Por qué las presentaciones de conferencias se ven diferentes en otras pantallas

Introducción

La presentación se veía perfecta en tu portátil la noche anterior. Pero, al conectarla al sistema del recinto, la tipografía del título cambia, una lista con viñetas se desborda a una segunda diapositiva y parte de un gráfico queda cortada por el borde de la pantalla. El archivo no tenía ningún error. Simplemente se encontró con otro equipo, y ese equipo rellenó los huecos a su manera, justo mientras el público observaba cómo sucedía.

Por qué aparece primero la fuente equivocada

Hablar en público ya conlleva suficiente presión sin que las diapositivas te jueguen una mala pasada, y la falta de fuentes es la razón más habitual por la que esto ocurre. Por defecto, una fuente no se almacena dentro de un archivo de PowerPoint. Se encuentra en el ordenador en el que se creó la presentación, por lo que abrir ese archivo en otro lugar significa que PowerPoint tiene que sustituirla por otra similar si la fuente original no está instalada allí también.

Esa sustitución rara vez coincide carácter por carácter. Una fuente de sustitución ligeramente más ancha puede hacer que un título se salga del cuadro de texto, que una línea se parta de forma diferente o que una viñeta pase a una diapositiva aparte. Nada de esto se aprecia mientras el archivo permanece intacto en el ordenador en el que se creó. Solo sale a la luz en el momento en que otra persona lo abre.

Una presentación creada íntegramente con fuentes estándar del sistema, como Calibri o Arial, en lugar de fuentes descargadas por separado, se ve afectada por este problema con menos frecuencia, ya que esas fuentes ya vienen incluidas en la mayoría de las instalaciones de PowerPoint. Esa es una primera línea de defensa aceptable. Deja de ser fiable en el momento en que un copresentador, un cliente o el ordenador del lugar de la presentación utilice un sistema operativo diferente o una suite de Office más antigua que incluya un conjunto predeterminado ligeramente distinto.

Por qué el diseño también puede cambiar

La sustitución de fuentes explica mucho, pero no todo. Una presentación creada con una relación de aspecto determinada puede mostrarse de forma extraña si el proyector del lugar del evento o el software que la abre interpreta el tamaño de las diapositivas de manera diferente, especialmente entre distintas versiones de PowerPoint. Un marcador de posición que encajaba perfectamente en una esquina puede acabar desplazado o recortado, aunque no haya cambiado nada en el propio archivo.

Ese es el verdadero problema al que se enfrenta una presentación en una conferencia: no se trata de un único ajuste frágil, sino de varios ajustes independientes que deben coincidir en un equipo que no controlas y que, por lo general, no puedes probar con antelación:

• Las fuentes exactas utilizadas y si ese dispositivo las tiene instaladas

• El diseño con el que se creó cada diapositiva, ya que un cambio de fuente o de versión puede alterarlo

• La relación de aspecto para la que se diseñó la presentación, que no siempre coincide con la pantalla del lugar de la presentación

Basta con que falle uno solo de ellos para que cambie la forma en que el público percibe la charla.

Incrustar las fuentes ayuda, pero solo en parte

A continuación te explicamos cómo incrustar fuentes en PowerPoint antes de enviar una presentación a cualquier sitio: abre «Archivo», luego «Opciones», después «Guardar» y marca la casilla para incrustar las fuentes en el archivo. Incrustar todos los caracteres mantiene el archivo totalmente editable en cualquier otro lugar, pero aumenta su tamaño; incrustar solo los caracteres que has utilizado reduce el tamaño, pero limita las ediciones posteriores.

Esto resuelve la mitad del problema relacionado con las fuentes. La relación de aspecto nativa de un proyector, o las peculiaridades de una versión diferente de PowerPoint, pueden seguir alterando la presentación incluso si todas las fuentes se han incrustado correctamente.

Fijar toda la presentación

Convertir un PPTX a PDF es una solución más permanente: congela exactamente el aspecto que tenía la presentación en ese momento, incluidas las fuentes, el espaciado y la posición, de modo que ningún equipo diferente lo reinterprete más adelante. Un conversor de PPTX a PDF como OnlyDoc convierte cada diapositiva en una página fija, que se abre de forma idéntica independientemente de si el ordenador de la sala tiene instalado PowerPoint o no.

Esa compensación solo supone renunciar a los elementos dinámicos: sin animaciones, sin transiciones, solo la versión estática de la presentación tal y como se diseñó. Para disponer de una copia de seguridad que puedas llevar a una sala en la que nunca hayas presentado, es una compensación fácil de aceptar. Utiliza el archivo original cuando se trate de tu propio portátil y conserva el PDF como la versión que tiene que funcionar independientemente del ordenador en el que se ejecute.

El resto del plan de respaldo es igual de sencillo: consulta con antelación con el lugar de la presentación qué sistema utilizan, lleva contigo adaptadores tanto HDMI como VGA, y guarda una copia en una memoria USB además de lo que tengas en el portátil o en la nube. Nada de eso sustituye a la versión en PDF; simplemente ofrece al archivo más de una forma de llegar a la pantalla.

Conclusión

Una charla en el escenario rara vez fracasa porque el mensaje sea débil. Fracasa porque el archivo se encontró con un ordenador en el que no se había creado, y algo insignificante, como una fuente o el tamaño de una diapositiva, falló primero. Incrustar las fuentes cubre parte de esa brecha, y una versión en PDF cubre el resto antes incluso de que subas al escenario.