpreis erhöhen, möchten Sie sich wahrscheinlich nicht bei vier verschiedenen Dashboards anmelden, um dieselbe Änderung vorzunehmen.

Genau hier wird eine Channel-Management-Software unverzichtbar.

Die Schwierigkeit besteht darin, dass viele Produkte auf den ersten Blick fast identisch erscheinen. Sie alle versprechen Kalendersynchronisation, Kanalanbindung und eine einfachere Verwaltung der Unterkünfte. Die Unterschiede werden oft erst deutlich, wenn ein Betreiber sich mit echten Buchungen, Preisänderungen, Stornierungen und einem wachsenden Portfolio auseinandersetzen muss.

Hier sind die Punkte, die Betreiber von Ferienunterkünften tatsächlich vergleichen sollten, bevor sie sich für eine Plattform entscheiden.

Was leistet ein Channel-Manager für Ferienwohnungen?

Ein Channel-Manager verbindet Ihr Ferienwohnungsangebot mit den Websites, auf denen Gäste Buchungen vornehmen.

Anstatt Airbnb, Booking.com, Vrbo und andere Kanäle separat zu verwalten, können Betreiber wichtige Informationen über ein zentrales System steuern. Je nach Software kann dies Folgendes umfassen:

• Verfügbarkeit
• Reservierungen
• Übernachtungspreise
• Mindestaufenthaltsdauer
• Buchungsbeschränkungen
• Informationen zur Unterkunft
• Gebühren und Steuern
• Gästedaten

Die wichtigste Funktion ist die Synchronisation.

Wenn eine Buchung über eine Plattform eingeht, sollte der Channel-Manager die Verfügbarkeit auf den anderen verbundenen Kanälen automatisch aktualisieren. Dies verringert das Risiko erheblich, dass zwei Gäste dieselbe Unterkunft für denselben Zeitraum buchen.

Ein guter Channel-Manager für Ferienunterkünfte sollte daher nicht nur anhand der Anzahl der Logos auf seiner Integrationsseite bewertet werden. Betreiber müssen prüfen, wie diese Verbindungen funktionieren, welche Daten synchronisiert werden und wie schnell Änderungen zwischen den Systemen übertragen werden.

Diese Unterscheidung gewinnt mit steigendem Buchungsvolumen zunehmend an Bedeutung.

Direkte Verbindungen zu den wichtigsten Buchungskanälen priorisieren

Die erste Frage, die man sich stellen sollte, ist ganz einfach:

Ist die Software direkt mit den Buchungsplattformen verbunden, über die Ihre Buchungen generiert werden?

Für die meisten Ferienwohnungsunternehmen dürften die vorrangigen Kanäle eine Kombination aus folgenden Plattformen umfassen:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• Google Ferienwohnungen
• Regionale oder Nischen-Buchungsplattformen

Die bloße Aussage, dass eine Plattform Airbnb oder Booking.com „unterstützt“, reicht jedoch nicht unbedingt aus.

Manche Integrationen sind wesentlich tiefer als andere.

Eine starke direkte Anbindung ermöglicht möglicherweise den automatischen Austausch von Buchungen, Preisen, Verfügbarkeiten, Einschränkungen und anderen Informationen zwischen dem Channel-Manager und der OTA. Eine eingeschränktere Anbindung synchronisiert möglicherweise nur Kalender.

Dies ist wichtig, da bei einer reinen Kalendersynchronisierung immer noch erheblicher manueller Aufwand anfällt.

Wenn sich die Verfügbarkeit automatisch aktualisiert, Preise und Mindestaufenthaltsdauer jedoch nicht, müssen Betreiber möglicherweise weiterhin einzelne OTA-Dashboards verwalten, sobald sich ihre Preisstrategie ändert.

Prüfen Sie vor dem Abschluss eines Abonnements genau, welche Informationen über die jeweilige Integration gesendet und empfangen werden können.

Achten Sie auf eine bidirektionale Synchronisierung in Echtzeit

Die Synchronisationsgeschwindigkeit ist einer der größten praktischen Unterschiede zwischen Channel-Managern.

Stellen Sie sich vor, eine Unterkunft ist für einen beliebten Freitag- und Samstagabend verfügbar.

Um 18:03 Uhr bucht jemand die Unterkunft über Booking.com.

Um 18:05 Uhr findet ein anderer Reisender dieselben Termine auf Airbnb als verfügbar.

Wenn die Systeme nicht schnell genug synchronisiert wurden, werden möglicherweise beide Buchungen akzeptiert.

Nun steht der Betreiber vor einem Problem.

Es muss jemand kontaktiert werden, möglicherweise muss eine Buchung storniert werden, und die Leistung der Unterkunft auf der Buchungsplattform könnte darunter leiden. Noch wichtiger ist, dass das Gästeerlebnis mit einer vermeidbaren Enttäuschung beginnt.

Deshalb sollten Betreiber auf eine bidirektionale Synchronisation achten, die so nah wie möglich an der Echtzeit erfolgt.

Eine bidirektionale Synchronisation bedeutet, dass Informationen in beide Richtungen fließen.

Zum Beispiel:

Booking.com → Channel-Manager → Airbnb

und

Airbnb → Channel-Manager → Booking.com

Die zentrale Plattform wird zur Quelle, über die die Verfügbarkeit im gesamten Vertriebsnetz koordiniert wird.

Betreiber sollten daher potenzielle Anbieter fragen:

• Wie schnell werden neue Buchungen synchronisiert?
• Werden Stornierungen automatisch aktualisiert?
• Werden Preisänderungen kanalübergreifend synchronisiert?
• Werden die Regeln zur Mindestaufenthaltsdauer synchronisiert?
• Was passiert, wenn eine Verbindung unterbrochen wird?
• Erhält der Betreiber eine Benachrichtigung, wenn die Synchronisierung unterbrochen wird?

Diese Fragen sind aussagekräftiger als die einfache Frage, ob das Produkt „mit Airbnb integriert“ ist.

Überlegen Sie, wie die Software mit Wachstum umgehen wird

Die Software, die für eine Wohnung funktioniert, ist möglicherweise nicht die richtige Wahl, wenn Sie 30 Objekte verwalten.

Zu Beginn kann es verlockend sein, das günstigste Tool zu wählen, mit dem sich ein paar Kalender synchronisieren lassen. Das mag anfangs völlig ausreichen, doch ein späterer Wechsel des Betriebssystems kann zu Störungen führen.

Überlegen Sie, wo das Unternehmen in zwei oder drei Jahren stehen könnte.

Wenn sich das Portfolio vergrößert, benötigen Sie möglicherweise:

• Massenaktualisierungen der Preise
• Dashboards für mehrere Objekte
• Zugriff für Eigentümer
• Team-Berechtigungen
• Automatisierte Benachrichtigungen
• Aufgabenzuweisung
• Reinigungsmanagement
• Integrationen für das Ertragsmanagement
• Berichterstellung nach Objekt
• Integrationen in die Buchhaltung
• Mehrere Benutzerkonten

Die manuelle Verwaltung dieser Anforderungen wird mit steigender Anzahl von Immobilien immer schwieriger.

Ein einzelner Verantwortlicher bemerkt vielleicht sofort, wenn bei einem Kalender etwas nicht stimmt. Ein Team, das 50 Objekte verwaltet, kann sich jedoch nicht darauf verlassen, dass jemand jeden Tag alle Einträge manuell überprüft.

Skalierbarkeit bedeutet daher mehr als nur die Frage, ob die Software es technisch ermöglicht, weitere Objekte hinzuzufügen. Es geht darum, ob die Verwaltung dieser zusätzlichen Objekte weiterhin überschaubar bleibt.

Prüfen Sie, wie sich die Software in Ihre übrigen Abläufe integrieren lässt

Ein Channel-Manager arbeitet selten isoliert.

Vermietungsunternehmen für Ferienunterkünfte stützen sich auf eine wachsende Palette an Software, die Preisgestaltung, Gästekommunikation, Buchhaltung, Reinigung, Zahlungen und den Zugang zu den Unterkünften abdeckt.

Typische Integrationen können Folgendes umfassen:

• Immobilienverwaltungssysteme
• Tools für dynamische Preisgestaltung
• Buchhaltungsplattformen
• Zahlungsabwickler
• Intelligente Schlösser
• Software für das Reinigungsmanagement
• Tools für die Gästekommunikation
• Revenue-Management-Systeme
• Websites für Direktbuchungen

Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie die Systeme erfassen, die Sie bereits nutzen.

Legen Sie anschließend fest, welche Plattform im Mittelpunkt Ihres Betriebs stehen soll.

Beispielsweise kann ein Preisgestaltungstool den idealen Übernachtungspreis auf Basis der lokalen Nachfrage berechnen. Dieser Preis muss dann an den Channel-Manager weitergeleitet werden, der ihn an Airbnb, Booking.com und Vrbo verteilt.

Wenn diese Systeme nicht ordnungsgemäß miteinander verbunden sind, müssen Mitarbeiter die Preisinformationen möglicherweise manuell übertragen.

Das gleiche Problem gilt für Gästedaten.

Eine bestätigte Buchung muss möglicherweise Reinigungsaufgaben, Zahlungsabläufe, Check-in-Anweisungen und automatisierte Nachrichten auslösen. Je weniger manuelle Übertragungen zwischen den Systemen erforderlich sind, desto einfacher lässt sich der Betrieb skalieren.

Entscheiden Sie, ob Sie einen Channel-Manager oder ein vollständiges PMS benötigen

Ein weiterer wichtiger Unterschied besteht zwischen einem reinen Channel-Manager und einem vollständigen Property-Management-System.

Ein Channel-Manager konzentriert sich in erster Linie auf die Vermarktung des Zimmerangebots und die Synchronisierung der Buchungskanäle.

Ein Property-Management-System (PMS) deckt in der Regel ein breiteres Spektrum an betrieblichen Aufgaben ab.

Je nach Anbieter kann ein PMS Folgendes umfassen:

• Reservierungsmanagement
• Gästekommunikation
• Hauswirtschaft
• Zahlungen
• Berichterstellung
• Direktbuchungen
• Abrechnungen für Eigentümer
• Team-Management
• Kanalmanagement

Für kleinere Betreiber kann eine All-in-One-Plattform attraktiv sein, da weniger separate Systeme miteinander verbunden werden müssen.

Größere oder spezialisiertere Unternehmen bevorzugen möglicherweise dedizierte Tools für verschiedene Funktionen.

Es gibt keine allgemeingültige Lösung.

Wichtig ist, genau zu verstehen, welches Problem Sie lösen möchten. Die Anschaffung eines umfangreichen PMS, obwohl Sie lediglich eine zuverlässige Kanalsynchronisation benötigen, kann zu unnötiger Komplexität führen. Die Wahl eines einfachen Kanalmanagers, obwohl Sie eigentlich eine umfassende Betriebssoftware benötigen, kann das gegenteilige Problem verursachen.

Achten Sie auf das Preis- und Restriktionsmanagement

Die Verfügbarkeitssynchronisation steht meist im Mittelpunkt, da Doppelbuchungen so störend sind, doch das Preismanagement ist fast ebenso wichtig.

Die Preise für Ferienunterkünfte ändern sich ständig.

Betreiber können Preise auf der Grundlage folgender Faktoren anpassen:

• Wochenenden
• Feiertage
• Lokale Veranstaltungen
• Saisonale Nachfrage
• Last-Minute-Verfügbarkeit
• Aufenthaltsdauer
• Auslastung
• Wie weit im Voraus buchen Gäste?

Diese Regeln manuell über mehrere Plattformen hinweg zu ändern, ist sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig.

Ein guter Channel-Manager sollte es ermöglichen, Preise und Buchungsbeschränkungen zentral zu aktualisieren.

Beispielsweise könnte ein Anbieter beschließen, dass während einer großen lokalen Veranstaltung:

• Der Übernachtungspreis sollte um 25 % steigen
• Die Mindestaufenthaltsdauer sollte von zwei auf drei Nächte erhöht werden
• Buchungen für denselben Tag sollten deaktiviert werden

Im Idealfall können diese Regeln einmalig geändert und an alle relevanten Buchungskanäle weitergegeben werden.

Je einfacher es ist, die Preisgestaltung zentral zu steuern, desto weniger Zeit müssen Betreiber für die Pflege einzelner OTA-Konten aufwenden.

Testen Sie das Dashboard, bevor Sie sich festlegen

Funktionen sind wichtig, aber auch die Benutzerfreundlichkeit spielt eine Rolle.

Software kann eine beeindruckende Liste an Integrationen aufweisen und dennoch im täglichen Gebrauch frustrierend sein.

Denken Sie daran, dass das System letztendlich zu dem Dashboard werden könnte, das Ihr Team jeden Morgen als Erstes öffnet.

Prüfen Sie genau, wie schnell Sie Folgendes erledigen können:

• Heutige An- und Abreisen anzeigen
• Eine Buchung suchen
• Termine sperren
• Einen Preis anpassen
• Die Mindestaufenthaltsdauer ändern
• Ermitteln Sie, woher eine Buchung stammt
• Verfügbarkeit über mehrere Unterkünfte hinweg anzeigen
• Synchronisationsfehler erkennen

Wenn Routineaufgaben das Durchlaufen mehrerer Menüs erfordern, summiert sich dieser Aufwand.

Dies ist besonders wichtig, wenn auch Mitarbeiter, virtuelle Assistenten oder Immobilienverwalter die Plattform nutzen werden.

Ein System sollte den Schulungsaufwand reduzieren, anstatt einen weiteren komplizierten Prozess zu schaffen, den nur eine Person versteht.

Unterschätzen Sie den Kundensupport nicht

Channel-Management-Software steht direkt zwischen Ihrem Bestand und den Plattformen, über die Sie Ihren Umsatz generieren.

Wenn etwas nicht mehr funktioniert, wird der Support extrem wichtig.

Stellen Sie sich vor, Sie stellen am Freitagabend fest, dass die Verfügbarkeitsdaten bei Airbnb für zehn Objekte nicht mehr synchronisiert werden.

Eine E-Mail am Montag zu verschicken und noch am selben Tag eine Antwort zu erhalten, reicht wahrscheinlich nicht aus.

Bevor Sie sich festlegen, sollten Sie Folgendes prüfen:

• Supportzeiten
• Verfügbarkeit des Live-Chats
• Reaktionszeiten
• Telefonischer Support
• Erreichbarkeit am Wochenende
• Dokumentation
• Unterstützung bei der Einarbeitung
• Unterstützung bei der Migration

Sie sollten sich außerdem darüber informieren, wie der Anbieter mit Integrationsproblemen im Zusammenhang mit einer OTA umgeht.

Manchmal funktioniert die Software selbst einwandfrei, während bei einer externen Buchungsplattform ein Problem auftritt. Ein gutes Support-Team sollte dennoch in der Lage sein, das Problem zu identifizieren und zu erklären, welche Maßnahmen der Betreiber ergreifen muss.

Während des Kaufprozesses wird der Support leicht übersehen, da alles normal funktioniert. Sein Wert wird erst dann deutlich, wenn etwas schiefgeht.

Vergleichen Sie die Preise auf Basis des gesamten Portfolios

Die Preismodelle von Channel-Managern unterscheiden sich erheblich.

Anbieter können folgende Gebühren erheben:

• Pro Objekt
• Pro Buchung
• Ein Prozentsatz des Umsatzes
• Ein monatliches Abonnement
• Nach Anzahl der Kanäle
• Nach Anzahl der Nutzer
• Über gestaffelte Tarife

Eine Plattform, die für zwei Objekte günstig erscheint, kann bei 20 Objekten teuer werden.

Das Gegenteil kann ebenfalls zutreffen. Ein höheres monatliches Abonnement kann für einen größeren Betreiber günstiger ausfallen, wenn es unbegrenzte Buchungen oder zusätzliche Objekte zu geringen Grenzkosten beinhaltet.

Berechnen Sie die Kosten anhand Ihres tatsächlichen Portfolios, anstatt nur die angegebenen Einstiegspreise zu vergleichen.

Prüfen Sie außerdem, ob wichtige Funktionen enthalten sind.

Ein preisgünstiger Tarif kann deutlich teurer werden, sobald Sie Folgendes hinzufügen:

• Zusätzliche Kanäle
• Automatisierung
• Direktbuchungsfunktion
• Zusätzliche Nutzer
• Berichterstellung
• API-Zugriff
• Premium-Support

Der aussagekräftigste Vergleich sind die Gesamtbetriebskosten, nicht nur die beworbene monatliche Gebühr.

Vergleichen Sie Channel-Manager nebeneinander

Eine der Schwierigkeiten bei der Auswahl dieser Art von Software besteht darin, dass Anbieter auf ihren Websites ihre Produkte meist mit ähnlichen Formulierungen beschreiben.

Fast jeder bietet Integrationen an.

Fast jeder verspricht Automatisierung.

Fast jeder behauptet, sein System sei benutzerfreundlich.

Die wesentlichen Unterschiede liegen meist im Detail: Synchronisationsmethoden, unterstützte Funktionen für die einzelnen OTAs, Preisgestaltung bei wachsendem Portfolio, Qualität des Supports und Tiefe der Integration.

Deshalb ist es sinnvoll, die besten Channel-Manager für Ferienwohnungen nebeneinander zu vergleichen, bevor man sich für eine Plattform entscheidet.

Erstellen Sie eine Auswahlliste auf der Grundlage Ihrer tatsächlichen betrieblichen Anforderungen, anstatt einfach den Anbieter mit der längsten Funktionsliste zu wählen.

Ein einfacher Vergleich könnte wie folgt aussehen:

Anforderung	Anbieter A	Anbieter B	Anbieter C
Direkte Verbindung zu Airbnb	Ja	Ja	Ja
Anbindung an Booking.com	Ja	Ja	Ja
Vrbo-Anbindung	Ja	Eingeschränkt	Ja
Beidseitige Preissynchronisierung	Ja	Ja	Ja
Verfügbarkeit in Echtzeit	Ja	Eingeschränkt	Ja
Integration dynamischer Preisgestaltung	Ja	Nein	Ja
Tools für mehrere Objekte	Stark	Grundlegend	Umfassend
Support rund um die Uhr	Ja	Nein	Nein
Preise bei 20 Objekten	$$$	$$	$$$

Die genauen Kriterien hängen von Ihrem Unternehmen ab, aber diese Vorgehensweise zwingt Sie dazu, das zu vergleichen, was tatsächlich wichtig ist, anstatt sich auf Marketingversprechen zu verlassen.

Führen Sie einen Praxistest durch

Nutzen Sie nach Möglichkeit eine kostenlose Testversion oder eine Demo, bevor Sie Ihr gesamtes Portfolio migrieren.

Klicken Sie nicht einfach nur im Dashboard herum.

Testen Sie Situationen, die im normalen Betrieb auftreten.

Zum Beispiel:

1. Ändern Sie einen Übernachtungspreis und stellen Sie sicher, dass er in den verbundenen Kanälen übernommen wird.
2. Reservieren Sie einen Termin und überprüfen Sie, ob die Verfügbarkeit an anderen Orten nicht mehr angezeigt wird.
3. Erstellen Sie eine Testreservierung und prüfen Sie, wie schnell sich die Kalender aktualisieren.
4. Stornieren Sie eine Reservierung und stellen Sie sicher, dass die Termine korrekt wieder freigegeben werden.
5. Ändern Sie eine Regel für die Mindestaufenthaltsdauer.
6. Fügen Sie ein weiteres Teammitglied hinzu und testen Sie die Berechtigungen.
7. Wenden Sie sich mit einer realistischen Frage an den Kundensupport.

Ein Praxistest deckt Unterschiede auf, die auf einer Preisseite nur schwer zu erkennen sind.

Die richtige Software sollte Arbeit ersparen, nicht noch mehr schaffen

Das Ziel einer Channel-Management-Software besteht nicht einfach darin, so viele Buchungswebsites wie möglich anzubinden.

Sie sollte die Führung des Unternehmens vereinfachen.

Ein leistungsstarkes System gibt Betreibern die Gewissheit, dass die Verfügbarkeit korrekt ist, die Preise richtig veröffentlicht werden und Buchungen von verschiedenen Plattformen an einem Ort verwaltet werden.

Die beste Wahl hängt daher von der Struktur des Unternehmens ab.

Ein Gastgeber mit zwei Unterkünften legt möglicherweise Wert auf Einfachheit und Preis. Ein Immobilienverwalter mit 50 Objekten legt möglicherweise viel mehr Wert auf Massenverwaltung, Automatisierung, Integrationen und Support.

Entscheidend ist, über die reine Funktionsliste hinauszuschauen.

Bewerten Sie die Qualität der Anbindungen, die Geschwindigkeit der Synchronisierung, wie gut die Plattform zu Ihrer übrigen Software passt und ob sie das Unternehmen auch bei wachsendem Portfolio weiterhin unterstützen kann.

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, verursacht die Veröffentlichung von Objekten über mehrere Buchungskanäle hinweg keinen zusätzlichen Verwaltungsaufwand mehr und erfüllt endlich den Zweck, für den sie ursprünglich gedacht war: mehr Buchungen zu generieren.