Cómo elegir el gestor de canales adecuado para tu negocio de alquileres vacacionales

Introducción

La gestión de un alquiler vacacional se complica mucho más en el momento en que empiezas a publicar la misma propiedad en varias plataformas de reservas.

Airbnb puede atraer a un tipo de huésped, Booking.com a otro, mientras que Vrbo puede ayudar a llegar a familias y a viajeros que se quedan más tiempo. Estar presente en varios canales puede aumentar la visibilidad y reducir la dependencia de una sola plataforma, pero también plantea un problema operativo: todos los ajustes de calendario, tarifas y disponibilidad deben mantenerse exactos en todas partes.

Si un huésped reserva tres noches a través de Airbnb, esas fechas deben desaparecer inmediatamente de Booking.com y Vrbo. Si aumentas tu tarifa de fin de semana, probablemente no quieras tener que iniciar sesión en cuatro paneles de control diferentes para realizar el mismo cambio.

Ahí es donde el software de gestión de canales se vuelve imprescindible.

La dificultad radica en que, a primera vista, muchos productos parecen casi idénticos. Todos prometen sincronización de calendarios, conectividad entre canales y una gestión más sencilla de los alojamientos. Las diferencias suelen hacerse evidentes solo después de que un operador empiece a gestionar reservas reales, cambios de tarifas, cancelaciones y una cartera cada vez mayor.

Esto es lo que los operadores de alquileres vacacionales deberían comparar realmente antes de elegir una plataforma.

¿Qué hace un gestor de canales de alquileres vacacionales?

Un gestor de canales conecta tu inventario de alquileres vacacionales con las páginas web en las que los huéspedes realizan sus reservas.

En lugar de gestionar Airbnb, Booking.com, Vrbo y otros canales de forma independiente, los operadores pueden controlar la información importante desde un único sistema central. Dependiendo del software, esto puede incluir:

• Disponibilidad
• Reservas
• Tarifas por noche
• Estancias mínimas
• Restricciones de reserva
• Información sobre el alojamiento
• Tarifas e impuestos
• Datos del huésped

La función más importante es la sincronización.

Cuando llega una reserva a través de una plataforma, el gestor de canales debe actualizar automáticamente la disponibilidad en los demás canales conectados. Esto reduce drásticamente el riesgo de que dos huéspedes reserven la misma propiedad para las mismas fechas.

Por lo tanto, un buen gestor de canales de alquileres vacacionales debe evaluarse en función de algo más que el número de logotipos que aparecen en su página de integraciones. Los operadores deben fijarse en cómo funcionan esas conexiones, qué datos se sincronizan y con qué rapidez se transmiten los cambios entre los sistemas.

Esta distinción cobra cada vez más importancia a medida que aumenta el volumen de reservas.

Da prioridad a las conexiones directas con los principales canales de reserva

La primera pregunta que hay que plantearse es sencilla:

¿Se conecta el software directamente a las plataformas de reserva que generan tus reservas?

Para la mayoría de las empresas de alquiler vacacional, es probable que los canales prioritarios incluyan alguna combinación de:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• Alquileres vacacionales de Google
• Plataformas de reservas regionales o especializadas

Sin embargo, limitarse a decir que una plataforma «es compatible» con Airbnb o Booking.com no te da necesariamente suficiente información.

Algunas integraciones son mucho más profundas que otras.

Una conexión directa sólida puede permitir que las reservas, los precios, la disponibilidad, las restricciones y otra información se transfieran automáticamente entre el gestor de canales y la OTA. Una conexión más limitada podría sincronizar únicamente los calendarios.

Esto es importante porque la sincronización solo de calendarios sigue dejando un trabajo manual considerable.

Si la disponibilidad se actualiza automáticamente, pero las tarifas y los requisitos de estancia mínima no, es posible que los operadores sigan teniendo que gestionar los paneles de control de cada OTA cada vez que cambie su estrategia de precios.

Antes de suscribirte, comprueba exactamente qué información se puede enviar y recibir a través de cada integración.

Busca una sincronización bidireccional en tiempo real

La velocidad de sincronización es una de las mayores diferencias prácticas entre los gestores de canales.

Imagina que un alojamiento está disponible para una noche muy solicitada de viernes y sábado.

A las 18:03, alguien reserva el alojamiento a través de Booking.com.

A las 18:05, otro viajero encuentra las mismas fechas disponibles en Airbnb.

Si los sistemas no se han sincronizado con la suficiente rapidez, es posible que se acepten ambas reservas.

Ahora el operador tiene un problema.

Hay que ponerse en contacto con alguien, puede que haya que cancelar una reserva y el rendimiento del alojamiento en la plataforma de reservas podría verse afectado. Y lo que es más importante, la experiencia del huésped comienza con una decepción que se podría haber evitado.

Por eso los operadores deben buscar una sincronización bidireccional que se produzca lo más cerca posible del tiempo real.

La sincronización bidireccional significa que la información fluye en ambas direcciones.

Por ejemplo:

Booking.com → Gestor de canales → Airbnb

y

Airbnb → Gestor de canales → Booking.com

La plataforma central se convierte en la fuente a través de la cual se coordina la disponibilidad en toda la red de distribución.

Por lo tanto, los operadores deberían preguntar a los posibles proveedores:

• ¿Con qué rapidez se sincronizan las nuevas reservas?
• ¿Se actualizan automáticamente las cancelaciones?
• ¿Se sincronizan los cambios de tarifas en todos los canales?
• ¿Se sincronizan las normas de estancia mínima?
• ¿Qué ocurre si falla la conexión?
• ¿Recibirá el operador una alerta si se interrumpe la sincronización?

Estas preguntas son más útiles que limitarse a preguntar si el producto «se integra con Airbnb».

Piensa en cómo gestionará el software el crecimiento

El software que funciona para un apartamento puede que no sea el que necesitas a la hora de gestionar 30 propiedades.

Al empezar, puede resultar tentador elegir la herramienta más barata capaz de sincronizar unos cuantos calendarios. Puede que sea perfectamente adecuada al principio, pero cambiar de sistema operativo más adelante puede suponer una interrupción.

Piensa en dónde podría estar el negocio dentro de dos o tres años.

Si la cartera se amplía, es posible que necesites:

• Actualizaciones masivas de tarifas
• Paneles de control para múltiples establecimientos
• Acceso para propietarios
• Permisos de equipo
• Mensajería automatizada
• Asignación de tareas
• Gestión de la limpieza
• Integraciones de gestión de ingresos
• Informes por establecimiento
• Integraciones contables
• Cuentas de usuario múltiples

Gestionar estos requisitos manualmente se vuelve cada vez más difícil a medida que aumenta el número de propiedades.

Un solo administrador puede darse cuenta inmediatamente de que algo no va bien en un calendario. Un equipo que gestiona 50 propiedades no puede confiar en que alguien revise manualmente todos los anuncios cada día.

Por lo tanto, la escalabilidad significa algo más que si el software te permite técnicamente añadir más propiedades. Significa preguntarse si la gestión de esas propiedades adicionales sigue siendo viable.

Comprueba cómo se integra con el resto de tu negocio

Un gestor de canales rara vez funciona de forma aislada.

Las empresas de alquiler vacacional pueden contar con un conjunto cada vez mayor de programas que abarcan la fijación de precios, la comunicación con los huéspedes, la contabilidad, la limpieza, los pagos y el acceso a las propiedades.

Entre las integraciones habituales se pueden incluir:

• Sistemas de gestión de propiedades
• Herramientas de fijación dinámica de precios
• Plataformas de contabilidad
• Procesadores de pagos
• Cerraduras inteligentes
• Software de gestión de la limpieza
• Herramientas de mensajería para huéspedes
• Sistemas de gestión de ingresos
• Páginas web de reservas directas

Antes de elegir un software, haz un mapa de los sistemas que ya utilizas.

A continuación, determina qué plataforma debe situarse en el centro de la operación.

Por ejemplo, una herramienta de fijación de precios puede calcular la tarifa por noche ideal en función de la demanda local. Esa tarifa debe llegar al gestor de canales, que la distribuye a Airbnb, Booking.com y Vrbo.

Si esos sistemas no se integran correctamente, es posible que el personal tenga que transferir la información sobre precios manualmente.

Lo mismo ocurre con los datos de los huéspedes.

Es posible que una reserva confirmada tenga que activar tareas de limpieza, flujos de trabajo de pago, instrucciones de registro de entrada y mensajes automáticos. Cuantas menos transferencias manuales se requieran entre sistemas, más fácil resultará ampliar la operación.

Decide si necesitas un gestor de canales o un PMS completo

Otra distinción importante es la que existe entre un gestor de canales específico y un sistema completo de gestión hotelera.

Un gestor de canales se centra principalmente en distribuir el inventario y sincronizar los canales de reserva.

Un sistema de gestión hotelera, o PMS, suele abarcar una gama más amplia de tareas operativas.

Dependiendo del proveedor, un PMS puede incluir:

• Gestión de reservas
• Comunicación con los huéspedes
• Servicio de limpieza
• Pagos
• Informes
• Reservas directas
• Extractos para propietarios
• Gestión del equipo
• Gestión de canales

Para los operadores más pequeños, una plataforma «todo en uno» puede resultar atractiva, ya que se necesitan conectar menos sistemas independientes.

Las empresas más grandes o especializadas pueden preferir herramientas específicas para cada función.

No existe una configuración universalmente correcta.

Lo importante es comprender exactamente qué problema se está intentando resolver. Pagar por un PMS de gran envergadura cuando lo único que se necesita es una sincronización fiable de los canales puede añadir una complejidad innecesaria. Elegir un gestor de canales básico cuando en realidad se necesita un software operativo completo puede crear el problema contrario.

Presta atención a la gestión de tarifas y restricciones

La sincronización de la disponibilidad acapara la mayor parte de la atención porque las reservas duplicadas son muy problemáticas, pero la gestión de tarifas es casi igual de importante.

Los precios de los alquileres vacacionales cambian constantemente.

Los operadores pueden ajustar las tarifas en función de:

• Fines de semana
• Días festivos
• Eventos locales
• Demanda estacional
• Disponibilidad de última hora
• Duración de la estancia
• Ocupación
• Con cuánta antelación reservan los huéspedes

Modificar estas reglas manualmente en múltiples plataformas es un proceso lento y propenso a errores.

Un gestor de canales eficaz debería facilitar la actualización centralizada de las tarifas y las restricciones de reserva.

Por ejemplo, un operador podría decidir que, durante un evento local importante:

• La tarifa por noche debería aumentar un 25 %
• La estancia mínima debería pasar de dos noches a tres
• Se deben desactivar las reservas para el mismo día

Lo ideal es que estas reglas se puedan modificar una sola vez y se distribuyan a todos los canales de reserva pertinentes.

Cuanto más fácil sea controlar los precios de forma centralizada, menos tiempo tendrán que dedicar los operadores a gestionar las cuentas individuales de las OTA.

Prueba el panel de control antes de comprometerte

Las funciones son importantes, pero la facilidad de uso también lo es.

Un software puede tener una impresionante lista de integraciones y, aun así, resultar frustrante de usar a diario.

Recuerda que el sistema puede acabar convirtiéndose en el panel de control que tu equipo abre en primer lugar cada mañana.

Fíjate bien en la rapidez con la que puedes:

• Ver las llegadas y salidas de hoy
• Buscar una reserva
• Bloquear fechas
• Ajustar una tarifa
• Modificar la estancia mínima
• Identifica el origen de una reserva
• Ver la disponibilidad en varios establecimientos
• Detectar errores de sincronización

Si las tareas rutinarias requieren navegar por varios menús, esa fricción se va acumulando.

Esto es especialmente importante si los empleados, los asistentes virtuales o los gestores inmobiliarios también van a utilizar la plataforma.

Un sistema debería reducir las necesidades de formación, en lugar de crear otro proceso complicado que solo una persona entienda.

No subestimes la importancia de la atención al cliente

El software de gestión de canales se sitúa directamente entre tu inventario y las plataformas que generan tus ingresos.

Cuando algo deja de funcionar, la asistencia técnica cobra una importancia fundamental.

Imagina que el viernes por la noche descubres que la disponibilidad en Airbnb ha dejado de sincronizarse para diez propiedades.

Enviar un correo electrónico y recibir una respuesta el lunes probablemente no sea suficiente.

Antes de comprometerte, infórmate:

• Horario de atención al cliente
• Disponibilidad del chat en directo
• Tiempos de respuesta
• Asistencia telefónica
• Cobertura durante el fin de semana
• Documentación
• Asistencia para la incorporación
• Asistencia para la migración

También deberías averiguar cómo gestiona el proveedor los problemas de integración relacionados con una OTA.

A veces, el software en sí puede estar funcionando correctamente, mientras que una plataforma de reservas externa está experimentando un problema. Un buen equipo de asistencia técnica debería ser capaz de identificar el problema y explicar qué medidas debe tomar el operador.

Es fácil pasar por alto el servicio de asistencia durante el proceso de compra, ya que todo funciona con normalidad. Su valor se hace evidente cuando algo sale mal.

Compara los precios en función de toda la cartera

Los modelos de precios de los gestores de canales varían considerablemente.

Los proveedores pueden cobrar:

• Por propiedad
• Por reserva
• Un porcentaje de los ingresos
• Una suscripción mensual
• Por número de canales
• Por número de usuarios
• A través de planes por niveles

Una plataforma que parece económica para dos propiedades puede resultar cara si se gestionan 20.

Lo contrario también puede ser cierto. Una suscripción mensual más elevada podría resultar más económica para un operador de mayor tamaño si incluye reservas ilimitadas o propiedades adicionales a un bajo coste marginal.

Calcula el coste utilizando tu cartera real en lugar de comparar los precios iniciales anunciados.

Comprueba también si se incluyen funciones importantes.

Un plan de bajo precio puede resultar mucho más caro una vez que se añaden:

• Canales adicionales
• Automatización
• Funcionalidad de reserva directa
• Usuarios adicionales
• Informes
• Acceso a la API
• Asistencia premium

La comparación más útil es el coste operativo total, no simplemente la cuota mensual anunciada.

Compara los gestores de canales uno al lado del otro

Una de las dificultades a la hora de elegir este tipo de software es que las páginas web de los proveedores suelen describir sus productos utilizando un lenguaje similar.

Casi todos ofrecen integraciones.

Casi todos prometen automatización.

Casi todos afirman que su sistema es fácil de usar.

Las diferencias significativas suelen encontrarse en los detalles: métodos de sincronización, funciones compatibles con cada OTA, precios a medida que crece la cartera de propiedades, calidad de la asistencia técnica y profundidad de la integración.

Por eso tiene sentido comparar las mejores opciones de gestores de canales para alquileres vacacionales antes de decidirse por una plataforma.

Elabora una lista de finalistas basándote en tus necesidades operativas reales, en lugar de limitarte a elegir el proveedor con la lista de funciones más extensa.

Una comparación sencilla podría ser algo así:

Requisito	Proveedor A	Proveedor B	Proveedor C
Conexión directa con Airbnb	Sí	Sí	Sí
Conexión con Booking.com	Sí	Sí	Sí
Conexión con Vrbo	Sí	Limitada	Sí
Sincronización bidireccional de tarifas	Sí	Sí	Sí
Disponibilidad en tiempo real	Sí	Limitada	Sí
Integración de precios dinámicos	Sí	No	Sí
Herramientas para múltiples propiedades	Sólidas	Básico	Avanzado
Asistencia 24/7	Sí	No	No
Precios para 20 inmuebles	$$$	$$	$$$

Los criterios exactos dependerán de tu negocio, pero este ejercicio te obliga a comparar lo que realmente importa, en lugar de fiarte de las afirmaciones de marketing.

Realiza una prueba en condiciones reales

Siempre que sea posible, aprovecha una prueba gratuita o una demostración antes de migrar toda tu cartera.

No te limites a hacer clic aquí y allá en el panel de control.

Prueba situaciones que se dan durante el funcionamiento habitual.

Por ejemplo:

1. Modifica la tarifa por noche y comprueba que se aplica a los canales conectados.
2. Reserva una fecha y comprueba que la disponibilidad desaparece en el resto de lugares.
3. Crea una reserva de prueba y comprueba con qué rapidez se actualizan los calendarios.
4. Cancela una reserva y asegúrate de que las fechas vuelven a estar disponibles correctamente.
5. Cambia una regla de estancia mínima.
6. Añade a otro miembro del equipo y comprueba los permisos.
7. Ponte en contacto con el servicio de atención al cliente con una pregunta realista.

Una prueba en condiciones reales pone de manifiesto diferencias que son difíciles de detectar en una página de precios.

El software adecuado debe reducir el trabajo, no aumentarlo

El objetivo del software de gestión de canales no es simplemente conectar el mayor número posible de páginas web de reservas.

Debe facilitar la gestión del negocio.

Un buen sistema ofrece a los operadores la confianza de que la disponibilidad es precisa, que las tarifas se distribuyen correctamente y que las reservas de diferentes plataformas se gestionan desde un único lugar.

Por lo tanto, la mejor opción depende de la estructura del negocio.

Un anfitrión con dos alojamientos puede dar prioridad a la simplicidad y al precio. Un gestor de alojamientos con 50 anuncios puede dar mucha más importancia a la gestión masiva, la automatización, las integraciones y la asistencia técnica.

Lo importante es ir más allá de la lista de características.

Evalúa la calidad de las conexiones, la velocidad de sincronización, cómo encaja la plataforma con el resto de tu software y si podrá seguir respaldando el negocio a medida que la cartera se amplíe.

Cuando todos estos elementos estén en su sitio, publicar propiedades en múltiples canales de reserva dejará de suponer un trabajo administrativo adicional y empezará a cumplir la función para la que fue concebido en un principio: generar más reservas.