Λίστα ελέγχου για τις γραφειοκρατικές διαδικασίες των μικρών επιχειρήσεων: Βασικά έντυπα

Εισαγωγή

Όταν ξεκινάτε μια επιχείρηση, το μάρκετινγκ τραβάει την προσοχή. Οι γραφειοκρατικές διαδικασίες, όμως, καθορίζουν αν η επιχείρηση θα μπορεί να λειτουργήσει. Μια παράλειψη στην υποβολή εγγράφων μπορεί να καθυστερήσει για εβδομάδες το άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού, την επιλογή φορολογικού καθεστώτος ή την έκδοση άδειας.

Το μεγαλύτερο μέρος αυτής της γραφειοκρατίας γίνεται πλέον ηλεκτρονικά. Ωστόσο, ένα μέρος της παραμένει εκτός διαδικτύου, και ακριβώς σε αυτό το σημείο οι νέοι ιδιοκτήτες χάνουν χρόνο. Αυτή η λίστα ελέγχου καλύπτει τα έντυπα που πρέπει να συμπληρώσει μια μικρή επιχείρηση στις Ηνωμένες Πολιτείες κατά το πρώτο έτος λειτουργίας της, καθώς και τη διαδικασία υποβολής καθενός από αυτά.

Ξεκινήστε με τον τρόπο υποβολής κάθε εντύπου

Πριν συμπληρώσετε οτιδήποτε, διαβάστε την τελευταία σελίδα των οδηγιών. Εκεί αναγράφεται ο τρόπος με τον οποίο η αρμόδια υπηρεσία δέχεται το έντυπο. Υπάρχουν τέσσερις συνήθεις τρόποι.

Η πρώτη είναι μια διαδικτυακή πύλη. Η δεύτερη είναι μια ταχυδρομική διεύθυνση. Η τρίτη είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το οποίο είναι πιο σπάνιο από ό,τι περιμένουν οι άνθρωποι για υπογεγραμμένα έντυπα. Η τέταρτη είναι ένας αριθμός φαξ.

Αυτή η τελευταία επιλογή εκπλήσσει όσους δεν έχουν ποτέ αποκτήσει συσκευή φαξ. Δεν χρειάζεστε συσκευή. Μπορείτε να στείλετε φαξ ηλεκτρονικά από έναν περιηγητή ιστού, χρησιμοποιώντας ένα αρχείο PDF και μια κάρτα. Στο Fax for Agents η τιμή είναι 2,49 δολάρια για έως και 5 σελίδες προς τις ΗΠΑ και τον Καναδά.

Αν γνωρίζετε εκ των προτέρων τον τρόπο αποστολής, γλιτώνετε ένα χαμένο απόγευμα. Ένα έντυπο που υπογράφεται με μελάνι για αποστολή μέσω ταχυδρομείου προετοιμάζεται διαφορετικά από ένα που ανεβάζεται σε μια διαδικτυακή πύλη.

Τα έντυπα που αξίζει να γνωρίζετε τον πρώτο χρόνο

Ο αριθμός αναγνώρισης εργοδότη έρχεται πρώτος, επειδή τον ζητούν οι τράπεζες. Η Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων (IRS) επιτρέπει στις περισσότερες επιχειρήσεις να υποβάλουν αίτηση διαδικτυακά. Όσες δεν μπορούν, καλούνται να υποβάλουν αίτηση μέσω τηλεφώνου, φαξ ή ταχυδρομείου, και το έντυπο που χρησιμοποιείται είναι το SS-4.

Μπορεί να ακολουθήσει μια φορολογική επιλογή. Μια εταιρεία που επιθυμεί να φορολογηθεί ως εταιρεία τύπου S υποβάλλει το έντυπο 2553. Η σελίδα υποβολής της Εφορίας για το συγκεκριμένο έντυπο αναγράφει μια ταχυδρομική διεύθυνση ή έναν αριθμό φαξ, ανάλογα με την πολιτεία.

Η πληρεξουσιότητα είναι το τρίτο βήμα. Όταν ένας λογιστής επικοινωνεί με την εφορία εκ μέρους σας, η εφορία χρειάζεται πρώτα μια υπογεγραμμένη εξουσιοδότηση στο αρχείο της.

Ακολουθούν τα τραπεζικά έντυπα. Η προσθήκη ενός υπογράφοντος, η αλλαγή διεύθυνσης ή η εξουσιοδότηση μιας τραπεζικής μεταφοράς συχνά απαιτεί ένα έντυπο με μια γραμμή φαξ τυπωμένη στην κορυφή.

Στη συνέχεια έρχονται τα τοπικά έντυπα. Η άδεια λειτουργίας επιχείρησης, η άδεια φόρου πωλήσεων και το προσάρτημα μισθωτηρίου συμβολαίου έχουν το καθένα τη δική του υπηρεσία και το δικό του κανάλι επικοινωνίας.

Καταγράψτε τα σε μια λίστα με τρεις στήλες: το έντυπο, την αρμόδια υπηρεσία και τον τρόπο υποβολής που δέχεται. Η λίστα αυτή δημιουργείται σε δέκα λεπτά και σας γλιτώνει από το να απαντάτε την ίδια ερώτηση από την αρχή κάθε χρόνο. Φυλάξτε την σε σημείο όπου μπορούν να την δουν τόσο ο λογιστής όσο και ο λογιστής σας.

Γιατί ορισμένα γραφεία εξακολουθούν να χρησιμοποιούν φαξ

Είναι εύκολο να θεωρήσει κανείς έναν αριθμό φαξ ως ένδειξη ότι μια υπηρεσία είναι ξεπερασμένη. Ο λόγος είναι πιο πρακτικός. Το φαξ είναι μια επικοινωνία μεταξύ δύο συσκευών, και η συσκευή λήψης επιβεβαιώνει κάθε σελίδα.

Αυτό παρέχει στον αποστολέα ένα αρχείο με την ώρα και τον αριθμό των σελίδων. Πολλοί κανόνες αρχειοθέτησης βασίστηκαν σε αυτό το αρχείο. Ένα γραφείο δεν έχει λόγο να τους αναθεωρήσει για τους λίγους αιτούντες που κάθε χρόνο προτιμούν μια άλλη μέθοδο.

Ένας κατάλογος ελέγχου για κάθε έντυπο με προθεσμία

Διαβάστε πρώτα τις οδηγίες για τον τρόπο υποβολής.

Συμπληρώστε το έντυπο στον υπολογιστή, όπου είναι δυνατόν, και υπογράψτε το. Σαρώστε τις υπογεγραμμένες σελίδες σε ένα αρχείο PDF, με τη σειρά που αναφέρονται στο έντυπο.

Αντλήστε τη διεύθυνση ή τον αριθμό από τις τρέχουσες οδηγίες. Οι υπηρεσίες αλλάζουν και τα δύο, και μια αποθηκευμένη επαφή από πέρυσι μπορεί να είναι λανθασμένη.

Αναγράψτε την επωνυμία της επιχείρησης, τον αριθμό φορολογικού μητρώου ή λογαριασμού και έναν αριθμό τηλεφώνου στην πρώτη σελίδα.

Στείλτε το νωρίς κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας, σύμφωνα με τη ζώνη ώρας της υπηρεσίας. Εάν η γραμμή είναι κατειλημμένη ή η πύλη δεν λειτουργεί, έχετε ακόμα αρκετές ώρες για να ξαναδοκιμάσετε.

Φυλάξτε την απόδειξη. Μια διαδικτυακή πύλη παρέχει μια σελίδα επιβεβαίωσης, το ταχυδρομείο μια απόδειξη παραλαβής και το φαξ μια αναφορά παράδοσης.

Ποια απόδειξη έχει αξία

Η απόδειξη αποστολής είναι το στοιχείο που παραλείπουν οι ιδιοκτήτες, και είναι αυτό που επιλύει τις διαφορές. Όταν μια υπηρεσία ισχυρίζεται ότι ένα έντυπο δεν έφτασε ποτέ, η συζήτηση αλλάζει μόλις μπορέσετε να αναφέρετε μια ημερομηνία, μια ώρα και έναν αριθμό αναφοράς.

Διαβάστε την απόδειξη για το τι αναγράφει. Μια αναφορά παράδοσης σημαίνει ότι ο αποδέκτης παρέλαβε τις σελίδες. Δεν σημαίνει ότι κάποιος τις έχει επεξεργαστεί. Για ένα έντυπο με προθεσμία, τηλεφωνήστε στο γραφείο και ρωτήστε.

Αρχειοθετήστε την απόδειξη μαζί με το αντίγραφό σας του εντύπου. Χρησιμοποιήστε έναν φάκελο για κάθε έτος, ονομασμένο σύμφωνα με το έντυπο και την ημερομηνία.

Δημιουργήστε αυτή τη συνήθεια από την αρχή

Τίποτα από αυτά δεν είναι δύσκολο. Είναι μια ρουτίνα που οι περισσότεροι ιδιοκτήτες υιοθετούν μόνο αφού χαθεί ένα έγγραφο. Υιοθετήστε την πριν από αυτό. Ελέγξτε το κανάλι, ετοιμάστε έναν τακτοποιημένο φάκελο, στείλτε νωρίς και κρατήστε το αρχείο.

Τα έντυπα θα αλλάζουν από έτος σε έτος. Η ρουτίνα όμως παραμένει η ίδια.