7 Mejores plataformas SaaS de gestión del gasto en 2023

Introducción

¿Sabía que el gasto en software es el tercero más importante de una organización, después del gasto en empleados y alquiler de oficinas?

Sí, las aplicaciones SaaS, a diferencia de las aplicaciones heredadas, son más fáciles de adquirir. Cualquiera con acceso a una tarjeta de crédito corporativa puede comprar una aplicación SaaS sin la aprobación de los equipos de TI o finanzas.

Este gasto descontrolado, técnicamente denominado "TI en la sombra", aumenta el número de aplicaciones gratuitas y no autorizadas en su cartera de SaaS. Ocultas a los equipos de TI y finanzas, estas aplicaciones pueden provocar la pérdida de renovaciones y, en el peor de los casos, también filtraciones de datos.

Aquí es donde entran en juego las plataformas de gestión de gastos SaaS. Esta entrada del blog explorará las siete principales plataformas disponibles en la actualidad y analizará las ventajas de utilizar este tipo de software.

¿Qué es una plataforma de gestión de gastos SaaS?

Una plataforma de gestión de gastos SaaS es una solución de software diseñada para optimizar y agilizar los procesos de aprovisionamiento, gasto y gestión de gastos de las aplicaciones SaaS.

Puede integrarse con sus sistemas de finanzas, SSO y HRIS para ofrecer a las empresas una visibilidad completa de su gasto en SaaS, TI en la sombra y ayudar a controlar los costes de forma eficaz.

Los equipos de TI y RRHH pueden utilizar la visibilidad que ofrece una plataforma de gestión de gastos SaaS para identificar TI en la sombra y eliminar aplicaciones duplicadas. Estas herramientas también disponen de recordatorios y flujos de trabajo en tiempo real para evitar las renovaciones automáticas y ayudar a tu equipo a renovar el contrato de SaaS a tiempo.

El aumento del gasto en SaaS debido a renovaciones no realizadas, TI en la sombra, etc. afectará a sus decisiones presupuestarias y a sus ingresos si no se controla. Por lo tanto, veamos las mejores herramientas de gestión de gastos de SaaS que pueden ayudarle a optimizar sus gastos de SaaS.

Las 7 mejores plataformas SaaS de gestión de gastos

CloudEagle

CloudEagle se lleva la palma, ya que es una de las plataformas de gestión de gastos más completas de esta lista. Sus amplias funciones de gestión de aplicaciones, optimización de costes, adquisiciones y gestión de proveedores, así como su interfaz fácil de usar, la han convertido en la plataforma de referencia para pymes y empresas.

CloudEagle puede integrarse con sus sistemas internos de SSO, finanzas y HRIS. Esto le permite obtener el 100% de visibilidad de su pila SaaS, realizar un seguimiento del uso de las aplicaciones, identificar las aplicaciones infrautilizadas y duplicadas, y mantener bajo control la TI en la sombra.

La plataforma también ofrece flujos de trabajo automatizados para agilizar su proceso de contratación y renovaciones, ahorrando a su equipo tiempo y esfuerzo valiosos. Con CloudEagle, la gestión de contratos y facturas se convierte en un juego de niños, ya que puede almacenarlos en un solo lugar y realizar su seguimiento fácilmente.

Los expertos en compra de SaaS de CloudEagle le ayudarán a encontrar el software adecuado y negociarán en su nombre para comprar el software adecuado al precio adecuado. Además, CloudEagle destaca en la supervisión de renovaciones. Enviará recordatorios a través de Slack y correo electrónico 90 días antes de la fecha límite de renovación y los escalará a varias partes interesadas hasta que se renueve el contrato.

Características

• Visibilidad de las aplicaciones e información precisa sobre su uso
• Aprovisionamiento y desaprovisionamiento automatizados de usuarios
• Flujos de trabajo para adquisiciones y renovaciones
• Notificaciones de Slack para adquisiciones y renovaciones
• Servicios de compra asistida
• Motor de recomendación de proveedoresbasado en IA
• Gestión de licencias y contratos
• Informes personalizados.

Precios

El plan de inicio tiene un precio de 1000 $ al mes.

Finly

Finly es una solución avanzada de gestión financiera basada en la nube creada para realizar el seguimiento y la gestión de los gastos en que incurren los usuarios y las operaciones de una organización. Lo mejor de Finly es que puede hacer un seguimiento y procesar todos los gastos, ya sea en recibos de papel o registros digitales.

Finly está equipado con tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que hace que la herramienta extraiga información relevante de los recibos, como la fecha, los datos del proveedor y el importe gastado. A continuación, esta información se procesa para generar automáticamente informes de gastos completos.

A continuación, estos informes se envían a los gestores para su revisión y aprobación. Una vez aprobados, pasan al equipo financiero para su reembolso, lo que garantiza un procesamiento puntual y preciso de los gastos de los empleados.

Si su pila de SaaS tiene aplicaciones duplicadas debido a TI en la sombra, Finly puede ayudarle a encontrar quién compró la aplicación analizando los recibos o facturas. Mediante el uso de herramientas de gestión financiera como Finly, las organizaciones pueden mejorar la rendición de cuentas de las compras en la sombra y aplicar medidas para evitar que se repitan.

Características

• Flujos de trabajo automatizados
• Seguimiento de actividades y gastos
• Gestión de reembolsos
• Automatizar los pagos de los contratos
• Gestionar los pagos de las órdenes de compra
• Sistema de control presupuestario
• Gestión de pagos con tarjeta de crédito para empresas

Precios

Hay tres niveles de precios disponibles: Pequeña empresa, Rápido crecimiento y Empresa. ¿Qué tipo de empresa es la suya? ¿Es una empresa emergente de rápido crecimiento? Puede ponerse en contacto con el equipo de Finly para conocer los precios.

Rampa

A diferencia de las otras plataformas de esta lista, Ramp ofrece una solución única que impediría a los empleados comprar aplicaciones SaaS sin la aprobación de TI: Una tarjeta corporativa de Ramp.

¿Cómo puede una tarjeta corporativa evitar que los empleados hagan compras en la sombra?

Estas tarjetas pueden configurarse de varias maneras. Por ejemplo, se puede asignar a la tarjeta un presupuesto específico que impida a los equipos gastar más de la cuenta, y también se pueden limitar los gastos de estas tarjetas para mantener el gasto optimizado.

Con las tarjetas de visita de Ramp, la presupuestación SaaS se realiza sin esfuerzo, ya que a cada departamento se le puede asignar una tarjeta corporativa dedicada con un presupuesto predefinido adaptado a sus necesidades. Este enfoque aumenta la responsabilidad y evita las compras fantasma.

Además de tarjetas de visita, Ramp es también una sólida plataforma de gestión de gastos y gestión de proveedores. Simplifica los procesos de pago recogiendo y verificando los recibos con precisión, lo que garantiza una experiencia fluida para los usuarios.

Características

• Gestión de proveedores y gastos
• Establecer límites de gasto para las tarjetas de visita
• Lista negra de proveedores para evitar compras no deseadas
• Evitar que los proveedores cobren más en las renovaciones automáticas
• Asigne las transacciones al proveedor adecuado
• Flujos de aprobación predefinidos para las adquisiciones
• Centralice todos los gastos de los empleados y de SaaS para facilitar la gestión.

Precios

Existe una versión de prueba gratuita. Ponte en contacto con el equipo para obtener más información sobre los precios.

Spendesk

Spendesk es una solución intuitiva de gestión de gastos que ayuda a las empresas a gestionar eficazmente los gastos de sus usuarios y aplicaciones. Ofrece varias funciones dinámicas, como automatización de gastos, tarjetas virtuales, correspondencia de facturas con OCR, etc., para agilizar la gestión de gastos.

Permite a las empresas automatizar los gastos repetitivos, reduciendo el esfuerzo manual, ahorrando tiempo y aumentando la productividad del equipo. Esta función de automatización agiliza el proceso de gestión de gastos y garantiza la coherencia.

El software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permite a Spendesk cotejar automáticamente las facturas con las declaraciones de gastos. Esto ayuda a relacionar con precisión los gastos con las facturas pertinentes y simplifica el proceso de conciliación.

Al igual que Ramp, Spendesk también proporciona tarjetas de crédito virtuales de un solo uso, que pueden utilizarse para realizar compras seguras en línea dentro de una organización. Estas tarjetas pueden configurarse con límites de gasto y presupuestos predefinidos para evitar que los usuarios gasten más de la cuenta en productos y servicios.

Características

• Tarjetas virtuales y tarjetas de débito de clientes
• Control presupuestario en las tarjetas
• Seguimiento de las transacciones financieras y contables en tiempo real
• Crear reglas de gasto predefinidas
• Gestione fácilmente las suscripciones a aplicaciones
• Reembolso de gastos.

Precios

Puede obtener un presupuesto personalizado del equipo en función de sus necesidades.

Payhawk

El siguiente en nuestra lista del mejor software SaaS de gestión de gastos es Payhawk, que combina tarjetas corporativas, gestión multientidad, gestión de gastos y cuentas a pagar en una sola plataforma.

Esta solución unificada mejora la visibilidad de la tesorería, optimiza el gasto y simplifica la planificación de todo el Grupo, lo que permite a las empresas adoptar un enfoque eficaz y racionalizado para gestionar sus procesos financieros.

Las tarjetas corporativas tienen funciones de gestión del gasto como límites de gasto, políticas y reglas para configurar presupuestos y controlar el gasto individual y por equipos. Puede hacer un seguimiento del uso en tiempo real y congelar la tarjeta y las transacciones posteriores cuando los usuarios participen en compras encubiertas.

El mejor aspecto de las tarjetas Payhawk es que no tiene que gestionar tarjetas individuales. La función de automatización de cuentas le permitirá realizar un seguimiento y gestionar tarjetas en bloque. Puede establecer reglas de presupuesto y gasto y aplicarlas a todo el departamento con un clic.

Características

• Controles proactivos del presupuesto y el gasto
• Gestión masiva de tarjetas
• Crear tarjetas con presupuestos compartidos y predefinidos
• Gestión de gastos
• Flujos de trabajo de aprobación disponibles
• Ya está disponible la aplicación móvil Payhawk

Precios

• Tarjetas Premium - 199 euros al mes
• Gasto todo en uno - 299 euros al mes
• Empresa - Presupuesto personalizado en función de los requisitos

Expensify

Expensify es un sistema de gestión de gastos empresariales basado en la nube que se encarga de la gestión de gastos y transacciones mediante el procesamiento de datos en tiempo real.

Ofrece una serie de funciones para agilizar el seguimiento de los gastos, analizar los patrones de gasto de los usuarios, gestionar las relaciones con los proveedores, crear un plan presupuestario sólido, gestionar los recibos y gestionar los procesos de reembolso.

Expensify también ofrece tarjetas de crédito corporativas para ayudar a los equipos financieros a controlar y gestionar sus gastos de forma eficaz. Puedes establecer límites inteligentes para cada tarjeta para controlar los gastos. Una vez que alcancen el límite, la tarjeta se desactivará hasta la aprobación del gasto anterior.

Puede crear informes de gastos inteligentes y completos recopilando gastos individuales y de grupo con un formato personalizable. Puedes compartir estos informes con compañeros, gestores o departamentos de contabilidad para colaborar y facilitar la toma de decisiones inteligentes.

Características

• Sistema de detección de agentes no autorizados para el cumplimiento de la normativa
• Gestión de gastos y facturas
• Organización centralizada de viajes y pagos personales
• Flujos de trabajo automatizados e integraciones avanzadas
• Asistencia prioritaria
• Aplicación para escanear recibos.

Precios

• Existe una versión gratuita con funciones limitadas
• El plan Collect tiene un precio de 5 $/usuario/mes con tarjeta Expensify
• El plan Control tiene un precio de 9 $/usuario/mes con tarjeta Expensify.

Spendflo

Spendflo es una plataforma integral de gestión de SaaS y gestión de gastos con muchas funciones para gestionar todo el ciclo de vida de SaaS, desde la gestión de aplicaciones hasta la adquisición y la gestión de gastos.

Acelere el proceso de compra de SaaS automatizando los flujos de trabajo de aprobación. Dedique menos horas manuales y deje que su equipo se centre en tareas más estratégicas para gestionar su gasto en SaaS.

Spendflo puede integrarse perfectamente con su SSO interno y sus sistemas financieros para realizar un seguimiento de los datos de gastos. Puede obtener una visión de 360 grados de cuánto gasta su equipo en cada aplicación. Compare el gasto previsto con el gasto real y calcule dónde ha gastado de menos y dónde de más. Esto le ayudará a planificar su presupuesto con eficacia.

Analice los datos de uso de cada aplicación, identifique las licencias infrautilizadas y adáptelas para aumentar su ahorro en SaaS, lo que repercutirá significativamente en su cuenta de resultados.

Características

• Gestione las solicitudes y los contratos desde un único lugar
• Análisis del gasto y seguimiento preciso del uso
• Flujos de aprobación automatizados y compra asistida
• Evaluación del riesgo de los proveedores
• Encuesta de opinión
• Gestione la cartera, el gasto y la seguridad desde una única plataforma.

Precios

El plan inicial cuesta 2.500 dólares al mes (facturados anualmente), y el precio aumenta en función del gasto anual.

Ventajas de utilizar un software de gestión de gastos

La implantación de una plataforma de gestión de gastos SaaS puede aportar muchas ventajas a su empresa. He aquí algunas ventajas clave:

Optimización de costes

Una plataforma de gestión de gastos le ayuda a obtener visibilidad de sus gastos de SaaS a través de SSO e integraciones financieras, lo que le permite identificar licencias innecesarias y eliminar servicios redundantes, lo que se traduce en un importante ahorro de costes.

Visibilidad y seguimiento centralizado

Con una plataforma de gestión de gastos, puede obtener una vista de pájaro de toda su pila SaaS y consolidar todas sus aplicaciones SaaS en un solo lugar, lo que permite un fácil seguimiento, supervisión y gestión. La visibilidad completa evita la TI en la sombra, los duplicados y las aplicaciones redundantes, y garantiza el cumplimiento de las políticas de la empresa.

Flujos de trabajo racionalizados

El software de gestión de gastos puede automatizar tareas repetitivas como el procesamiento de facturas, el seguimiento de gastos y los flujos de trabajo de aprobación, reduciendo el esfuerzo manual y aumentando la productividad.

Seguimiento de la utilización

Gracias a las capacidades de integración del software de gestión de gastos, puede realizar un seguimiento del uso de las aplicaciones en tiempo real. Identifique las apps no utilizadas o infrautilizadas y realice las optimizaciones necesarias para controlar sus gastos.

Gestión de contratos y renovaciones

Estas plataformas ofrecen funciones completas de gestión de activos, lo que le permite hacer un seguimiento de las condiciones contractuales, automatizar las renovaciones y negociar mejores acuerdos con los proveedores con la ayuda de compradores asistidos.

Conclusión

Aquí tienes, las siete mejores plataformas de gestión de gastos SaaS que debes buscar en 2023. El gasto en software se ha convertido en una carga incontrolable para los equipos financieros debido a la falta de un sistema sofisticado para gestionar toda la cartera de SaaS.

Puede utilizar plataformas como CloudEagle y Spendflo para mejorar la gestión de SaaS y los procesos de gestión del gasto. Obtenga una visibilidad completa de lo que utilizan sus equipos y dónde gastan, y tome las decisiones de optimización necesarias para aumentar el ahorro en SaaS.

Plataformas como Ramp y Expensify ofrecen tarjetas de crédito virtuales corporativas, que pueden utilizarse para controlar los patrones de gasto de su equipo y mantener el gasto dentro de su presupuesto.

Entonces, ¿cuál es la opción para usted?