Ενισχύστε τις πωλήσεις σας: Διαχείριση δεδομένων και ταμειακών ροών για επιτυχία

Εισαγωγή

Είτε πρόκειται για μια νεοσύστατη επιχείρηση σε αρχικό στάδιο είτε για μια εταιρεία Fortune 500, η διαχείριση των ταμειακών ροών είναι ζωτικής σημασίας για να διατηρήσετε την επιχείρησή σας σε λειτουργία. Αν και δεν υπάρχει διαφυγή από το να αντιμετωπίζετε προβλήματα ταμειακής ροής μια στο τόσο, υπάρχουν μερικοί δοκιμασμένοι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα για καλύτερη διαχείριση της ταμειακής ροής και να εκτοξεύσετε τις πωλήσεις σας στα ύψη.

Σε αυτό το άρθρο, παραθέτουμε επτά τέτοιες στρατηγικές εμπειρογνωμόνων. Αλλά πρώτα...

Τι είναι η διαχείριση ταμειακών ροών;

Η ταμειακή ροή είναι το ποσό των χρημάτων που εισέρχονται και εξέρχονται από την επιχείρησή σας. Περιλαμβάνει τα πάντα, από τα μετρητά που δεσμεύονται σε λειτουργικές και χρηματοοικονομικές δραστηριότητες έως τις ταμειακές ροές από επενδύσεις και χρηματοδοτήσεις.

Μέσω της διαχείρισης ταμειακών ροών, σχεδιάζετε, παρακολουθείτε και ελέγχετε κάθε στοιχείο της ταμειακής ροής στην επιχείρησή σας. Πρόκειται για μια σημαντική πτυχή του οικονομικού σχεδιασμού μιας εταιρείας. Με τη σωστή διαχείριση, μπορείτε να σταθεροποιήσετε την επιχείρησή σας σε ταραχώδεις περιόδους, όπως η αθέτηση δανείων ή η πτώχευση.

Όταν συνδέεται με δεδομένα, η διαδικασία διαχείρισης ταμειακών ροών μπορεί να γίνει η ατμομηχανή που τροφοδοτεί την ανάπτυξη (και τις πωλήσεις) της επιχείρησής σας. Από τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων έως την ενίσχυση της απόδοσης των πωλήσεων, η αξιοποίηση των δεδομένων μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε την ταμειακή ροή της επιχείρησής σας όπως τίποτε άλλο.

Ακολουθούν επτά στρατηγικές που μπορείτε να εφαρμόσετε στην επιχείρησή σας για την καλύτερη διαχείριση των ταμειακών ροών με δεδομένα για τη βελτίωση των πωλήσεων:

#1. Εστίαση στην ακριβή παρακολούθηση δεδομένων για την πρόβλεψη ταμειακών ροών

Η ανάλυση δεδομένων είναι η κύρια πηγή πληροφοριών που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις για να κάνουν προβλέψεις μελλοντικών ταμειακών ροών. Αυτό περιλαμβάνει την πρόβλεψη του ποσού των μετρητών που εισέρχονται και εξέρχονται από την επιχείρησή σας την επόμενη εβδομάδα, μήνα, τρίμηνο ή έτος.

Η χρήση δεδομένων για την ακριβή παρακολούθηση των μετρητών σας θα σας δώσει μια καλύτερη κατανόηση της οικονομικής σας κατάστασης και θα σας προετοιμάσει για τυχόν μελλοντικές ανάγκες ή ελλείψεις μετρητών.

Για παράδειγμα, εάν η επιχείρησή σας μπορεί να προκαλέσει σημαντική πτώση των εσόδων λόγω της εκτός εποχής στο επόμενο τρίμηνο, μπορείτε να προσαρμόσετε τον προϋπολογισμό σας ανάλογα.

Το κλειδί είναι η δημιουργία μιας δομής ταμειακών ροών και η τακτική ανάλυση των δεδομένων. Αξιοποιήστε τη χοάνη ηλεκτρονικού εμπορίου για να αποκτήσετε πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με το ποσοστό μετατροπής, το απόθεμα, την αποτελεσματικότητα του μάρκετινγκ, τη στρατηγική τιμολόγησης και πολλά άλλα. Παρακολουθήστε στενά τους πληρωτέους λογαριασμούς, τις απαιτήσεις και τα αποθέματά σας για να παρακολουθείτε τις ταμειακές εισροές και εκροές για ακριβή σχεδιασμό και πρόβλεψη.

#2. Αποκτήστε μεγαλύτερο έλεγχο των απαιτήσεων από λογαριασμούς

Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι όλα τα ανεξόφλητα τιμολόγια που έχετε - τα χρήματα που οφείλονται από τους πελάτες σας και δεν έχουν ακόμη πληρωθεί. Και ενώ υπάρχει πάντα ο κίνδυνος για καθυστερημένες ή, ακόμη χειρότερα, για χαμένες πληρωμές, υπάρχουν μερικοί τρόποι για να ελαχιστοποιηθεί.

Παρακίνηση ή τιμωρία των πελατών:

Δώστε στους πελάτες σας ένα επιπλέον κίνητρο για να πληρώσουν νωρίτερα, όπως μια αποκλειστική έκπτωση ή δωρεάν δώρα. Αυτό τους ενθαρρύνει να πληρώσουν τα τιμολόγιά τους πιο γρήγορα. Στη συνέχεια, μπορείτε να επενδύσετε αυτά τα πρόωρα χρήματα για να αυξήσετε περαιτέρω τις πωλήσεις σας.

Από την άλλη πλευρά, η επιβολή κυρώσεων στους πελάτες για καθυστερήσεις ή χαμένες ημερομηνίες πληρωμής σας βοηθά να διασφαλίσετε ότι θα πληρωθείτε εγκαίρως. Ωστόσο, για το σκοπό αυτό, χρειάζεστε μια αυστηρή πολιτική τιμολόγησης που να διευκρινίζει πόσο και πότε θα χρεώνονται οι πελάτες για καθυστερημένες πληρωμές.

Βελτιστοποίηση της διαδικασίας τιμολόγησης

Με τόσα πολλά κινούμενα μέρη, είναι φυσιολογικό για τις επιχειρήσεις να αναβάλλουν περιστασιακά τη δημιουργία και την είσπραξη των τιμολογίων. Ωστόσο, αυτό επιμηκύνει τις εκκρεμείς πωλήσεις της ημέρας (DSO).

Ηαυτοματοποίηση μπορεί να είναι η απάντησή σας εδώ. Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας τιμολόγησης μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε και να εισπράξετε τιμολόγια. Επίσης, διευκολύνει τη διαδικασία πληρωμής από την πλευρά του πελάτη, καθώς αυτά τα ηλεκτρονικά τιμολόγια διαθέτουν ενσωματωμένα κουμπιά πληρωμής, μειώνοντας έτσι τις τριβές.

#3. Επιταχύνετε την περίοδο μετατροπής μετρητών με καλύτερες πιστωτικές αποφάσεις για την εκπλήρωση, την αποστολή, το χειρισμό και την τιμολόγηση.

Ελέγξτε προσεκτικά την πιστοληπτική ικανότητα του πελάτη πριν από την επέκταση της πίστωσης. Ο χρόνος που απαιτείται για αυτή τη διαδικασία λήψης αποφάσεων (πιστωτική απόφαση) αυξάνει άμεσα τον αριθμό των ημερών στην περίοδο μετατροπής μετρητών σας.

**Απόφαση πίστωσης **

Για τους υφιστάμενους πελάτες, η ανάλυση του τρέχοντος πιστωτικού τους ορίου και των αναμενόμενων επιπέδων των εργασιών τους θα διαδραματίσει καθοριστικό ρόλο στην αλλαγή του πιστωτικού τους ορίου. Με αυτά τα δεδομένα στη διάθεσή σας, μπορείτε να προβλέψετε τις πιστωτικές τους ανάγκες πριν από τον χρόνο, μειώνοντας έτσι δραστικά την περίοδο μετατροπής μετρητών και βελτιώνοντας ταυτόχρονα τη σχέση με τους πελάτες.

Αλλά δεδομένου ότι δεν έχετε καμία προηγούμενη σχέση με τους νέους πελάτες, πρέπει να ελέγξετε τις πιστωτικές τους αναφορές, να λάβετε μια πιστωτική έκθεση και να ελέγξετε τις τράπεζές τους για να λάβετε την τελική πιστωτική απόφαση.

Βελτιστοποίηση εκτέλεσης και αποστολής

Η αποτελεσματική εκπλήρωση των παραδόσεων του προϊόντος ή της υπηρεσίας σας είναι μια άλλη βασική πτυχή της ταχύτερης περιόδου μετατροπής μετρητών, της διαχείρισης των ταμειακών ροών και της συνολικής ικανοποίησης των πελατών. Βεβαιωθείτε ότι βελτιστοποιείτε αυτές τις λειτουργίες με:

• Διαχείριση αποθεμάτων: Διατηρείτε ακριβή αρχεία των αποθεμάτων σας για έγκαιρη αποστολή και παραδόσεις.
• **Συνεργάτες αποστολής: **Για επιχειρήσεις λιανικής, συνεργαστείτε με συνεργάτες αποστολής για να διασφαλίσετε ότι οι παραγγελίες παραδίδονται εγκαίρως και με τις φθηνότερες δυνατές τιμές.
• **Βελτιστοποίηση των πληρωτέων λογαριασμών: **Ενσωματώστε τη διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών σας με τις λειτουργίες εκπλήρωσης και αποστολής για πιο συγχρονισμένη διαχείριση ταμειακών εκροών και ταμειακών ροών.
• Αξιοποίηση των συστημάτων παρακολούθησης παραγγελιών: Επιτρέψτε στους πελάτες σας να παρακολουθούν τις παραγγελίες/την πρόοδο του έργου τους σε πραγματικό χρόνο.
• Αυτοματοποιήστε τα συστήματα χειρισμού: Χρησιμοποιήστε αυτοματοποιημένα συστήματα για το χειρισμό παραγγελιών και χειροκίνητων εργασιών για να μειώσετε το κόστος εργασίας και τα ανθρώπινα λάθη.

Διαδικασία χρέωσης

Με την ολοκλήρωση κάθε πώλησης, εκδίδετε τιμολόγια/λογαριασμούς που περιλαμβάνουν:

• Ημερομηνία δημιουργίας του τιμολογίου
• Όνομα και διεύθυνση του πελάτη
• Περιγραφή του προϊόντος ή της υπηρεσίας
• Οφειλόμενο ποσό
• Ημερομηνία λήξης (συν κίνητρο ή πρόστιμο για πληρωμές)

Για μεγαλύτερη ευκολία, προσφέρετε στους πελάτες σας πολλαπλές επιλογές πληρωμής. Ελέγχετε τακτικά τα αρχεία χρέωσης με τις τραπεζικές καταστάσεις και χρησιμοποιήστε την ηλεκτρονική τιμολόγηση για ταχύτερη επεξεργασία των λογαριασμών και των πληρωμών.

#4. Επιθετικά Clear Stock

Αντικείμενα που βρίσκονται στο ράφι σας (ή στο εικονικό σας ράφι) σημαίνει ότι κρατάτε μετρητά. Όσο περισσότερα αποθέματα διαθέτετε και όσο περισσότερο καιρό τα έχετε, τόσο υψηλότερο είναι το κόστος της απογραφής σας. Μια μελέτη της McKinsey δείχνει επίσης ότι τα βραδέως κινούμενα αποθέματα μπορούν να δεσμεύσουν το 10%-40% του κεφαλαίου κίνησης μιας εταιρείας.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η επιθετική μετατροπή του στάσιμου αποθέματος σε ρευστοποιήσιμα περιουσιακά στοιχεία μπορεί να ενισχύσει σημαντικά τις πωλήσεις και την οικονομική σας υγεία.

Ακολουθούν μερικά κόλπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

• Βάλτε στην άκρη έναν προϋπολογισμό μάρκετινγκ για εκκαθαριστικές εκπτώσεις σε είδη που κινούνται αργά (μια έκπτωση 10-20% είναι ιδανική για την ενθάρρυνση των πωλήσεων χωρίς να θίγονται τα περιθώρια κέρδους σας).
• Συνδυάστε τα στάσιμα είδη αποθέματος με τα best-sellers σας.
• Πραγματοποιήστε έκτακτες πωλήσεις και προωθητικές ενέργειες, όπως πωλήσεις μόνο το Σαββατοκύριακο.
• Χρησιμοποιήστε εργαλεία αναζήτησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για στοχευμένες εκστρατείες μάρκετινγκ για εκκαθαριστικές πωλήσεις. Για παράδειγμα, ενώ σχεδιάζετε μια έκπτωση σε είδη με αργή κίνηση, μπορείτε να βρείτε και να στείλετε email σε πελάτες που έχουν δείξει ενδιαφέρον για παρόμοια προϊόντα στο παρελθόν.
• Χρησιμοποιήστε προγράμματα πιστότητας για να προσφέρετε ειδικές προσφορές εκκαθάρισης.

#5. Χρησιμοποιήστε ένα υβριδικό μοντέλο αγορών

Τα υβριδικά μοντέλα αγορών είναι μια άλλη δημοφιλής και πρακτική λύση διαχείρισης αποθεμάτων για τις επιχειρήσεις που επιθυμούν να μειώσουν το κόστος και ταυτόχρονα να ικανοποιήσουν τις απαιτήσεις των πελατών. Συνδυάζει τόσο τις στρατηγικές απογραφής Just-in-Time (JIT) όσο και τις Just-in-Case (JIC) για τη διατήρηση των ταμειακών ροών και των περιθωρίων κέρδους.

Εδώ, διατηρείτε ελάχιστα αποθέματα μη βασικών ειδών, ώστε να μπορείτε να μειώσετε το κόστος απογραφής. Τα υβριδικά μοντέλα αγορών σάς επιτρέπουν να προσαρμόζεστε στις αλλαγές της ζήτησης, ενώ παράλληλα μετριάζετε γρήγορα τους κινδύνους.

Ωστόσο, τα δεδομένα πρέπει να διαδραματίσουν κεντρικό ρόλο εδώ. Για τη σωστή εφαρμογή, πρέπει να παρακολουθείτε τις ανάγκες και τις προσδοκίες των πελατών σας όσον αφορά τα προϊόντα και τις υπηρεσίες.

Για να το εφαρμόσετε αυτό στην επιχείρησή σας και να βελτιώσετε τις πωλήσεις, πρέπει να:

• Αξιολογήστε τις απαιτήσεις αποθεμάτων και κάντε διάκριση μεταξύ βασικών και μη βασικών ειδών.
• Υιοθετήστε JIT για μη βασικά είδη για να ελαχιστοποιήσετε το κόστος αποθήκευσης και να αποφύγετε την υπεραποθήκευση.
• Χρήση δεδομένων για την πρόβλεψη βασικών στοιχείων.
• Αναπτύξτε ισχυρές σχέσεις με τους προμηθευτές στις οποίες μπορείτε να βασίζεστε τόσο για την προμήθεια JIT όσο και για την προμήθεια JIC.

#6. Ελαχιστοποίηση του λειτουργικού κόστους όσο το δυνατόν περισσότερο

Εάν η ταμειακή ροή είναι ένα από τα σημαντικότερα προβλήματα της επιχείρησής σας, πρέπει να περικόψετε όλα τα έξοδα που μπορούν να αποφευχθούν. Ως επιχείρηση, πρέπει να καταβάλλετε όλες τις προσπάθειές σας για τη βελτίωση της αξίας των παραγγελιών, την πρόβλεψη των μελλοντικών απαιτήσεων και τη διαχείριση των αποθεμάτων και της εφοδιαστικής. Ωστόσο, για πολλές επιχειρήσεις, τα λειτουργικά έξοδα αφαιρούν ένα σημαντικό ποσοστό της ήδη περιορισμένης ταμειακής ροής.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε το λειτουργικό κόστος, όπως:

• Εξορθολογισμός της διαδικασίας της αλυσίδας εφοδιασμού: Εξετάστε την αλυσίδα εφοδιασμού σας για να βρείτε ευκαιρίες εξοικονόμησης κόστους. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη διαπραγμάτευση συμβάσεων, την υιοθέτηση πιο αποτελεσματικών γνωστικών στρατηγικών ή την ενοποίηση προμηθευτών.
• **Βελτιστοποίηση της διαδικασίας παραγωγής: **Επικέντρωση στη μείωση του κόστους παραγωγής με καλύτερη πρόβλεψη και αποτελεσματικότητα.
• **Υιοθέτηση των σωστών τεχνολογιών: **Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία για τον εξορθολογισμό των αυτοματοποιήσιμων λειτουργιών (τιμολόγηση, καταχώρηση δεδομένων κ.λπ.).
• **Επένδυση στις δεξιότητες των εργαζομένων: **Δημιουργήστε εγχειρίδια εργαζομένων για να καθοδηγήσετε και να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σας να εντοπίζουν και να εφαρμόζουν ευκαιρίες εξοικονόμησης κόστους σε λειτουργικό και ακόμη και σε συνολικό οργανωτικό επίπεδο.

Καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται, θα αρχίσετε να βλέπετε περισσότερα κρυφά και, συχνά αναπόφευκτα, λειτουργικά έξοδα και υπερβολικά γενικά έξοδα που μπορούν να περιορίσουν τις ταμειακές σας ροές. Το κλειδί είναι να επανεξετάζετε με συνέπεια αυτά τα κόστη μέσω της ανάλυσης δεδομένων σε πραγματικό χρόνο και να βρίσκετε τομείς στους οποίους μπορείτε να εργαστείτε.

#7. Προβλέψτε τις παραγγελίες των πελατών για να ταιριάζουν με τις ανάγκες των πελατών

Η ανάλυση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο είναι ένα απίστευτο εργαλείο για να βελτιώσετε τη διαχείριση των ταμειακών ροών σας, αναδεικνύοντας τις ανάγκες των πελατών και προβλέποντας τι μπορεί να παραγγείλουν στη συνέχεια. Γνωρίζοντας τι και πόσο προϊόν χρειάζονται για να παραγγείλουν, μπορείτε να κατανείμετε την απαιτούμενη εισροή μετρητών στο σωστό μέρος - αποτρέποντας προβλήματα αποθεμάτων και σπατάλη μετρητών.

Η ενσωμάτωση ενός συστήματος CRM μπορεί να σας βοηθήσει να αποκτήσετε καλύτερες γνώσεις σχετικά με τις επερχόμενες ανάγκες και προτιμήσεις του πελάτη. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εξατομικευμένες προσπάθειες μάρκετινγκ για να προωθήσετε το προϊόν υψηλής ζήτησης στους πελάτες πριν καν το ζητήσουν.

Τα αποτελέσματα - αυξημένη ικανοποίηση των πελατών, βελτιωμένη διαχείριση αποθεμάτων, ταμειακή ροή και πωλήσεις.

Μια λέξη προς τους σοφούς

Οι επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο χρησιμοποιούν τα δεδομένα και τη διαχείριση των ταμειακών ροών για να βελτιώσουν τις πωλήσεις τους. Οι παραπάνω στρατηγικές αποτελούν ένα εξαιρετικό σημείο εκκίνησης για να αρχίσετε να τις αξιοποιείτε και εσείς για τη δική σας επιχείρηση.

Αλλά μη σταματάτε εκεί. Συνεχίστε να πειραματίζεστε, δοκιμάστε διαφορετικές τακτικές A/B και η έκθεση πωλήσεων θα δείξει τα θετικά αποτελέσματα των προσπαθειών σας αρκετά σύντομα.