Kuinka valita oikea kanavanhallintaohjelmisto loma-asuntojen vuokrausliiketoimintaasi varten

Johdanto

Lomamajoituksen hallinnointi muuttuu huomattavasti monimutkaisemmaksi heti, kun alat listata samaa kohdetta useille varausalustoille.

Airbnb saattaa houkutella tietynlaisia vieraita, Booking.com toisenlaisia, kun taas Vrbo voi auttaa tavoittamaan perheitä ja pidempään viipyviä matkailijoita. Läsnäolo useilla kanavilla voi lisätä näkyvyyttä ja vähentää riippuvuutta yksittäisestä alustasta, mutta se aiheuttaa myös operatiivisen ongelman: jokaisen kalenterin, hinnan ja saatavuusasetuksen on oltava tarkkoja kaikkialla.

Jos vieras varaa kolme yötä Airbnb:n kautta, kyseiset päivämäärät on poistettava välittömästi Booking.comista ja Vrbosta. Jos korotat viikonloppuhintaasi, et todennäköisesti halua kirjautua neljään eri hallintapaneeliin tehdäkseen saman muutoksen.

Tässä vaiheessa kanavanhallintaohjelmisto tulee välttämättömäksi.

Vaikeus on siinä, että monet tuotteet näyttävät ensi silmäyksellä lähes identtisiltä. Ne kaikki lupaavat kalenterien synkronointia, kanavien yhdistettävyyttä ja helpompaa majoituspaikan hallintaa. Erot tulevat usein esiin vasta, kun majoituspaikan ylläpitäjä alkaa käsitellä todellisia varauksia, hintojen muutoksia, peruutuksia ja kasvavaa majoitusvalikoimaa.

Tässä on se, mitä loma-asuntojen vuokraajien tulisi todella vertailla ennen alustan valitsemista.

Mitä loma-asuntojen kanavanhallintaohjelmisto tekee?

Kanavanhallintaohjelmisto yhdistää loma-asuntojen tarjonnan verkkosivustoihin, joilla vieraat tekevät varauksia.

Sen sijaan, että operaattorit hallinnoisivat Airbnb:tä, Booking.comia, Vrboa ja muita kanavia erikseen, he voivat hallita tärkeitä tietoja yhdestä keskitetystä järjestelmästä. Ohjelmistosta riippuen tämä voi sisältää:

• Saatavuus
• Varaukset
• Yökohtaiset hinnat
• Vähimmäisvierailun kesto
• Varausrajoitukset
• Majoituspaikan tiedot
• Maksut ja verot
• Vieraan tiedot

Tärkein toiminto on synkronointi.

Kun varaus saapuu yhden alustan kautta, kanavanhallintaohjelmiston tulisi päivittää saatavuustiedot automaattisesti muille kytketyille kanaville. Tämä vähentää merkittävästi riskiä, että kaksi vierasta varaa saman majoituspaikan samoille päiville.

Hyvää loma-asuntojen kanavanhallintaohjelmaa ei siis pidä arvioida pelkästään sen integraatiosivulla näkyvien logojen määrän perusteella. Yritysten on tarkasteltava, miten nämä yhteydet toimivat, mitä tietoja synkronoidaan ja kuinka nopeasti muutokset siirtyvät järjestelmien välillä.

Tämä ero tulee yhä tärkeämmäksi varausmäärien kasvaessa.

Aseta etusijalle suorat yhteydet tärkeimpiin varauskanaviin

Ensimmäinen kysymys on yksinkertainen:

Yhdistyykö ohjelmisto suoraan niihin varausalustoihin, joiden kautta varauksesi syntyvät?

Useimmille loma-asuntojen vuokrausyrityksille tärkeimpiä kanavia ovat todennäköisesti jonkinlainen yhdistelmä seuraavista:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• Google Vacation Rentals
• Alueelliset tai kapean kohderyhmän varausalustat

Pelkkä maininta siitä, että alusta ”tukee” Airbnb:tä tai Booking.comia, ei kuitenkaan välttämättä kerro tarpeeksi.

Jotkut integraatiot ovat paljon syvällisempiä kuin toiset.

Vahva suora yhteys voi mahdollistaa varauksien, hintojen, saatavuuden, rajoitusten ja muiden tietojen automaattisen siirron kanavanhallintaohjelmiston ja OTA:n välillä. Rajoitetumpi yhteys saattaa synkronoida vain kalenterit.

Tällä on merkitystä, koska pelkän kalenterin synkronointi jättää edelleen huomattavan määrän manuaalista työtä.

Jos saatavuus päivittyy automaattisesti, mutta hinnat ja vähimmäisvierailuaika eivät, toimijoiden on ehkä silti hallinnoitava yksittäisiä OTA-hallintapaneeleita aina, kun hinnoittelustrategia muuttuu.

Ennen tilaamista tarkista tarkasti, mitä tietoja kunkin integraation kautta voidaan lähettää ja vastaanottaa.

Etsi reaaliaikaista kaksisuuntaista synkronointia

Synkronointinopeus on yksi suurimmista käytännön eroista kanavanhallintaohjelmistojen välillä.

Kuvittele, että majoituspaikka on vapaana suosituina perjantai- ja lauantai-iltoina.

Klo 18.03 joku varaa majoituspaikan Booking.comin kautta.

Klo 18.05 toinen matkailija löytää samat päivämäärät vapaana Airbnb:stä.

Jos järjestelmät eivät ole synkronoituneet riittävän nopeasti, molemmat varaukset saatetaan hyväksyä.

Nyt majoitusliikkeen ylläpitäjällä on ongelma.

Joku on otettava yhteyttä, varaus saatetaan joutua perumaan ja majoituspaikan suorituskyky varausalustalla saattaa kärsiä. Vielä tärkeämpää on, että vieraan kokemus alkaa vältettävissä olevalla pettymyksellä.

Siksi majoituspalvelun tarjoajien tulisi pyrkiä kaksisuuntaiseen synkronointiin, joka tapahtuu mahdollisimman lähellä reaaliaikaa.

Kaksisuuntainen synkronointi tarkoittaa, että tiedot kulkevat molempiin suuntiin.

Esimerkiksi:

Booking.com → Kanavanhallintaohjelmisto → Airbnb

ja

Airbnb → Kanavanhallintaohjelmisto → Booking.com

Keskitetty alusta toimii lähteenä, jonka kautta saatavuutta koordinoidaan koko jakeluverkostossa.

Majoituspalvelujen tarjoajien tulisi siksi kysyä potentiaalisilta palveluntarjoajilta:

• Kuinka nopeasti uudet varaukset synkronoidaan?
• Päivitetäänkö peruutukset automaattisesti?
• Synkronoituvatko hintamuutokset eri kanavien välillä?
• Synkronoidaanko vähimmäisvierailuaikaa koskevat säännöt?
• Mitä tapahtuu, jos yhteys katkeaa?
• Saako operaattori hälytyksen, jos synkronointi keskeytyy?

Nämä kysymykset ovat hyödyllisempiä kuin pelkkä kysymys siitä, integroituuko tuote Airbnb:hen.

Mieti, miten ohjelmisto selviää kasvusta

Ohjelmisto, joka toimii yhden asunnon kohdalla, ei välttämättä ole se, mitä haluat, kun hallinnoit 30 kiinteistöä.

Aloittaessasi voi olla houkuttelevaa valita halvin työkalu, jolla voi synkronoida muutaman kalenterin. Se voi olla aluksi täysin riittävä, mutta myöhemmin käyttöjärjestelmän vaihtaminen voi aiheuttaa häiriöitä.

Mieti, missä vaiheessa liiketoiminta saattaa olla kahden tai kolmen vuoden kuluttua.

Jos kiinteistökanta laajenee, saatat tarvita:

• Hintojen joukkopäivitykset
• Usean kohteen hallintapaneelit
• Omistajan käyttöoikeudet
• Tiimin käyttöoikeudet
• Automaattiset viestit
• Tehtävien jakaminen
• Siivouksen hallinta
• Tulojen hallinnan integraatiot
• Raportointi kiinteistöittäin
• Kirjanpitointegraatiot
• Useita käyttäjätilejä

Näiden vaatimusten hallinta manuaalisesti vaikeutuu kiinteistöjen määrän kasvaessa.

Yksittäinen isäntä saattaa huomata heti, kun jossakin kalenterissa näyttää olevan jotain vialla. 50 kiinteistöä hallinnoiva tiimi ei voi luottaa siihen, että joku tarkistaa manuaalisesti jokaisen kohteen tiedot päivittäin.

Skaalautuvuus tarkoittaa siis muutakin kuin sitä, sallitaanko ohjelmistossa teknisesti lisätä kohteita. Se tarkoittaa sitä, että on kysyttävä, pysyykö näiden lisäkohteiden hallinta hallittavana.

Tarkista, miten se integroituu muuhun toimintaasi

Kanavanhallintaohjelmisto toimii harvoin erillään muusta toiminnasta.

Lomavuokrausyritykset voivat luottaa kasvavaan ohjelmistovalikoimaan, joka kattaa hinnoittelun, vierailijoiden kanssa viestinnän, kirjanpidon, siivouksen, maksut ja kiinteistöihin pääsyn.

Tyypillisiä integraatioita voivat olla esimerkiksi:

• Kiinteistönhallintajärjestelmät
• Dynaamiset hinnoittelutyökalut
• Kirjanpitoalustat
• Maksunvälityspalvelut
• Älylukot
• Siivouksenhallintaohjelmistot
• Vieraille suunnatut viestintätyökalut
• Tuottojen hallintajärjestelmät
• Suoravaraussivustot

Ennen ohjelmiston valitsemista kartoita jo käyttämäsi järjestelmät.

Määritä sitten, minkä alustan tulisi olla toiminnan keskiössä.

Esimerkiksi hinnoittelutyökalu voi laskea ihanteellisen yöhinnan paikallisen kysynnän perusteella. Tämän hinnan on sitten välitettävä kanavanhallintajärjestelmään, joka jakaa sen edelleen Airbnb:lle, Booking.comille ja Vrbo:lle.

Jos nämä järjestelmät eivät integroidu kunnolla, henkilökunnan on ehkä siirrettävä hinnoittelutiedot manuaalisesti.

Sama ongelma koskee myös vierastietoja.

Vahvistettu varaus saattaa edellyttää siivoustehtävien käynnistämistä, maksutyönkulkujen käynnistämistä, sisäänkirjautumisohjeiden lähettämistä ja automaattisten viestien lähettämistä. Mitä vähemmän manuaalisia siirtoja järjestelmien välillä tarvitaan, sitä helpompi toimintaa on laajentaa.

Päätä, tarvitsetko kanavanhallintaohjelmiston vai kattavan majoitusliikkeen hallintajärjestelmän

Toinen tärkeä ero on erillisen kanavanhallintaohjelmiston ja täysimittaisen majoitusliikkeen hallintajärjestelmän välillä.

Kanavanhallintaohjelma keskittyy ensisijaisesti huonevalikoiman jakeluun ja varauskanavien synkronointiin.

Majoituspaikan hallintajärjestelmä, eli PMS, kattaa yleensä laajemman valikoiman operatiivisia tehtäviä.

Palveluntarjoajasta riippuen PMS-järjestelmä voi sisältää:

• Varaushallinta
• Vierailijoiden viestintä
• Siivous
• Maksut
• Raportointi
• Suorat varaukset
• Omistajan tiliotteet
• Tiimin hallinta
• Kanavien hallinta

Pienemmille toimijoille all-in-one-alusta voi olla houkutteleva vaihtoehto, koska erillisiä järjestelmiä tarvitsee yhdistää vähemmän.

Suuremmat tai erikoistuneemmat yritykset saattavat mieluummin käyttää eri toimintoihin tarkoitettuja erillisiä työkaluja.

Yhtä yleispätevää ratkaisua ei ole.

Tärkeintä on ymmärtää tarkalleen, minkä ongelman yrität ratkaista. Suuren PMS-järjestelmän ostaminen, kun tarvitset vain luotettavaa kanavien synkronointia, voi lisätä tarpeetonta monimutkaisuutta. Perustason kanavanhallintaohjelmiston valitseminen, kun tarvitset itse asiassa kattavaa operatiivista ohjelmistoa, voi aiheuttaa päinvastaisen ongelman.

Kiinnitä huomiota hintojen ja rajoitusten hallintaan

Saatavuuden synkronointi saa eniten huomiota, koska kaksoisvaraukset aiheuttavat niin paljon häiriöitä, mutta hintojen hallinta on lähes yhtä tärkeää.

Lomavuokrauksen hinnat muuttuvat jatkuvasti.

Toimijat voivat säätää hintoja seuraavien tekijöiden perusteella:

• Viikonloput
• Juhlapäivät
• Paikalliset tapahtumat
• Kausikysyntä
• Viime hetken saatavuus
• Oleskelun kesto
• Majoitustilojen käyttöaste
• Kuinka kauan etukäteen vieraat tekevät varauksensa

Näiden sääntöjen manuaalinen muuttaminen useilla alustoilla on sekä hidasta että virhealtista.

Hyvä kanavanhallintaohjelmisto helpottaa hintojen ja varausrajoitusten keskitettyä päivittämistä.

Esimerkiksi toimija voi päättää, että suuren paikallisen tapahtuman aikana:

• Yöhinta tulisi nostaa 25 %
• Vähimmäisvierailun pituuden tulisi muuttua kahdesta yöstä kolmeen
• Saman päivän varaukset tulisi poistaa käytöstä

Ihannetapauksessa nämä säännöt voidaan muuttaa kerran ja jakaa kaikille asiaankuuluville varauskanaville.

Mitä helpompaa hinnoittelun keskitetty hallinta on, sitä vähemmän aikaa operaattorien tarvitsee käyttää yksittäisten OTA-tilien ylläpitoon.

Testaa hallintapaneeli ennen sitoutumista

Ominaisuudet ovat tärkeitä, mutta myös käytettävyys on tärkeää.

Ohjelmistolla voi olla vaikuttava luettelo integroinneista, mutta sen päivittäinen käyttö voi silti olla turhauttavaa.

Muista, että järjestelmästä voi lopulta tulla se hallintapaneeli, jonka tiimisi avaa ensimmäisenä joka aamu.

Tarkastele huolellisesti, kuinka nopeasti pystyt:

• Katso tämän päivän saapumiset ja lähdöt
• Etsi varaus
• Varaa päivämäärät
• Muokkaa hintaa
• Muuta vähimmäisvierailuaikaa
• Selvitä, mistä varaus on peräisin
• Tarkista saatavuus useissa kohteissa
• Synkronointivirheiden havaitseminen

Jos rutiinitehtävät vaativat useiden valikoiden läpi selaamista, tämä hankaluus kasautuu.

Tämä on erityisen tärkeää, jos myös työntekijät, virtuaaliassistentit tai kiinteistönhoitajat tulevat käyttämään alustaa.

Järjestelmän tulisi vähentää koulutustarpeita sen sijaan, että se luo uuden monimutkaisen prosessin, jota vain yksi henkilö ymmärtää.

Älä aliarvioi asiakastukea

Kanavanhallintaohjelmisto sijaitsee suoraan varastosi ja tulojasi tuottavien alustojen välissä.

Kun jokin lakkaa toimimasta, tuki nousee äärimmäisen tärkeään asemaan.

Kuvittele, että huomaat perjantai-iltana, että Airbnb:n saatavuustiedot eivät enää synkronoidu kymmenen kohteen osalta.

Sähköpostin lähettäminen ja vastauksen saaminen maanantaina ei todennäköisesti riitä.

Ennen sitoutumista selvitä seuraavat asiat:

• Tukiajat
• Live-chatin saatavuus
• Vastausajat
• Puhelintuki
• Viikonloppupalvelu
• Ohjeet
• Käyttöönoton tuki
• Siirtymistuki

Sinun tulisi myös selvittää, miten palveluntarjoaja käsittelee OTA:an liittyviä integraatio-ongelmia.

Joskus ohjelmisto itsessään saattaa toimia oikein, vaikka ulkoisessa varausalustassa on ongelma. Hyvän tukitiimin pitäisi silti pystyä tunnistamaan ongelma ja selittämään, mitä toimia operaattorin on toteutettava.

Tukea on helppo sivuuttaa ostoprosessin aikana, koska kaikki toimii normaalisti. Sen arvo tulee selväksi vasta, kun jokin menee pieleen.

Vertaa hinnoittelua koko valikoiman perusteella

Kanavanhallintaohjelmistojen hinnoittelumallit vaihtelevat huomattavasti.

Palveluntarjoajat voivat veloittaa:

• Kohdekohtaisesti
• Varauskohtaisesti
• Prosenttiosuus liikevaihdosta
• Kuukausitilaus
• Kanavien lukumäärän mukaan
• Käyttäjämäärän mukaan
• Porrastettujen pakettien kautta

Alusta, joka vaikuttaa edulliselta kahden majoituspaikan kohdalla, voi osoittautua kalliiksi, kun majoituspaikkoja on 20.

Myös päinvastoin voi olla totta. Korkeampi kuukausimaksu voi tulla suuremmalle toimijalle edullisemmaksi, jos se sisältää rajoittamattomat varaukset tai lisäkohteita alhaisella lisäkustannuksella.

Laske kustannukset todellisen portfoliosi perusteella sen sijaan, että vertailet vain nimellisiä lähtöhintoja.

Tarkista myös, sisältyvätkö tärkeät ominaisuudet hintaan.

Edullinen paketti voi tulla huomattavasti kalliimmaksi, kun siihen lisätään:

• Lisäkanavat
• Automaatio
• Suora varausominaisuus
• Lisäkäyttäjät
• Raportointi
• API-käyttöoikeus
• Premium-tuki

Hyödyllisin vertailukohta on kokonaiskäyttökustannus, ei pelkästään mainostettu kuukausimaksu.

Vertaa kanavanhallintaohjelmia rinnakkain

Yksi tämän tyyppisen ohjelmiston valinnan vaikeuksista on se, että palveluntarjoajien verkkosivustoilla tuotteita kuvataan usein samankaltaisella kielellä.

Lähes kaikki tarjoavat integraatioita.

Lähes kaikki lupaavat automaatiota.

Lähes kaikki väittävät, että heidän järjestelmänsä on helppokäyttöinen.

Merkittävät erot löytyvät yleensä yksityiskohdista: synkronointimenetelmistä, kunkin OTA:n tuetuista ominaisuuksista, hinnoittelusta salkun kasvaessa, tuen laadusta ja integraation syvyydestä.

Siksi on järkevää vertailla parhaita loma-asuntojen kanavanhallintaohjelmistoja rinnakkain ennen sitoutumista tiettyyn alustaan.

Laadi ehdokaslista todellisten toimintavaatimustesi perusteella sen sijaan, että valitsisit pelkästään palveluntarjoajan, jolla on pisin ominaisuuslista.

Yksinkertainen vertailu voisi näyttää tältä:

Vaatimus	Palveluntarjoaja A	Palveluntarjoaja B	Palveluntarjoaja C
Airbnb:n suora yhteys	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Booking.com-yhteys	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Vrbo-yhteys	Kyllä	Rajoitettu	Kyllä
Kaksisuuntainen hintojen synkronointi	Kyllä	Kyllä	Kyllä
Reaaliaikainen saatavuus	Kyllä	Rajoitettu	Kyllä
Dynaamisen hinnoittelun integrointi	Kyllä	Ei	Kyllä
Usean kiinteistön hallintatyökalut	Vahva	Perus	Kehittyneet
24/7-tuki	Kyllä	Ei	Ei
Hinnat 20 kiinteistölle	$$$	$$	$$$

Tarkat kriteerit riippuvat yrityksestäsi, mutta vertailu pakottaa sinut keskittymään siihen, mikä todella on tärkeää, sen sijaan että luottaisit markkinointilupauksiin.

Suorita käytännön testi

Käytä mahdollisuuksien mukaan ilmaista kokeiluversiota tai esittelyä ennen koko portfolion siirtämistä.

Älä tyydy vain klikkailemaan hallintapaneelia.

Testaa tilanteita, joita esiintyy normaalin toiminnan aikana.

Esimerkiksi:

1. Muuta yöhintaa ja varmista, että se näkyy liitetyissä kanavissa.
2. Varaa päivämäärä ja varmista, että saatavuus katoaa muualta.
3. Luo testivaraus ja tarkista, kuinka nopeasti kalenterit päivittyvät.
4. Peruuta varaus ja varmista, että päivämäärät avautuvat uudelleen oikein.
5. Muuta vähimmäisvierailuaikaa koskevaa sääntöä.
6. Lisää toinen tiimin jäsen ja testaa käyttöoikeuksia.
7. Ota yhteyttä asiakastukeen ja esitä realistinen kysymys.

Käytännön testi paljastaa eroja, joita on vaikea havaita hinnoittelusivulta.

Oikean ohjelmiston pitäisi vähentää työtä, ei lisätä sitä

Kanavanhallintaohjelmiston tavoitteena ei ole pelkästään yhdistää mahdollisimman monta varaussivustoa.

Sen pitäisi helpottaa liiketoiminnan pyörittämistä.

Vankka järjestelmä antaa toimijoille varmuuden siitä, että saatavuustiedot ovat tarkkoja, hinnat jaetaan oikein ja eri alustoilta tulevia varauksia hallitaan yhdestä paikasta.

Paras valinta riippuu siis liiketoiminnan rakenteesta.

Kahden majoituspaikan isäntä saattaa asettaa etusijalle yksinkertaisuuden ja hinnan. 50 majoituspaikkaa hallinnoiva majoituspaikan johtaja saattaa puolestaan kiinnittää paljon enemmän huomiota joukko-ohjaukseen, automaatioon, integraatioihin ja tukeen.

Tärkeintä on katsoa ominaisuusluettelon taakse.

Arvioi yhteyksien laatua, synkronoinnin nopeutta, sitä, miten alusta sopii yhteen muiden ohjelmistojesi kanssa, ja sitä, pystyykö se tukemaan liiketoimintaa edelleen, kun kohdevalikoima laajenee.

Kun nämä asiat ovat kunnossa, kohteiden julkaiseminen useissa varauskanavissa ei enää aiheuta ylimääräistä hallinnollista työtä, vaan alkaa toimia juuri niin kuin sen alun perin piti: se tuo lisää varauksia.