Aumente sus ventas: Mejore la gestión de datos y tesorería para tener éxito

Introducción

Tanto si se trata de una empresa en fase inicial como de una de las 500 mayores, la gestión de la tesorería es crucial para mantener su negocio en funcionamiento. Aunque no hay forma de evitar tener problemas de liquidez de vez en cuando, hay algunas formas probadas de utilizar los datos para mejorar la gestión de la tesorería y disparar las ventas.

En este artículo enumeramos siete de esas estrategias de expertos. Pero antes...

¿Qué es la gestión de tesorería?

El flujo de caja es la cantidad de dinero que entra y sale de su empresa. Incluye desde la tesorería ligada a las actividades operativas y financieras hasta la tesorería procedente de inversiones y financiaciones.

Mediante la gestión del flujo de caja, usted planifica, realiza un seguimiento y controla todos los elementos del flujo de caja de su empresa. Es un aspecto importante de la planificación financiera de una empresa. Con una gestión adecuada, puede estabilizar su negocio en tiempos turbulentos, como los impagos de préstamos o la quiebra.

Cuando se vincula a los datos, su proceso de gestión de tesorería puede convertirse en el motor que impulse el crecimiento (y las ventas) de su empresa. Desde la toma de decisiones estratégicas hasta la mejora del rendimiento de las ventas, el aprovechamiento de los datos puede ayudarle a gestionar la tesorería de su empresa como ninguna otra cosa.

He aquí siete estrategias que puede aplicar en su empresa para mejorar la gestión de la tesorería con datos para mejorar las ventas:

#1. Centrarse en la supervisión de datos precisos para la previsión del flujo de caja

El análisis de datos es la principal fuente de información que utilizan las empresas para hacer previsiones de tesorería. Esto incluye predecir la cantidad de efectivo que entrará y saldrá de su negocio en la próxima semana, mes, trimestre o año.

El uso de datos para controlar su efectivo con precisión le permitirá comprender mejor su situación financiera y prepararse para cualquier necesidad o escasez de efectivo en el futuro.

Por ejemplo, si su negocio puede sufrir un descenso significativo de los ingresos debido a la temporada baja en el trimestre siguiente, puede ajustar su presupuesto en consecuencia.

La clave está en diseñar una estructura de flujo de caja y realizar análisis de datos con regularidad. Aproveche su embudo de comercio electrónico para obtener información valiosa sobre la tasa de conversión, el inventario, la eficacia del marketing, la estrategia de precios y mucho más. Supervise de cerca sus cuentas por pagar, cuentas por cobrar e inventarios para realizar un seguimiento de las entradas y salidas de efectivo para una planificación y previsión precisas.

#2. Mayor control de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son todas las facturas pendientes que tiene: el dinero que le deben sus clientes y que aún no se ha pagado. Y aunque siempre existe el riesgo de que se produzcan retrasos o, peor aún, impagos, hay algunas formas de minimizarlo.

Incentivar o penalizar a los clientes:

Ofrece a tus clientes un incentivo adicional para que paguen antes, como un descuento exclusivo o regalos. Esto les anima a pagar sus facturas más rápido. Luego puedes invertir este dinero anticipado para aumentar aún más tus ventas.

Por otro lado, penalizar a los clientes por retrasarse o no respetar las fechas de vencimiento le ayuda a asegurarse de que le pagan a tiempo. Sin embargo, para ello necesitas una política de facturación estricta que aclare cuánto y cuándo se cobrará a los clientes por retrasos en los pagos.

Agilizar el proceso de facturación

Con tantas piezas en movimiento, es normal que las empresas pospongan ocasionalmente la creación y el cobro de facturas. Sin embargo, esto alarga el día de ventas pendientes (DSO).

Laautomatización puede ser la respuesta. Automatizar el proceso de facturación puede ayudarle a generar y cobrar facturas. También facilita el proceso de pago por parte del cliente, ya que estas facturas electrónicas incorporan botones de pago, lo que reduce la fricción.

#3. Acelere el período de conversión de efectivo con mejores decisiones de crédito para el cumplimiento, el envío, la manipulación y la facturación.

Compruebe cuidadosamente la solvencia del cliente antes de concederle un crédito. El tiempo que conlleva este proceso de toma de decisiones (decisión sobre el crédito) aumenta directamente el número de días de su periodo de conversión de efectivo.

**Decisión de crédito

Para el cliente existente, analizar su límite de crédito actual y los niveles de negocio previstos desempeñará un papel crucial a la hora de cambiar su límite de crédito. Con estos datos en la mano, puedes anticiparte a sus necesidades de crédito antes de tiempo, reduciendo así drásticamente el periodo de conversión de efectivo y mejorando al mismo tiempo la relación con los clientes.

Pero como no tienes ninguna relación anterior con los nuevos clientes, tienes que comprobar sus referencias crediticias, obtener un informe de crédito y comprobar sus bancos para tomar la decisión final sobre el crédito.

Optimización del cumplimiento y el envío

Cumplir eficientemente con las entregas de su producto o servicio es otro aspecto clave para un periodo de conversión de efectivo más rápido, la gestión del flujo de caja y la satisfacción general del cliente. Asegúrese de agilizar estas operaciones:

• Gestión del inventario: Mantenga registros precisos de su inventario para realizar envíos y entregas a tiempo.
• **Socios de envío: **Para negocios minoristas, colabore con socios de envío para asegurarse de que los pedidos se entregan a tiempo y con las tarifas más baratas posibles.
• **Optimice las cuentas a pagar: **Integre su proceso de cuentas por pagar con las operaciones de cumplimiento y envío para una gestión más sincronizada de las salidas de efectivo y del flujo de caja.
• Aproveche los sistemas de seguimiento de pedidos: Permita a sus clientes hacer un seguimiento en tiempo real del progreso de sus pedidos o proyectos.
• Automatizar los sistemas de manipulación: Utilice sistemas automatizados de gestión de pedidos y tareas manuales para reducir los costes de mano de obra y los errores humanos.

Proceso de facturación

Al finalizar cada venta, emitir facturas que incluyan:

• Fecha de creación de la factura
• Nombre y dirección del cliente
• Descripción del producto o servicio
• Importe debido
• Fecha de vencimiento (más incentivo o penalización por pagos)

Para mayor comodidad, ofrezca a sus clientes múltiples opciones de pago. Revise periódicamente los registros de facturación con extractos bancarios y utilice la facturación electrónica para agilizar la tramitación de las facturas y los pagos.

#4. Liquidación agresiva de existencias

Los artículos que permanecen en su estantería (o estantería virtual) significan retener efectivo. Cuantas más existencias posea y más tiempo las tenga, mayores serán sus costes de inventario. Un estudio de McKinsey muestra también que las existencias de movimiento lento pueden inmovilizar entre el 10% y el 40% del capital circulante de una empresa.

Por eso, convertir agresivamente el inventario estancado en activos líquidos puede impulsar significativamente sus ventas y su salud financiera.

Aquí tienes algunos trucos que puedes utilizar:

• Reserve un presupuesto de marketing para las liquidaciones de artículos de baja rotación (un descuento del 10-20% es ideal para fomentar las ventas sin perjudicar sus márgenes de beneficio).
• Combine los artículos estancados con los más vendidos.
• Realice ventas flash y promociones, como las ventas de fin de semana.
• Utilice las herramientas de búsqueda de correo electrónico para realizar campañas de marketing específicas para liquidaciones. Por ejemplo, al planificar un descuento en artículos de baja rotación, puede buscar y enviar correos electrónicos a clientes que hayan mostrado interés por productos similares en el pasado.
• Utilice los programas de fidelización para ofrecer ofertas especiales de liquidación.

#5. Utilice un modelo de compra híbrido

Los modelos de compra híbridos son otra solución de gestión de inventario popular y práctica para las empresas que buscan reducir costes y satisfacer al mismo tiempo las demandas de los clientes. Combina las estrategias de inventario Just-in-Time (JIT) y Just-in-Case (JIC) para mantener el flujo de caja y los márgenes de beneficio.

En este caso, mantiene unas existencias mínimas de artículos no esenciales para poder reducir los costes de inventario. Los modelos de compra híbridos le permiten adaptarse a los cambios en la demanda al tiempo que mitiga los riesgos con rapidez.

Sin embargo, los datos deben desempeñar un papel fundamental. Para una aplicación correcta, debe estar al tanto de las necesidades y expectativas de sus clientes en cuanto a productos y servicios.

Para aplicar esto a su empresa y mejorar las ventas, tiene que:

• Evaluar las necesidades de inventario y diferenciar entre artículos básicos y no básicos.
• Adoptar el sistema JIT para los artículos no esenciales a fin de minimizar los costes de almacenamiento y evitar el exceso de existencias.
• Utilizar los datos para la previsión de partidas básicas.
• Desarrolle relaciones sólidas con los proveedores en los que pueda confiar tanto para las compras JIT como JIC.

#6. Minimizar al máximo los costes operativos

Si la tesorería es una de las principales preocupaciones de su empresa, tiene que recortar todos los gastos evitables. Como empresa, tiene que poner todo su empeño en mejorar el valor de los pedidos, prever la demanda futura y gestionar el inventario y la logística. Sin embargo, para muchas empresas, los costes operativos desangran un porcentaje significativo del ya de por sí escaso flujo de caja.

Hay varias formas de minimizar los costes operativos:

• Racionalizar el proceso de la cadena de suministro: Examine su cadena de suministro para encontrar oportunidades de ahorro. Puede consistir en negociar contratos, adoptar estrategias cognitivas más eficientes o consolidar proveedores.
• **Optimización del proceso de fabricación: **Centrarse en reducir los costes de producción con mejores previsiones y eficiencia.
• **Adoptar las tecnologías adecuadas: **Utilizar la tecnología para agilizar las operaciones automatizables (facturación, introducción de datos, etc.).
• **Invertir en las habilidades de los empleados: **Crear manuales del empleado para orientar y formar a sus empleados en la identificación y aplicación de oportunidades de ahorro de costes a nivel operativo e incluso organizativo general.

A medida que su empresa crezca, empezará a ver más costes operativos ocultos y, a menudo inevitables, y gastos generales excesivos que pueden restringir su flujo de caja. La clave está en revisar constantemente estos costes mediante análisis de datos en tiempo real y encontrar áreas en las que puedas trabajar.

#7. Predecir los pedidos de los clientes para satisfacer sus necesidades

El análisis de datos en tiempo real es una herramienta increíble para mejorar la gestión de la tesorería, ya que permite conocer las necesidades de los clientes y predecir sus próximos pedidos. Sabiendo qué y cuánto producto necesitan pedir, puede asignar la entrada de efectivo necesaria en el lugar adecuado, evitando problemas de inventario y desperdicio de efectivo.

Integrar un sistema CRM puede ayudarle a conocer mejor las necesidades y preferencias futuras del cliente. A continuación, puede utilizar los esfuerzos de marketing personalizados para impulsar el producto de alta demanda a los clientes incluso antes de que lo pidan.

Los resultados: aumento de la satisfacción del cliente, mejora de la gestión del inventario, del flujo de caja y de las ventas.

Un consejo

Empresas de todo el mundo utilizan los datos y la gestión de tesorería para mejorar sus ventas. Las estrategias mencionadas son un buen punto de partida para que tú también empieces a aprovecharlas en tu negocio.

Pero no se detenga ahí. Sigue experimentando, haz pruebas A/B con diferentes tácticas y el informe de ventas no tardará en mostrar los resultados positivos de tus esfuerzos.