Warum Konferenzpräsentationen auf anderen Bildschirmen anders aussehen

Einleitung

Am Abend zuvor sah die Präsentation auf Ihrem Laptop noch perfekt aus. Dann schließen Sie sie an das System des Veranstaltungsortes an, und schon ändert sich die Schriftart des Titels, eine Aufzählung läuft auf eine zweite Folie über, und ein Teil eines Diagramms wird am Bildschirmrand abgeschnitten. An der Datei selbst war nichts kaputt. Sie traf lediglich auf einen anderen Rechner, und dieser füllte die Lücken auf seine eigene Weise aus – genau in dem Moment, als das Publikum dabei zusah.

Warum zunächst die falsche Schriftart angezeigt wird

Öffentlich zu sprechen ist schon stressig genug, ohne dass die Folien einem dabei noch in die Quere kommen – und fehlende Schriftarten sind der häufigste Grund dafür. Eine Schriftart ist standardmäßig nicht in einer PowerPoint-Datei gespeichert. Sie befindet sich auf dem Computer, auf dem die Präsentation erstellt wurde. Wenn man die Datei also an einem anderen Ort öffnet, muss PowerPoint eine ähnliche Schriftart ersetzen, falls die Originalschriftart dort nicht ebenfalls installiert ist.

Diese Ersetzung stimmt selten Zeichen für Zeichen überein. Eine etwas breitere Ersatzschriftart kann eine Überschrift über den Rand des Textfelds hinausschieben, einen Zeilenumbruch anders setzen oder einen Aufzählungspunkt auf eine eigene Folie verschieben. Nichts davon wird sichtbar, solange die Datei unberührt auf dem Rechner liegt, auf dem sie erstellt wurde. Es tritt erst in dem Moment zutage, in dem jemand anderes sie öffnet.

Eine Präsentation, die vollständig auf Standard-Systemschriftarten wie Calibri oder Arial basiert – statt auf separat heruntergeladenen Schriftarten –, ist davon seltener betroffen, da diese Schriftarten bereits bei den meisten PowerPoint-Installationen mitgeliefert werden. Das ist eine gute erste Schutzmaßnahme. Sie ist jedoch nicht mehr zuverlässig, sobald ein Co-Referent, ein Kunde oder ein Computer am Veranstaltungsort ein anderes Betriebssystem oder eine ältere Office-Suite verwendet, die einen leicht abweichenden Standardsatz enthält.

Warum sich auch das Layout verschieben kann

Die Schriftartersetzung erklärt vieles, aber nicht alles. Eine mit einem bestimmten Seitenverhältnis erstellte Präsentation kann seltsam dargestellt werden, wenn der Projektor am Veranstaltungsort oder die Software, mit der sie geöffnet wird, die Foliengröße anders interpretiert – insbesondere bei unterschiedlichen PowerPoint-Versionen. Ein Platzhalter, der zuvor ordentlich in einer Ecke saß, kann verschoben oder beschnitten werden, obwohl sich an der Datei selbst nichts geändert hat.

Das ist das eigentliche Problem bei einer Konferenzpräsentation: Es handelt sich nicht um eine einzige empfindliche Einstellung, sondern um mehrere unabhängige Einstellungen, die alle auf einem Gerät übereinstimmen müssen, über das man keine Kontrolle hat und das man in der Regel nicht im Voraus testen kann:

• Die genau verwendeten Schriftarten und ob diese auf dem jeweiligen Gerät installiert sind

• Das Layout, mit dem jede Folie erstellt wurde, da ein Schriftartwechsel oder eine Versionsänderung dieses verschieben kann

• Das Seitenverhältnis, für das die Präsentation entworfen wurde, das nicht immer mit der Leinwand des Veranstaltungsortes übereinstimmt

Wenn auch nur eine davon schiefgeht, reicht das schon aus, um die Wahrnehmung des Vortrags durch das Publikum zu verändern.

Das Einbetten von Schriftarten hilft, aber nur bedingt

So bettet man Schriftarten in PowerPoint ein, bevor man eine Präsentation versendet: Öffne „Datei“, dann „Optionen“, dann „Speichern“ und setze ein Häkchen bei der Option zum Einbetten von Schriftarten in die Datei. Das Einbetten aller Zeichen sorgt dafür, dass die Datei an anderer Stelle vollständig bearbeitbar bleibt, vergrößert sie jedoch; das Einbetten nur der verwendeten Zeichen hält die Dateigröße gering, schränkt spätere Bearbeitungen jedoch ein.

Damit ist die Schriftart-Seite des Problems gelöst. Das native Seitenverhältnis eines Projektors oder Eigenheiten einer anderen PowerPoint-Version können jedoch auch dann noch zu Verschiebungen führen, wenn alle Schriftarten korrekt eingebettet sind.

Die gesamte Präsentation fixieren

Die Konvertierung einer PPTX-Datei in PDF ist eine dauerhaftere Lösung: Sie friert genau das Aussehen der Präsentation in diesem Moment ein, einschließlich Schriftarten, Abständen und Positionierung, sodass später nichts von einem anderen Gerät neu interpretiert wird. Ein PPTX-zu-PDF-Konverter wie OnlyDoc wandelt jede Folie in eine feste Seite um, die sich identisch öffnet, unabhängig davon, ob auf dem Computer im Raum überhaupt PowerPoint installiert ist.

Dieser Kompromiss kostet lediglich die Live-Extras: keine Animationen, keine Übergänge, nur die statische Version der Präsentation, genau so, wie sie entworfen wurde. Für ein Backup, das man in einen Raum mitnehmen kann, in dem man noch nie präsentiert hat, ist das ein leicht zu akzeptierender Kompromiss. Halten Sie Ihre Präsentation anhand der Originaldatei, wenn Sie Ihren eigenen Laptop verwenden, und behalten Sie das PDF als die Version, die funktionieren muss, egal auf welchem Rechner sie letztendlich ausgeführt wird.

Der Rest des Notfallplans ist ebenso selbstverständlich: Erkundigen Sie sich vorab beim Veranstaltungsort, welches System dort läuft, nehmen Sie sowohl HDMI- als auch VGA-Adapter mit und bewahren Sie zusätzlich zu den Daten auf dem Laptop oder in der Cloud eine Kopie auf einem USB-Stick auf. Nichts davon ersetzt eine PDF-Version; es bietet lediglich mehr als eine Möglichkeit, die Datei auf den Bildschirm zu bringen.

Fazit

Ein Vortrag auf der Bühne scheitert selten daran, dass die Botschaft schwach war. Er scheitert daran, dass die Datei auf einen Rechner traf, für den sie nicht erstellt wurde, und dass etwas Kleines – eine Schriftart oder die Abmessungen einer Folie – als Erstes versagte. Das Einbetten von Schriftarten schließt einen Teil dieser Lücke, und eine PDF-Version schließt den Rest, noch bevor man überhaupt die Bühne betritt.