Ο απόλυτος οδηγός για το Email Bouncing: Τύποι, αιτίες και διορθώσεις

Εισαγωγή

Σας έχει τύχει να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον και να σας επιστρέφει πίσω; Αυτό είναι που λέμε "email bouncing"! Μπορεί να είναι ένας πραγματικός πονοκέφαλος, ειδικά για τους έμπορους, τους διαφημιστές και τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που βασίζονται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να συνδεθούν με τους πελάτες και τους υποψήφιους πελάτες τους.

Η απόρριψη email μπορεί να έχει σημαντικό αντίκτυπο στην επιτυχία των εκστρατειών email σας, γι' αυτό και είναι ζωτικής σημασίας να καταλάβετε τα μυστικά και τα μυστικά της. Σε αυτό το άρθρο, θα σας παρουσιάσουμε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για την απόρριψη email, από τα είδη και τις αιτίες της μέχρι πρακτικές συμβουλές για το πώς να ελαχιστοποιήσετε τον αντίκτυπό της στις αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες σας. Έτσι, καθίστε αναπαυτικά, χαλαρώστε και ας βουτήξουμε στον κόσμο του email bouncing!

Τι είναι το Email Bouncing;

Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μερικές φορές δεν φτάνει στα εισερχόμενα του παραλήπτη, κάτι που ονομάζεται αναπήδηση email. Συνήθως λαμβάνετε ένα αυτόματο μήνυμα που εξηγεί γιατί δεν πέρασε. Υπάρχουν δύο είδη αναπήδησης: η σκληρή και η μαλακή. Η αναπήδηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να προκαλέσει απογοήτευση τόσο στον αποστολέα όσο και στον παραλήπτη, αλλά η κατανόηση των λόγων που την προκαλούν και ο τρόπος αντιμετώπισής της μπορεί να οδηγήσει σε καλύτερη παραδοσιμότητα και δέσμευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τύποι αναπήδησης email - Hard bounce και Soft bounce

Για να διασφαλίσετε την επιτυχία των προσπαθειών σας στο μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε το ποσοστό αναπήδησης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Οι αναπηδήσεις μπορούν να συμβούν για διάφορους λόγους και κατηγοριοποιούνται είτε ως μαλακές είτε ως σκληρές αναπηδήσεις. Η κατανόηση της διάκρισης μεταξύ αυτών των δύο τύπων αναπήδησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το κλειδί για τη βελτιστοποίηση της λίστας μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Σκληρή αναπήδηση

Όταν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτυγχάνει να φτάσει στον προοριζόμενο παραλήπτη του για μόνιμους λόγους, αναφέρεται ως hard bounce. Μια τέτοια αποτυχία συμβαίνει συνήθως όταν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη είναι είτε άκυρη είτε δεν χρησιμοποιείται πλέον.

Αυτό μπορεί να οφείλεται σε τυπογραφικό λάθος του συνδρομητή ή το όνομα τομέα μπορεί να έχει πάψει να υφίσταται. Οι σκληρές αναπηδήσεις μπορεί να είναι ενοχλητικές, καθώς επηρεάζουν αρνητικά τον ρυθμό παράδοσης των email σας και τη φήμη σας ως αποστολέα.

Μαλακή αναπήδηση

Όταν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν παραδίδεται λόγω ενός προσωρινού προβλήματος, είναι γνωστό ως soft bounce. Αυτό μπορεί να οφείλεται στο γεγονός ότι τα εισερχόμενα email του παραλήπτη είναι γεμάτα ή ότι υπάρχει πρόβλημα με τον διακομιστή λήψης. Ωστόσο, μην ανησυχείτε, καθώς οι μαλακές αναπηδήσεις μπορούν να επαναληφθούν μερικές φορές.

Αν το email εξακολουθεί να μην περνάει, ήρθε η ώρα να αναλάβετε δράση και να διαγράψετε τον εν λόγω συνδρομητή από τη λίστα σας, καθώς θεωρείται πλέον hard bounce.

Λόγοι για το Email Bouncing

Για παράδειγμα, όταν η πρώτη αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πωλήσεων αποτυγχάνει να φτάσει στον παραλήπτη που προορίζεται, αυτό είναι γνωστό ως αναπήδηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό μπορεί να συμβεί για διάφορους λόγους, όπως ανύπαρκτη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γεμάτα εισερχόμενα, διακοπές διακομιστή, κακή φήμη αποστολέα, επισημασμένο περιεχόμενο ή περιοριστικές εγγραφές DMARC. Μπορεί να υπάρχουν περισσότεροι λόγοι από αυτούς που αναφέρονται παραπάνω. Ορισμένοι από αυτούς τους λόγους μπορεί να είναι προσωρινοί, ενώ άλλοι είναι μόνιμοι.

Για να αντιμετωπίσετε τις αναπήδησης email, πρέπει πρώτα να καταλάβετε τον τύπο της κατηγορίας αναπήδησης στην οποία εμπίπτει το email σας.

Υπάρχουν τρεις τύποι αναπήδησης - soft bounce emails, hard bounce emails και blocklisted emails - που μπορούν να διαταράξουν την παράδοση του email σας.

Σκληρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναπήδησης

Όταν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μόνιμα μη παραδοτέο σε μια συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι γνωστό ως hard bounce.

Μπορεί να υπάρχουν διάφοροι λόγοι για την εμφάνιση ενός σκληρού email αναπήδησης:

• Ψεύτικη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Μερικοί άνθρωποι δίνουν ψεύτικες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικά όταν τους ζητείται μια διεύθυνση σε αντάλλαγμα για κάτι στο διαδίκτυο, όπως περιεχόμενο ή έκπτωση. Η χρήση διπλής επιλογής μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή αυτών των αναπηριών.
• Λανθασμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Δεν υπάρχει έλεγχος ορθογραφίας στα πεδία διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οπότε συμβαίνουν τυπογραφικά λάθη, που οδηγούν σε λανθασμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Αποκλεισμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Ορισμένοι τομείς αποστολέων, όπως κυβερνητικοί ή θεσμικοί, έχουν αυστηρότερες ρυθμίσεις φίλτρων spam και ορισμένοι παραλήπτες ενδέχεται να έχουν αποκλείσει σκόπιμα τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αν αυτό οφείλεται σε ρυθμίσεις του φίλτρου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, ζητήστε τους να σας προσθέσουν στις επαφές τους.

Όταν πρόκειται για emails με σκληρή αναπήδηση, δεν υπάρχει εύκολη λύση. Ωστόσο, είναι σημαντικό να αναλάβετε δράση, αφαιρώντας τις διευθύνσεις email που έχουν αναπηδήσει σκληρά από τη λίστα αλληλογραφίας σας. Αν τις αφήσετε να συσσωρευτούν, τα email σας μπορεί να καταλήξουν σε λίστα αποκλεισμού. Έτσι, είναι καλύτερο να παρακολουθείτε τα πράγματα και να διατηρείτε τη λίστα σας ενημερωμένη.

Soft bounce emails

Όταν ένας διακομιστής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απορρίπτει προσωρινά ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτό ονομάζεται soft bounce. Ωστόσο, αυτό είναι απλώς ένα προσωρινό πρόβλημα και οι υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνήθως προσπαθούν να στείλουν εκ νέου τα μηνύματα που έχουν αναπηδήσει.

Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους ένα email μπορεί να αναπηδήσει, όπως:

• Το γραμματοκιβώτιο είναι γεμάτο: Όταν το γραμματοκιβώτιο ενός παραλήπτη φτάσει την αποθηκευτική του ικανότητα και δεν έχει πλέον χώρο για να λάβει νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα αναπηδήσει πίσω σε εσάς.
• Μέγεθος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Εάν το μέγεθος του email σας υπερβαίνει το όριο που έχει οριστεί από τον πελάτη ή τον διακομιστή email του παραλήπτη, το email σας θα αναπηδήσει. Αυτό μπορεί να συμβεί αν συμπεριλάβετε μεγάλα συνημμένα αρχεία ή βαριές εικόνες στο email σας.
• Ο διακομιστής δεν λειτουργεί: Εάν ο διακομιστής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη είναι εκτός λειτουργίας, μπορεί να έχει καταρρεύσει, να έχει υπερφορτωθεί ή να βρίσκεται σε διαδικασία συντήρησης. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να περιμένετε για να στείλετε ξανά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση του παραλήπτη.
• Αυτόματη απάντηση: Όταν κάποιος ρυθμίζει μια αυτόματη απάντηση, αυτό σημαίνει ότι είναι εκτός γραφείου, σε διακοπές ή με άλλο τρόπο δεν μπορεί να απαντήσει αμέσως στο email σας. Το email σας μπορεί να αναπηδήσει με ένα μήνυμα αυτόματης απάντησης.

Αποκλεισμένα emails

Οι πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ESP) δημιουργούν λίστες αποκλεισμού για να διαλέγουν το επιβλαβές ή εκμεταλλευτικό περιεχόμενο, όπως το spam και το κακόβουλο λογισμικό, και να τα εξαλείφουν. Αυτές οι λίστες αποκλεισμού δεν έχουν σκοπό να περιπλέξουν τη διαδικασία αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά να προστατεύσουν τους παραλήπτες των 300 δισεκατομμυρίων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται καθημερινά.

• Καταγγελίες spam: Παράπονα από τους παραλήπτες μπορούν να στείλουν τα email σας σε φακέλους/λίστες ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.
• Υψηλά ποσοστά αναπήδησης: Η κακή υγιεινή της λίστας email μπορεί να οδηγήσει σε υψηλά ποσοστά αναπήδησης
• Αύξηση του μεγέθους/όγκου της λίστας: Η ταχεία αύξηση της λίστας email ή η αποστολή μαζικών ποσοτήτων email μπορεί να σηματοδοτήσει spam ή αγορασμένη λίστα.
• Κακό περιεχόμενο: Η χρήση ανεπιθύμητων λέξεων στη γραμμή θέματος ή στο περιεχόμενο μπορεί να ενεργοποιήσει τα φίλτρα.

Ο αντίκτυπος του Email Bouncing στην Παραδοσιμότητα Email

Όταν στέλνετε μια παρτίδα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε το ποσοστό αναπήδησης. Ένα ποσοστό αναπήδησης της τάξης του 2% είναι φυσιολογικό και δεν χρειάζεται να ανησυχείτε, αλλά οτιδήποτε υπερβαίνει το 5% είναι λόγος ανησυχίας. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι ένα υψηλό ποσοστό αναπήδησης μπορεί να επηρεάσει αρνητικά την παραδοσιμότητα των email σας, γεγονός που μπορεί τελικά να βλάψει τα ποσοστά δέσμευσης και τις πωλήσεις σας.

Οι πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θεωρούν ένα υψηλό ποσοστό αναπήδησης ως κόκκινη σημαία για κακές τακτικές μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή περιεχόμενο χαμηλής ποιότητας, το οποίο μπορεί να οδηγήσει στο να χαρακτηριστούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ως ανεπιθύμητα. Γι' αυτό είναι σημαντικό να λάβετε μέτρα για να μειώσετε το ποσοστό αναπήδησης και να διατηρήσετε μια θετική ψηφιακή φήμη.

Θυμηθείτε, κάθε αναπήδηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια χαμένη ευκαιρία για αλληλεπίδραση με τον πελάτη, οπότε αξίζει τον κόπο να διατηρήσετε το ποσοστό αναπήδησης όσο το δυνατόν χαμηλότερα.

Πώς να εντοπίσετε την αναπήδηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας έναν ελεγκτή αναπήδησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Δεν είναι μεγάλη υπόθεση αν λαμβάνετε περιστασιακά μερικά ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, το να αφήνετε το ζήτημα των αναπάντητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ασχολίαστο μπορεί να είναι ενοχλητικό. Για να αποφύγετε τις αρνητικές επιπτώσεις μιας ακάθαρτης λίστας αλληλογραφίας, καλό είναι να χρησιμοποιήσετε ένα αξιόπιστο εργαλείο ελέγχου αναπήδησης email.

Έχουμε μερικά που μπορείτε να προσέξετε:

Το Mailfloss είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο που χρησιμοποιούν πολλοί επαγγελματίες για να επαληθεύουν μεγάλες λίστες αλληλογραφίας χύμα. Είναι ένας αυτοματοποιημένος ελεγκτής αναπήδησης email, που σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τη διαχείριση της διαδικασίας. Αν θέλετε να το δοκιμάσετε, μπορείτε να λάβετε μια δωρεάν δοκιμή 7 ημερών.

ΤοEmailListVerify είναι ένα εργαλείο με υψηλή βαθμολογία που ελέγχει για συντακτικά σφάλματα, ανενεργούς ή ανύπαρκτους τομείς και παγίδες spam που μπορεί να εμποδίσουν την παράδοση των email σας. Το εμπιστεύονται μεγάλοι παίκτες στον κλάδο του μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Mailchimp και το Shopify. Με το EmailListVerify, μπορείτε να επαληθεύσετε δωρεάν έως και 1.000 διευθύνσεις.

ΤοClearout είναι ένα εργαλείο που κάνει ακριβώς αυτό που υποδηλώνει το όνομά του - ξεφορτώνεται τις κακές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας διάφορες μεθόδους. Μπορεί να ανιχνεύσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχονται από τομείς που βρίσκονται σε μαύρη λίστα, παγίδες spam και αυτά που έχουν προκαλέσει στο παρελθόν σκληρές αναπηρίες. Μπορείτε να δοκιμάσετε το Clearout δωρεάν με έως και 500 διευθύνσεις.

Συμβουλές για τη διόρθωση της αναπήδησης email - Hard Bounce και Soft Bounce

Έχετε μερικές διαφορετικές στρατηγικές στη διάθεσή σας για να μειώσετε τα ποσοστά αναπήδησης.

Συμβουλές για τη διόρθωση σκληρών αναπηδήσεων:

• Ελέγξτε δύο φορές τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Ορισμένες φορές η απόρριψη γίνεται απλώς επειδή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι λανθασμένα γραμμένη. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σωστή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δοκιμάστε να στείλετε ξανά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Αφαιρέστε τις άκυρες διευθύνσεις email: Εάν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι πλέον ενεργή ή είναι άκυρη, είναι καλύτερο να την αφαιρέσετε από τη λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε μελλοντικές σκληρές αναπηδήσεις.
• Χρησιμοποιήστε μια δωρεάν υπηρεσία επικύρωσης email: Αν δεν είστε σίγουροι για την εγκυρότητα μιας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπάρχουν διαθέσιμες δωρεάν υπηρεσίες που μπορούν να σας βοηθήσουν να την επαληθεύσετε και να αποφύγετε τις αναπάντητες αποστολές.

Συμβουλές για τη διόρθωση μαλακών αναπηδήσεων:

• Περιμένετε και δοκιμάστε ξανά: Συχνά προκαλούνται από παράγοντες όπως ένα γεμάτο γραμματοκιβώτιο ή διακοπή λειτουργίας του διακομιστή. Περιμένετε λίγο και στη συνέχεια δοκιμάστε να στείλετε ξανά το email.
• Ελέγξτε το μέγεθος του email σας: Εάν το email σας περιλαμβάνει μεγάλα συνημμένα αρχεία ή εικόνες, μπορεί να είναι πολύ μεγάλο για το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη. Δοκιμάστε να στείλετε ένα μικρότερο email ή να στείλετε το συνημμένο μέσω μιας διαφορετικής μεθόδου.
• Προσέξτε τις συνήθειες αποστολής email: Μπορεί να ενεργοποιήσετε τα φίλτρα spam ή να προκαλέσετε προσωρινά προβλήματα στον διακομιστή. Διατηρήστε το ρυθμό σας και παρακολουθήστε τις μετρήσεις των email σας για να αποφύγετε μελλοντικές μαλακές αναπηρίες.

Συνοψίστε

Είναι σημαντικό να κατανοήσετε και να αντιμετωπίσετε την αναπήδηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να διασφαλίσετε ότι τα μηνύματά σας παραδίδονται στους σωστούς ανθρώπους και αποφεύγουν τον φάκελο ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Ακολουθώντας τις συμβουλές μας, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε την αναπήδηση email και να βελτιώσετε την παραδοσιμότητα και τη δέσμευση των email σας. Έχετε κατά νου αυτές τις συμβουλές για να σας βοηθήσουν να οικοδομήσετε ισχυρότερες σχέσεις με τους πελάτες και τους υποψήφιους πελάτες σας μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου!