Πώς να βελτιστοποιήσετε τις δαπάνες SaaS το 2023

Εισαγωγή

Πρόσφατη μελέτη της BetterCloud αποκάλυψε ότι η χρήση των εφαρμογών SaaS έχει αυξηθεί κατά 18%, με μέσο όρο χρήσης 130 εφαρμογών έναντι 110 εφαρμογών το 2022.

Οι δαπάνες για λογισμικό έχουν γίνει οι τρίτες υψηλότερες σε έναν οργανισμό, μετά τις δαπάνες για μισθώματα υπαλλήλων και γραφείων. Αυτό δείχνει ότι οι εταιρείες υιοθετούν εφαρμογές SaaS για λόγους ευκολίας χρήσης και προσαρμοστικότητας.

Ωστόσο, μια έκθεση της Flexera αναφέρει ότι περίπου το 29% των δαπανών για λογισμικό SaaS δεν αξιοποιείται επαρκώς από την ομάδα, με αποτέλεσμα την κακή απόδοση της επένδυσης.

Λαμβάνοντας υπόψη την οικονομική ύφεση το 2023, τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή να επικεντρωθείτε στη βελτιστοποίηση των δαπανών SaaS πριν να είναι πολύ αργά.

Σε αυτό το άρθρο, θα διερευνήσουμε πώς οι οργανισμοί ξοδεύουν υπερβολικά πολλά χρήματα για το SaaS και πώς να βελτιστοποιήσουν τις δαπάνες λογισμικού και να αυξήσουν την απόδοση της επένδυσης.

Τι είναι η βελτιστοποίηση δαπανών SaaS;

Ηβελτιστοποίηση των δαπανών SaaS αναφέρεται στα συλλογικά βήματα που λαμβάνουν οι ομάδες πληροφορικής και οικονομικών ενός οργανισμού για τη μείωση του κόστους του λογισμικού SaaS. Πρόκειται για μια συνεχή διαδικασία που επικεντρώνεται στην ανάλυση της χρήσης των εφαρμογών, τη χρήση των αδειών χρήσης, το σκιώδες ΙΤ, την παρακολούθηση των ανανεώσεων κ.λπ., με απώτερο στόχο την απόκτηση της μέγιστης δυνατής αξίας από κάθε εφαρμογή.

Αλλά πριν συζητήσετε τρόπους μείωσης των δαπανών για λογισμικό, πρέπει να εντοπίσετε πού υπερβάλλετε στις δαπάνες σας.

Πέντε τρόποι με τους οποίους ξοδεύετε υπερβολικά για το SaaS

Σκιώδης ΤΠ ή αγορές

Αναφέρεται στην πράξη της αγοράς μιας εφαρμογής SaaS από τους υπαλλήλους με τη χρήση εταιρικής πιστωτικής κάρτας χωρίς την έγκριση της ομάδας πληροφορικής ή των οικονομικών υπηρεσιών. Μελέτη της Gartner ανέφερε ότι το 30% έως 40% των δαπανών λογισμικού σε έναν οργανισμό προκύπτει από σκιώδες ΙΤ λόγω χαμένων ανανεώσεων και κρυφών δαπανών.

(Πηγή)

Αγορές πέρα από την ανάγκη

Όλοι οι οργανισμοί τείνουν να προβλέπουν την ανάπτυξή τους και να αγοράζουν πλεονάζουσες άδειες πέραν των απαιτήσεών τους. Τελικά, οι περισσότερες άδειες θα μείνουν αχρησιμοποίητες, με αποτέλεσμα κακή απόδοση επένδυσης και σπατάλη δαπανών.

Έλλειψη ορατότητας εφαρμογών και δαπανών

Ο κύριος λόγος για τον οποίο οι εταιρείες καταλήγουν να υπερβάλλουν σε δαπάνες για SaaS είναι ότι δεν έχουν πλήρη ορατότητα των εφαρμογών που χρησιμοποιούν και των δαπανών για κάθε εφαρμογή. Βρισκόμαστε στο 2023 και ορισμένες ομάδες εξακολουθούν να χρησιμοποιούν λογιστικά φύλλα για τη διαχείριση των εφαρμογών SaaS.

Παραλειφθείσες ανανεώσεις

Η έλλειψη ορατότητας των δαπανών και η παρακολούθηση βάσει λογιστικών φύλλων οδηγεί σε χαμένες ανανεώσεις και οι προμηθευτές SaaS θα εκμεταλλευτούν την ευκαιρία και θα σας χρεώσουν περισσότερο. Οι σκιώδεις εφαρμογές IT συχνά οδηγούν σε αυτόματες ανανεώσεις, οδηγώντας σε αυξημένες δαπάνες.

Η οικονομική ομάδα δεν θα είναι σε θέση να εντοπίσει αυτή την αυξημένη δαπάνη επειδή δεν γνωρίζει ότι η εφαρμογή υπάρχει στη στοίβα SaaS.

Έλλειψη συγκριτικής αξιολόγησης τιμών

Μπορεί να πληρώσετε υπερβολικά για συνδρομές, αν δεν γνωρίζετε τι πληρώνουν οι ομότιμοί σας για παρόμοιες εφαρμογές. Εάν δεν γνωρίζετε τα τελευταία σημεία αναφοράς τιμολόγησης, οι προμηθευτές SaaS θα επωφεληθούν και θα σας χρεώσουν περισσότερα για τις εφαρμογές, οδηγώντας σε υπερβολικές δαπάνες.

Βελτιστοποίηση των δαπανών σας για SaaS το 2023

Τώρα ξέρετε πώς οι οργανισμοί ξοδεύουν υπερβολικά για το SaaS, αλλά ξέρατε ότι το μόνο που χρειάζεστε είναι μια λύση για να βελτιστοποιήσετε τις δαπάνες σας για το SaaS;

Ναι, χρειάζεστε μόνο μια πλατφόρμα διαχείρισης δαπανών SaaS για να μειώσετε το κόστος των εφαρμογών SaaS και να βελτιστοποιήσετε το χαρτοφυλάκιό σας SaaS.

Ακούστε πώς γίνεται:

Αποκτήστε πλήρη ορατότητα SaaS

Οι πλατφόρμες διαχείρισης δαπανών SaaS διαθέτουν μια εκτεταμένη βιβλιοθήκη ολοκλήρωσης για τη σύνδεση με τα συστήματα SSO, χρηματοδότησης και HRIS ενός οργανισμού. Αυτές οι ενσωματώσεις θα επιτρέψουν στην πλατφόρμα να παρέχει 100% ορατότητα στις εφαρμογές SaaS, τους προμηθευτές και τις αντίστοιχες δαπάνες ανά χρήστη, τμήμα και κέντρο κόστους.

Μόλις οι ομάδες πληροφορικής αποκτήσουν κεντρική ορατότητα επί του χαρτοφυλακίου SaaS, η διαχείριση των εφαρμογών και ο εντοπισμός των σκιωδών εφαρμογών IT και των διπλών εφαρμογών γίνεται ευκολότερη. Οποιαδήποτε μη εξουσιοδοτημένη εφαρμογή στη στοίβα μπορεί να εξαλειφθεί, οδηγώντας σε αυξημένη εξοικονόμηση πόρων.

Οι οικονομικές ομάδες θα είναι επίσης σε θέση να δουν πόσα χρήματα δαπανά κάθε τμήμα για εφαρμογές SaaS. Μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα δεδομένα δαπανών, να τα συγκρίνουν με τα δεδομένα χρήσης και να λάβουν τις σωστές αποφάσεις βελτιστοποίησης του κόστους.

Συμβουλή επαγγελματία: Χρησιμοποιήστε μια πλατφόρμα διαχείρισης SaaS που καλύπτει ολόκληρο τον κύκλο ζωής του SaaS, από την προμήθεια και τις διαπραγματεύσεις έως την παροχή, τη διαχείριση και τις ανανεώσεις.

Αναλύστε τα δεδομένα χρήσης της εφαρμογής σας

Οι πλατφόρμες διαχείρισης SaaS μπορούν να ενσωματωθούν άμεσα με τις εφαρμογές SaaS μέσω API και θα παρέχουν ακριβείς πληροφορίες σχετικά με τη χρήση. Οι οικονομικές ομάδες μπορούν να αναλύσουν αυτά τα δεδομένα χρήσης για να εντοπίσουν εφαρμογές που δεν χρησιμοποιούνται επαρκώς και να υπολογίσουν την απόδοση της επένδυσης με βάση τις δαπάνες.

Οι πληροφορίες χρήσης θα δείξουν τις απαιτήσεις της ομάδας, τον τρόπο χρήσης της εφαρμογής και πόσες άδειες χρήσης χρησιμοποιούνται. Μπορείτε να αξιοποιήσετε τις αχρησιμοποίητες άδειες και να τις ανακατανείμετε στους χρήστες που τις χρειάζονται, ή μπορείτε να προσαρμόσετε τον αριθμό των αδειών στο σωστό μέγεθος κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων ανανέωσης και να βελτιστοποιήσετε τις δαπάνες SaaS.

Η ανάλυση των δεδομένων χρήσης και η σωστή διαστασιολόγηση των αδειών χρήσης θα σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε τη μέγιστη αξία από μια εφαρμογή και να αυξήσετε την απόδοση της επένδυσης.

Ενοποίηση εφαρμογών ή προμηθευτών

Η ενοποίηση εφαρμογών ή προμηθευτών έχει γίνει η τακτική που επιλέγουν οι οικονομικοί διευθυντές και οι επικεφαλής προμηθειών των επιχειρήσεων για να μειώσουν τις δαπάνες SaaS. Η ενοποίηση εφαρμογών είναι μια διαδικασία κατά την οποία εντοπίζετε τις περιττές εφαρμογές ή τις εφαρμογές με υψηλές δαπάνες που εξυπηρετούν παρόμοιους σκοπούς και τις ενοποιείτε σε μια ενιαία λύση.

Για να γίνει κατανοητό, ας εξετάσουμε ένα σενάριο όπου η ομάδα πωλήσεων χρησιμοποιεί το Salesloft για την ενεργοποίηση των πωλήσεων, η ομάδα μάρκετινγκ χρησιμοποιεί το Mailchimp για μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η ομάδα πελατών χρησιμοποιεί το Hubspot για σκοπούς CRM.

Η ενοποίηση των προμηθευτών αναφέρεται στη συγχώνευση των λειτουργιών Salesloft και Mailchimp στο Hubspot, το οποίο προσφέρει ολοκληρωμένες δυνατότητες ενεργοποίησης πωλήσεων, μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και CRM.

(Πηγή)

Με την ενοποίηση αυτών των εργαλείων, ο οργανισμός σας μπορεί να εξορθολογήσει τις λειτουργίες, να απλοποιήσει τη διαχείριση του SaaS και να αυξήσει την εξοικονόμηση SaaS.

Συμβουλή για επαγγελματίες: Βεβαιωθείτε ότι δεν ενοποιείτε τις εφαρμογές των μακροχρόνιων, αξιόπιστων προμηθευτών σας.

Αυτοματοποιήστε τις ανανεώσεις συμβολαίων

Ξεφορτωθείτε τα λογιστικά σας φύλλα. Αυτά δεν θα στέλνουν προληπτικές ειδοποιήσεις για τις επερχόμενες ανανεώσεις. Χρειάζεστε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης ανανεώσεων για να είστε μπροστά από τις ανανεώσεις. Ευτυχώς, μια πλατφόρμα διαχείρισης SaaS μπορεί να σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε τις ανανεώσεις συμβολαίων.

Οι αυτόματες ανανεώσεις μπορεί να είναι κακό πράγμα. Μια πλατφόρμα διαχείρισης ανανέωσης θα δημιουργήσει ένα ημερολόγιο ανανέωσης με βάση την ημερομηνία της σύμβασης και θα ξεκινήσει ροές εργασίας 90 ημέρες πριν από την καταληκτική ημερομηνία, βοηθώντας σας να αποτρέψετε τις αυτόματες ανανεώσεις.

Οι πλατφόρμες διαχείρισης SaaS, όπως η CloudEagle, μπορούν να ενσωματωθούν με το Slack και να στείλουν αυτόματες ειδοποιήσεις ανανέωσης 90 ημέρες πριν από την ημερομηνία ανανέωσης. Αυτό θα σας δώσει αρκετό χρόνο για να αναλύσετε τη χρήση των εφαρμογών σας και να προετοιμάσετε μια στρατηγική διαπραγμάτευσης για το σωστό μέγεθος των αδειών σας και τη βελτιστοποίηση των δαπανών σας.

Να θυμάστε ότι οι διαπραγματεύσεις για την ανανέωση σας επιτρέπουν να διαπραγματευτείτε με τον προμηθευτή την κατάργηση των αχρησιμοποίητων αδειών, την υποβάθμιση των προγραμμάτων τιμολόγησης ανάλογα με τη χρήση και την ενοποίηση των προμηθευτών, οπότε πρέπει να είστε άριστοι στις διαπραγματεύσεις σας.

Συμβουλή για επαγγελματίες: Εάν σκοπεύετε να επαναδιαπραγματευτείτε τη σύμβαση, ξεκινήστε τις διαπραγματεύσεις σας νωρίς ή ενημερώστε τους πωλητές για την επιλογή σας πριν από τη λήξη της περιόδου προειδοποίησης.

Να είστε άριστοι στις διαπραγματεύσεις σας με σημεία αναφοράς τιμών

Οι διαπραγματεύσεις με τους προμηθευτές διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στην επιτυχία της διαδικασίας βελτιστοποίησης των δαπανών SaaS. Οι επιδέξιες διαπραγματεύσεις μπορούν να οδηγήσουν σε μεγαλύτερη εξοικονόμηση κόστους SaaS, ενώ οι ανεπαρκείς διαπραγματεύσεις μπορεί να αυξήσουν ακούσια τις δαπάνες.

Οι διαπραγματεύσεις για την ανανέωση θα σας επιτρέψουν να διαμορφώσετε το σωστό μέγεθος των αδειών σας, να εξαλείψετε τις περιττές εφαρμογές με βάση το πεδίο εφαρμογής και να επαναδιαπραγματευτείτε με έναν προμηθευτή για έκπτωση ή ευνοϊκό όρο τιμολόγησης.

Αλλά πριν ξεκινήσετε διαπραγματεύσεις με προμηθευτές SaaS, αναλύστε τα σημεία αναφοράς τιμολόγησης για να δείτε τι πληρώνουν οι ομότιμοί σας για μια παρόμοια εφαρμογή. Χρησιμοποιήστε τα σημεία αναφοράς ως μοχλό πίεσης για να διαπραγματευτείτε ευνοϊκές τιμές, εκπτώσεις ή πρόσθετα χαρακτηριστικά.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, η ομάδα προμηθειών σας μπορεί να είναι υπερφορτωμένη με στρατηγικά καθήκοντα και να μην έχει χρόνο να διαπραγματευτεί με τους προμηθευτές. Μην ανησυχείτε, μπορείτε να αναθέσετε τις διαπραγματεύσεις σας σε ειδικούς σε θέματα αγορών SaaS .

Αυτοί οι υποστηριζόμενοι αγοραστές θα λειτουργούν ως η διευρυμένη ομάδα προμηθειών σας. Θα αναλύσουν τις απαιτήσεις σας και τη χρήση των εφαρμογών, θα διεξάγουν έρευνα αγοράς, θα εντοπίζουν τα τελευταία σημεία αναφοράς τιμών και θα διαπραγματεύονται με τους προμηθευτές εκ μέρους σας για να εξασφαλίσουν τους καλύτερους όρους τιμολόγησης και εκπτώσεις.

Συμβουλή υπέρ: Οι προμηθευτές SaaS είναι έξυπνοι- αποφύγετε να μπείτε σε διαπραγματεύσεις απροετοίμαστοι, καθώς μπορεί εύκολα να σας πείσουν να πληρώσετε περισσότερα από τα απαραίτητα. Προετοιμάστε μια σαφή στρατηγική διαπραγμάτευσης και στη συνέχεια προχωρήστε.

Μπόνους

Προϋπολογισμός SaaS

Συζητήσαμε τους πέντε τρόπους βελτιστοποίησης των δαπανών SaaS. Μπορούμε να εγγυηθούμε για αυτές τις τακτικές, επειδή τις χρησιμοποιούν οι οικονομικοί διευθυντές, οι επικεφαλής προμηθειών και οι διευθυντές επιχειρήσεων παγκοσμίως.

Αλλά η καλύτερη πρακτική είναι να διατηρείτε τη στοίβα και τις δαπάνες σας SaaS βελτιστοποιημένες και όχι να προσπαθείτε την τελευταία στιγμή να μειώσετε τις δαπάνες σας αφού χάσετε τον έλεγχο των δαπανών σας.

Συμβουλή υπέρ: Εστιάστε στη λειτουργική αριστεία και όχι στη συνεχή βελτίωση

Για να επιτύχετε λειτουργική αριστεία, πρέπει να δώσετε έμφαση στον προϋπολογισμό SaaS. Αποκτήστε πλήρη ορατότητα, αναλύστε τη χρήση, κατανοήστε τις απαιτήσεις και κατανείμετε τον προϋπολογισμό σας αναλόγως στις εφαρμογές και τις ομάδες που έχουν ανάγκη.

• Καθορίστε όρια προϋπολογισμού για κάθε τμήμα.
• Διεξαγωγή τακτικών ελέγχων του προϋπολογισμού
• Αξιοποίηση και ανακατανομή των προϋπολογισμών όποτε είναι απαραίτητο.

Παρόλα αυτά, θα χρειαστείτε μια πλατφόρμα διαχείρισης SaaS για να αναλύσετε τη χρήση, τις δαπάνες και την κατανομή του προϋπολογισμού, οπότε μην παραβλέπετε την επιλογή της σωστής πλατφόρμας.

Συμβουλή για επαγγελματίες: Συγκεντρώστε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη για να κατανοήσουν τις απαιτήσεις πριν από την κατανομή του προϋπολογισμού για να αποφύγετε την αναποτελεσματικότητα.

Συμπέρασμα

Λαμβάνοντας υπόψη την οικονομική ύφεση το 2023, είναι καιρός οι οργανισμοί να επικεντρωθούν στη βελτιστοποίηση των δαπανών τους για SaaS αντί να αγοράζουν πλεονάζουσες εφαρμογές ή άδειες χρήσης προβλέποντας την πιθανή ανάπτυξη.

Η γνώση των σημείων όπου υπερβάλλετε σε δαπάνες θα διευκολύνει τη διαδικασία βελτιστοποίησης του κόστους του SaaS. Σε αυτό το άρθρο παραθέσαμε εφαρμόσιμες συμβουλές που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι ομάδες οικονομικών και πληροφορικής για να αποκτήσουν πλήρη έλεγχο των δαπανών SaaS.

Θυμηθείτε, η βελτιστοποίηση των δαπανών SaaS δεν τελειώνει ποτέ- είναι μια κυκλική διαδικασία και με τη σωστή πλατφόρμα διαχείρισης SaaS, όπως η CloudEagle, μπορείτε να επιτύχετε λειτουργική αριστεία και να αυξήσετε το τελικό σας αποτέλεσμα.