Väikeettevõtte paberitöö kontrollnimekiri: olulised vormid

Sissejuhatus

Ettevõtte asutamisel pööratakse tähelepanu eelkõige turundusele. Paberitöö otsustab aga, kas ettevõttel on üldse lubatud tegutseda. Ühe dokumendi esitamata jätmine võib nädalateks takistada pangakonto avamist, maksustamisviisi valimist või litsentsi saamist.

Suurem osa neist paberitöödest on nüüd veebis kättesaadav. Osa neist aga mitte, ja just sellega kaotavad uued omanikud aega. Käesolev kontrollnimekiri hõlmab vorme, millega väikeettevõte Ameerika Ühendriikides oma esimesel tegevusaastal kokku puutub, ning kirjeldab iga vormi menetlemise protsessi.

Alusta sellest, kuidas iga vorm esitatakse

Enne kui midagi täitma hakkad, loe juhiste viimast lehekülge. Sealt saad teada, kuidas asutus vormi vastu võtab. On neli levinud vastust.

Esimene on veebiportaal. Teine on postiaadress. Kolmas on e-post, mis on allkirjastatud vormide puhul haruldasem, kui inimesed arvavad. Neljas on faksinumber.

Viimane variant üllatab inimesi, kellel pole kunagi faksiaparaati olnud. Te ei vaja seda. Faksi saab saata veebibrauseri kaudu, kasutades PDF-faili ja kaarti. Teenuse „Fax for Agents“ puhul on hind 2,49 dollarit kuni 5 lehekülje saatmise eest Ameerika Ühendriikidesse ja Kanadasse.

Kui teate juba eelnevalt, millise kanali kaudu vorm edastatakse, säästate endale asjatu pärastlõuna. Postiga saatmiseks tindiga allkirjastatud vormi ettevalmistamine erineb portaali üleslaadimiseks mõeldud vormi ettevalmistamisest.

Esimesel aastal teadmiseks vajalikud vormid

Esimesena tuleb tööandja identifitseerimisnumber, sest pangad küsivad seda. Siseriikliku maksuhalduri (Internal Revenue Service) kaudu saavad enamik ettevõtteid taotluse esitada veebis. Neile, kes seda teha ei saa, soovitatakse taotleda telefoni, faksi või posti teel, ning taotlusvormiks on vorm SS-4.

Seejärel võib järgneda maksustamisviisi valik. Äriühing, mis soovib maksustamist S-korporatsioonina, esitab vormi 2553. Selle vormi esitamise lehel on sõltuvalt osariigist loetletud postiaadress või faksinumber.

Kolmandaks on volikiri. Kui raamatupidaja suhtleb teie nimel maksuametiga, peab ametil olema esmalt registreeritud allkirjastatud volikiri.

Järgnevad pangavormid. Allkirjastaja lisamine, aadressi muutmine või pangaülekande volitamine tähendab sageli vormi, mille ülaosas on trükitud faksinumber.

Siis tulevad kohalikud vormid. Äriühingu tegevusluba, müügimaksu luba ja rendilepingu lisa on igaühel oma asutus ja oma kanal.

Kirjutage need üles kolmekolonnilise nimekirjana: vorm, asutus ja selle vastuvõtukanal. Nimekirja koostamine võtab aega kümme minutit ja see hoiab ära olukorra, kus igal aastal tuleb samale küsimusele uuesti vastata. Hoidke seda kohas, kus nii raamatupidaja kui ka teie raamatupidaja seda näevad.

Miks mõned asutused kasutavad ikka veel faksi

Faksinumbrit on lihtne tõlgendada märgina, et asutus on ajast maha jäänud. Põhjus on aga praktilisem. Faks on kahe seadme vaheline ühendus, kus vastuvõttev seade kinnitab iga lehekülje.

See annab saatjale arvestuse koos ajaga ja lehekülgede arvuga. Paljud arhiveerimisreeglid on koostatud just selle arvestuse põhjal. Kontoril pole eriti põhjust neid ümber kirjutada nende väheste taotlejate jaoks, kes aastas eelistavad teist viisi.

Kontrollnimekiri iga tähtajaga vormi jaoks

Lugege enne kõike muud läbi edastuskanali juhised.

Täitke vorm arvutis, kui see on võimalik, ja allkirjastage see. Skaneerige allkirjastatud lehed üheks PDF-failiks vormis loetletud järjekorras.

Võtke aadress või number kehtivatest juhistest. Asutused muudavad mõlemat ning eelmisel aastal salvestatud kontaktandmed võivad olla valed.

Kirjutage esimesele lehele ettevõtte nimi, maksukood või kontonumber ja telefoninumber.

Saatke vorm tööpäeva alguses asutuse ajavööndis. Kui liin on hõivatud või portaal ei tööta, on teil veel mitu tundi aega uuesti proovida.

Säilitage tõend. Portaal annab kinnituslehe, postkontor kviitungi ja faks saatmisaruande.

Milline tõend on väärtuslik

Saatmistõend on osa, mille omanikud tihti vahele jätavad, kuid just see lahendab vaidlusi. Kui asutus väidab, et vormi pole kunagi kohale jõudnud, muutub vestlus, kui saate nimetada kuupäeva, kellaaja ja viitenumbri.

Lugege tõendit tähelepanelikult. Kättetoimetamisaruanne tähendab, et vastuvõttev seade võttis lehed vastu. See ei tähenda, et keegi oleks neid töödelnud. Tähtajaga vormi puhul helistage postkontorisse ja küsige järele.

Hoidke tõendit koos vormi koopiaga. Kasutage ühte kaustat aasta kohta, nimetades selle vormi ja kuupäeva järgi.

Kujundage see harjumus välja kohe

See pole sugugi raske. See on rutiin, mille enamik omanikke omandab alles siis, kui üks dokument on kadunud. Omandage see enne seda. Kontrollige kanali toimimist, valmistage ette üks korras olev toimik, saatke varakult ja säilitage tõendid.

Vormid muutuvad aastast aastasse. Rutiin aga mitte.