Checkliste für den Papierkram in Kleinunternehmen: Wichtige Formulare

Einleitung

Wenn man ein Unternehmen gründet, steht das Marketing im Vordergrund. Die Formalitäten entscheiden jedoch darüber, ob das Unternehmen überhaupt betrieben werden darf. Eine versäumte Einreichung kann die Einrichtung eines Bankkontos, eine steuerliche Wahl oder die Erteilung einer Lizenz um Wochen verzögern.

Der Großteil dieser Formalitäten ist mittlerweile online zu erledigen. Ein kleiner Teil davon jedoch nicht, und genau dabei verlieren neue Unternehmer Zeit. Diese Checkliste umfasst die Formulare, die ein kleines Unternehmen in den Vereinigten Staaten im ersten Jahr ausfüllen muss, und beschreibt den jeweiligen Bearbeitungsweg.

Beginnen Sie damit, wie die einzelnen Formulare eingereicht werden

Bevor Sie etwas ausfüllen, lesen Sie die letzte Seite der Anleitung. Dort erfahren Sie, wie die Behörde das Formular entgegennimmt. Es gibt vier gängige Möglichkeiten.

Ein Online-Portal ist die erste Möglichkeit. Eine Postanschrift ist die zweite. E-Mail ist die dritte Möglichkeit, die bei unterschriebenen Formularen seltener genutzt wird, als man denkt. Die vierte ist eine Faxnummer.

Letzteres überrascht oft diejenigen, die noch nie ein Faxgerät besessen haben. Sie brauchen keines. Sie können Faxe online über einen Browser versenden – mit einer PDF-Datei und einer Karte. Bei „Fax for Agents“ kostet der Versand von bis zu 5 Seiten in die USA und nach Kanada 2,49 $.

Wenn man den Übermittlungsweg im Voraus kennt, spart man sich einen vergeudeten Nachmittag. Ein mit Tinte unterschriebenes Formular für den Postversand wird anders vorbereitet als eines, das auf ein Portal hochgeladen wird.

Die Formulare, die man im ersten Jahr kennen sollte

An erster Stelle steht die Arbeitgeberidentifikationsnummer, da Banken diese verlangen. Die US-Steuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS) ermöglicht den meisten Unternehmen eine Online-Beantragung. Wer dies nicht tun kann, wird aufgefordert, den Antrag per Telefon, Fax oder Post zu stellen; das entsprechende Formular ist das Formular SS-4.

Anschließend kann eine Steuerwahl erfolgen. Eine Kapitalgesellschaft, die als S-Corporation besteuert werden möchte, reicht das Formular 2553 ein. Auf der Einreichungsseite des IRS für dieses Formular sind je nach Bundesstaat eine Postanschrift oder eine Faxnummer angegeben.

Als Drittes folgt eine Vollmacht. Wenn ein Steuerberater für Sie mit dem Finanzamt verhandelt, benötigt das Finanzamt zunächst eine unterschriebene Vollmacht in seinen Akten.

Als Nächstes kommen die Bankformulare. Das Hinzufügen eines Unterzeichners, eine Adressänderung oder die Ermächtigung zu einer Überweisung erfordert oft ein Formular, auf dem oben eine Faxnummer aufgedruckt ist.

Dann kommen die lokalen Formulare. Eine Gewerbeberechtigung, eine Umsatzsteuererlaubnis und ein Mietvertragsnachtrag haben jeweils ihre eigene Behörde und ihren eigenen Übermittlungsweg.

Schreiben Sie diese als Liste mit drei Spalten auf: das Formular, die Behörde und den akzeptierten Übermittlungsweg. Das Erstellen der Liste dauert zehn Minuten und verhindert, dass jedes Jahr dieselbe Frage von Grund auf neu beantwortet werden muss. Bewahren Sie sie so auf, dass sowohl der Buchhalter als auch Ihr Steuerberater sie einsehen können.

Warum manche Behörden immer noch Fax nutzen

Man könnte eine Faxnummer leicht als Zeichen dafür deuten, dass eine Behörde veraltet ist. Der Grund ist jedoch eher praktischer Natur. Ein Fax ist eine Verbindung zwischen zwei Geräten, und das empfangende Gerät bestätigt jede Seite.

Dadurch erhält der Absender einen Nachweis mit Uhrzeit und Seitenzahl. Viele Ablageregeln wurden auf der Grundlage dieses Nachweises festgelegt. Ein Büro hat kaum einen Grund, diese für die wenigen Antragsteller pro Jahr neu zu formulieren, die einen anderen Weg bevorzugen würden.

Eine Checkliste für jedes Formular mit einer Frist

Lies dir als Erstes die Anweisungen für den Übermittlungsweg durch.

Füllen Sie das Formular nach Möglichkeit am Computer aus und unterschreiben Sie es. Scannen Sie die unterschriebenen Seiten in der Reihenfolge, in der sie im Formular aufgeführt sind, zu einer PDF-Datei ein.

Entnehmen Sie die Adresse oder Nummer den aktuellen Anweisungen. Behörden ändern beides, und ein gespeicherter Kontakt aus dem letzten Jahr kann falsch sein.

Tragen Sie den Firmennamen, die Steuer- oder Kontonummer und eine Telefonnummer auf der ersten Seite ein.

Senden Sie das Formular früh am Arbeitstag in der Zeitzone der Behörde ab. Sollte die Leitung besetzt oder das Portal ausgefallen sein, haben Sie noch mehrere Stunden Zeit, es erneut zu versuchen.

Bewahren Sie den Nachweis auf. Ein Portal stellt eine Bestätigungsseite aus, die Post eine Quittung und ein Fax einen Zustellbericht.

Welcher Nachweis ist wichtig

Der Versandnachweis ist der Teil, den Eigentümer oft übersehen, und er ist entscheidend für die Klärung von Streitfällen. Wenn eine Behörde behauptet, ein Formular sei nie angekommen, ändert sich die Situation, sobald Sie ein Datum, eine Uhrzeit und eine Referenznummer angeben können.

Lies den Nachweis genau durch. Ein Zustellbericht bedeutet, dass das Empfangsgerät die Seiten entgegengenommen hat. Es bedeutet nicht, dass jemand sie bearbeitet hat. Bei einem Formular mit einer Frist ruf die Behörde an und frag nach.

Legen Sie den Nachweis zusammen mit Ihrer Kopie des Formulars ab. Verwenden Sie einen Ordner pro Jahr, benannt nach Formular und Datum.

Machen Sie sich diese Gewohnheit einmalig zur Gewohnheit

Nichts davon ist schwer. Es ist eine Routine, die sich die meisten Inhaber erst aneignen, nachdem ein Dokument verloren gegangen ist. Machen Sie es schon vorher. Überprüfen Sie den Übermittlungsweg, bereiten Sie eine ordentliche Akte vor, versenden Sie frühzeitig und bewahren Sie die Unterlagen auf.

Die Formulare ändern sich von Jahr zu Jahr. Die Routine bleibt gleich.