Por qué mantenerse informado supone una ventaja competitiva para los operadores de alquileres a corto plazo

Introducción

Gestionar un alquiler a corto plazo no es un negocio que se pueda dejar en piloto automático.

Una propiedad puede permanecer en la misma ubicación, pero casi todo a su alrededor puede cambiar. Las administraciones locales introducen nuevas normas. Las plataformas de reservas ajustan sus políticas y estructuras de tarifas. Las preferencias de los viajeros cambian. Las nuevas tecnologías transforman la forma en que se comercializan y gestionan las propiedades. Mientras tanto, la ocupación y las tarifas por noche pueden variar significativamente entre temporadas, o incluso de un mes a otro.

Para los propietarios y los gestores inmobiliarios, mantenerse informados es, por lo tanto, algo más que limitarse a leer las noticias del sector. Forma parte de la gestión eficaz del negocio.

Los operadores que comprenden qué está cambiando tienen tiempo para reaccionar. Los que no lo hacen suelen descubrir los cambios solo después de que las reservas caigan, los costes aumenten o una nueva normativa plantee un problema.

Hay dos tipos de información a los que los operadores de alquileres a corto plazo deben prestar especial atención: las novedades que afectan al propio sector y los cambios en el mercado en el que compiten sus propiedades.

1. Mantente al tanto de los cambios en el sector del alquiler vacacional

Los alquileres a corto plazo se sitúan en la intersección entre la hostelería, el sector inmobiliario, los viajes y la tecnología. Eso significa que los operadores pueden verse afectados por la evolución de varios sectores diferentes al mismo tiempo.

Algunos cambios son graduales. Otros pueden afectar a un negocio de forma casi inmediata.

Las normativas locales pueden cambiar rápidamente

La normativa es uno de los ejemplos más claros.

Las normas sobre alquileres a corto plazo suelen elaborarse a nivel municipal o regional, en lugar de a nivel nacional, lo que significa que dos propiedades relativamente cercanas entre sí pueden regirse por requisitos completamente diferentes.

Dependiendo de la ubicación, las autoridades pueden introducir o modificar normas relativas a:

• Licencias de alquiler a corto plazo
• Requisitos de registro
• Número máximo de noches de alquiler
• Impuestos turísticos o de estancia
• Normas de seguridad y contra incendios
• Requisitos de residencia principal
• Límites de huéspedes
• Restricciones urbanísticas
• Obligaciones de comunicación de datos

Por lo tanto, un propietario que consulte la normativa solo al poner en marcha una propiedad por primera vez podría estar basándose en información desactualizada desde hace varios años.

Seguir fuentes fiables de noticias del sector del alquiler vacacional puede ayudar a los operadores a detectar cambios normativos, anuncios de las OTA y novedades generales del sector antes de que empiecen a afectar a las operaciones diarias.

El objetivo no es leer todas las noticias que se publican sobre los alquileres vacacionales, sino identificar los acontecimientos que podrían alterar la viabilidad económica o la legalidad de tu propio negocio.

Airbnb, Booking.com y Vrbo también pueden cambiar las normas

Las administraciones locales no son las únicas organizaciones capaces de cambiar el funcionamiento de los alquileres a corto plazo.

Para muchos anfitriones, Airbnb, Booking.com, Vrbo y otras agencias de viajes en línea son, en la práctica, importantes socios de distribución. Por lo tanto, un cambio introducido por una de estas plataformas puede tener un impacto directo en los ingresos.

Las plataformas pueden modificar:

• Tarifas para anfitriones o huéspedes
• Políticas de cancelación
• Sistemas de clasificación
• Políticas de reseñas
• Calendarios de pago
• Requisitos de publicación
• Procedimientos de verificación de huéspedes
• Políticas de reembolso
• Filtros de búsqueda
• Programas promocionales

Incluso los cambios relativamente pequeños pueden ser importantes.

Por ejemplo, un nuevo filtro de búsqueda puede hacer que determinadas prestaciones de un alojamiento cobren mayor valor. Un cambio en las normas de cancelación puede alterar el nivel de riesgo financiero asociado a una reserva. Una estructura de tarifas diferente puede modificar los ingresos netos generados por la misma tarifa por noche.

Los operadores que se anticipan a estos cambios pueden ajustar sus anuncios, sus precios o su estrategia de distribución en consecuencia.

Quienes no estén al tanto del anuncio pueden limitarse a observar que sus resultados han cambiado sin comprender de inmediato el motivo.

La tecnología también está cambiando la gestión de propiedades

El software ha cobrado cada vez más importancia en las operaciones de alquiler a corto plazo.

Los gestores de canales pueden sincronizar calendarios en múltiples sitios web de reservas. Las herramientas de fijación dinámica de precios ajustan las tarifas en función de la demanda. Los sistemas de mensajería automatizados se encargan de la comunicación con los huéspedes. Las cerraduras inteligentes simplifican los registros de entrada. Las plataformas de gestión de ingresos analizan los patrones de reserva.

La inteligencia artificial también está empezando a influir en tareas que van desde la comunicación con los huéspedes y el análisis de opiniones hasta la creación de contenidos y las recomendaciones de precios.

No todas las nuevas herramientas merecen ser adoptadas.

Lo importante es conocer qué opciones hay disponibles.

Un competidor que utilice mejores datos de precios, una comunicación más rápida con los huéspedes y operaciones automatizadas podría gestionar más propiedades con menores costes administrativos. Eso crea una ventaja competitiva, incluso si ambas empresas alquilan viviendas similares.

Estar al tanto de los avances en la tecnología de los alquileres vacacionales facilita decidir en qué ámbitos la automatización puede mejorar realmente los márgenes y en cuáles un software adicional solo supondría otra suscripción mensual.

2. Sigue lo que está sucediendo en tu mercado concreto

Los avances del sector ofrecen una visión general.

Los datos de mercado te indican qué está ocurriendo con los alojamientos que compiten por los mismos huéspedes que los tuyos.

Esta distinción es importante porque la demanda de alquileres vacacionales puede variar enormemente según la ubicación.

Un informe nacional podría mostrar un aumento de la demanda turística, mientras que la ocupación en una localidad costera concreta está descendiendo. Por el contrario, una ciudad que acoja un gran evento o que experimente un aumento de la capacidad de las aerolíneas puede ver cómo la demanda aumenta, incluso si el mercado en general se mantiene relativamente estable.

Por eso, los operadores también deben prestar atención a las noticias y tendencias del mercado de alquileres vacacionales relacionadas con la ocupación, las tarifas medias por noche, la demanda y el comportamiento de las reservas.

Estos indicadores ayudan a convertir la información del mercado en decisiones empresariales concretas.

Presta atención a la ocupación, no solo a los ingresos

Los ingresos por sí solos pueden ocultar cambios importantes.

Imagina que una propiedad genera aproximadamente los mismos ingresos que el año anterior.

A primera vista, el rendimiento parece estable.

Pero supongamos que el establecimiento tuvo que vender muchas más noches para generar esos ingresos. La ocupación aumentó, mientras que la tarifa media por noche disminuyó.

Eso cuenta una historia muy diferente.

Por otro lado, un operador podría vender menos noches pero obtener más ingresos porque una mayor demanda permitió que las tarifas subieran.

Hacer un seguimiento de la ocupación junto con las tarifas por noche ayuda a explicar cómo se generan los ingresos.

Entre los indicadores útiles se incluyen:

• Índice de ocupación
• Tarifa media diaria
• Ingresos por noche disponible
• Duración media de la estancia
• Plazo de reserva
• Tasa de cancelación
• Demanda de fin de semana frente a la de días laborables
• Reservas directas frente a reservas a través de OTA

Por separado, estas métricas proporcionan información útil. En conjunto, muestran cómo está cambiando el mercado.

La estacionalidad debería influir más allá de los precios

La mayoría de los operadores de alquileres a corto plazo entienden que los precios deben variar entre la temporada alta y la baja.

Pero la estacionalidad afecta a mucho más que a la tarifa por noche.

También debería influir en el marketing, las estancias mínimas, la dotación de personal, el mantenimiento y la planificación del flujo de caja.

Si la demanda suele descender durante un periodo concreto, un operador podría aprovechar ese tiempo para programar reformas, actualizar las fotografías del anuncio o realizar tareas de mantenimiento.

Si las reservas comienzan a acelerarse antes de lo habitual, puede que sea necesario subir las tarifas antes de lo previsto.

Si los plazos de reserva se acortan, es posible que los operadores quieran evitar aplicar descuentos demasiado agresivos con varios meses de antelación.

Los patrones históricos proporcionan una referencia útil, pero no deben considerarse reglas fijas.

Los eventos, la meteorología, la disponibilidad de vuelos, las condiciones económicas y el comportamiento de los viajeros pueden alterar los patrones estacionales habituales.

Los mejores operadores comparan lo que suele ocurrir con lo que está ocurriendo ahora.

Los precios deben ajustarse a la demanda, no a conjeturas

Una de las aplicaciones más valiosas de la información de mercado es la fijación de precios.

Una estrategia de precios fijos supone perder ingresos en períodos de fuerte demanda y puede dejar un alojamiento vacío cuando la demanda se debilita.

Pensemos en un alojamiento cuyo precio habitual es de 200 dólares por noche.

Si las propiedades comparables empiezan a llenarse de repente debido a un festival, una conferencia o un evento deportivo, mantener la tarifa estándar podría significar vender demasiado barato.

Si la demanda cae en picado tras el evento, mantener la misma tarifa de 200 dólares podría dar lugar a noches sin ocupación, mientras que la competencia reduce sus precios.

Por lo tanto, una fijación de precios eficaz requiere tener en cuenta el contexto.

Los operadores deben tener en cuenta lo siguiente:

• Ocupación actual en el mercado local
• Precios de la competencia
• Próximos eventos
• Demanda por día de la semana
• Plazos de reserva
• Inventario restante
• Resultados históricos
• Comportamiento de las reservas de última hora

El software de fijación dinámica de precios puede automatizar parte de este proceso, pero los operadores siguen necesitando comprender por qué varían las tarifas.

La automatización resulta más útil cuando la persona que dirige el negocio comprende el mercado que subyace a la recomendación.

Busca los cambios antes de que se reflejen en los ingresos

Una de las ventajas de mantenerse informado es que muchos acontecimientos dan señales de alerta antes de que afecten a los resultados financieros.

Supongamos que la ocupación local empieza a descender.

Un operador que lo detecte a tiempo puede experimentar con los precios, las promociones o las mejoras en la presentación de la oferta.

Si los plazos medios de reserva se acortan, la empresa puede ajustar sus hipótesis de previsión.

Si los viajeros buscan cada vez más un servicio concreto, el propietario puede determinar si añadirlo mejoraría la competitividad.

Si se está debatiendo una nueva normativa local, el operador puede evaluar el posible impacto financiero antes de que la norma entre en vigor.

Esperar a que caigan los ingresos mensuales significa reaccionar cuando el mercado ya ha cambiado.

Una buena información proporciona más tiempo para tomar una decisión.

Crea una rutina de información sencilla

Mantenerse informado no requiere dedicar horas cada día a leer noticias sobre viajes.

Por lo general, basta con una rutina sencilla.

Una o dos veces por semana, revisa las principales novedades del sector y los anuncios de las plataformas. Presta especial atención a los cambios normativos en los lugares donde operas.

Al menos una vez al mes, analiza tu propio rendimiento junto con las condiciones del mercado.

Compara la ocupación, las tarifas y el comportamiento de las reservas con períodos anteriores, en lugar de fijarte únicamente en los ingresos totales.

Antes de los principales periodos de temporada, analiza los eventos locales, los precios de la competencia y las reservas anticipadas para poder ajustar los precios y las promociones con antelación.

En el caso de los operadores más grandes, también puede resultar útil asignar la responsabilidad de supervisar áreas concretas. Una persona puede encargarse de la normativa, mientras que otra se ocupa de los ingresos y la demanda.

Lo importante es que el seguimiento se convierta en parte del proceso operativo, en lugar de algo que solo se haga cuando surge un problema.

La información solo es relevante cuando influye en una decisión

Los operadores de alquileres a corto plazo disponen de más datos que nunca.

El objetivo no es consumirlos todos.

El objetivo es identificar la información que ayude a responder a preguntas prácticas:

¿Deberían subir los precios?

¿Deberían modificarse las estancias mínimas?

¿Es la demanda menor de lo esperado?

¿Se está encareciendo una OTA?

¿Es necesario actualizar un anuncio?

¿Es probable que una nueva normativa afecte al alojamiento?

¿Debería dedicarse más esfuerzo a las reservas directas?

¿Es un buen momento para expandirse a otro mercado?

Disponer de información útil reduce la incertidumbre a la hora de tomar decisiones como estas.

Ahí es donde mantenerse informado se convierte en una ventaja competitiva.

Reflexiones finales

Los negocios de alquiler a corto plazo operan en un entorno en el que las normas, la tecnología y el mercado pueden cambiar rápidamente.

Los propietarios no pueden controlar la mayoría de esos cambios.

Lo que sí pueden controlar es la rapidez con la que los detectan y la eficacia con la que responden.

Estar al tanto de la evolución del sector ayuda a los operadores a prepararse para la normativa, los cambios en las políticas de las OTA y las nuevas tecnologías. Supervisar las condiciones del mercado les ayuda a comprender los precios, la ocupación, la demanda y la estacionalidad.

Ninguna de estas cosas requiere seguir obsesivamente cada titular o dato.

Lo que se necesita es crear un flujo fiable de información en la empresa y utilizar esa información para tomar mejores decisiones.

En un mercado en el que dos propiedades similares pueden competir por el mismo huésped, reaccionar ante los cambios unas semanas antes puede marcar una diferencia significativa en la ocupación, los precios y, en última instancia, la rentabilidad.