5 συμβουλές για την οικοδόμηση μιας στιβαρής απομακρυσμένης ομάδας

Εισαγωγή

Ο αριθμός των εργαζομένων παγκοσμίως που εργάζονται εξ αποστάσεως έχει αυξηθεί σημαντικά τα τελευταία χρόνια και θα ανέλθει στο 28% το 2023. Ο αριθμός αυτός αυξήθηκε χάρη σε διάφορους παράγοντες, όπως η πανδημία COVID-19 και η επιθυμία των Millennials για καλύτερη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.

Ανεξάρτητα από τον λόγο, ο αυξανόμενος αριθμός των εργαζομένων εξ αποστάσεως υπογραμμίζει τη σημασία της δημιουργίας μιας ισχυρής ομάδας εξ αποστάσεως. Στην πραγματικότητα, η 3M, το Twitter και η HubSpot συγκαταλέγονται μεταξύ των μεγάλων εταιρειών που έχουν ήδη προχωρήσει στην εξ αποστάσεως εργασία.

Το μοντέλο απομακρυσμένης εργασίας έχει αποδειχθεί ιδιαίτερα επιτυχημένο για την αύξηση της παραγωγικότητας. Ωστόσο, η επίτευξη μιας καλά δομημένης απομακρυσμένης ομάδας απαιτεί χρόνο και προσεκτική εφαρμογή. Αυτό το άρθρο θα διερευνήσει πέντε συμβουλές για τη δημιουργία μιας στιβαρής ομάδας εξ αποστάσεως.

Προσεκτική πρόσληψη

Για να δημιουργήσετε μια ισχυρή ομάδα απομακρυσμένων εργαζομένων, πρέπει να αναγνωρίσετε τους υπαλλήλους που έχουν την πειθαρχία, την ορμή και τις δεξιότητες να εργάζονται από το σπίτι, καθώς δεν θα είστε εκεί για να τους επιβλέπετε.

Δώστε στον εαυτό σας περισσότερο χρόνο για τη διαδικασία πρόσληψης και προτιμήστε τους υποψηφίους με άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες, γρήγορους χρόνους απόκρισης και εξειδίκευση στον τομέα τους. Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι οι προσλήψεις σας ευθυγραμμίζονται στενά με την κουλτούρα και τους στόχους της εταιρείας σας.

(Πηγή εικόνας: Statista)

Ευτυχώς, με τον αυξανόμενο αριθμό εργαζομένων που απαιτούν πλέον την ευελιξία της απομακρυσμένης εργασίας, η διαδικασία πρόσληψης γίνεται λίγο πιο εύκολη για τις εταιρείες που επιδιώκουν να προσλάβουν κορυφαία ταλέντα.

Να είστε ξεκάθαροι σχετικά με τις προσδοκίες εργασίας

Οι απομακρυσμένες ομάδες πρέπει να κατανοούν τις προσδοκίες από την πρώτη ημέρα. Ξεκινήστε με τον καθορισμό σαφών προσδοκιών για την εργασία εξ αποστάσεως , όπως η επικοινωνία, οι προθεσμίες εκτέλεσης εργασιών και οι ώρες εργασίας. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να διασφαλίσετε ότι η απομακρυσμένη ομάδα σας βρίσκεται στην ίδια σελίδα:

• Χρησιμοποιήστε πλαίσια καθορισμού στόχων για να διασφαλίσετε ότι οι στόχοι των απομακρυσμένων εργαζομένων ευθυγραμμίζονται με τους στόχους της εταιρείας.
• Καθιερώστε σαφείς μεθόδους επικοινωνίας, όπως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή λογισμικό άμεσων μηνυμάτων.
• Παρέχετε τακτική ανατροφοδότηση των επιδόσεων και αντιμετωπίζετε τους τομείς βελτίωσης.
• Καθορίστε εργασιακές υποχρεώσεις, όπως αναμενόμενες ημέρες, επιτρεπόμενα διαλείμματα και ετήσια άδεια.

Αφού καθορίσετε αυτές τις σαφείς κατευθυντήριες γραμμές και προσδοκίες, η ομάδα σας θα γνωρίζει τι απαιτείτε από αυτήν και δεν θα έχει δικαιολογίες για να μην ανταποκριθεί στις προσδοκίες σας.

Συνεργαστείτε με απομακρυσμένους υπαλλήλους

Να θυμάστε ότι υπάρχουν πολλές βασικές διαφορές μεταξύ της διαχείρισης των απομακρυσμένων εργαζομένων και των προσωπικών εργαζομένων, η σημαντικότερη από τις οποίες είναι η επικοινωνία.

Χρησιμοποιήστε αξιόπιστα εργαλεία επικοινωνίας για να επικοινωνείτε τακτικά με την απομακρυσμένη ομάδα σας. Οι αποσυνδεδεμένοι και μη αφοσιωμένοι εργαζόμενοι δεν θα είναι τόσο χαρούμενοι ή παραγωγικοί.

Χρησιμοποιήστε εργαλεία επικοινωνίας όπως το Microsoft Teams, το Slack ή το Zoom για να ενημερώνετε τακτικά τους απομακρυσμένους εργαζόμενους, να πραγματοποιείτε ομαδικές συναντήσεις και να φιλοξενείτε εικονικές δραστηριότητες ομαδικής ανάπτυξης. Οι τηλεδιασκέψεις έχουν καταστεί ζωτικής σημασίας, καθώς το 90% των απομακρυσμένων εργαζομένων βασίζονται σε αυτές.

Εκτός από την επικοινωνία, η ομαδική συνεργασία είναι ιδιαίτερα σημαντική όταν προσπαθείτε να δεσμεύσετε απομακρυσμένους εργαζόμενους. Τα εργαλεία διαχείρισης έργων, όπως το Zoho, το Monday και το Trello, μπορούν να σας βοηθήσουν να συνεργάζεστε αποτελεσματικά σε έργα.

Χρήση Time Tracking

Μπορεί να μην μπορείτε να παρακολουθείτε προσωπικά τους απομακρυσμένους υπαλλήλους, αλλά πρέπει να διασφαλίζετε ότι η παραγωγικότητά τους κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας ανταποκρίνεται στις προσδοκίες.

Χρησιμοποιήστε λογισμικό παρακολούθησης χρόνου για να διασφαλίσετε ότι εργάζονται όταν πρέπει. Επιπλέον, το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τα σημεία όπου οι ροές εργασίας θα μπορούσαν να είναι πιο αποτελεσματικές και τα μέλη της ομάδας που χρειάζονται περισσότερη εκπαίδευση ή δομή.

Υπάρχουν πολλές δωρεάν και επί πληρωμή εφαρμογές και λογισμικά παρακολούθησης χρόνου στο διαδίκτυο, όπως τα TSheets, Zoho Projects, Hubstaff, VeriClock και Clockify. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να στέλνουν υπενθυμίσεις με βάση τον χρόνο μέσω των επιλεγμένων από εσάς πλατφορμών επικοινωνίας ή να παρέχουν αυτόματη χρονομέτρηση.

Προμήθεια του κατάλληλου εξοπλισμού και πρόσβαση στο λογισμικό

Ανάλογα με τη φύση της εργασίας της ομάδας σας, μπορεί να χρειάζονται πρόσβαση σε υπολογιστή ή φορητό υπολογιστή, ποντίκι και πληκτρολόγιο, εκτυπωτή, smartphone ή άλλα.

Ορισμένες επιχειρήσεις ζητούν από τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν τους δικούς τους υπολογιστές και άλλες συσκευές. Ωστόσο, δεν μπορούν όλοι να αντέξουν οικονομικά την τεχνολογία καλής ποιότητας, οπότε είναι προτιμότερο να προμηθεύσετε την απομακρυσμένη ομάδα σας με τον εξοπλισμό που χρειάζεται, προκειμένου να αυξήσετε τις πιθανότητες επιτυχίας της απομακρυσμένης ομάδας σας.

Επιπλέον, πρέπει να δώσετε στους απομακρυσμένους υπαλλήλους σας πρόσβαση στο λογισμικό που χρειάζονται για να κάνουν αποτελεσματικά τη δουλειά τους. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει λογισμικό επικοινωνίας όπως το Slack, λογισμικό επεξεργασίας όπως το Adobe, ένα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου, έναν λογαριασμό εικόνων αρχείου και ένα επαγγελματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε μια ισχυρή ομάδα απομακρυσμένων συνεργατών;

Οι έρευνες δείχνουν ότι οι εργαζόμενοι που εργάζονται εξ αποστάσεως είναι κατά 35 έως 40% πιο παραγωγικοί από τους εργαζόμενους στο γραφείο.

Ωστόσο, καταλαβαίνουμε ότι δεν είναι εύκολο να δημιουργηθεί με επιτυχία μια ομάδα αφοσιωμένων και συνεργαζόμενων υπαλλήλων που βρίσκονται διασκορπισμένοι σε ολόκληρη τη χώρα ή ακόμη και τον κόσμο. Ακολουθώντας τις πέντε συμβουλές που διερευνώνται σε αυτό το άρθρο, θα αποκομίσετε τα οφέλη της δημιουργίας μιας απομακρυσμένης ομάδας.