Töötajate jälgimissüsteemi loomine, mis ei kahjusta töötajate moraali

Sissejuhatus

Jälgimisprogrammid ebaõnnestuvad harva tehnoloogia tõttu. Need ebaõnnestuvad kolme otsuse tõttu, mis tehakse enne, kui keegi midagi paigaldab: millised kihid lülitatakse sisse, mida poliitika sõnaselgelt sätestab ja kellel on lubatud vaadata üksikisiku andmeid.

Kui need otsused on valed, töötab tööriist küll täiuslikult, kuid meeskond kaotab usalduse juhtkonna vastu. Kui need otsused on õiged, muutub sama tarkvara kuu aja jooksul täiesti tavaliseks. Töötajate seiresüsteem on valikute kogum nähtavuse kohta, mitte toode, mida ostad – tarnija pakub andmete kogumise võimalust, kuid kõik, mis määrab, kas inimesed selle aktsepteerivad, toimub sinu poolel pärast ostu sooritamist.

Uuringud on selle mõju suuruse osas ühemõttelised. Avalikustamata jälgimine suurendab töötajate stressi ligikaudu 62%; avalikustatud jälgimine, kasutades samu vahendeid, suurendab seda umbes 18%. Nende kahe näitaja vahel ei muutunud tarkvaras midagi.

Miks järelevalvesüsteemid kahjustavad töötajate moraali

Suurema osa kahjust põhjustavad neli ebaõnnestumise viisi, ja neid kõiki nelja on võimalik vältida.

Süsteem jälgib inimesi, mitte tööd. Individuaalsed juhtpaneelid kutsuvad esile individuaalseid võrdlusi. Töövoogude koondaruanded vastavad enamikule juhtkonna küsimustele, nimetamata kordagi ühtegi konkreetset isikut.

Aktiivsust käsitletakse tulemuslikkusena. Aktiivsuse näitajad mõõdavad, kas klaviatuuri ja hiirega on tehtud sisestusi, tavaliselt kümne minuti pikkuste ajavahemike jooksul. Need ei ütle midagi tulemuse kvaliteedi kohta. Kui need tulemused lisada tulemuslikkuse hindamisse, saad tulemuslikkuse etenduse: inimesed optimeerivad oma tegevust näitaja järgi ning sa kaotad nii andmed kui ka usalduse.

Töötajad saavad sellest ise teada. Avastamine on järelevalveprogrammis kõige kahjulikum sündmus. See muudab juhtkonna otsuse reetmiseks ja sellest on raske tagasi pöörduda.

Keegi ei ole määratlenud, mida ei jälgita. Piiride kohta vaikimine tähendab, et töötajad eeldavad halvimat piiri. Selgesõnalise piiri puudumist tõlgendatakse kui piiride puudumist üldse.

Disainipõhimõte: jälgige süsteeme, mitte inimesi

Kasulik ümbermõtestamine on see, et seire peaks vastama küsimustele töö kohta, mitte üksikisikute kohta.

„Milline sisseelamisetapp võtab kõige rohkem aega?“ on süsteemiga seotud küsimus. „Kas Marek loobib?“ on isikuga seotud küsimus. Esimene parandab protsessi kõigi jaoks; teine muudab tööriista järelevalvajaks ja loob just sellise kultuuri, mis paneb inimesi lahkuma.

See ei ole ainult eetiline seisukoht. Tulemuspõhine jälgimine vähendab tööl viibimist ilma tegelikult tööd tegemata umbes 19% võrra võrreldes jälgimisele suunatud lähenemisviisidega, ning organisatsioonid, mis ühendavad jälgimise selgete eesmärkide seadmisega, saavutavad oluliselt paremaid tulemusi kui need, kes kasutavad seda eraldi.

Valige kihid läbimõeldult

Enamik tööriistu ühendab mitut andmete kogumise viisi. Igaühega kaasneb erinev hind töötajate vastuseisu näol, ning kõige odavam viis töötajate moraali kaitsmiseks on lihtsalt mitte lubada tasandeid, mida te ei vaja.

Andmete kogumise kiht	Millele see vastab	Vastuseisu tase	Millal aktiveerida
Tööaja arvestus	Töötatud tunnid	Madal	Arveldamine, alltöövõtjad, vahetustega töö
Rakenduse ja veebisaidi kasutamine	Kuhu aeg läheb	Madal	Võimsuse planeerimine, tööriistade auditeerimine
Tegevuse tase	Kas oli sisendit	Madal–keskmine	Töö tõendamine klientidele
Intervallilised ekraanipildid	Mis oli ekraanil	Keskmine–kõrge	Kliendi vaidlused, töövõtja tõend
Täielikud URL-id ja lehekülgede pealkirjad	Täpselt see, mida vaadati	Kõrge	Harva; konkreetne vastavusnõue
Klõpsude sisu	Mis sisestati	Väga kõrge	Ainult dokumenteeritud turvanõue
Pidev ekraani salvestamine	Täielik seansi taasesitus	Väga kõrge	Sisemiste riskide programmid koos läbivaatamisfunktsiooniga
Biomeetria ja asukoht	Kus isik asub	Kõrge	Välitöö, füüsiline juurdepääsukontroll

Kaks praktilist märkust. Umbes 46% tehnoloogiasektori töötajatest ütleb, et nad lahkuksid töölt just klahvivajutuste salvestamise või ekraanipiltide tegemise tõttu – selle tabeli alumine pool kujutab endast reaalset tööjõu kaotuse ohtu. Ja vaikimisi seadistused on olulisemad kui funktsioonide loetelu: mõned tööriistad on tarnimisel varustatud täieliku URL-i salvestamise või asukoha jälgimise funktsiooniga, ning paketi uuendamine muul põhjusel võib lülitada need funktsioonid sisse ilma, et selle kohta oleks otsust tehtud. Kontrollige vaikimisi seadistusi pärast iga paketi muutmist.

Tööriistad erinevad selles osas oluliselt. Monitask, ActivTrak, Hubstaff ja Prodoscore ei salvestada klahvivajutuste sisu üldse; Monitask tuletab tegevustasemeid selle põhjal, kas sisestus toimus iga kümne minuti jooksul, ning ei salvestada midagi töölt lahkumise ja järgmise tööle saabumise vahelisel ajal. Teramind, Veriato ja Controlio salvestavad sisu oma kõrgematel tasemetel. Kumbki lähenemisviis ei ole vale, kuid need kuuluvad erinevatesse programmidesse, millel on erinevad avalikustamiskohustused.

Koostage eeskiri enne ostmist

Kui te ei suuda eeskirja selgelt kirja panna, on konfiguratsioon vale. See dokument on ka teie parim test selleks, kas programmi kasutamine on õigustatud: midagi, mida te töötajatele kirjalikult ei avaldaks, ei tohiks töötada.

Töökindel poliitika vastab kaheksale küsimusele.

1. Mida salvestatakse – iga kiht, selgelt nimetatuna, mitte „tegevusandmed“
2. Millal see toimib – ainult tööajal või alati, kui seade on sisse lülitatud
3. Mida ei salvestata –see on klausel, mida enamik poliitikaid välja jätab ja mida töötajad kõige rohkem soovivad
4. Kes saab vaadata üksikisiku andmeid – ametikoha järgi, mitte tööstaaži järgi
5. Kui kaua andmeid säilitatakse – ja mis juhtub selle perioodi lõpus
6. Milleks andmeid kasutatakse — arveldamiseks, võimsuse planeerimiseks, turvalisuse tagamiseks
7. Milleks andmeid ei kasutata – tulemuslikkuse hindamiseks, distsiplinaarmeetmete rakendamiseks, edetabelite koostamiseks
8. Kuidas töötajad näevad oma andmeid – ja kuidas neid vaidlustada

Klausel „mida me ei jälgi“ täidab rohkem ülesandeid kui ülejäänud dokument kokku. Selgesõnaline märkimine, et isiklikke sõnumeid, paroole või tööajavälist tegevust ei salvestata, kõrvaldab ebamäärasuse, mille inimesed täidavad halvimate stsenaariumide oletustega.

Isiklikel seadmetel on vastus kitsam: tööalaste rakenduste jälgimine töötaja omanduses olevatel seadmetel nõuab üldjuhul selgesõnalist kirjalikku nõusolekut ning isegi sel juhul peaks see piirduma tööandmetega. Isiklike fotode, vestluste või sirvimisajaloo läbivaatamine isiklikul seadmel on põhjendamatu, sõltumata nõusoleku sõnastusest.

Teatage sellest nõuetekohaselt

Neli viga hävitavad teate juba enne, kui vahend on üldse paigaldatud.

Esitamine kui juba lõplik otsus. „Oleme rakendanud jälgimistarkvara” lõpetab vestluse, mis peaks alles algama. Teatage otsusest ja jätke enne rakendamist aega küsimuste esitamiseks.

Alustage usaldamatuse tekitamisega. Iga sõnastus, mis viitab sellele, et meeskonda kahtlustatakse loiduses, kinnitab täpselt seda hirmu, mis inimestel juba on. Alustage hoopis operatiivse probleemiga: ebaselge võimsus, vaidlustatud arved, nõuetele vastavuse nõuded.

Teate saatmine e-posti teel. Kirjalik juhend on vajalik; e-post peamise kanalina aga mitte. Inimesed peavad saama küsimusi esitada ja vastuseid näha, mis tähendab koosolekut.

Ebaselgus. „Me jälgime tegevust“ annab ruumi kujutlusvõimele. „Me salvestame, millised rakendused on avatud ning millal aeg algab ja lõpeb; me ei salvestada seda, mida te kirjutate, ega tee ekraanipilte“ paneb sellele punkti.

Selle kohta on tugevad tõendid: umbes 77% töötajatest ütleb, et nad oleksid seire suhtes vähem mures, kui neile eelnevalt teatataks, milliseid andmeid kogutakse, ja umbes 85% arvab, et avalikustamine peaks olema seadusega nõutav. See ei ole pelgalt pehme eelistus – see kajastub otseselt töötajate säilitamises.

Katsetage enne laialdast kasutuselevõttu

Järkjärguline kasutuselevõtt võimaldab avastada seadistamisprobleeme, kui nende lahendamine on veel odav.

Alustage ühe vabatahtliku meeskonnaga, mis ideaalis hõlmab inimesi, kes programmi välja pakkusid. Juhtkond, kes ei kasuta tööriista enda suhtes, on vastanud küsimusele, kas konfiguratsioon on mõistlik.

Katsetage vähemalt kaks nädalat. Lühemad perioodid ei too esile mõõdikuprobleeme – näiteks päevi, mil keegi veetis kuus tundi töötubades, kuid juhtpaneel märkis seda tegevusetuks.

Küsige pilootgrupilt, millised andmed olid valed. Nad ütlevad teile täpselt, ja see on odavaim võimalik valideerimine. Tüüpilised leiud: koosolekud registreeritakse tegevusetuna, mõtlemistöö saab halva hinde ning ühe meeskonna tavaline mustri näeb teise meeskonna omaga võrreldes murettekitav välja.

Muutke vastuseks midagi nähtavat. Kategooriate kohandamine, ekraanipiltide tegemise sageduse vähendamine või üksikute andmete vaatajate ringi kitsendamine näitab, et tagasiside mõjutas tulemust. Muutmata versiooni kasutuselevõtt pärast tagasiside kogumist on halvem kui üldse mitte küsida.

Otsustage, kes mida näeb

Juurdepääsu kujundamine mõjutab töötajate moraali rohkem kui ükski eeskirja lause.

Koguge andmeid vaikimisi koondatult. Enamikule juhtkonna küsimustele annavad vastuse meeskonna tasandi andmed. Individuaalsete andmete avamiseks peaks olema vaja põhjust, mitte lihtsalt ühte klõpsu.

Andke töötajatele esmalt juurdepääs nende enda andmetele. Peaaegu pooled töötajatest, kellel on juurdepääs oma tegevusandmetele, väidavad, et kasutavad neid oma tulemuslikkuse parandamiseks. Eneseandmete nägemine kõrvaldab ka asümmeetria, mis muudab jälgimise jälgimiseks – kui juhid näevad seda, aga teie mitte, siis tehakse seda teie suhtes.

Piirata individuaalseid vaateid rolli järgi. Meeskonnajuht vajab oma meeskonda. Osakonnajuht vajab harva üksikuid ridu. Rahandusosakond vajab arvelduste kogusummasid, mitte ekraanipilte.

Logige andmete vaatamised. Auditi logid selle kohta, kes kelle andmeid vaatas, kaitsevad töötajaid juhusliku nuuskimise eest ja juhte süüdistuste eest selles.

Kuidas andmetest rääkida

Madalale näitajale järgnev vestlus määrab, kas programm jääb püsima.

Ärge alustage kunagi näitajast. „Teie aktiivsusskoor on 34%“ paneb töötaja kaitsesse numbri vastu, mida ta ei saa vaidlustada. „Märkasin, et Hendersoni projekt on võtnud rohkem aega, kui me kavandasime – mis takistab?“ alustab tööst.

Suhtuge kõrvalekalletesse kui küsimustesse. Madal aktiivsus kliendi töötubade nädalal ei ole järeldus; see on näitaja piirang. Juhid, kes ei mõista, mida näitaja mõõdab, tõlgendavad seda enesekindlalt valesti.

Ärge kasutage järelevalveandmeid kunagi distsiplinaarmeetmete ainsa alusena. Lisaks õiglusele on see ka ebakindel: tegevusskoorid ja ekraanipildid on nõrgad tõendid, ning iga töötaja, kes mõistab näitajat, suudab sellele rajatud juhtumi ümber lükata.

Andke aru, mis muutus. Kui andmed viisid töökoormuse ümberjaotamiseni, kasutamata tööriista kasutusest kõrvaldamiseni või pudelikaela kõrvaldamiseni, öelge seda avalikult. Programmi, mis nähtavalt parandab tingimusi, talutakse. Seda, mis toodab ainult ülespoole suunatud aruandeid, peetakse vihkamist väärivaks.

Kui usaldus on juba kahjustatud

Halvasti rakendatud programme on võimalik päästa, kuid mitte funktsioonide lisamisega.

Lülitage kihtidest avalikult välja. Ekraanipiltide või klahvivajutuste salvestamise keelamine on ainus usaldusväärne signaal ning sellest tuleb teada anda, mitte seda vaikselt seadistada.

Avalikustage see, mida olete juba kogunud. Andke töötajatele juurdepääs oma varasematele andmetele. See on ebamugav, kuid toimib – hirm on tavaliselt hullem kui tegelikkus.

Nimetage viga. „Me võtsime selle kasutusele teile korralikult teatamata, ja see oli vale“ ei maksa midagi, kuid annab rohkem kui muudetud eeskirjadokument.

Nõustuge ajakavaga. Usaldus taastub kuude, mitte nädalate jooksul. Taastumine on tõeline, kuid aeglane, ja selle kiirustamine toob kaasa vastupidise tulemuse.

Korduma kippuvad küsimused

Kas töötajate jälgimine vähendab töötajate moraali?

See sõltub täielikult avalikustamisest ja kasutamisest. Varjatud jälgimine tekitab umbes 2,3 korda suuremat lahkumiskavatsust kui läbipaistev jälgimine samade vahenditega. Programmidel, mis avalikustavad andmed täielikult, esitavad koondandmeid ja jätavad jälgimise tulemuslikkuse hindamisest välja, on üldiselt töötajate moraalile väike mõju.

Mida peaks töötajate jälgimise eeskiri sisaldama?

Mida salvestatakse, millal see toimub, mida selgesõnaliselt ei salvestata, kes saab vaadata individuaalseid andmeid, kui kaua neid säilitatakse, milleks neid kasutatakse, milleks neid ei kasutata ja kuidas töötajad pääsevad ligi oma andmetele. Kõige olulisem on „ei salvestata” klausel.

Kas tööandjad võivad jälgida isiklikke seadmeid?

Ainult selgesõnalise kirjaliku nõusoleku alusel ja ainult tööga seotud rakenduste ja andmete puhul. Isiklikud fotod, privaatsõnumid ja isiklik veebikasutus jäävad jälgimise ulatusest välja, sõltumata nõusolekust. Töötajatel peaks olema võimalus keelduda, jättes isiklikku riistvara tööks kasutamata.

Kas töötajatel peaks olema võimalus näha oma jälgimisandmeid?

Jah. Peaaegu pooled töötajatest, kellele on antud juurdepääs oma andmetele, väidavad, et kasutavad neid oma tulemuslikkuse parandamiseks, ning enesejälgimine kõrvaldab asümmeetria, mis tekitab jälgimisel jälgimise tunde. See on kõige odavam kättesaadav usaldust suurendav meede.

Kas töötajate jälgimine ilma neile sellest teatamata on seaduslik?

See sõltub jurisdiktsioonist. Mitmed USA osariigid, Ontario ja EL kehtestavad avalikustamise või kirjaliku poliitika nõuded. Isegi seal, kus varjatud jälgimine on lubatud, ületavad andmete säilitamise ja usalduse kaotamisega seotud kulud üldjuhul tootlikkuse seisukohalt saadava kasu.

Kuidas tutvustada jälgimist meeskonnale, kes sellele vastu seisab?

Keskenduge pigem operatiivsetele probleemidele kui tööriistale, selgitage iga salvestamistasandit eraldi, korraldage koosolek, mitte saatke e-kirja, viige läbi juhtkonnaga pilootprojekt ja tehke tagasiside põhjal nähtavaid muudatusi enne edasist kasutuselevõttu.

Kas seireandmeid tuleks kasutada tulemuslikkuse hindamisel?

Üldiselt mitte. Tegevusnäitajad mõõdavad panust, mitte tulemust, ja nende kasutamine hindamistes tekitab pigem tulemuslikkuse etenduse kui tegelikku tulemuslikkust. Kasutage andmeid võimsuse planeerimiseks, arveldamiseks ja protsesside parandamiseks ning märkige see selgesõnaliselt eeskirjades.

Kui kaua võtab aega, enne kui meeskond seirega leppima hakkab?

Kui seiret avalikustatakse nõuetekohaselt ja kasutatakse piiratud ulatuses, muutub see tavaliselt nelja kuni kuue nädala jooksul täiesti tavaliseks. Kui seire avastati, mitte ei kuulutatud välja, võtab taastumine kuud ja nõuab funktsioonide nähtavat väljalülitamist, mitte rahustavate selgituste lisamist.