Γιατί το ασφαλές εταιρικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αποτελεί μέρος της ταυτότητας της επωνυμίας σας

Εισαγωγή

Τα επαγγελματικά email δεν μεταφέρουν μόνο μηνύματα. Μεταφέρουν το όνομά σας, σημειώσεις πληρωμών, στοιχεία πρόσβασης και εκείνα τα μικρά αιτήματα που οι πελάτες μαθαίνουν να εμπιστεύονται με την πάροδο του χρόνου. Αν αυτός ο δίαυλος φαίνεται εύκολος να μιμηθεί, ακόμη και ένα απλό τιμολόγιο ή μια ενημέρωση αρχείου μπορεί να κάνει κάποιον να διστάσει.

Γι' αυτό πρέπει να έχετε εγκαταστήσει ασφαλή φιλοξενία emailπριν εμφανιστεί κάποιο μεγαλύτερο πρόβλημα. Παρέχει στο επαγγελματικό σας email μια ασφαλέστερη βάση, με σαφέστερη ταυτότητα αποστολέα και καλύτερη προστασία για τα καθημερινά μηνύματα. Οι πελάτες και οι συνεργάτες σας πρέπει να μπορούν να αναγνωρίζουν τα πραγματικά email σας χωρίς να αμφισβητούν κάθε αίτημα, συνημμένο ή ενημέρωση έργου.

Το email σας μεταφέρει τη φωνή της επιχείρησής σας

Ένα επαγγελματικό εισερχόμενο χειρίζεται τα μηνύματα που οι άνθρωποι λαμβάνουν σοβαρά υπόψη: συμβόλαια, τεχνικές προδιαγραφές, εγκρίσεις πελατών και τραπεζικές οδηγίες. Αυτές οι αλληλογραφίες έχουν βαρύτητα επειδή φαίνεται να προέρχονται από την επιχείρησή σας.

Γι’ αυτό και η ανεπαρκής ασφάλεια του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δημιουργεί πρόβλημα φήμης, όχι μόνο τεχνικό. Ένας εξωτερικός χρήστης δεν χρειάζεται πάντα να εισβάλει στον ιστότοπό σας για να προκαλέσει ζημιά. Μια ψεύτικη ενημέρωση τιμολόγησης, μια αλλαγή τραπεζικών στοιχείων ή ένα κοινόχρηστο έγγραφο που αποστέλλεται από μια διεύθυνση που μοιάζει με τη δική σας μπορεί να κάνει έναν πελάτη να αμφισβητήσει και το επόμενο πραγματικό μήνυμα.

Η ασφαλής ηλεκτρονική αλληλογραφία παρέχει στα πραγματικά σας μηνύματα πιο σταθερή βάση. Οι συνεργάτες σας πρέπει να μπορούν να διακρίνουν τη διαφορά μεταξύ της κανονικής επιχειρηματικής επικοινωνίας και κάτι που προσπαθεί να εκμεταλλευτεί το όνομά σας.

Η πλαστοπροσωπία συχνά φαίνεται βαρετή

Τα επικίνδυνα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι πάντα φανταχτερά ή παράξενα. Μοιάζουν με συνηθισμένη εργασία: ένα αναθεωρημένο τιμολόγιο, ένα κοινόχρηστο αρχείο, μια επαναφορά κωδικού πρόσβασης, μια σύντομη σημείωση από εξωτερικό συνεργάτη. Τίποτα ασυνήθιστο εκ πρώτης όψεως. Ακριβώς το είδος του μηνύματος που οι άνθρωποι διεκπεραιώνουν γρήγορα ανάμεσα σε άλλες εργασίες. Το μήνυμα φαίνεται φυσιολογικό, οπότε κανείς δεν σταματά να ελέγξει τον τομέα του αποστολέα ή πού οδηγεί πραγματικά ο σύνδεσμος.

Αυτό είναι που κάνει την πλαστοπροσωπία δύσκολη να εντοπιστεί. Ένας εξωτερικός δεν χρειάζεται να παρακάμψει ένα τείχος προστασίας αν μπορεί να αντιγράψει τον τόνο ενός συνηθισμένου αιτήματος. Μια αναθεωρημένη οδηγία πληρωμής ή ένα μήνυμα «επισυνάπτεται νέο αρχείο» μπορεί να εκμεταλλευτεί την εμπιστοσύνη που έχει ήδη χτίσει η ομάδα σας με έναν πελάτη. Χωρίς τρόπο επαλήθευσης αυτών των συνηθισμένων μηνυμάτων, το inbox αρχίζει να παρέχει στους επιτιθέμενους την ίδια διαδρομή που χρησιμοποιούν καθημερινά οι πραγματικοί συνεργάτες σας.

Η πιστοποίηση παρέχει στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ένα επαληθεύσιμο ίχνος

Ένα επαγγελματικό email χρειάζεται κάτι περισσότερο από το σωστό λογότυπο και το όνομα του αποστολέα. Αυτά τα στοιχεία είναι εύκολο να αντιγραφούν. Το πιο δύσκολο είναι να αποδειχθεί ότι το μήνυμα προήλθε πράγματι από τα κανάλια που χρησιμοποιεί ο τομέας σας.

Αυτή η απόδειξη βρίσκεται πίσω από τα παρασκήνια. Τα SPF, DKIM και DMARC συμβάλλουν στη δημιουργία της, αλλά οι πελάτες δεν βλέπουν αυτά τα αρχεία όταν ανοίγουν ένα τιμολόγιο ή μια σημείωση πρόσβασης. Ο πάροχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους τα ελέγχει πρώτα. Εάν κάτι δεν ταιριάζει, το μήνυμα ενδέχεται να φιλτραριστεί, να επισημανθεί ή να αντιμετωπιστεί με μεγαλύτερη προσοχή.

Αυτό είναι το χρήσιμο μέρος της πιστοποίησης. Παρέχει στα τακτικά email σας ένα καθαρότερο τεχνικό ιστορικό πριν καν κάποιος διαβάσει το κείμενο. Η σαφής διατύπωση εξακολουθεί να έχει σημασία, αλλά η πιστοποίηση βοηθά το μήνυμα να φτάσει με τα τεχνικά του διαπιστευτήρια ήδη επαληθευμένα. Το σύστημα του παραλήπτη μπορεί να μετακινήσει το μήνυμα στον κύριο φάκελο εισερχομένων αντί να το επισημάνει ως πιθανό κίνδυνο.

Η ασφαλής φιλοξενία μειώνει την καθημερινή έκθεση σε κινδύνους

Η ασφαλής φιλοξενία δεν έχει να κάνει με την κατασκευή ενός ψηφιακού φρουρίου γύρω από κάθε μήνυμα. Έχει να κάνει με τη μείωση των μικρών κενών που προκαλούν προβλήματα κατά τη διάρκεια της κανονικής εργασίας. Ένας κοινόχρηστος κωδικός πρόσβασης παραμένει ενεργός για πολύ καιρό. Κάποιος ανοίγει έναν παράξενο σύνδεσμο ανάμεσα στις συναντήσεις. Ένα παλιό γραμματοκιβώτιο συνεχίζει να λαμβάνει κωδικούς πρόσβασης αφού το άτομο που το χρησιμοποιούσε έχει αποχωρήσει από το έργο.

Τα χρήσιμα σημεία είναι πρακτικά:

• Επαλήθευση σύνδεσης. Ακόμη και αν διαρρεύσουν τα στοιχεία σύνδεσης, ο δεύτερος έλεγχος διατηρεί το γραμματοκιβώτιο κλειδωμένο. Αποτρέπει έναν κλεμμένο κωδικό πρόσβασης από το να γίνει ένα ευάλωτο σημείο εισόδου.
• Φιλτράρισμα. Το σύστημα πρέπει να εντοπίζει τις απόπειρες phishing στο παρασκήνιο. Η ομάδα δεν πρέπει να αναγκάζεται να μαντέψει αν είναι ασφαλές να κάνει κλικ σε έναν σύνδεσμο σε ένα email που φαίνεται συνηθισμένο.
• Διαχείριση από τον διαχειριστή. Η επιχείρηση χρειάζεται έναν σαφή τρόπο για να προσθέτει, να αφαιρεί ή να προσαρμόζει την πρόσβαση όταν αλλάζουν οι ρόλοι.
• Καλύτερες συνήθειες διαχείρισης λογαριασμών. Τα επαγγελματικά μηνύματα δεν πρέπει να εξαρτώνται από προσωπικούς φακέλους εισερχομένων, επαναχρησιμοποιούμενους κωδικούς πρόσβασης ή ξεχασμένους κανόνες προώθησης.

Οι μικρές συντομεύσεις αυξάνουν τον κίνδυνο στα email

Τα εργαλεία παρέχουν τη δομή, αλλά οι καθημερινές συνήθειες καθορίζουν πόσο καλά διατηρείται αυτή η δομή. Ο κίνδυνος συχνά εμφανίζεται όταν η εργασία μεταφέρεται εκτός του προστατευμένου καναλιού. Για ένα έργο διαδικτυακής έκδοσης, αυτό μπορεί να σημαίνει ότι ένας ελεύθερος επαγγελματίας διατηρεί πρόσβαση για μια εβδομάδα περισσότερο από ό,τι είχε προγραμματιστεί, επειδή κανείς δεν θυμήθηκε να την αφαιρέσει. Μια σύμβαση προωθείται σε μια προσωπική διεύθυνση απλώς για να εξοικονομηθούν μερικά δευτερόλεπτα στην οθόνη σύνδεσης.

Αυτές είναι μικρές συντομεύσεις, όχι σοβαρές αποτυχίες. Ωστόσο, δημιουργούν προβλήματα:

• Παράπλευρες συζητήσεις. Σημαντικές αποφάσεις λαμβάνονται εκτός του επίσημου γραμματοκιβωτίου.
• Προσωπική προώθηση. Ευαίσθητα αρχεία εξέρχονται από το εταιρικό σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Παλιά δικαιώματα πρόσβασης. Πρώην μέλη της ομάδας ή εξωτερικοί συνεργάτες παραμένουν συνδεδεμένοι για περισσότερο χρόνο από ό,τι θα έπρεπε.
• Ασαφής αναφορά. Ένα ύποπτο μήνυμα αγνοείται επειδή κανείς δεν ξέρει ποιος πρέπει να το ελέγξει.

Γιατί οι προνοητικές ομάδες χρησιμοποιούν το Spaceship για ασφαλή ηλεκτρονική αλληλογραφία

Η μεταφορά των επαγγελματικών email στο Spaceship παρέχει στην ομάδα μια πιο καθαρή βάση για ασφαλή επικοινωνία. Το Spacemail επιτρέπει σε ένα έργο να χρησιμοποιεί γραμματοκιβώτια στον δικό του τομέα, έτσι ώστε τα ευαίσθητα δεδομένα του έργου και οι επαγγελματικές συζητήσεις να μην χρειάζεται να βρίσκονται μέσα σε προσωπικούς ή γενικούς λογαριασμούς.

Τα πλεονεκτήματα είναι εύκολα κατανοητά στην καθημερινή εργασία:

• Αντι-spam Jellyfish. Τα ύποπτα μηνύματα φιλτράρονται πριν κάποιος από την ομάδα χρειαστεί να αποφασίσει αν ένας σύνδεσμος ή ένα συνημμένο είναι ασφαλές.
• Διπλός έλεγχος ταυτότητας. Η σύγχρονη επαλήθευση διασφαλίζει ότι ένας κλεμμένος ή επαναχρησιμοποιημένος κωδικός πρόσβασης δεν αρκεί για να αναλάβει ένας εξωτερικός χρήστης τον έλεγχο της επικοινωνίας του έργου.
• Ψευδώνυμα. Η υποστήριξη, η τιμολόγηση και η γενική επικοινωνία μπορούν να παραμείνουν διαχωρισμένες χωρίς να αποστέλλονται εργασίες μέσω ιδιωτικών λογαριασμών.

Η ρύθμιση έχει επίσης σημασία. Το Unbox μπορεί να συνδέσει τον τομέα και το email κατά την αγορά, μειώνοντας τα χειροκίνητα βήματα DNS που συχνά προκαλούν λάθη. Το Spaceship συγκεντρώνει όλα αυτά τα στοιχεία σε ένα μέρος. Η ομάδα μπορεί να ρυθμίσει ασφαλή email, να διαχειριστεί την πρόσβαση και να διατηρήσει τα καθημερινά μηνύματα κάτω από την ίδια στέγη, χωρίς να μετατρέψει το email σε μια ακόμη χρονοβόρα διαδικασία ρύθμισης.

Η εμπιστοσύνη είναι πιο εύκολο να διατηρηθεί παρά να αποκατασταθεί

Ένα ασφαλές επαγγελματικό inbox δεν θα λύσει κάθε πρόβλημα επικοινωνίας. Κάνει όμως κάτι πιο πρακτικό. Δίνει στα email σας μια πιο ξεκάθαρη διαδρομή προς το inbox. Όταν στέλνετε ένα τιμολόγιο, μια σημείωση πρόσβασης ή ένα αρχείο έργου, ο παραλήπτης δεν πρέπει να σταματάει και να αναρωτιέται αν το μήνυμα είναι πραγματικά δικό σας.

Μόλις οι άνθρωποι αρχίσουν να αμφισβητούν την ταυτότητα του αποστολέα, κάθε κανονικό μήνυμα πρέπει να καταβάλει μεγαλύτερη προσπάθεια. Το Spaceship συμβάλλει στη μείωση αυτής της τριβής, παρέχοντας την υποδομή που απαιτείται για να διατηρείται ο επαγγελματικός διάλογος ξεχωριστός από τον προσωπικό ψηφιακό θόρυβο. Για μια ομάδα που επιθυμεί η επικοινωνία της να είναι σταθερή από την αρχή, αξίζει να διαθέτει αυτή την ήσυχη δομή.