Cómo influyen las decisiones sobre el embalaje de los alimentos en los márgenes del comercio electrónico

Introducción

Para las empresas del sector alimentario que venden por Internet, el margen de cada pedido puede verse mermado por una serie de pequeños gastos. Es fácil pasar por alto el embalaje, ya que el precio de una caja, un cuenco o un vaso por separado puede parecer insignificante si se considera de forma aislada.

El problema es que el embalaje no solo genera costes en el momento de su compra. La elección del embalaje puede afectar a la mano de obra necesaria para empaquetar, a la protección de los alimentos durante la entrega y a los costes adicionales que surgen cuando un pedido sale mal. Por ello, un embalaje con un precio unitario más bajo no es necesariamente la opción que ayuda a una empresa a mantener un mayor margen.

Este artículo analiza los costes ocultos que se esconden tras el embalaje de un pedido de comida online, cómo afectan a los márgenes y qué deben tener en cuenta las empresas a la hora de elegir el embalaje para reducir el coste total, en lugar de limitarse al precio de compra. Las conclusiones se basan en la experiencia de PandaPak como proveedor de embalajes para el sector de la restauración a través de https://pandapak.ai/ en todo el Reino Unido, prestando servicio a restaurantes, locales de comida para llevar, cocinas de reparto, food trucks y empresas de catering.

Los costes ocultos del embalaje que pueden mermar los beneficios

Costes de material más allá del precio unitario

Una empresa puede aumentar los costes de embalaje al elegir envases más grandes de lo que requiere la ración, o al añadir capas o componentes innecesarios. También puede pagar un sobreprecio por embalajes de mayor calidad o más sostenibles.

Estas decisiones pueden afectar al margen de diversas formas. Los formatos sobredimensionados y los componentes innecesarios generan costes de material evitables cuando no aportan un beneficio funcional correspondiente. Sin embargo, unos costes de envase más elevados no significan automáticamente que la empresa esté malgastando dinero. Si unas especificaciones más altas ayudan a proteger los alimentos, refuerzan el posicionamiento de la marca o satisfacen una prioridad del cliente, el gasto adicional puede generar valor en otros aspectos.

La clave está, por tanto, en distinguir entre el desperdicio evitable de material y los costes de envasado que cumplen un claro propósito comercial o funcional.

Ineficiencia en el almacenamiento y el inventario

Las empresas pueden adquirir envases en grandes cantidades para conseguir un mejor precio, mantener múltiples referencias (SKU) para diferentes productos del menú o elegir formatos voluminosos que resultan difíciles de apilar sin tener en cuenta su capacidad de almacenamiento disponible.

Los envases voluminosos o en exceso ocupan más espacio de almacenamiento del necesario, al tiempo que inmovilizan capital en existencias que aún no han generado valor. Ese espacio y ese capital podrían destinarse a existencias con mayor valor operativo o comercial.

Los envases también pueden deteriorarse si se almacenan durante demasiado tiempo o en condiciones inadecuadas. Los materiales de papel pueden deformarse, perder resistencia a la grasa o dejar de ser aptos para su uso previsto en contacto con alimentos. En esa situación, se pierde parte del coste de compra original antes de que el envase se haya utilizado para un pedido.

Mano de obra de embalaje

Durante la preparación de los alimentos, es posible que el personal tenga que realizar pasos adicionales, como colocar una almohadilla absorbente en una bandeja o añadir materiales o capas adicionales para asegurar el embalaje de un pedido.

Cada paso adicional puede parecer insignificante, pero, multiplicado por los volúmenes de pedidos diarios o semanales, el tiempo extra puede suponer un coste de mano de obra significativo.

La manipulación de materiales o capas adicionales también genera más puntos de contacto con los alimentos, lo que puede aumentar los controles de higiene que deben mantenerse durante el proceso de envasado.

Pérdidas de alimentos, devoluciones y fallos relacionados con la entrega

Durante la entrega, el embalaje puede fallar mecánicamente —por fugas, aplastamiento o movimiento— o funcionalmente, cuando no mantiene las condiciones de calor o humedad necesarias para preservar la calidad de los alimentos.

Los alimentos derramados, dañados o en mal estado no suelen poder reutilizarse, lo que supone una pérdida inmediata del coste de los ingredientes de ese pedido.

Cuando un pedido no llega en condiciones aceptables, las plataformas de reparto de comida pueden cobrar al restaurante un reembolso o exigir que se vuelva a preparar el pedido si se considera que el problema está bajo el control del restaurante. Por lo tanto, un pequeño ahorro en el embalaje en la fase de compra puede convertirse en un coste mucho mayor cuando se produce un fallo en la entrega.

Estos costes ocultos apuntan a un problema más amplio en el abastecimiento: las decisiones sobre el embalaje deben tener en cuenta conjuntamente la aplicación alimentaria, las especificaciones y el volumen del pedido, en lugar de considerar el precio unitario como el principal factor de coste.

Gracias a su experiencia en el suministro de envases para el sector de la restauración en diferentes aplicaciones y requisitos de pedido, PandaPak comprende dónde pueden surgir estos costes adicionales y los aborda mediante una gama completa de envases alimentarios desechables. La gama abarca diferentes vasos, cajas, bandejas y recipientes, lo que ofrece a los restaurantes mayor flexibilidad para adaptar el formato y las especificaciones del envase a cada plato sin añadir componentes innecesarios. Los bordes de cierre seguro de las tapas ayudan a reducir el riesgo de fugas durante el transporte, lo que limita la posibilidad de pérdidas de producto o costes de sustitución. También hay disponibles líneas de envases estándar sin una cantidad mínima de pedido fija, lo que facilita realizar pedidos según la demanda real en lugar de mantener un exceso de stock simplemente para cumplir con una cantidad mínima de pedido.

Cómo elegir un envase que reduzca el coste total

El punto de partida es elegir las especificaciones adecuadas para el alimento. Los alimentos secos o relativamente estables pueden utilizar envases estándar, mientras que los alimentos calientes con salsas o líquidos pueden requerir envases con mayor resistencia al calor y a las fugas. De este modo se evitan ambos extremos: utilizar envases con especificaciones insuficientes que provoquen los fallos descritos anteriormente, o utilizar envases con especificaciones que el alimento no requiere y pagar por material innecesario.

En el caso de los alimentos que contienen salsas o líquidos, la tapa o el cierre son especialmente importantes. La capacidad de fijar bien la tapa influye directamente en que el contenido permanezca en su sitio durante la entrega, lo que vincula la elección del envase directamente con el riesgo de pérdida de alimentos, devoluciones y pedidos que hay que volver a preparar.

El tamaño del envase también debe ajustarse a la ración real. Los envases de tamaño excesivo consumen más material del necesario y ocupan más espacio de almacenamiento, lo que vincula la elección directamente tanto al coste del material como a la eficiencia del inventario.

La estandarización de los formatos de envase y las referencias (SKU) puede abordar varios canales de coste a la vez. Un menor número de variantes de envase puede reducir el tiempo de empaquetado y simplificar el almacenamiento, mientras que unos volúmenes de compra constantes pueden proporcionar un mayor poder de negociación.

El enfoque más útil consiste en evaluar el embalaje en función del coste total, en lugar del precio de compra. Una opción de embalaje con un precio unitario más elevado puede resultar más económica en términos generales si reduce lo suficiente los costes asociados a la mano de obra, los residuos, las pérdidas de inventario y los fallos en la entrega. Esto refuerza el principio central del artículo: el precio unitario es solo el punto de partida.

Una fórmula sencilla para comparar dos opciones de embalaje es:

Coste real de embalaje por pedido = precio de compra + mano de obra de embalaje + residuos/pérdidas + costes por fallos

Esto puede utilizarse para comparar opciones de embalaje en función de su impacto financiero global, en lugar de basarse únicamente en su precio unitario.

Conclusión

El embalaje rara vez será la partida más importante en la hoja de costes de una empresa alimentaria, pero es uno de los pocos costes que se sitúa en la intersección entre el margen, la experiencia del cliente y la percepción de la marca a largo plazo. Un envase defectuoso cuesta más que su precio de venta una vez que se tienen en cuenta los reembolsos, los alimentos desperdiciados y la pérdida de pedidos recurrentes, mientras que un envase que se adapta adecuadamente al alimento que contiene protege el margen que, en primer lugar, se pretende obtener con los pedidos en línea. Analizar el embalaje como un coste total, en lugar de como un precio unitario, es un punto de partida modesto pero cuantificable para empezar a proteger ese margen.