Lista de comprobación de trámites administrativos para pequeñas empresas: formularios imprescindibles

Introducción

El marketing acapara toda la atención cuando se pone en marcha un negocio. Sin embargo, son los trámites administrativos los que determinan si la empresa puede funcionar. Un trámite omitido puede retrasar durante semanas la apertura de una cuenta bancaria, la elección del régimen fiscal o la obtención de una licencia.

La mayor parte de ese papeleo ya se realiza en línea. Sin embargo, hay una parte que sigue sin estar digitalizada, y es ahí donde los nuevos propietarios pierden tiempo. Esta lista de comprobación recoge los formularios que una pequeña empresa en Estados Unidos debe tramitar durante su primer año, y el proceso que sigue cada uno de ellos.

Empieza por cómo se presenta cada formulario

Antes de rellenar nada, lee la última página de las instrucciones. Allí se indica cómo debe enviarse el formulario a la oficina correspondiente. Hay cuatro formas habituales de hacerlo.

La primera es un portal en línea. La segunda, una dirección postal. La tercera es el correo electrónico, aunque es menos habitual de lo que la gente espera para los formularios firmados. La cuarta es un número de fax.

Esta última opción sorprende a quienes nunca han tenido un fax. No es necesario tener uno. Se puede enviar un fax en línea desde un navegador, con un PDF y una tarjeta. En Fax for Agents, el precio es de 2,49 dólares por hasta 5 páginas a EE. UU. y Canadá.

Conocer primero el canal de envío te ahorra una tarde perdida. Un formulario firmado con tinta para enviarlo por correo se prepara de forma diferente a uno que se sube a un portal.

Los formularios que conviene conocer durante el primer año

El número de identificación del empleador es lo primero, porque los bancos lo solicitan. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) permite a la mayoría de las empresas solicitarlo por Internet. A aquellas que no pueden hacerlo se les indica que lo soliciten por teléfono, fax o correo postal, y el formulario correspondiente es el SS-4.

A continuación puede venir una elección fiscal. Una sociedad que desee tributar como sociedad de tipo S debe presentar el formulario 2553. La página de presentación del IRS para ese formulario indica una dirección postal o un número de fax, dependiendo del estado.

El tercer trámite es el poder notarial. Cuando un contable gestiona los trámites con la Agencia Tributaria en tu nombre, esta necesita tener primero una autorización firmada en sus archivos.

A continuación vienen los formularios bancarios. Añadir un firmante, cambiar una dirección o autorizar una transferencia suele implicar rellenar un formulario con una línea de fax impresa en la parte superior.

Luego vienen los formularios locales. La licencia comercial, el permiso de impuestos sobre las ventas y la cláusula adicional del contrato de alquiler tienen cada uno su propia oficina y su propio canal.

Anótalos en una lista con tres columnas: el formulario, la oficina y el canal que acepta. La lista se hace en diez minutos y evita tener que responder cada año a la misma pregunta desde cero. Guárdala en un lugar donde tanto el contable como tu asesor fiscal puedan verla.

Por qué algunas oficinas siguen utilizando el fax

Es fácil interpretar un número de fax como señal de que una oficina está desfasada. La razón es más práctica. Un fax es una comunicación entre dos máquinas, y la máquina receptora confirma cada página.

Esto proporciona al remitente un registro con la hora y el recuento de páginas. Muchas normas de archivo se elaboraron en torno a ese registro. Una oficina tiene pocos motivos para reescribirlas por los pocos solicitantes al año que preferirían otra vía.

Una lista de comprobación para cualquier formulario con fecha límite

Lee las instrucciones sobre el canal de envío antes que nada.

Rellena el formulario en un ordenador siempre que puedas y fírmalo. Escanea las páginas firmadas en un único PDF, en el orden en que aparecen en el formulario.

Toma la dirección o el número que figuran en las instrucciones actuales. Las oficinas cambian ambos datos, y un contacto guardado del año pasado puede estar incorrecto.

Indica el nombre de la empresa, el número de identificación fiscal o de cuenta y un número de teléfono en la primera página.

Envíalo a primera hora de la jornada laboral, según la zona horaria de la oficina. Si la línea está ocupada o el portal no funciona, aún tienes varias horas para volver a intentarlo.

Guarda el comprobante. El portal te proporciona una página de confirmación, la oficina de correos un recibo y el fax un informe de entrega.

Qué prueba tiene valor

El comprobante de envío es la parte que los propietarios suelen pasar por alto, y es precisamente la que resuelve las disputas. Cuando una oficina afirma que un formulario nunca llegó, la conversación cambia en cuanto puedes citar una fecha, una hora y una referencia.

Lee la prueba tal y como está redactada. Un informe de entrega significa que la máquina receptora ha recibido las páginas. No significa que alguien las haya tramitado. En el caso de un formulario con fecha límite, llama a la oficina y pregunta.

Archiva la prueba junto con tu copia del formulario. Utiliza una carpeta para cada año, nombrada según el formulario y la fecha.

Adquiere este hábito de una vez por todas

Nada de esto es difícil. Es una rutina que la mayoría de los propietarios solo adquieren después de que se pierda un expediente. Adquírela antes de que eso ocurra. Comprueba el canal, prepara un expediente ordenado, envíalo con antelación y conserva el registro.

Los formularios cambiarán de un año a otro. La rutina, no.